Vad är en handlingsplan för positiv särbehandling och behöver jag en? – MidAtlantic Employers’ Association

Behöver ditt företag en handlingsplan för positiv särbehandling?

Företag som uppfyller följande kriterier omfattas av federala krav på positiv särbehandling och måste årligen utarbeta en plan för positiv särbehandling för att uppfylla de federala kraven:

• Företaget utför arbete i samband med federala regeringskontrakt, antingen som entreprenör eller underleverantör, och kontraktet har ett värde på 50 000 dollar eller mer, och
• Företaget har 50 eller fler anställda (deltidsanställda och säsongsanställda är medräknade i detta antal).

Finansiella institut som är federalt försäkrade och innehar federala lån måste dessutom genomföra skriftliga planer för positiv särbehandling.

Varje företag som uppfyller dessa kriterier måste ha en plan för positiv särbehandling.

Vad är en plan för positiv särbehandling?

En plan för positiv särbehandling (Affirmative Action Plan, ”AAP”) är ett skriftligt dokument eller ”program” som beskriver de åtgärder som ett företag har vidtagit och kommer att vidta för att säkerställa lika möjligheter till anställning. En handlingsplan utarbetas på grundval av sysselsättningsuppgifter för det föregående året och ser fram emot vilka åtgärder som arbetsgivaren kommer att vidta under nästa år. Ett företag som under det föregående året hade färre kvinnliga sökande än vad som generellt sett finns i den berättigade populationen kan till exempel få i uppgift att försöka utöka sin kandidatpool genom att lägga ut lediga tjänster på nya jobbannonser eller genom att delta i olika eller fler jobbmässor. I utarbetandet av planen ingår att analysera sysselsättningsdata med hjälp av statistiska analyser som krävs av tillsynsmyndigheterna, sammanfatta resultaten och formulera en plan baserad på denna analys, och alla dessa steg måste överensstämma med de federala kraven.

Arbetsgivare som omfattas av federala krav på positiv särbehandling kan också vara skyldiga att införa vissa riktlinjer (t.ex. en politik för insyn i löner) och att erbjuda sökande och anställda chansen att frivilligt själv ange sin ras, sitt kön eller sin status som veteran, bland annat.

Vad händer om ett företag har färre än 50 anställda eller arbetar med statliga kontrakt värda mindre än 50 000 dollar?

Och även om kravet på att utarbeta en plan för positiv särbehandling inte gäller för företag med färre än 50 anställda, gäller vissa federala krav för entreprenörer med färre än 50 anställda som arbetar med statliga kontrakt värda 10 000 dollar eller mer.

Kraven på positiv särbehandling upprätthålls genom OFCCP-revisioner

Office of Federal ContractCompliance Programs (OFCCP) övervakar efterlevnaden av kraven på positiv särbehandling. Denna tillsyn sker oftast genom granskningar av efterlevnaden, som kan eskalera till inspektioner på plats.

Kontroller av efterlevnaden börjar ofta med en standardiserad skriftlig begäran om inlämning av företagets planer för positiv särbehandling och stödjande uppgifter. Efter en ”skrivbordsgranskning” av planerna kan en granskningsansvarig komma på plats för att granska ytterligare företagshandlingar och för att intervjua företagets tjänstemän och anställda.

Audits kan leda till böter och förlikningar om diskriminering upptäcks

OfCCP kan ålägga böter och andra konsekvenser om granskningen på plats avslöjar diskriminering. Penningpåföljder utdöms när OFCCP under revisionen upptäcker problem med diskriminerande strategier och åtgärder. Sådana frågor gäller vanligen negativa effekter vid anställning, befordran och uppsägning av kvalificerade minoriteter och kvinnor. Diskriminerande ersättningsrutiner är också föremål för granskningar av efterlevnaden.

Sanktionerna för underlåtenhet att uppfylla kraven för federala entreprenörer kan vara stränga. Förutom ekonomiska påföljder kan företag som inte uppfyller kraven få sina federala kontrakt uppsagda och förbjudas att ta emot framtida statliga kontrakt.

Kontakta MEA för hjälp

Företagen kan skydda sig mot dessa påföljder genom att årligen utarbeta och följa en plan för positiv särbehandling.

MEA erbjuder tjänster för utarbetande av planer för positiv särbehandling genom en AAP-partner. De handlingsplaner som köps via MEA omfattar framställning av planen, tolkning av planen, utbildning av personal i hantering av handlingsplanen, kompensationsanalyser, översyn av policyer och stöd vid revisioner.

Om du har några frågor om huruvida ditt företag behöver en handlingsplan för positiv särbehandling eller om efterlevnaden av reglerna för statliga entreprenörer i allmänhet, vänligen kontakta MEA:s hotline.