Impostos sobre vendas: O Guia Final para Pequenos Empresários

Impostos sobre vendas é um dos muitos tipos de impostos sobre pequenas empresas que os empresários são responsáveis pelo pagamento. Quarenta e cinco estados e Washington D.C. todos têm imposto sobre vendas. Os estados usam esse dinheiro para pagar itens de orçamento como escolas, estradas e segurança pública.

As empresas que vendem um produto ou um serviço tributável devem cobrar o imposto sobre vendas de seus clientes. Os processos de cálculo das taxas corretas de imposto sobre vendas, cobrança do pagamento, apresentação de declarações de imposto sobre vendas e pagamento do imposto podem ser muito demorados, particularmente para proprietários de empresas pela primeira vez. Isto é particularmente assim se você vender múltiplos tipos de produtos ou operar em múltiplos estados.

Para ajudar você a organizar as coisas, nós cobriremos as etapas envolvidas na cobrança, relatório e pagamento do imposto sobre vendas. Começaremos por ajudá-lo a descobrir se o seu produto ou serviço está sujeito a imposto sobre vendas. Depois de ler isto, você deve se sentir muito mais confiante em declarar e pagar seus impostos sobre vendas.

Coletar, declarar e pagar impostos sobre vendas

Passo 1: Determine se seu produto ou serviço está sujeito a impostos sobre vendas.

As leis estaduais variam significativamente em termos de quais produtos e serviços estão sujeitos a impostos sobre vendas. Se você vender somente no Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire ou Oregon, então você não precisa pagar impostos estaduais, embora o Alasca e Montana permitam que as localidades cobrem impostos sobre vendas.

Geralmente, itens de varejo como bolsas e roupas estão sujeitos a impostos sobre vendas. Os medicamentos e alimentos sujeitos a prescrição geralmente estão isentos de impostos sobre vendas, embora as regras variem de estado para estado. As coisas ficam mais complicadas se você vender itens on-line ou itens digitais.

Se você vender um produto ou serviço tributável, você deve pagar imposto sobre vendas em qualquer estado onde sua empresa tem um “nexo fiscal”. Por exemplo, você pode estabelecer um nexo operando uma loja física no estado, empregando um ou mais indivíduos em um estado, ou excedendo um determinado volume de vendas em um estado.

Impostos sobre vendas para vendedores online

Muitos vendedores online têm que pagar imposto sobre vendas na sequência de uma decisão do Supremo Tribunal de 2018, Dakota do Sul vs. Wayfair. Neste caso, o Supremo Tribunal decidiu que os estados podem exigir que os vendedores online cobrem e recolham o imposto sobre vendas – mesmo que o vendedor não tenha uma loja ou outra presença física no estado.

Após a Wayfair, 24 estados exigem que os vendedores de comércio eletrônico cobrem e paguem o imposto sobre vendas. Felizmente, a maioria desses estados isenta os vendedores on-line que processam menos de 200 transações pela internet ou $100.000 em vendas a cada ano.

Impostos sobre vendas de produtos digitais

As leis de impostos sobre vendas tiveram que evoluir à medida que a transmissão pela internet se tornou mais popular, e cada vez mais pessoas consomem mídia e televisão on-line. A maioria dos estados agora tributam os downloads digitais. Estes incluem itens como livros para download, ecursos e arquivos de música digital.

Impostos sobre vendas de serviços

Tradicionalmente, apenas produtos tangíveis estavam sujeitos a impostos sobre vendas. No entanto, muitos estados agora cobram impostos para encher os seus cofres fiscais. Geralmente, serviços profissionais como serviços médicos e serviços jurídicos estão isentos. Serviços pessoais como salões de cabeleireiro, cuidados com animais de estimação e cuidados com a grama estão normalmente sujeitos ao imposto sobre vendas.

Se você estiver confuso sobre se o seu produto ou serviço é tributável, é uma boa idéia entrar em contato com a agência tributária do seu estado ou departamento de receita.

Passo 2: Registre-se para uma permissão de imposto sobre vendas.

Antes de poder cobrar imposto sobre vendas, você deve se registrar para uma permissão de imposto sobre vendas em cada estado onde você tem um nexo tributável. Se você faz negócios em vários estados, você precisará registrar-se em cada um desses estados. Na maioria dos casos, isso pode ser feito gratuitamente no site do departamento de receitas de cada estado. Você precisará de informações comerciais básicas, como o número de identificação do seu empregador e endereço comercial, para se registrar. No final, você receberá uma identificação fiscal que deverá usar ao declarar seu imposto sobre vendas.

Passo 3: Calcule a taxa de imposto sobre vendas.

No início, a taxa de imposto sobre vendas que sua empresa deve cobrar depende de onde você vende. Se você vender em vários estados, você precisará calcular e cobrar o imposto em cada um desses estados.

A maioria dos estados tem imposto sobre vendas baseado no destino. Isto significa que a venda é considerada como ocorrendo onde quer que o comprador utilize o produto. Por exemplo, digamos que você tem uma loja baseada em Nova York, mas você envia um item para um cliente que mora em Nova Jersey. Você deve calcular e cobrar do cliente o imposto sobre vendas de Nova Jersey (além de qualquer imposto local sobre vendas). Você também tem que apresentar uma declaração de imposto sobre vendas de Nova Jersey.

Um punhado de estados são estados de imposto sobre vendas baseados na origem, o que significa que a venda é considerada como ocorrendo no estado de origem, mesmo que você envie o item para outro lugar. A Califórnia tem uma lei híbrida de imposto sobre vendas baseada na origem e no destino.

Passo 4: Recolha o imposto sobre vendas no seu ponto de venda ou carrinho de compras.

Para facilitar o cálculo do imposto sobre vendas, tente um software de ponto de venda como o Square. Graças à integração da Square com o TaxJar, tudo que você precisa fazer é inserir os locais onde você vende, e o aplicativo irá calcular as taxas corretas de imposto estadual e local sobre vendas.

Se você optar por usar um POS ou fazer seus próprios cálculos, você precisará exibir o valor do imposto sobre vendas separadamente do preço de compra do item. O quadrado é configurado para mostrar o imposto sobre vendas em uma linha separada no recibo.

Cadastre-se gratuitamente no quadrado

Passo 5: Envie sua declaração de imposto sobre vendas e pagamento ao estado.

O último passo é enviar sua declaração de imposto sobre vendas para o estado, juntamente com os pagamentos reais que você coletou dos clientes. Se você usa software de contabilidade como o QuickBooks, você pode configurá-lo para que os pagamentos de imposto sobre vendas sejam automaticamente lançados em uma conta separada.

Datas de entrega do imposto sobre vendas variam muito com base no estado em que você transaciona. O prazo geralmente cai no 20º ou 25º dia após o término do período de relatório. Alguns estados exigem que você informe e pague o imposto sobre vendas a cada mês, enquanto outros estão em cadência trimestral ou anual. Muitas vezes, o cronograma de relatórios e pagamentos é mais freqüente para os vendedores de maior volume. Felizmente, a maioria dos estados permite que você informe e pague seus impostos on-line.

Even se você não tiver transações durante o período de relatório, você ainda deve apresentar uma declaração de imposto sobre vendas em qualquer estado onde você tenha uma autorização de imposto. Caso não o faça, pode resultar numa multa ou mesmo na revogação da sua autorização de imposto sobre vendas.

Remmbre-se de descobrir os prazos do seu estado, e cumpra-os. Cerca de metade dos estados com um imposto sobre vendas lhe permitirá manter uma pequena parte do imposto sobre vendas recolhido quando você pagar a tempo. Este valor é geralmente de apenas 1%-2% do imposto sobre vendas que você cobrou, mas é dinheiro grátis!

Se você não quer se lembrar dos prazos, considere se inscrever em um serviço automático de declaração de impostos, como o AutoFile da TaxJar. Eles irão arquivar suas declarações de impostos sobre vendas a tempo para uma taxa de assinatura mensal.

Mitos e conceitos errados de impostos sobre vendas explicados

Agora que você saiba o básico de cobrança de impostos sobre vendas, cálculo e relatórios, não deixe que esses mitos o levantem.

Mito #1: O IRS irá me auditar se eu não cobrar o imposto sobre vendas corretamente.

Muitos proprietários de pequenas empresas acham que seu negócio irá enfrentar uma auditoria do IRS se eles não cobrarem o imposto sobre vendas corretamente. Na verdade, o IRS não tem nada a ver com imposto sobre vendas! O IRS é a nossa administração tributária nacional, mas o imposto sobre vendas é governado a nível estadual. Não há imposto nacional sobre vendas nos EUA. Essa autoridade é geralmente chamada de Departamento de Receita Estadual, mas pode ser usada por outros nomes. A autoridade tributária da Califórnia, por exemplo, é chamada de Departamento de Impostos e Administração de Taxas da Califórnia.

Mito #2: Eu só vendo on-line, então não preciso cobrar imposto sobre vendas.

Vendas na Internet são similares a outros tipos de produtos após o caso da Suprema Corte Wayfair. Se você vende itens tributáveis e tem “nexo de imposto sobre vendas” em um estado (mais sobre esse conceito abaixo), então você é obrigado a recolher o imposto sobre vendas de seus compradores – não importa se você fez a venda cara a cara ou online. Dito isto, a maioria dos estados exige que os vendedores on-line paguem imposto sobre vendas somente se eles fizerem um certo número de transações ou receita.

Antes de começar a cobrar imposto sobre vendas, você é obrigado a se registrar para uma permissão de imposto sobre vendas no departamento de receita do seu estado.

Mito #3: Eu só tenho que cobrar imposto sobre vendas de compradores no meu estado de origem.

Este é um desses mitos que podem ser verdadeiros, mas muitas vezes há mais. Resumindo, nos Estados Unidos, os vendedores on-line só precisam cobrar imposto sobre vendas em estados onde têm um nexo com o imposto sobre vendas. “Nexus” significa uma ligação significativa a um estado.

Você sempre tem nexo no seu estado de origem – mesmo que você meramente trabalhe a partir da sua mesa de cozinha – mas outras atividades comerciais comuns podem lhe dar nexo em outros estados. Estas actividades incluem ter um empregado, localização física, vendedor, instalador ou empreiteiro num determinado estado, ou até mesmo apenas armazenar o inventário num estado. Você pode ler mais sobre a definição de nexus aqui.

Mito #4: Se eu não cobrasse imposto sobre vendas, eu não precisava preencher uma declaração de imposto sobre vendas.

Este é outro mito que pode acabar custando dinheiro para você. Se você possui uma autorização de imposto sobre vendas em um estado, então você deve sempre arquivar uma declaração de imposto sobre vendas na data de seu vencimento. Isso mesmo que você não tenha recolhido um centavo em imposto sobre vendas.

Os Estados usam sua declaração de imposto sobre vendas para descobrir se você ainda está no negócio. Se você não apresentar uma declaração de imposto sobre vendas, a maioria dos estados tem algum tipo de penalidade. Alguns estados podem multá-lo até $50, enquanto outros podem cancelar sua licença de imposto sobre vendas se você continuar a falhar os prazos de entrega.

Mito #5: Eu deveria cobrar imposto sobre vendas em tudo que eu vendo.

Em um mundo perfeito, o imposto sobre vendas seria simples. Mas em muitos estados, alguns itens considerados como “necessidades” – como mercearias, roupas e até livros didáticos – ou não são tributáveis ou tributados a uma taxa diferente. Por exemplo, as mercearias são isentas de impostos no Kentucky, mas tributadas a uma taxa reduzida de 1% em Illinois. O vestuário é isento de impostos na Pensilvânia, mas é tributado à taxa normal no Arkansas. Certifique-se de que você está cobrando a taxa certa de imposto sobre vendas para o seu produto ou serviço. Seu ponto de venda de software ou um serviço de preenchimento automático de impostos sobre vendas pode ajudar com isso (Se você tiver dúvidas sobre o que é tributável e o que não é, você sempre pode entrar em contato com o departamento de receita do seu estado.)

Impostos sobre vendas Desmistificados

Calcular, cobrar e relatar impostos sobre vendas pode ser uma dor, mas, em última análise, os impostos sobre vendas vão para uma boa causa. Esses impostos são o que financiam os orçamentos estaduais e locais e pagam escolas, estradas, prevenção de incêndios e outras questões importantes.

O ponto de venda de software, como o Square, e os serviços de declaração de impostos sobre vendas podem tirar algumas das dores de cabeça da cobrança e declaração de impostos sobre vendas. E uma vez que você esteja no negócio por alguns anos, a declaração de impostos sobre vendas se tornará uma segunda natureza.