Controlllista för utbildning av nyanställda

Varför du bör investera i utbildning av nyanställda

Utbildning hjälper nyanställda:

• Förstå hur deras avdelning och ditt företag fungerar
• Lär dig vilka riktlinjer du använder och vilka policyer du tillämpar
• Inställda arbetsstationer med nödvändiga verktyg och teknik
• Förbered dig på de krav som ställs på deras befattning

Vissa utbildningar är gemensamma för alla anställda (t.ex.t.ex. företagsöversikt och policyer.) Andra är mer rollspecifika. Till exempel:

• Nya utvecklare utbildas i produktarkitektur, servrar och kodningsspråk.
• Nya säljare utbildas i produktegenskaper, prissättning och konkurrens.

Här finns en rad checklistor för utbildning av nyanställda som hjälper dig att skapa en lyckad onboarding-upplevelse, från före den nyanställdes första dag till tre månader efter att de börjat.

För den nyanställdes första dag

Sänd några användbara resurser i förväg för att spara tid på utbildningen och hjälpa nyanställda att komma förberedda till sitt nya jobb. Här är några saker som bör göras innan dina nyanställda börjar:

• Sänd en dagordning för den första dagen så att de vet vad de kan förvänta sig (inkludera alla 1:1:a möten, demonstrationer eller utbildningar som är relevanta för den nyanställdes roll).
• Sänd handböcker och instruktioner om hur du konfigurerar företagskonton (t.ex. företagets e-post.)
• Sänd en digital eller utskriven kopia av din personalhandbok, så att de nyanställda kan ta en titt och förbereda eventuella frågor.

På den nyanställdes första dag

Företagsöversiktsutbildning

Använd denna översikt för att förklara hur dina avdelningar är uppbyggda. Du kan presentera den här översikten för grupper om flera nyanställda börjar samma dag. För att underlätta diskussionen bör du se till att varje grupp är liten (inte mer än tre eller fyra anställda).

Här är vad du kan inkludera i en företagsöversiktsutbildning:

• Presentera företagets historia och uppdragsbeskrivning.
• Visa företagets tidslinje med de viktigaste framgångarna.
• Förmedla en kopia av ditt organisationsschema och ange var den nyanställde befinner sig i schemat.
• Bjud på detaljerade förklaringar av avdelningsstrukturer och roller.
• Bjud på eventuella produktdemonstrationer som den nyanställde kan tänkas behöva.
• Sätt av tid för den nyanställde att ställa frågor.

Dela ut relevanta filer, antingen i digitalt eller utskrivet format, i slutet av varje presentation, så att den nyanställde kan läsa dem senare, om han eller hon vill.

Företagspolicyutbildning

Under presentationen av företagspolicyn lyfter du fram de viktigaste sakerna som nyanställda behöver veta och svarar på deras frågor.

Här är vad som bör ingå i en utbildning om företagspolicy:

• Beskriv era regler för arbetsplatsen (t.ex. arbetstider, raster, användning av skåp och nyckelknippor.)
• Beskriv vilka typer av ledighet den nyanställde är berättigad till (sjukfrånvaro, semester osv.) och när den nyanställde kan börja gå på ledighet.
• Förklara era krav för distansarbete, om det är relevant.
• Förklara er process för prestationsbedömning.
• Beordra nyanställda att gå igenom och underteckna eventuella avtal om sekretess eller tystnadsplikt.
• Förse ett dokument med vanliga frågor och svar om de populäraste företagspolicyerna.

Utbildning i förmånspaketet

Försäkringar och aktieoptionsplaner kan vara svåra att förstå. Under den här utbildningen förklaras dina förmåner i enkla termer. Förtydliga eventuella åtgärder som de anställda måste vidta för att använda sina förmånspaket. Svara på frågor som de har. Om det behövs, skaffa undertecknade kopior av avtalen.

Så här kan du genomföra en utbildning om anställdas förmåner:

• Presentera alla alternativ för liv- och sjukförsäkringsplaner och se till att nyanställda bekräftar villkoren.
• Förklara aktieoptioner och ge dokument som beskriver villkoren i detalj.
• Förklara flexibla arbetstidsalternativ och krav (t.ex. hur man begär godkännande för distansarbete.)
• Beskriv hur man använder alla tillgängliga utbildnings- och utvecklingsförmåner, t.ex. utbildningsbudgetar.
• Beskriv alla mobilplaner och/eller förmåner för ersättning för tjänstebil som ni erbjuder.
• Presentera detaljerna om era friskvårdsprogram eller hälsoförmåner (t.ex.

Rollspecifik utbildning

I den här utbildningen förklarar de anställande cheferna teamets struktur och roller, fastställer förväntningar på framgång och förser nyanställda med användbara verktyg och resurser.

Här är vad rekryterande chefer bör inkludera i rollspecifika utbildningar:

• Beskriv den nyanställdes uppgifter (t.ex. en typisk dag på jobbet.)
• Presentera jobbspecifika verktyg som den nyanställde kommer att använda.
• Presentera en lista över användbara resurser för att hitta svar på ofta ställda frågor.
• Visa och förklara rapporter som följer teamets KPI:er.
• Presentera affärsmål som är relaterade till den nyanställdes position och team.
• Förklara rollerna för de olika medlemmarna i teamet och hur den nyanställde kommer att arbeta med dem.
• Planera in regelbundna enskilda samtal med den nyanställde.
• Planera in inledande enskilda samtal mellan den nyanställde och medlemmarna i teamet.

Installation och utbildning av IT

Informationspersonalen bör hjälpa de nyanställda med att sätta upp sina datorstationer och se till att alla system är i gång. De bör också vägleda nyanställda om dataintegritet, systemsäkerhet och korrekt användning av mjukvara och hårdvara.

Här är vad som bör ingå i en utbildning om IT-installation:

• Säkerställ att nyanställda har tillgång till nödvändiga verktyg och handböcker för att använda hårdvara och mjukvara.
• Kontrollera om de nyanställda har inrättat företagskonton (t.ex. e-post) och ge hjälp vid behov.
• Säkerställ att alla nyanställda förstår och undertecknar avtal om dataskydd.
• Hjälp nyanställda att konfigurera inställningar för WLAN-anslutning (dator och mobil.)
• Hjälp anställda att installera antivirusprogram.
• Sätt upp lösenordssäkringskonton för nyanställda (t.ex. LastPass.)
• Beskriv besökarpolicy.
• Utbilda nyanställda i hur de ska säkra sina arbetsstationer.

En månad efter att den nyanställde börjat

Säkerhetsutbildning

Under denna utbildning bör en medlem av IT- eller säkerhetsteamet beskriva de anställdas skyldigheter när det gäller dataskydd och systemsäkerhet. För roller där anställda hanterar konfidentiella uppgifter om anställda eller kunder ska säkerhetsutbildningen prioriteras tidigare än en månad. I annat fall bör du planera in denna utbildning så att den genomförs under den nyanställdes första månad på jobbet.

Här är vad som bör ingå i en säkerhetsutbildning för nyanställda:

• Presentera videor om säkerhetsutbildning och testa de anställdas kunskaper om säkerhetsprotokoll (t.ex.
• Aktivera funktioner som låter anställda få fjärråtkomst till företagets programvara.
• Gå igenom bästa praxis utanför kontoret (t.ex. hur man på ett säkert sätt ansluter till lokala nätverk och hur man deltar i videosamtal.)
• Se över säkerhetsåtgärder för arbetsstationer.
• Inbjud de anställda att gå med i ett säkerhetsforum på företagets intranät så att de kan ställa frågor (t.ex.)

Tre månader efter att den nyanställde börjat

Säkerhetsutbildning

Din kontorschef eller en medlem av HR-teamet bör utforma säkerhetsutbildningar på arbetsplatsen och se till att alla anställda deltar inom de tre första månaderna. Det är bäst att genomföra dessa utbildningar i grupp. Vid behov kan du samarbeta med yrkesverksamma inom relevanta ämnen (t.ex. genom att bjuda in första hjälpen-utbildare som instruktörer.)

Så här kan du utbilda nyanställda i säkerhetsrutiner:

• Organisera en övning för utrymning i nödsituationer.
• Planera in en första hjälpen-presentation.
• Förmedla riktlinjer för korrekt användning av farligt material och utrustning.
• Gör en brandövning och beskriv försiktighetsåtgärder för att undvika brandrisker.
• Förklara alla åtgärder som företaget tillämpar för att skydda de anställdas välbefinnande (t.ex. rökförbud.)
• Förklara ergonomiska tips för kontoret, bland annat:
  • God arbetsställning vid skrivbordet
  • Riktig stolshöjd
  • Justering av skärmens ljusstyrka

.