Tabeller, diagram och grafer

En av de trevliga sakerna med kurser i teknisk skrivning är att de flesta uppsatserna innehåller tabeller, diagram och grafer – eller åtminstone borde de göra det. En hel del professionella, tekniska texter innehåller alla sorters tabeller, cirkeldiagram, stapeldiagram, linjediagram, flödesdiagram och så vidare. När du väl har lärt dig att ta med dessa saker i ditt skrivande bör du betrakta dig som förpliktigad att använda dem närhelst situationen naturligt skulle kräva det.

Allmänna resurser

Nästan allt du velat veta om hur man gör tabeller och figurer. En fantastisk resurs från Department of Biology, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Tabeller

Tabeller är förstås de där raderna och kolumnerna med siffror och ord, mest siffror. De möjliggör snabb tillgång till och relativt enkel jämförelse av information. Om uppgifterna är ordnade kronologiskt (t.ex. försäljningssiffror under en tioårsperiod) kan tabellen visa trender – mönster av stigande eller sjunkande aktivitet. Naturligtvis är tabeller inte nödvändigtvis det mest levande eller dramatiska sättet att visa sådana trender eller relationer mellan data – det är därför vi har diagram och grafer (som diskuteras i nästa avsnitt).

Användningsområden för tabeller. Den största användningen av tabeller är för numeriska data. Tänk dig att du jämför olika modeller av laserskrivare med avseende på fysiska egenskaper som höjd, djup, längd, vikt och så vidare. Perfekt för en tabell.

Du får dock inte låsa dig vid uppfattningen att tabeller enbart är avsedda för numeriska data. Närhelst du har situationer där du diskuterar flera saker som du ger samma kategorier av detaljer om, har du en möjlighet för en tabell. Tänk dig till exempel att du jämför flera modeller av en laserskrivare: du skulle säga samma typ av saker om varje skrivare (kostnad, utskriftshastighet, leveranskostnader, garantivillkor och så vidare). Detta är idealiskt för en tabell, och det skulle vara mest ord snarare än siffror (och i det här fallet skulle du förmodligen vilja lämna den textuella diskussionen där den är och ”återge” informationen i tabellform.

Tabellformat. I sin enklaste form är en tabell en grupp av rader och kolumner med data. Överst i varje kolumn finns en kolumnrubrik som definierar eller identifierar innehållet i den kolumnen (och ofta anges måttenheten). I tabellens vänstra kant kan det finnas radrubriker som definierar eller identifierar innehållet i den raden. Det blir knepigt när rader eller kolumner måste grupperas eller underindelas. I sådana fall måste du skapa underrubriker för rader eller kolumner. Detta illustreras här:

Format för tabeller med grupperade eller underindelade rader och kolumner. Lägg märke till att tabellens titel går ovanför tabellen.

Traditionsenligt placeras titeln på en tabell ovanför tabellen eller är den första raden i tabellen. Om innehållet i tabellen är uppenbart och det inte finns något behov av att korshänvisa tabellen från någon annan plats i rapporten kan du utelämna titeln.

Vad gäller specifika riktlinjer för stil och formatering av tabeller, tänk på följande:

• Hänvisa till tabellen i den text som föregår tabellen. Förklara den allmänna betydelsen av uppgifterna i tabellen; förvänta dig inte att läsarna ska räkna ut det helt själva.
• Överväldiga inte läsarna med monstertabeller med 11 kolumner och 30 rader! Förenkla tabellens data till just den mängd data som illustrerar din poäng – utan att förstås förvränga dessa data.
• Sätt inte in ordet eller förkortningen för måttenheten i varje cell i en kolumn. Om du till exempel har en kolumn med mått i millimeter, skriv inte ”mm” efter varje siffra. Sätt förkortningen inom parentes i kolumn- eller radrubriken.
• Högra- eller decimaljustera siffrorna i kolumnerna. Om 123 och 4 stod i en kolumn skulle 4:an stå precis under 3:an, inte 1:an.
• Normalt sett är ord i kolumner vänsterjusterade (även om du ibland ser kolumner med ord som är helt centrerade).
• Kolumnrubrikerna är centrerade över kolumnerna med numeriska data (bildar en T-form); vänsterjusterade med kolumnerna med text. Kolumnrubrikernas inriktning mot de faktiska kolumndata är varierande. Om du har en kolumn med ord med två eller tre bokstäver vill du förmodligen centrera kolumnrubriken över dessa data, även om det är ord och inte siffror. (På så sätt undviker man en konstig L-formad kolumn.)
• När det finns någon speciell poäng som du behöver göra om en eller flera av uppgifterna i tabellen, använd en fotnot i stället för att täppa till tabellen med informationen.

Produktion av tabeller. Normalt sett kommer du att låna information där en bra tabell förekommer. Om det är en enkel tabell utan alltför många rader och kolumner, skriv om den själv i ditt eget dokument (men kom ihåg att dokumentera varifrån du lånat den i figurens titel). Om det däremot är en stor tabell med mycket data är det motiverat att skanna, skärmdumpa eller fotokopiera den och föra in den i din rapport på det sättet.

Om du använder OpenOffice, Word eller WordPerfect bör du vänja dig vid att använda verktygen för att generera tabeller. Du behöver inte rita linjer och andra formateringsdetaljer.

I grova tekniska rapporter presenteras ibland information i vanlig löpande text som skulle kunna presenteras bättre i tabellform (eller tabellform). Se till att titta tillbaka på dina grova utkast för att hitta material som kan omvandlas till tabeller.

Format för tabeller. Håll utkik efter möjligheter att omvandla text till tabell som i det här exemplet.

Tavlor och grafer

Tavlor och grafer är egentligen bara ett annat sätt att presentera samma data som presenteras i tabeller – om än ett mer dramatiskt och intressant sätt. Samtidigt får du dock mindre detaljer eller mindre precision i ett diagram eller en graf än i en tabell. Föreställ dig skillnaden mellan en tabell med försäljningssiffror för en tioårsperiod och ett linjediagram för samma uppgifter. Du får en bättre känsla för den övergripande trenden i diagrammet, men inte det exakta dollarbeloppet.

Formateringskrav. När du skapar diagram och grafer ska du ha dessa krav i åtanke (de flesta av dessa element illustreras nedan):

• Axelbeteckningar – Glöm inte att ange vad x- och y-axlarna representerar när du skapar stapeldiagram och linjediagram. Den ena axeln kan ange miljoner dollar, den andra femårssegment från 1960 till idag.
• Nycklar (legender)- Stapeldiagram, linjediagram och cirkeldiagram använder ofta särskild färg, skuggning eller linjestil (heldragen eller streckad). Se till att ange vad dessa betyder; översätt dem i en nyckel (en ruta) på någon oanvänd plats i diagrammet eller grafen.


Exempel på ett diagram. Lägg märke till att en figurtitel är placerad under diagrammet.

• Figurtitlar-För de flesta diagram och grafer vill du inkludera en titel, i många fall en numrerad titel. Läsarna behöver på något sätt veta vad de tittar på. Och glöm inte att ange källan till all information som du lånat för att skapa grafiken. Standardregeln för när figurer och tabeller ska numreras är följande: om du hänvisar till figuren eller tabellen någon annanstans i texten.
• Korshänvisningar – När du använder ett diagram eller en graf, glöm inte att ange en korshänvisning till den från den relaterade texten. Med denna korshänvisning ger du en förklaring till vad som händer i diagrammet, hur det ska tolkas, vilka de grundläggande trenderna är och så vidare.
  
  Exempel på ett kolumndiagram. Lägg märke till att texten ovanför och under diagrammet uppmärksammar diagrammet och kort anger dess betydelse.
  
  Exempel på ett cirkeldiagram. Lägg märke till att skivorna går medurs från största till minsta (ungefär). Källa: Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, U.S. Environmental Protection Agency, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Dokumentation – När du lånar information för att skapa ett diagram ska du använda standardformatet för att ange källan. Se avsnittet om dokumentation av lånad information (antingen text eller grafik). Det spelar ingen roll hur du importerar grafiken till din rapport – allt är lånad information, som någon modig och ädel själ arbetat hårt för att utveckla och som förtjänar beröm för den insatsen.

Produktion av diagram och grafer. Precis som för illustrationer har du dessa alternativ för att skapa diagram och grafer: skärmklippning, skanning, fotokopiering, generering av egna med hjälp av programvara och ritning av egna diagram och grafer.

Källor till tabeller, diagram och grafer: ange källor

Som tidigare nämnts är det helt lagligt att låna tabeller – att kopiera, fotokopiera, skanna eller extrahera delmängder av data från dem. Men du är skyldig att ange dina källor till tabeller, diagram och grafer på samma sätt som du är skyldig att ange de ord du lånar. Normalt görs detta antingen i tabellens titel eller i en fotnot strax under tabellen. Titta på exemplet i tabellen som visades tidigare. Detaljer om innehållet i källhänvisningen finns i avsnittet Dokumentation.

Allmänna riktlinjer för tabeller, diagram, grafer – en genomgång

I de föregående avsnitten anges ett antal vanliga riktlinjer som behöver anges på ett och samma ställe. Dessa är viktiga!

• Se upp för områden i din text där du diskuterar många numeriska data i förhållande till två eller flera saker – det är idealiskt för tabeller eller till och med diagram eller grafer.
• Se upp för områden i din text där du definierar en rad termer – det är perfekt för tabeller.
• Diskutera alltid tabeller i föregående text. Släng inte bara ut en tabell, en graf eller ett diagram utan förklaring. Orientera läsarna till den; förklara dess grundläggande betydelse.
• Säkerställ att dina tabeller, diagram och grafer är lämpliga för din målgrupp, ditt ämne och ditt syfte – ge inte nybörjare en massa massiva, mycket tekniska konstruktioner som de inte kan förstå.
• Använd en rubrik om inte tabellen, diagrammet eller grafen är mycket informell. Kom ihåg att titeln ska placeras precis ovanför tabellen; för tabeller och grafer, nedanför.
• Vänsterjustera ord och fraser i tabellkolumner (inklusive kolumnrubriken). Högerjustera numeriska data i tabellkolumner (men centra kolumnrubriken). Det är trevligt att sätta lite högermarginal på dessa högerjusterade uppgifter så att de flyttas ut i mitten av kolumnen i stället för att fastna i högerkanten.
• En del anser att det är lättare för läsaren att jämföra vertikalt än horisontellt. Om du tror det, formatera dina tabeller så att kolumnerna innehåller den information som ska jämföras. Om du till exempel jämför bilar skulle du ha kolumner för MPG, pris och så vidare.
• Ange källan till tabeller, diagram och grafer som du har lånat antingen delar av eller hela. Detta kan göras i rubriken eller i en fotnot. Detta förklaras i avsnittet om dokumentation och illustreras här i detta kapitel.
• Ange identifierande mätvärden i kolumn- eller radrubriker – inte i varje cell.
• Korshänvisa alla tabeller, diagram och grafer från den föregående texten. I korshänvisningen anger du numret (om det är en formell tabell med titel), anger tabellens ämne och ger förklarande information vid behov.

Jag skulle uppskatta dina tankar, reaktioner, kritik angående detta kapitel: ditt svar-David McMurrey.