E se eu receber uma auditoria fiscal do IRS e não tiver recibos?

Se você é autônomo, você deve saber que é mais provável que tenha suas declarações individuais de impostos auditadas pela Receita Federal do que seus amigos e familiares que ganham a renda tradicional do Formulário W-2 como empregados. Isto é principalmente o resultado das alegações do IRS de que a maioria das fraudes fiscais são pessoas físicas autônomas que ou não reivindicaram toda a sua renda ou reivindicaram deduções fiscais que não eram elegíveis para receber.

A maioria dos profissionais da área fiscal enfatiza que a melhor defesa contra o IRS em uma auditoria é a manutenção de registros comerciais claros e precisos, incluindo a retenção de todos os recibos necessários. Mas não é raro que indivíduos ocupados com um pequeno negócio se esqueçam de guardar seus recibos, extraviá-los ou simplesmente perdê-los. É por isso que recomendamos que você use um organizador de recibos de impostos para rastrear corretamente seus registros. Portanto, se você recebeu notificação do IRS de que está sujeito a uma auditoria fiscal e não consegue encontrar todos os recibos relevantes, você não está sozinho. O IRS lida regularmente com recibos em falta e muitas vezes permitirá que você prove essas despesas comerciais usando outros meios.

Enfrentar uma auditoria fiscal do IRS com recibos em falta? O IRS muitas vezes permite que os contribuintes independentes façam deduções substanciais de despesas através de outros meios

O IRS só exigirá que você forneça provas de que você solicitou deduções de despesas comerciais válidas durante o processo de auditoria. Portanto, se você tiver perdido seus recibos, você só será obrigado a recriar um histórico das suas despesas comerciais naquele momento. Entretanto, se você não puder acessar seus recibos quando estiver preparando sua declaração de imposto de renda, geralmente é uma boa idéia fundamentar as despesas de sua empresa naquele momento e não reivindicar suas deduções de despesas com base em um “melhor palpite” ou “estimativa”. Isto ajudará a assegurar que as despesas que você reclamar na sua declaração correspondem ao que você pode provar e poupar muito tempo e esforço se a sua declaração for selecionada para auditoria.

Como o IRS escolhe quem auditar?

De acordo com o IRS, a maioria das declarações fiscais selecionadas para uma auditoria de imposto de renda são escolhidas usando dois métodos diferentes:

• Seleção aleatória e triagem computadorizada. O IRS por vezes selecciona as declarações para auditoria com base num modelo estatístico que compara as declarações com as “normas” para declarações semelhantes. Estas normas são desenvolvidas a partir de auditorias do IRS de uma amostra aleatória de retornos.
• Exame relacionado. É aqui que o IRS selecciona as declarações para auditoria com base em questões que encontrou com as declarações fiscais ou contas financeiras de contribuintes relacionados, tais como parceiros de negócios, cujas declarações foram seleccionadas para auditoria.

Embora o IRS não especifique exactamente quais os factores que utiliza para determinar quais as declarações de trabalhadores independentes que serão auditadas, a maioria dos especialistas acredita que estes itens irão levantar bandeiras vermelhas:

• Fraude de declaração de rendimentos ao IRS que está incluída no Formulário 1099 arquivado pelas empresas que fizeram pagamentos a si.
• Deduções que parecem suspeitosamente elevadas, como reclamar todos os custos relacionados com a sua casa são dedutíveis, uma dedução para o custo total do seu veículo pessoal, ou deduções por contribuições de caridade excessivamente generosas.
• Desclassificar empregados ou não emitir retornos de informação como Formulários W-2 e 1099.
• Aprender um rendimento elevado. Nos últimos anos, o IRS tem tido maior probabilidade de auditar contribuintes com um rendimento tributável superior a $1 milhão por ano.

Remember, o IRS tem três anos a partir da data em que uma declaração de imposto de renda era devida ou apresentada para impor impostos adicionais, qualquer que seja a data posterior. Portanto, alguns anos podem passar entre o momento em que você apresentou uma declaração e quando você precisará mostrar seus recibos para o ano fiscal em questão.

O que acontece durante uma auditoria?

Movies and TV shows freqüentemente retratam avisos de auditoria do IRS como dramáticos showdowns entre o contribuinte e agentes do IRS. Contudo, a menos que o IRS esteja a alegar fraude fiscal ou actividades criminosas, a maioria são assuntos pouco importantes em que os agentes pedem informações adicionais ao contribuinte e fazem ajustamentos na sua factura fiscal ou restituição de impostos. O IRS irá notificá-lo de sua auditoria enviando-lhe uma carta de auditoria por correio certificado.

A maioria das auditorias do IRS dividem-se em três categorias:

• Auditoria por Correspondência. Durante uma auditoria por correspondência, o IRS enviará uma carta ao contribuinte procurando informações adicionais. Este é normalmente o resultado de o contribuinte omitir rendimentos da sua declaração ou cometer um erro grave. Terá a opção de fornecer os documentos e recibos necessários, pagar o valor que o IRS diz ser devido, ou contestar as conclusões do IRS utilizando um agente inscrito que está federalmente autorizado a representar os contribuintes.
• Auditoria de Impostos. Estas são entrevistas presenciais no escritório da Receita Federal. Você deve ter um CPA, agente inscrito ou advogado fiscal para acompanhá-lo na entrevista com estes tipos de auditorias.
• Auditoria de campo. Auditorias de campo são raras para pequenas empresas, mas podem ser muito invasivas e envolver uma revisão dos processos, procedimentos contábeis e controles internos de uma empresa.
• Auditorias Linha por Linha. Se a sua declaração for escolhida aleatoriamente, o IRS irá rever cada linha para estabelecer as normas que serão usadas para acionar futuras auditorias.

É durante a auditoria fiscal que o IRS espera que você forneça recibos que documentem todas as suas despesas reclamadas e deduções relacionadas.

Se você está se dirigindo a uma auditoria e sabe que não relatou rendimentos significativos de negócios ao IRS, geralmente é uma boa idéia contratar um profissional de impostos para representá-lo durante a auditoria. Não se preocupe muito com o tempo de prisão para a auditoria, mas você precisará da assistência de um profissional com um bom entendimento da lei fiscal para orientá-lo.

A regra ‘Cohan’ para registros faltantes ou incompletos

A questão dos recibos faltantes ou perdidos é tão comum que, em 1930, o Tribunal de Apelação dos Estados Unidos para a Segunda Circunscrição delineou uma regra sobre como o IRS deve proceder nessas situações. A regra foi delineada na decisão do tribunal em Cohan v. Commissioner, que envolveu deduções comerciais não documentadas reivindicadas pelo famoso apresentador da Broadway George M. Cohan.

Em seu caso no tribunal, Cohan alegou estar muito ocupado para manter registros organizados para documentar as despesas de viagens de negócios e entretenimento que reivindicou em sua declaração de impostos federais. A Receita Federal procurou proibir todas as deduções reivindicadas. A Segunda Circunscrição descobriu que era claro que Cohan tinha incorrido em algumas despesas, mesmo que ele não pudesse comprovar os valores exatos. O tribunal estabeleceu então a regra Cohen, que declara que um contribuinte que não tenha recibos documentando despesas comerciais ainda pode reclamar as despesas se elas forem razoáveis e credíveis.

No entanto, se você não tiver recibos, a Receita Federal não lhe permitirá deduzir o valor total de suas despesas. O IRS irá calcular o valor mínimo padrão para o serviço ou item adquirido por um contribuinte e só permitirá uma dedução para esse valor.

É frequentemente um salva-vidas para os proprietários de empresas que não podem localizar seus recibos, mas várias decisões recentes do Tribunal Fiscal dos Estados Unidos da América têm imposto limites ao uso da regra Cohan. Ao fazê-lo, o Tribunal Fiscal afirmou que o contribuinte precisa de fornecer informações para fundamentar as suas despesas reclamadas. Por exemplo, o tribunal recusou deduções de despesas para as viagens de negócios reivindicadas quando o contribuinte não pôde documentar cada elemento de suas viagens, incluindo o número de viagens, quando elas foram feitas, e seu propósito comercial.

Documentar suas despesas comerciais sem recibos

A regra Cohan dá aos contribuintes uma série de opções além de fornecer recibos para demonstrar que o dinheiro foi gasto em operações comerciais, mas isso exigirá um pouco de esforço de sua parte. É uma grande ferramenta de defesa de auditoria. Fazer o seguinte muitas vezes permitirá que você reconstrua suas despesas comerciais de uma maneira que satisfaça os auditores do IRS:

• Contactar fornecedores e prestadores de serviços para faturas e recibos. Muitas empresas utilizam sistemas automatizados de facturação e facturação e podem imprimir uma cópia a pedido. Mesmo que o fornecedor ainda utilize notas fiscais manuscritas, ele ainda pode ser capaz de lhe fornecer uma cópia carbono da nota fiscal que mantém para seus registros. Algumas empresas irão cobrar uma taxa pelo tempo que os seus funcionários passam a recuperar estes registos.
• Revendo extractos de contas bancárias, cheques cancelados e extractos de cartões de crédito. Estes documentos podem ser usados para mostrar a data em que o pagamento foi feito e quem recebeu o pagamento. Embora esta documentação mostre que a despesa foi legítima, ela raramente mostra porque o pagamento foi feito.
• Revendo o seu calendário. Se você mantém um calendário de negócios, você pode usar essa informação para determinar quando e onde você viajou para um trabalho ou reunião de negócios. Também pode ser usado para determinar quando você pode ter tido um compromisso com um provedor de serviços ou uma reunião com um fornecedor.
• Procurar e-mails antigos. Se você pode se lembrar da data aproximada ou nome do outro negócio, você pode localizar uma cópia de e-mail do recibo que você está procurando ou algum tipo de e-mail de confirmação que mostra que você incorreu em uma despesa. Estes e-mails também podem mostrar que você fez arranjos de viagem.
• Verificando os dados de localização do seu smart phone. O seu smart phone recolhe uma quantidade surpreendente de dados sobre si e onde esteve. Seja através das suas contas de redes sociais ou aplicativos como o Google, você pode ser capaz de rastrear onde seu telefone esteve para mostrar onde você viajou em negócios.

O que acontece após a auditoria?

Após a auditoria do IRS ter concluído, ele irá notificá-lo dos resultados dentro de 30 dias. Você pode então aceitar os resultados do IRS ou apresentar um recurso. Se você acredita que as conclusões não estavam de acordo com as provas ou com o Código Fiscal dos EUA, você pode apresentar um recurso que será ouvido por um agente de apelação do IRS que fará uma determinação com base nos fatos do seu caso.