Du måste vara noga med att låta artig och diplomatisk när du skriver till personer med hög status, till exempel din chef eller en kund. Se till att du använder rätt verbformer för att undvika att låta alltför direkt. Här är några tips och exempel på hur du skriver artigt.
Föreslå ett förslag i stället för att ge råd.
”Vi borde beställa en rapport” blir till ”Vi kanske skulle kunna beställa en rapport.”
Föreslå en begäran i stället för att säga vad du tycker.
”Jag har inte förbrukat hela min årslön” blir till ”Jag skulle vara tacksam om jag kunde ta ledigt i fem dagar nästa månad för att förbruka min årslön.”
”Vi måste diskutera min lön” blir ”Skulle det vara möjligt att diskutera min lön?”
Här är ett exempel på vad du kan skriva om du vill be din chef om ett möte för att diskutera en löneförhöjning:
Kära XX
Skulle det vara möjligt att bestämma en tid för att diskutera min lön?
(Eller : Jag skulle uppskatta möjligheten att träffas för att diskutera en prestationsbedömning. )
Kan du meddela mig när det skulle passa dig?
(Ditt namn)
Istället för att ge order, gör en begäran.
”Jag vill att du skriver under det här brevet” blir ”Kan du skriva under det här brevet?”
Involvera den andra personen i stället för att fokusera på dina egna behov.
”Vi måste träffa leverantörerna” blir ”Tycker du att vi borde/kan träffa leverantörerna?”. Eller ”Det kan vara bra att träffa leverantörerna.”
Håller din chef i minnet varför det är viktigt
Det är ofta bra att sätta syftet med ditt mejl eller brev i ett sammanhang för din chef. Varför är det viktigt att han/hon läser det? Vilket affärsproblem löser du med ditt e-postmeddelande eller brev? Några fraser som du kan använda i början är:
”Jag följer upp projektet/kundmötet.”
”Som du säkert vet har vi haft problem med … och jag skulle vilja föreslå en lösning …”
”Jag ville låta dig få ta del av/lämna vidare till dig …” (Fortsätt med det du delar med dig av till chefen, t.ex. ”de senaste försäljningssiffrorna”, ”resultaten av vår marknadsföringskampanj” osv.)
Extra hjälp
Se även Hur man skriver artigt för fler fraser att använda.
Speak English Fluently!
Hej! Jag heter Clare, jag är engelsklärare och grundare av den här webbplatsen.
Jag kan hjälpa dig att prata engelska lättare! Börja här för flytande engelska:
10 Essential Fluency Phrases – Få fraserna för enkla konversationer
NEW: Advanced English Speaking In 100 Steps – Ditt steg-för-steg-program för att komma till avancerad nivå