Hur många diabilder ska jag ha i min PowerPoint-presentation?

När du planerar din nästa stora presentation kan det vara svårt att veta hur många diabilder som behövs. Hur många diabilder man ska ha i en presentation för att behålla publikens uppmärksamhet är en mycket större fråga än vad det kan verka.

Vi skulle gärna säga att det finns ett enkelt svar, men om du verkligen vill skapa ett övertygande argument finns det några variabler att ta hänsyn till när du planerar antalet diabilder i din presentation. Och trots vad som sägs i andra artiklar har det inget med tid att göra.

Vi slår vad om att du har hört några motstridiga teorier om det här ämnet, så vi tyckte att det var på tiden att vi tog ställning. Du kanske har hört Guy Kawasakis 10/20/30-regel. Denna regel säger att den ”perfekta” presentationen har tio diabilder, varar i 20 minuter och använder ett 30pt typsnitt. Eller så har du kanske läst att varje minut du talar motsvarar en bild som visas bakom dig. Du kanske till och med har upptäckt några mer formelartade och invecklade teorier än dessa, där x = det perfekta antalet diabilder. För att nå x delar du helt enkelt antalet personer i publiken med hur många sekunder du har på dig att tala, multiplicerar det med hur många steg det är mellan ditt hus och lokalen, till potensen av din längd i centimeter. Om du redan har arbetat dig igenom en rad olika åsikter kanske du för närvarande ropar ”säg bara hur många jävla diabilder jag behöver!”

Säg bara hur många jävla diabilder jag behöver!”

Du

Men även om många av dessa teorier har sina rötter i intelligenta tankegångar och ibland till och med i vetenskapen, kan vi inte vara med på tåget. De är helt enkelt för förbannat begränsande. Människorna bakom teorierna försökte förmodligen förenkla denna komplicerade fråga för mycket, bara för att ge dig ett svar. Men vill du ha något svar? Eller vill du ha det rätta svaret?

Det rätta svaret är: du tänker fel på presentationer.

Tror du att Jack Kerouac, Graham Greene eller Dan Brown någonsin satte sig ner för att skriva med det enda syftet att landa på 432 sidor? Nej, de hade historier att berätta och det spelade ingen roll hur många sidor de tog för att berätta dem.

Vad skiljer dig så mycket från Kerouac?

Hur många bilder tills det finns ett syfte?

Du skriver en presentation med ett syfte. Det finns en förändring du vill åstadkomma, och din uppgift är att förmedla ditt budskap på ett övertygande sätt, för att inspirera alla som hör det till att vilja ha samma förändring. Ditt syfte är inte att fylla exakt 20 minuter med exakt tio bilder. Det behövs så många bilder som det behövs.

Nej, vi tänker inte bara lämna dig med det. Vi försöker inte förlora vänner, kunder och älskade läsare.

Vi förstår att presentationer ofta har en tidsgräns, och den gränsen måste vi ta hänsyn till när vi skriver. Men den gränsen måste påverka antalet idéer som du försöker förmedla, inte diktera hur många bildblad som ingår i din presentation för att förmedla dessa idéer. För det är det som vi egentligen talar om här: idéer. För en kortare presentation måste du vara hårdhänt i din redigering. För att skära bort det överflödiga, tills allt som återstår är det mest effektfulla, läckra mittfältet.

Det betyder inte att du, om du har fri tid, ska använda den till att rabbla upp varenda idé du någonsin har haft. Men du kan tillåta dig själv lyxen att lägga lager av sammanlänkade idéer som alla pekar mot en slutsats. Att bygga ett bo av idéer. Och att stödja dessa idéer med fakta, siffror, tidigare framgångar samt andras idéer.

Det är först när du har skrivit din detaljerade berättelsestruktur, eller ditt fullständiga manus, om det är så du känner dig mest bekväm, som du bör börja tänka på PowerPoint-bilder.

Giv dina idéer utrymme att andas

Var och en av dina idéer förtjänar att få sin tid att lysa. En dramatisk paus fungerar för att låta en effektfull mening sjunka in och ge publiken en stund att fundera över allvaret i det uttalade ordet. Överskådliga bilder har samma effekt. Om du försöker få med för många idéer på en bild kommer ingen av dem att förstås eller komma ihåg.

Om du precis har börjat i den övertygande kommunikationens värld är en bra regel att följa: en idé, en bild. På så sätt kan varje idé få sin tid, utan att konkurrera med någon av de andra idéerna. Det betyder också att du visuellt sett har större möjligheter att förstärka ditt budskap. Med fler bildrutor att spela med kan du skapa presentationsdesign som ger dina idéer en starkare tyngd, i stället för att förvirra situationen ytterligare.

En idés resa:

• Introducera den
• diskutera den
• backas upp
• lät den sjunka in

och signalera introduktionen av nästa idé med en helt ny bild.

Det här är en utmärkt guide, för dem som saknar självförtroende, att använda som en startpunkt. Det är ingen regel.

Vad räknas som en idé?

Nu är detta en mycket mer komplicerad fråga, och en fråga som kommer att förändras för varje presentation. I vår roll som guider i detta scenario vill vi ge dig ett konkret svar på din fråga, inte bara införa fler frågor och mer förvirring i blandningen. Om din presentation är i morgon och din sökning var resultatet av extrem desperation och kanske lite för mycket vin, ja, då läser du förmodligen inte det här längre eftersom du redan har hällt vinet över din bärbara dator i frustration. Men om du fortfarande är med oss är du förmodligen väldigt angelägen om att få ett svar just nu.

Frustration och förvirring är inte vårt mål. Vi respekterar dig bara för mycket för att ljuga för dig. Vi litar på att du har förstått det allmänna temat att det finns många överväganden som ingår i antalet diabilder i alla presentationer som kommer in genom Buffalo 7-studions dörrar. Nu när vi har tagit upp detta kan vi ge dig en mall som kan hjälpa dig på vägen.

Om du har läst någon av våra andra bloggar om storytelling vet du redan att varje berättelse – även din presentation – behöver en början, en mitt och ett slut. Låt oss dela upp en mycket grundläggande struktur, med tillhörande antal bilder, för dessa tre nyckelavsnitt.

Begynnande

Det är här du sätter scenen, väcker publikens intresse, ger dem en ledtråd om vad som väntar dem och etablerar en gemensam grund. Det kan se ut ungefär så här:

• Titelbild: Ge publiken något spännande att titta på när de väntar på att presentationen ska börja. En bild.
• Agenda: Beskriv den resa som de ska göra och varför det är värt det. En bild.
• Nuvarande situation: Beskriv landskapet som det ser ut för närvarande och se till att alla är på samma sida innan ni ger er iväg. Ingen lämnas kvar. En bild.

Medel

Det är nu vi kommer in på den riktigt saftiga biten av berättandet. Och det är också här som allt hopp du hade om att pressa fram ett slutgiltigt antal bilder ur oss kommer att falla.

Ett övertygande argument måste erkänna publikens utmaningar och föreslå en lösning på var och en av dem. Din publik kanske har en utmaning, de kanske har 50, och det är här som tvetydigheten kommer in igen. Varje utmaning behöver en egen bild, och det gör också varje lösning.

Om din publik har 50 utmaningar, försök att hitta gemensamma teman mellan dem, så att du kan ta itu med dem som en sammanhängande grupp, alla under ett enda idéparaply. Människor tycker att mönster är trösterika, så de kommer att uppskatta att du samlar ihop dem och minskar antalet bilder.

Slut

Att vädja till känslor genom att visa att du har svaret på publikens problem är bara en del av att få ett övertygande argument. Du måste också tillämpa logik och skapa trovärdighet. Detta kan ta en bild eller nio, men här är några allmänna riktlinjer:

• Fallstudier: en fallstudie per bild.
• Hur det fungerar: Om tekniken, tjänsten eller processen du föreslår är enkel kan det räcka med en bild för att visa din publik hur den fungerar. Om den däremot är komplicerad måste du dela upp den i olika delar och berätta detta på flera bilder. Kom ihåg att det handlar om tydlighet och förståelse. Det behövs så många diabilder som det tar för informationen att bearbetas.
• Om dig: Publiken bryr sig inte så mycket om hur ni bildades eller var er vd arbetade innan han kom till er. Redigera informationen om ditt företag till det som faktiskt är viktigt för dem och som skapar trovärdighet i deras ögon. Om ni har vunnit priser som bevisar att era innovationer är de bästa inom ert område, visa dem hyllningarna. Om den teknikpartner du arbetar med är exklusiv för dig, låt dem veta det. De mest effektiva ”Om oss”-avsnitten består av högst en eller två slides. Undvik till varje pris företagets tidslinje.

För att avsluta vill du sammanfatta dina viktigaste punkter i en bild. Bara en mild påminnelse om de enorma fördelar som de kommer att få genom att arbeta med dig.

Och slutligen bör din sista bild vara, som namnet antyder, en bild med en kraftfull uppmaning till handling. Om du vill veta mer om hur du lämnar ett bestående intryck på varje publik du möter kan du ta en titt på den här artikeln.

Även om du fortfarande sliter dig i håret och desperat letar efter en enkel siffra har dessa riktlinjer förhoppningsvis gett dig lite att tänka på.

Och nu kommer vi att komplicera de redan luddiga regler som vi har infört.

På Buffalo 7 tittar vi aldrig på antalet bildspel.

Giv ett skit, det är vad vi säger. Antalet diabilder betyder inte ett skit. Ibland sprider vi ett budskap över fem diabilder, för det är så man får animationen att fungera sömlöst. Komplicerad navigering kräver ofta dubblerade diabilder, så att du inte förvirrar PowerPoint om varifrån handlingen kom. Däremot kan vi presentera riktigt komplicerade budskap på bara en bild genom att använda animationsuppbyggnader för att bryta upp berättelsen, i stället för en serie bilder. Det finns så många variabler. Allt vi försöker säga är att sluta oroa dig för antalet bilder.

Det finns dock vissa saker, som har att göra med antalet diabilder, som du bör oroa dig för:

Dåliga råd

Detta är en återkoppling till några av de andra artiklarna som du troligen snubblade över i din sökning. Om du baserar din presentation på att du ska klara exakt en minut per bild har du redan förlorat din publik och du har inte ens stått framför dem.

Om du baserar din presentation på att du ska klara exakt en minut per bild har du redan förlorat din publik och du har inte ens stått framför dem.

Är alla idéer skapade lika? Nej. Bryr sig din publik lika mycket om allt du har att säga? Nej. Även om du har gjort ”Än sen?”-testet, och alla dina budskap har klarat sig och ger dem värde, kommer de inte att uppskatta att du hoppar över viktiga delar av lösningen för att klockan tickar.

Drabba ut tid för att förklara de idéer som har störst effekt, och uppskatta din publiks intelligens tillräckligt mycket för att anta att de kommer att förstå vad en utmärkelse innebär, utan att du behöver beskriva den i en minut, bara för att regeln säger det.

Behövs det överhuvudtaget presentationsbilder?

Hämtar du upp din käke från golvet? Bara för att vi skapar presentationer på nästa nivå dag ut och dag in och att vi fullkomligt älskar PowerPoint betyder det inte att vi kommer att leda dig på villovägar. Ibland behöver du helt enkelt inte det stöd som diabilder ger.

Diabilder är inte till för att påminna dig som presentatör om dina viktigaste argument. Om du är en av de – skrämmande få – personer som övar tillräckligt inför en stor presentation behöver du ändå inte få ditt minne uppfriskat.

Diabilder är inte till för att berätta hela historien åt dig. Bildspelet är inte presentationen. De ord som kommer ut ur din mun är det som publiken kom för att höra. Du är stjärnan i din egen presentation.

Innan du börjar stänga ner din bärbara dator i jubel, ska vi ta ett steg tillbaka och prata om varför du (förmodligen) behöver diabilder.

Vad är diabilder till för?

När de är utformade och animerade på rätt sätt förstärker diabilder ditt talade budskap så att det blir lättare att förstå, lättare att komma ihåg och mer övertygande. Du och dina bilder är ett team. Det finns vissa saker som en visuell bild helt enkelt kan göra bättre än vad du kan. Ta till exempel ett diagram. Du kan ägna en halvtimme åt att måla upp en ordbild av ett diagram som du har sett en gång. Eller så kan du visa upp en effektfull datamängd på skärmen och gå vidare.

Så, tillbaka till den ursprungliga frågan som du inte ens ställde:

När du kanske inte behöver bilder?

Om du bara har fem minuter på dig att påverka den önskade förändringen av din publiks sinnen, hjärtan och handlingar, kan en känslomässig och välberättad berättelse som kommer direkt från hjärtat, utan att tekniken späds ut och utan att du behöver kladda med en bildklickare, vara det bästa sättet att få fram ditt budskap. Inga distraktioner, inga jippon, bara äkthet.

I det här fallet skulle det inte spela någon roll hur många diabilder som finns i din presentation, de kommer aldrig att vara mer slagkraftiga än din ärlighet och sårbarhet.

På den här korta tiden är det osannolikt att din publik kommer att drabbas av informationsöverbelastning och glömma något av dina budskap, så du behöver inte diabilderna för deras förmåga att förbättra minnet. Det är osannolikt att de tappar bort tåget i din berättelse, så du behöver inte diabilderna som visuell vägledning. Och om din berättelse är berättad på rätt sätt, om du talar om deras utmaningar och om den är inlindad i en situation som är personlig för dem, behöver du inte heller PowerPoint:s övertalningsförmåga.

Men nio gånger av tio kan en PowerPoint bara förbättra ditt muntliga budskap. Fakta.

Nio gånger av tio kan en PowerPoint endast förbättra ditt talade budskap.

Extra tid innebär extra bilder

Och inte bara på grund av de extra idéerna. Om du har blivit ombedd att tala länge ska du först och främst fråga dig själv om det verkligen är nödvändigt. Kan din publik koncentrera sig så länge? Kan sessionen delas upp i mindre delar? Kommer det ens att vara värdefullt för dem? Har du så många relevanta idéer?

Om det visar sig att det är nödvändigt finns det några extra bilder som du kommer att vilja lägga till i din presentation. Överväg att lägga till regelbundna pauser (en bild per paus), sammanfattningar (en bild per sammanfattning) och till och med frågesporter (en bild per fråga-svar-kombination) för att hålla publiken engagerad, kontrollera förståelsen och ge dem en chans att sträcka på benen.

Och med tidens frihet följer möjligheten att använda andras röster för att förbättra din egen. Överväg att lägga till relevanta citat, ljudklipp eller videor från kända personer som stöder ditt budskap. Naturligtvis kan du animera dessa element på din bild med ett klick, men om du inte är så säker på att använda PowerPoint är det enklare att skapa en ny bild för varje element.

När vi bestämmer oss för vilket sätt som har störst genomslagskraft för att berätta en kunds historia, sammanför vi briljanta hjärnor från varje avdelning för att kasta idéer omkring oss, fundera över lösningar för varje begränsning och pressa oss själva för att leverera den bästa lösningen för varje kund. Och inte en enda gång säger vi ”Men är det rätt antal bilder?”