OCR COMPLAINT PROCESSING PROCEDURES1

U.S. Deparment of EducationOffice for Civil Rights (OCR)

PDF (121K)

OCR tillämpar följande lagar:

• Titel VI i lagen om medborgerliga rättigheter (Civil Rights Act) från 1964, som förbjuder diskriminering på grund av ras, hudfärg eller nationellt ursprung;
• Titel IX i utbildningsändringarna från 1972, som förbjuder diskriminering på grund av kön;
• sektion 504 i rehabiliteringslagen (Rehabilitation Act) från 1973, som förbjuder diskriminering på grund av funktionshinder;
• Age Discrimination Act of 1975, som förbjuder diskriminering på grund av ålder;
• Titel II i Americans with Disabilities Act of 1990, som förbjuder diskriminering på grund av funktionshinder;
• Boy Scouts of America Equal Access Act, som förbjuder nekad tillgång till eller annan diskriminering av pojkscouterna eller andra titeln 36 U.S.C. ungdomsgrupper i offentliga grundskolor, offentliga gymnasieskolor, lokala utbildningsorgan och statliga utbildningsorgan som har ett utsett öppet forum eller begränsat offentligt forum.

BEDÖMNING

OCR utvärderar den skriftliga information som den tar emot för att avgöra om den utgör ett klagomål som är föremål för ytterligare behandling. Om så är fallet avgör OCR om den kan utreda klagomålet. OCR gör detta beslut med avseende på varje påstående i klagomålet. OCR måste till exempel avgöra om OCR har rättslig befogenhet att utreda klagomålet, det vill säga om klagomålet påstår en överträdelse av en eller flera av de lagar som OCR upprätthåller. OCR måste också avgöra om klagomålet har lämnats in i tid. I allmänhet måste ett klagomål lämnas in till OCR inom 180 kalenderdagar från det datum då den påstådda diskrimineringen ägde rum.2 Om klagomålet inte lämnas in i tid bör den klagande ange orsaken till förseningen och begära ett undantag från detta krav på inlämning. OCR kommer att besluta om att bevilja undantaget. Dessutom kommer OCR att avgöra om klagomålet innehåller tillräckligt med information om den påstådda diskrimineringen för att gå vidare till utredning. Om OCR behöver mer information för att klargöra klagomålet kommer den att kontakta den klagande, och den klagande har 14 kalenderdagar på sig att svara på OCR:s begäran om information om inte den klagande har begärt ytterligare tid för att tillhandahålla informationen.

Några av skälen till att OCR avvisar ett klagomål är bl.a. följande:

• OCR har inte rättslig befogenhet att utreda klagomålet;
• klagomålet anger inte en överträdelse av någon av de lagar som OCR upprätthåller;
• klagomålet lämnades inte in i rätt tid (inom 180 kalenderdagar från dagen för den påstådda diskrimineringen) och ett undantag från kravet på tidsenlighet beviljades inte;
• Klagomålet är spekulativt, slutligt eller osammanhängande, eller saknar tillräckliga detaljer för att kunna dra slutsatsen om diskriminering och den klagande tillhandahåller inte den information som OCR begär inom 14 kalenderdagar från OCR:s begäran, såvida inte den klagande begär ytterligare tid för att tillhandahålla den begärda informationen;
• De påståenden som tas upp i klagomålet har lösts och är därför inte längre lämpliga att utreda;
• klagomålet har utretts av ett annat federalt, delstatligt eller lokalt organ för medborgerliga rättigheter eller genom en mottagares interna klagomålsförfaranden, inklusive rättssäkra förfaranden, och det har funnits ett jämförbart lösningsförfarande i enlighet med rättsliga normer som är godtagbara för OCR, eller om det fortfarande är under behandling, så förväntar sig OCR att det kommer att finnas ett jämförbart lösningsförfarande i enlighet med rättsliga normer som är godtagbara för OCR. OCR kommer att informera den klagande om att han eller hon kan lämna in en ny ansökan inom 60 dagar efter det att den andra enhetens åtgärd har slutförts;
• Den klagande har lämnat in samma eller liknande påståenden baserade på samma faktiska omständigheter mot samma mottagare i en statlig eller federal domstol. OCR kommer att informera den klagande om att han eller hon kan lämna in en ny ansökan inom 60 dagar efter det att domstolsförfarandet har avslutats om det inte har fattats något beslut om sakförhållandena i ärendet eller förlikning om klagomålet i domstolen;

Öppnandet av klagomålet för utredning

Om OCR bestämmer sig för att utreda klagomålet, kommer det att utfärda brev om underrättelse till den klagande och mottagaren. Att öppna ett klagomål för utredning innebär inte på något sätt att OCR har fattat ett beslut om klagomålets grund. Under utredningen är OCR en neutral faktainsamlare. OCR kommer att samla in och analysera relevanta bevis från den klagande, mottagaren och andra källor, när så är lämpligt. OCR kommer att se till att de åtgärder som vidtas i utredningar är juridiskt tillräckliga, stöds av bevis och avgör de påståenden som tas upp i klagomålet.

UTFÖLJNING AV KLAGAN

OCR kan använda en mängd olika metoder för att ta reda på fakta i sin utredning av ett klagomål. Dessa metoder kan inbegripa granskning av dokumenterade bevis som lämnats in av båda parter, intervjuer med den klagande, stödmottagarens personal och andra vittnen och/eller besök på plats. När utredningen är avslutad kommer OCR att avgöra, med avseende på varje påstående, om:

• Det finns otillräckliga bevis för att stödja slutsatsen att mottagaren inte följde lagen, eller
• En övervägande del av bevisen stödjer slutsatsen att mottagaren inte följde lagen.

OCR:s beslut kommer att förklaras i ett Letter of Findings som skickas till den klagande och mottagaren. Letters of Findings innehåller fakta-specifika utredningsresultat och beslut i enskilda ärenden. Letters of Findings är inte formella uttalanden om OCR:s policy och de bör inte åberopas, citeras eller tolkas som sådana. OCR:s formella policyuttalanden godkänns av en vederbörligen auktoriserad OCR-tjänsteman och görs tillgängliga för allmänheten.

LÖSNING AV KLAGAN EFTER EN FASTSTÄLLNING AV INTRESSEN

Om OCR fastställer att en mottagare har underlåtit att följa den eller de lagar om medborgerliga rättigheter som OCR upprätthåller, kommer OCR att kontakta mottagaren och försöka säkerställa att mottagaren är villig att förhandla om ett frivilligt avtal om lösning. Om mottagaren går med på att lösa klagomålet kommer mottagaren att förhandla om och underteckna ett skriftligt avtal om lösning som beskriver de specifika åtgärder som mottagaren kommer att vidta för att åtgärda de områden där OCR har identifierat bristande efterlevnad. Villkoren och skyldigheterna i lösningsavtalet kommer, om de uppfylls fullt ut, att åtgärda de identifierade överträdelserna i enlighet med tillämplig lagstiftning om medborgerliga rättigheter. OCR kommer att övervaka mottagarens genomförande av villkoren och skyldigheterna i lösningsavtalet för att kontrollera att de avhjälpande åtgärder som mottagaren kommit överens om genomförs på ett korrekt sätt.

Om mottagaren inte går med på att korrigera sin bristande efterlevnad av lagen/lagarna om medborgerliga rättigheter genom att ingå ett lösningsavtal, kan OCR inleda förfaranden för att upphäva, avsluta eller vägra att bevilja eller fortsätta det federala ekonomiska stödet till mottagaren, eller hänskjuta ärendet till justitiedepartementet.

LÖSNING AV KLAGET INNAN UNDERSÖKNINGENS AVSLUTNING

Faciliterad lösning mellan parterna:

Faciliterad lösning mellan parterna (FRBP) ger parterna (den klagande och den mottagare som är föremål för klagomålet) en möjlighet att snabbt lösa klagomålets anklagelser, i allmänhet snart efter det att klagomålet har inletts för utredning. Om båda parter är villiga att pröva detta tillvägagångssätt, och om OCR fastställer att FRBP är lämpligt, kommer OCR att underlätta förlikningsdiskussioner mellan parterna och arbeta med parterna för att hjälpa dem att förstå de rättsliga normerna och möjliga åtgärder. Den personal som OCR utser för att genomföra FRBP kommer inte att vara den personal som utses för att utreda klagomålet.

OCR godkänner, undertecknar eller stödjer inte något avtal som träffas mellan parterna som ett resultat av FRBP, och OCR övervakar inte avtalet. Men om mottagaren inte följer villkoren i avtalet kan den klagande lämna in ett nytt klagomål till OCR inom 180 dagar från datumet för den ursprungliga diskrimineringen eller inom 60 dagar från det datum då den klagande får kännedom om att avtalet inte följs, beroende på vilket datum som infaller senare.

Lösningsavtal som ingås under en utredning

Ett klagomål kan också lösas innan en utredning är avslutad, om mottagaren uttrycker ett intresse av att lösa klagomålet och OCR fastställer att det är lämpligt att lösa klagomålet eftersom OCR:s utredning har identifierat frågor som kan hanteras genom ett lösningsavtal. Bestämmelserna i lösningsavtalet måste vara kopplade till anklagelserna och de bevis som erhållits under utredningen, och kommer att vara förenliga med tillämpliga bestämmelser. OCR kommer att informera mottagaren om att denna lösningsprocess är frivillig innan man går vidare till en lösning enligt detta avsnitt, och kommer att informera den klagande om mottagarens intresse av en lösning. OCR kommer att övervaka en överenskommelse om en lösning som nås med mottagaren innan utredningen avslutas . Efter att mottagaren har undertecknat lösningsavtalet kommer OCR att utfärda ett resolutionsbrev som tar upp alla anklagelser i det ärende som har lösts i enlighet med avsnitt 302 i CPM.

Överklagande

OCR ger klagande möjlighet att överklaga ett eller flera beslut baserade på ett konstaterande av bristande efterlevnad (avsnitt 303(a) i OCR:s CPM) och avskrivningar baserade på avsnitt 108(a), (b), (c), (d), (h) och (i) i OCR:s CPM. Ett överklagande kan lämnas in elektroniskt, per post eller fax. Den klagande måste antingen elektroniskt skicka in ett ifyllt överklagandeformulär eller lämna in en skriftlig redogörelse på högst tio (10) sidor (med dubbelt radavstånd, om den är maskinskriven) till Office for Civil Rights, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington, D.C. 20202; om den lämnas in via e-post, till [email protected]; om den lämnas in via fax, till 202-453-6012. Datum för inlämning av ett överklagande som skickas per post är det datum då överklagandet stämplas med poststämpel eller skickas elektroniskt eller per fax.

I överklagandet måste den klagande förklara varför han eller hon anser att faktauppgifterna var ofullständiga eller felaktiga, att den rättsliga analysen var felaktig eller att lämplig rättslig standard inte tillämpades, och hur rättelse av eventuella fel skulle förändra utgången av ärendet; om detta inte görs kan överklagandet avvisas.

Ett överklagande måste lämnas in inom 60 kalenderdagar från det datum som anges i skrivelsen om konstaterande eller avslag. Ett undantag från tidsfristen på 60 dagar kan beviljas om den klagande inte kunde lämna in överklagandet inom tidsfristen på 60 dagar på grund av sjukdom eller andra omständigheter, eller på grund av omständigheter som orsakats av OCR:s åtgärd och som negativt påverkat den klagandes förmåga att lämna in överklagandet i tid.

OCR kommer att vidarebefordra en kopia av den klagandes överklagande till mottagaren. Mottagaren har möjlighet att lämna in ett svar på klagandens överklagande till OCR. Eventuellt svar på klagandens överklagande måste lämnas in till OCR inom 14 kalenderdagar från det datum då OCR vidarebefordrade en kopia av klagandens överklagande till mottagaren.

OCR kommer att utfärda ett skriftligt beslut om överklagandet till parterna.

ADDITIONELL INFORMATION

Rätt att lämna in en separat stämningsansökan

Klaganden kan ha rätt att lämna in en stämningsansökan i en federal domstol, oavsett OCR:s slutsatser. OCR företräder inte den klagande vid handläggningen av ärendet, så om den klagande vill väcka talan i domstol måste han eller hon göra det genom sin egen advokat eller på egen hand genom domstolens pro se-kansli.

Om en klagande hävdar diskriminering som är förbjuden enligt Age Discrimination Act of 1975 kan en civilrättslig talan i federal domstol väckas först efter det att den klagande har uttömt de administrativa möjligheterna. Administrativa åtgärder är uttömda när något av följande har inträffat:

1. 180 dagar har förflutit sedan den klagande lämnade in klagomålet till OCR och OCR har inte gjort några slutsatser, eller
2. OCR utfärdar ett beslut till förmån för mottagaren. Om detta inträffar kommer OCR omedelbart att underrätta den klagande och ge ytterligare information om rätten att ansöka om föreläggande.

Förbud mot hot eller repressalier

En mottagare som lyder under utbildningsdepartementets jurisdiktion får inte skrämma, hota, tvinga eller vidta repressalier mot någon som hävdar en rättighet som skyddas av de lagar om medborgerliga rättigheter som OCR upprätthåller, eller som samarbetar i en utredning. Den som anser att han eller hon har blivit skrämd eller utsatts för repressalier bör lämna in ett klagomål till OCR.

Undersökande användning av personlig information

För att utreda ett klagomål kan OCR behöva samla in och analysera personlig information, t.ex. student- eller anställningsregister.
Privacy Act of 1974, 5 U.S.C. § 552a (Privacy Act), Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), 20 U.S.C. §1232g, och Freedom of Information Act (FOIA), 5 U.S.C. §552, reglerar användningen av personlig information som lämnas in till alla federala organ och deras enskilda delar, inklusive OCR. Privacy Act skyddar individer från missbruk av personlig information som innehas av den federala regeringen. Den är tillämplig på register som upprätthålls av den federala regeringen och som hämtas från ett registersystem med hjälp av individens namn, socialförsäkringsnummer eller annan personlig identifiering. Den reglerar insamling, underhåll, användning och spridning av personuppgifter i register som ingår i federala myndigheters registersystem.

Den information som OCR samlar in analyseras av auktoriserad personal inom byrån och kommer endast att användas av OCR för auktoriserad efterlevnad och verkställighet av medborgerliga rättigheter. För att utreda eller lösa ett klagomål kan OCR dock behöva avslöja viss information för personer utanför byrån för att verifiera fakta eller samla in ytterligare information. Sådana uppgifter kan till exempel omfatta namn, ålder eller fysiskt tillstånd för den person som påstås vara föremål för diskriminering. OCR kan också behöva avslöja information som begärs enligt FOIA, som ger allmänheten rätt att få tillgång till handlingar från federala organ. Utlämnande kommer endast att ske i enlighet med Privacy Act, FERPA och FOIA.

OCR kan dock lämna ut viss information om ditt klagomål till pressen eller allmänheten, inklusive namnet på mottagaren, datumet då klagomålet lämnades in, typen av diskriminering i klagomålet, datumet då klagomålet löstes, avfärdades eller avslutades, de grundläggande skälen till OCR:s beslut eller annan relaterad information. All information som OCR lämnar till pressen eller allmänheten kommer inte att innehålla klagandens namn eller namnet på den person för vars räkning klagomålet lämnades in.

FOIA ger allmänheten rätt att få tillgång till handlingar från federala organ. Enskilda personer kan få tillgång till uppgifter från många kategorier av register hos den federala regeringen, inte bara material som gäller dem personligen. OCR måste uppfylla förfrågningar om handlingar enligt FOIA, med vissa undantag. Om dokumenten omfattas av Privacy Act måste de lämnas ut enligt FOIA. I allmänhet är OCR inte skyldigt att lämna ut handlingar under ärendeutvärdering och utredningsprocess eller verkställighetsförfaranden, om utlämnandet rimligen skulle kunna förväntas störa eller påverka OCR:s förmåga att utföra sitt arbete. 5 U.S.C. § 552(b)(7)(A). Ett federalt organ är inte heller skyldigt att lämna ut handlingar om det rör sig om handlingar före beslut som skulle omfattas av vissa privilegier i en rättstvist. Se 5 U.S.C. § 552(b)(5). Ett federalt organ kan vägra en begäran om handlingar om utlämnandet av dem skulle eller rimligen skulle kunna förväntas leda till en obefogad kränkning av en enskild persons privatliv. 5 U.S.C. § 552(b)(6) och (7)(C), t.ex. medicinska journaler, som kan vägras om utlämnandet skulle innebära en klart obefogad kränkning av privatlivet.