När du förbereder dig för PMI PMP-examen vill du förstå grunderna i kvalitativ riskanalys (QLRA) och kvantitativ riskanalys (QTRA), båda processer som ingår i kunskapsområdet ”Project Risk Management”. Även om dessa två begrepp låter likadana och båda använder siffror i riskklassificeringen är de inte alls samma sak. Testdeltagare blir ofta förvirrade över hur de fungerar, hur de skiljer sig åt och vilka unika roller de spelar. För att öka förvirringen kan QTRA vara valfritt! Både QLRA och QTRA är kraftfulla riskanalyser och båda har en plats i projektriskhantering. I den här artikeln förklarar jag deras distinkta roller, visar var de skiljer sig åt och illustrerar vad som händer när båda används.
Kunskapsområdet riskhantering i PM Book of Knowledge har sex processer som interagerar med varandra:
Alla tänkbara risker identifieras i processen ”identifiera risker” och förs in i ett projektdokument som kallas ”riskregister”. Därefter utförs en kvalitativ riskanalys. Därifrån kan det leda till kvantitativ riskanalys eller direkt till planering av riskrespons. Den kvantitativa riskanalysen är med andra ord frivillig, vilket framgår av den streckade linjen. Om både QLRA och QTRA utförs kommer de att ligga i nära följd och riskregistret kommer att uppdateras för båda typerna av processer.
I sin enklaste form är QLRA en process där man utvärderar enskilda risker från ”Identify Risks”-stadiet med avseende på deras sannolikhet eller sannolikhet för att de ska inträffa (P-värdet), multiplicerar det med den påverkan som risken skulle kunna ha på projektmålet (I-värdet) och sedan prioriterar riskerna baserat på deras slutliga ”riskpoäng”.”
QTRA är processen för att ge numeriska uppskattningar av riskernas totala effekt på projektmålen när alla risker beaktas samtidigt. De numeriska uppskattningarna är vanligtvis i termer av tidsplan och kostnad. Den prioriterade listan över risker som skapats i QLRA-processen uppdateras ytterligare i QTRA-processen, baserat på de numeriska uppskattningarna.
Varför är QTRA valfritt? Som projektledare arbetar du i en mycket begränsad miljö. Ibland måste man utelämna något på grund av tidsbrist eller budgetbrist, särskilt i mindre projekt. Så varför utföra QTRA överhuvudtaget? Det ska vi titta på inom kort.
När endast en kvalitativ riskanalys utförs på ett projekt kallas det för ”partiell riskanalys.”
Hur QLRA och QTRA skiljer sig åt
Den grundläggande skillnaden mellan QLRA och QTRA är att den första tar upp enskilda risker i ett projekt, medan den andra tar hänsyn till den övergripande projektrisken. Den övergripande risken för projektet beror på den kombinerade effekten av alla risker och deras eventuella ömsesidiga beroenden och korrelationer. Den övergripande risken gäller projektet som helhet, snarare än enskilda aktiviteter eller kostnadsposter i projektet.
Bemärk att både QLRA och QTRA använder siffror för riskklassificering och prioritering av risker. Men QLRA är en subjektiv bedömning, medan QTRA är mer objektiv när det gäller värde- eller kostnadstermer. I QLRA kan riskklassificeringen till exempel vara ”5” eller ”10” efter att ha multiplicerat P- och I-värdena för de enskilda riskerna. För QTRA fastställer man den totala kostnads- eller tidseffekten på projektet, t.ex: ”25 000 dollar.”
Låt oss titta på ett exempel på ett riskregister som har sammanställts genom processen ”Identifiera risker”. I det här exemplet kallas positiva risker för möjligheter och negativa risker för hot.
I QLRA tilldelas sannolikhets- och konsekvensvärdena och riskpoängen fastställs. Sannolikhetsvärdena kan vara textuella (låg, medelhög, hög), grafiska (röd, orange, grön) eller numeriska (1 för låga risker, 5 för höga risker eller någonstans däremellan). Varje risk tilldelas ett sannolikhetsvärde och ett konsekvensvärde och riskpoängen beräknas. Det är inte ovanligt att kombinera de numeriska och grafiska värdena för att få en färgkodad indikator.
Det uppdaterade riskregistret i figuren ovan, som sammanfattar resultatet av QLRA-processen, kallas ibland för ”kvalitativt riskregister”. Registret kan innehålla annan information, till exempel identifieringsdatum, identifierande person, orsak, effekt och riskexponering. Baserat på riskpoängen utför du en prioritering av riskerna; om poängen överskrider risktoleransgränserna för din organisation vet du att du måste vidta en riskreaktion.
Som jag noterade tidigare utförs QTRA efter QLRA. I QTRA kvantifierar man några av punkterna från de kvalitativa riskregistren och tilldelar ett kostnadsvärde. Det uppdaterade riskregistret, som visas nedan, kallas ibland för ”kvantitativt riskregister.”
Observera att registret kan innehålla annan information, t.ex. påverkade aktiviteter i projektet, korrelation och uppgifter om sannolikhetsfördelning, med mera. I mitt exempel har jag använt tekniken för förväntat monetärt värde (EMV) för ytterligare prioritering och efterföljande riskresponsplanering av de kvantifierade riskerna.
Skillnader mellan kvalitativ och kvantitativ riskanalys
Förutom skillnaderna mellan QLRA och QTRA som jag redan nämnt finns det även andra skillnader, som jag sammanfattat i tabellen nedan.
| Kvalitativ riskanalys (QLRA) | Kvantitativ riskanalys (QTRA) |
|---|---|
| Upprättas först. | Uppfylls efter att den kvalitativa analysen är gjord. |
| Bör alltid göras. | Kan vara valfritt. |
| Undersöker enskilda projektrisker. | Undersöker riskernas kombinerade effekter på projektet i sin helhet för att fastställa en övergripande projektrisk. |
| Daglig riskhantering fokuserar på enskilda projektrisker. | Den totala projektrisken är viktig för strategiskt beslutsfattande och projektstyrning. |
| För mindre projekt räcker QLRA. QTRA är tidskrävande och är därför kanske inte önskvärt. | För stora projekt behövs QTRA för att känna till projektets totala risk. |
| Det handlar om riskens diskreta sannolikhet för förekomst och inverkan. | Det handlar om probabilistiska fördelningar (diskreta eller kontinuerliga) för att karaktärisera riskens sannolikhet och inverkan. |
| Riskskalan är kvalitativ och kan vara textuell (låg, medelhög, hög), färgkodad, numerisk (från 1 till 5) eller någon kombination. | Riskskalan och riskpoängen är kvantitativa, vanligtvis specificerade i monetära och tidtabellsmässiga termer. |
| Den första nivån av riskprioritering sker i QLRA. Värdena ”P” och ”I” bestäms och prioriteringen bestäms, baserat på ”riskattityden” – i vilken utsträckning den enskilda risken eller den övergripande projektrisken spelar roll. |
I QTRA sker ytterligare prioritering baserat på kostnadseffekt och/eller tidtabellseffekt. På denna prioriterade lista planeras riskreaktionen. |
| Risk watch list, en lista över risker med låg prioritet (de med låga sannolikhets- och konsekvensvärden) skapas här. För riskerna på bevakningslistan planeras ingen riskrespons, men de sparas för framtida övervakning. | Inte tillämpligt |
| I QLRA sker en bedömning av riskens brådskande karaktär. Riskens brådska informerar om hur nära en risk är. Riskens brådska kallas också för riskens närhet. | Inte tillämpligt |
| Riskhanterbarhet, som antyder hur hanterbar en risk är, kontrolleras i QLRA. Här fattas beslut om att gå vidare, stoppa eller informera kunden om risken. | Inte tillämpligt |
| Inte tillämpligt | I QTRA bestäms uppskattningar för reserv för oförutsedda utgifter. Reserv för oförutsedda utgifter tilldelas för kända risker som inte kan hanteras proaktivt. |
| Tillförlitlighetsgraden för den totala risken är obestämd. | Tillförlitlighetsgraden för den totala risken bestäms (t.ex. 80:e percentilen eller 75:e percentilen). Detta ses över när den identifierade risken inträffar eller upphör att vara aktuell. |
| Inte tillämpligt | Riskaggregering utförs i QTRA. Till exempel kan fem små, relaterade risker när de kombineras utgöra en stor risk för projektet som helhet. Aggregerade risker beaktas i planen för risksvar och ett generiskt svar kan utvecklas. |
| Inte tillämpligt | Använder kvantitativa metoder som känslighetsanalys, tornadodiagram och förväntat monetärt värde. |
| Inte tillämpligt | Använder projektmodeller, t.ex. en tidsplanemodell eller en kostnadsberäkning. Sannolikhetsfördelning kan tillämpas på dem och itereras många gånger, som i Monte Carlo-simulering. Med detta kan vi veta sannolikheten för att projektet slutförs enligt tidsplanen och sannolikheten för att projektet kommer in inom budgeten. |
Både kvalitativa och kvantitativa riskanalyser är viktiga för projektriskhantering. Som aspiranter till PMP-certifiering måste ni veta att både QLRA och QTRA spelar olika roller i projektriskhantering. Du måste också förstå de viktigaste skillnaderna mellan dem för att klara av provet.
Sorting image courtesy of California Avocado Commission under a Creative Commons Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0) license.
Relaterat innehåll
Webinarier (se gratis nu!):
”EVM” – Earned Value Management – Not Just Another 3 Letter Acronym!
Webinar: Riskhantering med Microsoft Project och Project Server
Artiklar:
PMP® Prep: Att förstå internränta
PMP® Prep: Att förstå internränta
PMP® Prep: Att förstå internränta: Beräkning av EAC och ETC för prognoser