Byggfakturamallen är ett dokument som används av entreprenörer för att de ska kunna ge en specificerad faktura till en person eller ett företag som de har tillhandahållit tjänster och/eller leveranser till. Vanligtvis kommer detta dokument att ange antalet leveranser som tillhandahållits, timavgifter, såvida inte en fast avgift har avtalats. I allmänhet innehåller dokumentet också information om entreprenörens betalningsvillkor. Eftersom entreprenörer inte kategoriseras som ”anställda” är de inte beroende av någon form av automatisk betalning genom något företags lönesystem. För att få betalt för tjänster måste därför i allmänhet detta dokument upprättas och presenteras för att få betalt.
Element i en byggfaktura
Information som återfinns på en byggfaktura är följande:
- Avtalstagarens namn, adress och kontaktuppgifter.
- Den direkta entreprenörens namn, adress och kontaktuppgifter.
- Namn och adress på bygginvesteraren, om tillämpligt.
- Arbetsställets placering.
- Namn och adress på de personer som tar emot eller kommer att ta emot arbetet.
- Lista och kvantitet av alla förnödenheter, material och kostnad för varje enhet tillsammans med arbetskostnad.
- Säljskatt och statlig skatt i förekommande fall.
- När betalning ska ske och vilken typ av betalning som accepteras.
- Information om när betalningen betraktas som försenad och eventuella straffavgifter som entreprenören utdömer.
- Information om uppskattningar och vad som händer om arbetstimmarna blir längre eller kortare eller om material och förnödenheter förändras.
- Påminnelse begärs i förekommande fall.
Besök på arbetsplatsen
Avtalsansvarig, underentreprenörer och materialleverantör bör besöka arbetsplatsen för att kunna ge en lämplig uppskattning. Detta kommer att säkerställa att fakturaskattningen ligger så nära den slutliga fakturan som möjligt och att potentiella problem som kan påverka den totala kostnaden tas upp i förväg.
Kontrollera konkurrenternas priser
Konkurrenternas priser bör granskas eftersom entreprenören vill hålla sig inom ett rimligt spann av de andra entreprenörernas priser. Skillnader i pris bör tas upp med uppdragstagaren (dvs. kvalitet kontra snabbhet etc.)
Ge en offert
Direktentreprenören bör ge en offert på den totala kostnaden till uppdragstagaren. Friskrivning bör också läggas till i händelse av att omfattningen av projektet ändras eller att en avvikelse uppstår i fråga om tid eller material som behövs.
Använd byggfaktura som journal
Byggfakturan bör användas för att hålla reda på alla betalningar som mottagits och uppdateras med det belopp som återstår att betala. På så sätt undviker man att kontraktsinnehavaren betalar för mycket eller för lite.
Räkna kontraktsinnehavaren när arbetet är slutfört
När allt arbete är slutfört ska den direkta entreprenören tillhandahålla en slutlig byggfaktura med den totala kostnaden för allt arbete, material och information om utgifter. Slutfakturan bör återspegla alla betalningar som gjorts under byggperioden tillsammans med eventuella betalningar som återstår att göra av uppdragstagaren.
Hur man samlar in obetalda avgifter från en kund
Avtalsleverantören bör kommunicera med en uppdragstagare för att fastställa varför en betalning inte har gjorts (dvs. uppdragstagaren anser att det utförda arbetet är dåligt, klagomål lämnas in etc.) i händelse av att allt byggnadsarbete är slutfört och fakturan har tillhandahållits. Om en entreprenör inte får full betalning från en uppdragstagare kan han eller hon dock lämna in en mekanisk panträtt i enlighet med den lokala lagstiftningen (eftersom panträtten måste omfattas av de lagstadgade kraven). Om det inte finns något betalningsdatum i byggfakturan kan entreprenören, beroende på den lokala lagstiftningen, fortfarande vara skyldig att lämna in betalningen senast ett visst datum efter det att arbetet avslutats, annars kan han eller hon bli föremål för stämning. För att undvika sådana situationer kan entreprenören begära en förskottsbetalning innan arbetet påbörjas och kan kräva betalningar i takt med att arbetet fortskrider på arbetsplatsen.