Viktiga steg i planeringsprocessen
Planering omfattar ett antal steg som sträcker sig från att fastställa målen till uppföljningsåtgärder som beskrivs nedan.
De viktigaste stegen i planeringsprocessen är följande:
Fastställande av mål:
Fastställande av målen är det första steget i planeringen. Planer utarbetas i syfte att uppnå vissa mål. Att fastställa målen är därför ett viktigt steg i planeringsprocessen. Planerna bör återspegla företagets mål. Målen bör tydligt definiera vad som ska uppnås genom politik, förfaranden, regler, strategier, budgetar och program. Planen måste se till att varje verksamhet som bedrivs bidrar till att målen uppnås.
De fastställda målen måste tydligt ange vad som ska uppnås, var åtgärden ska äga rum, vem som ska utföra den, hur den ska genomföras och när den ska vara genomförd. Det vill säga, cheferna bör kunna återge företagets mål i bestämda och tydliga termer som motiverar granskning och utvärdering av prestationer i förhållande till de mål som anges i planen. Målen bör vara mätbara.
Förutsättningar för planering
Detta är det andra steget i planeringen. Förutsättningarna omfattar faktiska prognosdata, policyer och planer för företaget. Planering innebär att man ser in i framtiden, vilket gör det nödvändigt för företaget att veta hur framtida förhållanden kommer att påverka dess verksamhet. Prognoser är således ett viktigt steg i planeringen. Det finns två typer av prognoser, nämligen
- Förutsägelse av allmänna ekonomiska förhållanden.
- Förutsägelse av marknadsförhållanden för en specifik produkt eller tjänst som företaget hanterar.
Med de allmänna ekonomiska förhållandena i åtanke görs en studie av branschen. Därefter gör företagsledaren en studie av sitt företags andel av marknaden. Prognoser kommer att avslöja de områden där kontrollen är bristfällig. Planeringen blir tillförlitlig när prognosmetoderna är korrekta. Därför beror planeringens framgång i hög grad på prognoserna.
Bestämning av alternativa kurser
Bestämning av alternativa kurser är det tredje steget i planeringsprocessen. Planeraren bör studera alla alternativ, överväga deras starka och svaga sidor och slutligen välja de mest lovande.
Utvärdering av alternativa kurser
Alternativa kurser som valts ut bör utvärderas i ljuset av premisser och mål. Utvärdering innebär att man studerar utförandet av olika åtgärder. Olika faktorer såsom lönsamhet, investeringsbehov etc. för sådana alternativ bör vägas mot varandra. Varje alternativ bör studeras noggrant för att fastställa dess lämplighet.
Många andra faktorer, t.ex. osäkra framtida trender, ekonomiska problem och framtida osäkerheter, gör utvärderingsprocessen komplex och svår. Vanligtvis utvärderas alternativa planer mot faktorer som kostnader, risker, fördelar, organisatoriska faciliteter osv. Datorbaserade matematiska planer och tekniker kan också användas för att identifiera det bästa handlingsalternativet.
Välja det bästa alternativet
Efter att ha utvärderat de olika alternativen väljs det mest lämpliga alternativet. Med detta kan planen anses ha antagits. Det är just vid denna punkt som besluten fattas. Ibland, i företagets bästa intresse, kan flera alternativa kurser antas.
Formulering av avledda planer
Planeringen är inte klar så snart den bästa kursen har valts. Huvudplanen bör stödjas av ett antal avledda planer. Inom ramen för en grundplan formuleras avledda planer inom varje funktionellt område. Uppdelningen av huvudplanen i avdelnings-, sektions- och individuella planer hjälper till att förstå den verkliga karaktären av framtida osäkerheter. För att göra planeringsprocessen effektivare bör den också innehålla en mekanism för återkoppling. Dessa planer är avsedda för genomförandet av huvudplanen.
Den slutliga planeringen
Den slutliga planeringen är det sista steget i planeringsprocessen. Det innebär att planerna sätts i verket för att uppnå affärsmålen. Genomförandet av planer kräver att man fastställer riktlinjer, förfaranden, standarder, budgetar osv.