5 steg för att förbättra din arbetseffektivitet

Om arbetsgivarna letar efter många egenskaper hos en anställd är det svårt att bortse från en person som inte bara är hårt arbetande och produktiv, utan också är effektiv i det de gör.

Men det väcker frågan – om din effektivitet är eftersatt och du vill öka den, vad gör du då?

Start med att bryta ner grundorsakerna till din ineffektivitet och dåliga produktivitet. Tänk till exempel på saker som:

• Dina personliga organisationsvanor
• De kommunikationskanaler du använder
• Verktygslådan du har till ditt förfogande
• För många distraktioner
• Utbrändhet eller för mycket tid på kontoret

Det tar tid att göra allvarliga framsteg, finns det saker du kan göra i dag för att förbättra arbetseffektiviteten och därmed visa ditt företag att du är en värdefull del av teamet.

Om du är redo att äntligen förbättra din effektivitet på jobbet, kolla in de här stegen nedan!

1. Inför en att-göra-lista

Oavsett ditt område, din position eller din anställningsplats, kvarstår det faktum att din dag är full av uppgifter. Vilka av dem kommer du att slutföra först? Vilka är viktigast? Hur ska du hålla dig på schemat under hela dagen?

Om du inte har en att-göra-lista kan det hända att du prioriterar fel uppgifter eller förbiser sådana som kräver din omedelbara uppmärksamhet. Följden blir att din arbetseffektivitet sjunker och att din produktivitet faller av på kartan.

Turligtvis är det enkelt att skapa en att-göra-lista. Du kan göra det på gammaldags vis genom att sätta penna på papper, kartlägga din uppgiftslista och bocka av punkterna. Eller så kan du integrera tekniken i processen genom att dra nytta av en av de många appar som är utformade för att hålla dig på rätt spår.

Och en av de främsta aktörerna är utan tvekan Todoist. Faktum är att den har valts ut som redaktörens val av PCMag, som skriver:

”Om du letar efter den bästa appen för att upprätta en att-göra-lista, en app som fungerar på alla dina enheter, har bra funktioner för att övervaka din produktivitet och låter dig nörda ner dig för att organisera allt du har att göra, så är Todoist något för dig.”

2. Förbättra kommunikationen

Arbetsdagarna är fulla av potentiella tidsförluster – röriga arbetsytor, improduktiva möten och sociala medier, för att nämna några. Kommunikation med arbetskamrater, kunder och potentiella kunder bör dock inte vara en av dem.

Effektiv kommunikation är grundläggande för arbetsplatsens produktivitet. Men att förbättra kommunikationen sker inte över en natt. Det kommer inte heller att ske på egen hand.

Först och främst – definiera vad som fungerar och inte fungerar när det gäller hur ditt team kommunicerar. Slösar du bort timmar på att träffa medarbetare personligen? Spenderar ni för mycket tid på konferenssamtal när en snabb IM eller till och med ett e-postmeddelande skulle kunna åstadkomma samma sak?

Hursomhelst måste ni införa ett system för att åtgärda det som är trasigt. Det kan innebära ett seminarium eller teambuilding med fokus på teamkommunikation. Eller så kan det bara innebära att man implementerar rätt programvara för teamkommunikation.

Vad gäller det sistnämnda kan man fundera på instant messaging för företag. Företagsorienterade snabbmeddelanden har en mängd olika kanaler, vilket innebär att det finns ett medium som passar alla typer av kommunikation på arbetsplatsen.

Textchattar och chattrum är perfekta för fria eller pågående konversationer, ja, nej eller korta svarsfrågor, eller för att organisera diskussionsutrymmen efter projekt, arbetslag, avdelning eller till och med plats.

Röst- och videochatt är å andra sidan idealiska för tillfällen när du behöver replikera en mer personlig kontakt, men när det är opraktiskt eller omöjligt att kommunicera personligen.

E-post och kommunikation personligen har fortfarande sin plats. Om det till exempel inte är brådskande eller om du behöver kopiera flera mottagare – skicka ett e-postmeddelande. Om du har stora eller omvälvande nyheter att dela med dig av bör du överväga ett personligt möte.

Avhängigt av kommunikationens karaktär är vissa kanaler helt enkelt vettigare än andra. Men det är upp till dig att ha tekniken till ditt förfogande för att göra det avgörandet.

3. Minska multitasking

Giv single-tasking ett försök! Forskning visar att multitasking minskar effektiviteten och produktiviteten. Att växla fram och tillbaka mellan uppgifter och flikar leder till en fördröjning medan hjärnan övergår mellan information, vilket kostar upp till 40 % av ens produktiva tid.

Men låt oss inse det: på dagens ständigt dynamiska arbetsplats kan du inte helt undvika det. Så det är upp till dig att vara mer intelligent och resursfull när det gäller hur du multitaskar.

För att maximera ditt arbetsflöde online kan du begränsa antalet öppna flikar i ditt webbläsarfönster. Varje öppen flik är en distraktion som kan undvikas. Dessutom gör öppna flikar det inte bara svårare för dig att hitta information, utan påverkar också enhetens RAM-minne negativt genom att de förbrukar mer arbetsminne. I slutändan försämras både din och enhetens effektivitet.

Tänk också på hur du arbetar med ditt team. Allt-i-ett-plattformar för kommunikation och samarbete möjliggör kommunikation i realtid samtidigt som de underlättar meningsfullt teamarbete inom en enhetlig plattform.

Att koppla ihop verktyg som en virtuell whiteboard, omedelbar skärmdump, fjärrskrivbord och filöverföring av obegränsad storlek med kommunikation i realtid leder till:

• Mindre växling fram och tillbaka mellan IM-funktioner för samarbete, restriktiva fildelningsplattformar och osäkra chattprogram
• Djupare fokus och koncentration på uppgifter och samarbete
• Minskad sannolikhet för att data hamnar i orätta händer
• Ökad effektivitet och produktivitet

Och även om du kanske inte helt och hållet kan undvika multitasking, så kan du bli smartare i ditt sätt att hantera det.

4. Maximera stilleståndstid

På samma sätt som multitasking är här för att stanna, är även din uppgiftsbelastning här för att stanna. Men det finns bara så mycket tid på en dag. Och din hjärna har ännu mindre produktiv tid och kapacitet. Så du måste hitta sätt att arbeta smartare.

• • Arbeta på språng – Pendlingstiderna ökar. Men i stället för att bläddra i ditt nyhetsflöde kan du använda den tiden till att hantera dagens arbetslista, svara på snabbmeddelanden och e-post eller brainstorma. Idag håller appar för mobil teamkommunikation dig inte bara i kontakt med ditt team, utan ser till att samarbetet sker var du än befinner dig.

5 steg för att förbättra din arbetseffektivitet Click To Tweet

• Arbeta i intervaller – Vare sig det handlar om sprintar på 25 minuter eller intervaller på 90 minuter, fokusera på en enda uppgift eller ett enda jobb utan distraktioner eller avbrott under en kortare tidsperiod. Ta sedan en bestämd paus för att ladda upp. Krama inte in en veckas uppgifter på en dag och försök sedan att slutföra allt utan pauser.
• Arbeta med dig själv – När du har lediga tider på jobbet kan du ägna dem åt din hälsa och ditt välbefinnande. Ta en paus från skärmar och apparater och fundera på att läsa en bok eller göra några hjärnaktiviteter, fysiska övningar eller yoga, till exempel.

5. Håll distraktioner på utsidan

Smartphones, sociala medier, röriga arbetsplatser och överkontakter kan förstöra din effektivitet snabbare än nästa meddelande. Men även om distraktioner är praktiskt taget oundvikliga nuförtiden finns det åtgärder du kan vidta för att minska dem.

1. Minska avbrotten. Eftersom majoriteten av de amerikanska arbetstagarna inte kan motstå sociala medier bör du placera din smartphone utom synhåll. Stäng av meddelanden. Överväg att radera appar för sociala medier under arbetsveckan. Ta bort webbläsarlänkar till och logga ut från konton i sociala medier.
2. Var uppmärksam på din arbetsmiljö. Organisera din arbetsplats. Ha alla dina nödvändiga saker till hands. Använd din att-göra-lista för att strukturera din dag. Och om du arbetar hemifrån ska du noga överväga allt från inredning till garderob och spellista.
3. Koppla bort från och till. Den ökade uppkopplingen och öppenheten för kommunikation i realtid har förändrat effektiviteten på arbetsplatsen. Men ibland behöver du bara få jobbet gjort. När så är fallet, logga ut från e-post och meddelandeappar, koppla bort dina enheter och gör det som krävs för att få det gjort.
4. Var inte en distraktion. De flesta samtal kan vänta. Var uppmärksam på dina kollegors visuella och virtuella signaler – hörlurar på, intensivt fokus eller användarstatus, till exempel. Bara för att du kan träffas personligen eller chatta betyder det inte att du ska göra det.

Tänk på de här frågorna

När du nu har några konkreta metoder för att öka arbetseffektiviteten är det dags att ta ett steg i rätt riktning.

Som det mesta är dock förbättring av effektivitet och produktivitet en process, och en process som kräver lite självrannsakan, en strategi, engagemang och tid.

Tänk på dessa fem frågor:

• Har du hittat varför du saknar en hög effektivitet?
• Har du ett system inte bara för att genomföra de fem stegen ovan, utan också för att hålla fast vid dem på lång sikt?
• Hur kommer du att se till att tekniken ökar effektiviteten på din arbetsplats i stället för att skapa ytterligare distraktion?
• Skulle det hjälpa dig bättre att nå dina mål om du tog hjälp av en kollega eller handledare?
• Vilka åtgärder kommer du att vidta för att övervaka framstegen?

Dessa frågor är inte alltid lätta att besvara, men de är viktiga för att du ska få en uppfattning om var du befinner dig för tillfället, för att du ska komma igång på rätt sätt och framför allt för att du ska kunna hålla dig på rätt spår.

5 steg för att förbättra din arbetseffektivitet Klicka för att twittra

Inslaget

Alla vill förbättra sin arbetseffektivitet, men att omsätta det i praktiken är ofta lättare sagt än gjort.

Men att försöka och misslyckas i det förflutna är inte en anledning att ge upp nu! Genom att genomföra de fem stegen ovan och sedan noga överväga några frågor som kan vägleda dig på vägen kommer du att finna det lättare än någonsin att nå en högre nivå av effektivitet och produktivitet i ditt arbete.

Har du några tips för att förbättra arbetseffektiviteten? Vilka andra steg skulle du vilja lägga till i den här listan? Dela dina tankar, råd och vägledning med oss!