OCR COMPLAINT PROCESSING PROCEDURES1

U.S. Department of EducationOffice for Civil Rights (OCR)

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OCR aplica as seguintes leis:

• Título VI da Lei dos Direitos Civis de 1964, que proíbe a discriminação com base na raça, cor ou origem nacional;
• Título IX das Emendas à Educação de 1972, que proíbe a discriminação com base no sexo;
• Secção 504 da Lei de Reabilitação de 1973, que proíbe a discriminação com base na deficiência;
• Age Discrimination Act of 1975, que proíbe a discriminação com base na idade;
• Titulo II da Lei dos Americanos Portadores de Deficiência de 1990, que proíbe a discriminação com base na deficiência;
• Boy Scouts of America Equal Access Act, que proíbe a negação de acesso ou outra discriminação contra os Escoteiros ou outro Título 36 U.S.C. grupos de jovens em escolas primárias públicas, escolas secundárias públicas, agências educacionais locais e agências educacionais estaduais que têm um fórum aberto designado ou fórum público limitado.

EVALUATION

OCR avalia a informação escrita que recebe para determinar se constitui uma reclamação que está sujeita a processamento posterior. Em caso afirmativo, o OCR determina se pode investigar a queixa. O OCR faz essa determinação com respeito a cada alegação na queixa. Por exemplo, o OCR deve determinar se ele tem autoridade legal para investigar a reclamação, ou seja, se a reclamação alega uma violação de uma ou mais leis que o OCR aplica. O RCO também deve determinar se a reclamação é apresentada em tempo hábil. Geralmente, uma reclamação deve ser apresentada ao OCR dentro de 180 dias corridos a partir da data da suposta discriminação.2 Se a reclamação não for apresentada a tempo, o reclamante deve fornecer o motivo do atraso e solicitar uma renúncia a essa exigência de apresentação. O RCO decidirá se concede ou não a renúncia. Além disso, o OCR determinará se a queixa contém informações suficientes sobre a suposta discriminação para prosseguir com a investigação. Se o OCR precisar de mais informações para esclarecer a queixa, entrará em contato com o reclamante; e o reclamante tem 14 dias de calendário para responder à solicitação de informações do OCR, a menos que o reclamante tenha solicitado tempo adicional para fornecer as informações.

Alguns dos motivos para o indeferimento de uma reclamação pelo OCR incluem:

• OCR não tem autoridade legal para investigar a queixa;
• A queixa não declara uma violação de uma das leis que o OCR aplica;
• A queixa não foi apresentada atempadamente (dentro de 180 dias de calendário a partir da data da alegada discriminação) e não foi concedida uma renúncia à exigência de atempadamente;
• A queixa é especulativa, conclusiva ou incoerente, ou carece de detalhes suficientes para inferir discriminação e o reclamante não fornece as informações solicitadas pelo OCR dentro de 14 dias corridos após a solicitação do OCR, a menos que o reclamante solicite tempo adicional para fornecer as informações solicitadas;
• As alegações levantadas pela queixa foram resolvidas e, portanto, não são mais apropriadas para investigação;
• A queixa foi investigada por outra agência federal, estadual ou local de direitos civis ou através dos procedimentos internos de reclamação de um recebedor, incluindo procedimentos de devido processo, e houve um processo de resolução comparável de acordo com os padrões legais que são aceitáveis para o OCR ou, se ainda pendente, o OCR prevê que haverá um processo de resolução comparável de acordo com os padrões legais que são aceitáveis para o OCR. O OCR avisará ao reclamante que ele poderá apresentar um novo processo dentro de 60 dias após a conclusão da ação da outra entidade;
• As mesmas alegações ou alegações similares baseadas nos mesmos fatos operacionais foram apresentadas pelo reclamante contra o mesmo beneficiário em tribunal estadual ou federal. O OCR avisará ao reclamante que ele ou ela poderá re-apresentar dentro de 60 dias após o término do processo judicial se não tiver havido decisão sobre o mérito do caso ou acordo da queixa judicial;

OPENDENDO A COMPLAMAÇÃO PARA INVESTIGAÇÃO

Se o OCR determinar que investigará a queixa, emitirá cartas de notificação para o reclamante e para o destinatário. Abrir uma queixa para investigação de forma alguma implica que o OCR tenha feito uma determinação no que diz respeito aos méritos da queixa. Durante a investigação, o OCR é um informador neutro dos factos. O RCO coletará e analisará provas relevantes do reclamante, do destinatário e de outras fontes, conforme apropriado. O OCR assegurará que as ações que tomar nas investigações sejam legalmente suficientes, apoiadas por provas e disposições sobre as alegações levantadas na queixa.

INVESTIGAÇÃO DA COLAINAÇÃO

OCR poderá utilizar uma variedade de técnicas de investigação de uma queixa. Estas técnicas podem incluir a revisão de provas documentais apresentadas por ambas as partes, a realização de entrevistas com o reclamante, pessoal do destinatário e outras testemunhas e/ou visitas ao local. Ao concluir sua investigação, o OCR determinará, com relação a cada alegação, se:

• Não há provas suficientes que sustentem uma conclusão de que o destinatário não cumpriu a lei, ou
• Uma preponderância das provas sustenta uma conclusão de que o destinatário não cumpriu a lei.

A determinação do OCR será explicada em uma Carta de Conclusões enviada ao reclamante e ao destinatário. As Cartas de Conclusão contêm conclusões de investigação específicas dos factos e disposições de casos individuais. As Cartas de Conclusão não são declarações formais da política de OCR e não devem ser confiadas, citadas, ou interpretadas como tal. As declarações formais da política do OCR são aprovadas por um funcionário devidamente autorizado do OCR e disponibilizadas ao público.

RESOLUÇÃO DA DENÚNCIA DEPOIS DE UMA DETERMINAÇÃO DE NÃOCOMPRIMENTO

Se o OCR determinar que um destinatário não cumpriu com a(s) lei(s) de direitos civis que o OCR aplica, o OCR entrará em contato com o destinatário e tentará assegurar a vontade do destinatário de negociar um acordo voluntário de resolução. Se o destinatário concordar em resolver a reclamação, ele negociará e assinará um acordo de resolução por escrito que descreva as ações corretivas específicas que o destinatário empreenderá para tratar da(s) área(s) de não conformidade identificada(s) pelo OCR. Os termos e obrigações do acordo de resolução, se totalmente cumpridos, irão remediar a(s) violação(ões) identificada(s) em conformidade com a(s) lei(s) de direitos civis aplicável(eis). O OCR irá monitorar a implementação pelo destinatário dos termos e obrigações do contrato de resolução para verificar se as ações corretivas acordadas pelo destinatário estão sendo devidamente implementadas .

RESOLUÇÃO DO PREÇO DE RESOLUÇÃO DA COMPLAMAÇÃO ANTES DA CONCLUSÃO DA INVESTIGAÇÃO

Resolução facilitada entre as partes:

Resolução facilitada entre as partes (FRBP) permite às partes (o reclamante e o destinatário que é o objeto da queixa) uma oportunidade de resolver as alegações da queixa rapidamente; geralmente, logo após a abertura da queixa para investigação. Se ambas as partes estiverem dispostas a tentar esta abordagem, e se o OCR determinar que a FRBP é apropriada, o OCR facilitará as discussões de acordo entre as partes e trabalhará com as partes para ajudá-las a compreender as normas legais e as possíveis soluções. O pessoal designado pelo OCR para conduzir o FRBP não será o pessoal designado para a investigação da reclamação.

OCR não aprova, assina ou endossa qualquer acordo alcançado entre as partes como resultado do FRBP, e o OCR não monitoriza o acordo. Entretanto, se o destinatário não cumprir os termos do acordo, o reclamante pode apresentar outra reclamação ao OCR dentro de 180 dias a partir da data da discriminação original ou dentro de 60 dias a partir da data em que o reclamante tomar conhecimento do não cumprimento do acordo, qualquer que seja a data posterior.

A queixa também pode ser resolvida antes da conclusão de uma investigação, se o destinatário expressar interesse em resolver a queixa e o OCR determinar que é apropriado resolver a queixa porque a investigação do OCR identificou problemas que podem ser resolvidos através de um acordo de resolução. As disposições do acordo de resolução devem estar vinculadas às alegações e às provas obtidas durante a investigação, e serão consistentes com os regulamentos aplicáveis. O OCR informará ao destinatário que esse processo de resolução é voluntário antes de proceder à resolução de acordo com esta seção e notificará o reclamante sobre o interesse do destinatário na resolução. O OCR monitorará um acordo de resolução alcançado com o recebedor antes da conclusão de uma investigação . Depois que o destinatário assinar o acordo de resolução, o OCR emitirá uma Carta de Resolução, que abordará todas as alegações no caso resolvido de acordo com a Seção 302 do CPM.

Apelação

OCR oferece aos reclamantes uma oportunidade de apelar de uma determinação baseada na constatação de não conformidade (Seção 303(a) do CPM do OCR) e demissões baseadas nas Seções 108(a), (b), (c), (d), (h), e (i) do CPM do OCR. Um recurso pode ser interposto eletronicamente, pelo correio ou por fax. O reclamante deve enviar eletronicamente um formulário de apelação preenchido ou enviar uma declaração escrita de não mais de dez (10) páginas (espaço duplo, se digitado) ao Escritório de Direitos Civis, Departamento de Educação dos EUA, 400 Maryland Avenue SW, Washington, D.C. 20202; se enviada por e-mail, para [email protected]; se enviada por fax, para 202-453-6012. A data de apresentação de um recurso apresentado por correio é a data do carimbo do correio ou a data de apresentação do recurso eletronicamente ou por fax.

No recurso, o reclamante deve explicar por que ele ou ela acredita que as informações factuais estavam incompletas ou incorretas, a análise jurídica estava incorreta, ou o padrão legal apropriado não foi aplicado, e como a correção de qualquer erro(s) mudaria o resultado do caso; não fazê-lo pode resultar no indeferimento do recurso.

Um recurso deve ser apresentado no prazo de 60 dias de calendário a partir da data indicada na carta de conclusão ou do indeferimento. Uma renúncia ao prazo de 60 dias pode ser concedida quando o reclamante não puder apresentar o recurso dentro do prazo de 60 dias devido a doença ou outras circunstâncias, ou devido a circunstâncias geradas pela ação do OCR que tenham afetado adversamente a capacidade do reclamante de apresentar o recurso em tempo hábil.

OCR encaminhará uma cópia do recurso do reclamante ao destinatário. O destinatário tem a opção de enviar ao OCR uma resposta à apelação do reclamante. Qualquer resposta à apelação do reclamante deve ser submetida ao OCR dentro de 14 dias corridos da data em que o OCR encaminhou uma cópia da apelação do reclamante ao destinatário.

OCR emitirá uma decisão por escrito sobre a apelação às partes.

INFORMAÇÕES ADICIONAIS

Direito para apresentar uma ação judicial separada

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O reclamante pode ter o direito de apresentar uma ação judicial no tribunal federal, independentemente das conclusões do OCR. O OCR não representa o reclamante no processamento do caso, portanto, se o reclamante desejar entrar com uma ação judicial, ele deve fazê-lo através de seu próprio advogado ou por conta própria através da secretaria pro se do tribunal.

Se um queixoso alegar discriminação proibida pela Lei de Discriminação por Idade de 1975, uma ação civil no tribunal federal só pode ser movida depois que o queixoso tiver esgotado os recursos administrativos. Os recursos administrativos são esgotados quando uma das seguintes situações tiver ocorrido:

1. 180 dias decorridos desde que o reclamante apresentou a queixa ao OCR e o OCR não fez nenhuma constatação; ou
2. OCR emite uma constatação em favor do beneficiário. Se isso ocorrer, o OCR notificará prontamente o reclamante e fornecerá informações adicionais sobre o direito de requerer uma medida cautelar.

Proibição contra Intimidação ou Retaliação

Um beneficiário sob a jurisdição do Departamento de Educação não pode intimidar, ameaçar, coagir ou retaliar qualquer pessoa que afirme um direito protegido pelas leis de direitos civis que o OCR aplique, ou que coopere em uma investigação. Qualquer pessoa que acredite ter sido intimidada ou retaliada deve apresentar uma queixa ao OCR.

Investigatory Use of Personal Information

Para investigar uma queixa, o OCR pode precisar coletar e analisar informações pessoais, como registros de alunos ou registros de emprego.
A Lei de Privacidade de 1974, 5 U.S.C. § 552a (Lei de Privacidade), Lei de Direitos Educacionais da Família e Privacidade (FERPA), 20 U.S.C. §1232g, e a Lei de Liberdade de Informação (FOIA), 5 U.S.C. §552, regem o uso de informações pessoais que são submetidas a todos os órgãos federais e seus componentes individuais, incluindo o OCR. A Lei de Privacidade protege os indivíduos contra o uso indevido de informações pessoais mantidas pelo governo federal. Ela se aplica aos registros mantidos pelo governo federal e que são recuperados de um sistema de registros pelo nome do indivíduo, número do seguro social ou outro identificador pessoal. Regulamenta a coleta, manutenção, uso e disseminação de informações pessoais em registros contidos em sistemas de registros do governo federal.

As informações que o OCR coleta são analisadas por pessoal autorizado dentro da agência e serão usadas pelo OCR apenas para atividades autorizadas de cumprimento e aplicação dos direitos civis. Entretanto, a fim de investigar ou resolver uma reclamação, o OCR pode precisar revelar certas informações a pessoas externas à agência para verificar fatos ou reunir informações adicionais. Tais detalhes podem incluir, por exemplo, o nome, idade ou condição física da pessoa que é o suposto objeto de discriminação. Além disso, o OCR pode ser obrigado a revelar informações solicitadas pela FOIA, o que dá ao público o direito de acesso aos registros dos órgãos federais. A divulgação só será feita de acordo com a Lei de Privacidade, FERPA, e FOIA.

No entanto, o OCR pode divulgar certas informações sobre a sua queixa à imprensa ou ao público em geral, incluindo o nome do seu titular; a data em que a sua queixa foi apresentada; o tipo de discriminação incluída na queixa; a data em que a queixa foi resolvida, indeferida ou encerrada; as razões básicas para a decisão do OCR; ou outras informações relacionadas. Qualquer comunicado de informação do OCR à imprensa ou ao público em geral não incluirá o nome do reclamante ou o nome da pessoa em cujo nome a queixa foi apresentada.

FOIA dá ao público o direito de acesso aos registros dos órgãos federais. Os indivíduos podem obter itens de muitas categorias de registros do governo federal, e não apenas materiais que se aplicam a eles pessoalmente. O OCR deve honrar os pedidos de registros sob FOIA, com algumas exceções. Se os registros são cobertos pela Lei de Privacidade, eles devem ser solicitados a serem liberados sob FOIA. Geralmente, o OCR não é obrigado a liberar os registros durante o processo de avaliação e investigação do caso ou procedimentos de execução, se for razoável esperar que a liberação interfira ou afete a capacidade do OCR de fazer seu trabalho. 5 U.S.C. § 552(b)(7)(A). Além disso, uma agência federal não é obrigada a liberar registros se forem documentos pré-decisórios que estariam sujeitos a certos privilégios em litígio. Ver 5 U.S.C. § 552(b)(5). Uma agência federal pode recusar um pedido de liberação de registros se sua liberação resultaria ou poderia razoavelmente resultar em uma invasão injustificada da privacidade de um indivíduo. 5 U.S.C. § 552(b)(6) e (7)(C), tais como registros médicos, que podem ser negados quando a divulgação seria uma invasão de privacidade claramente injustificada.