Passos importantes no processo de planejamento
O planejamento envolve uma série de passos que vão desde a determinação dos objetivos até a ação de acompanhamento, conforme detalhado abaixo.
Os principais passos que são dados no processo de planejamento são os seguintes:
Estabelecer os objetivos:
Estabelecer os objetivos é o primeiro passo no planejamento. Os planos são preparados com o objetivo de atingir determinados objetivos. Portanto, estabelecer os objetivos é um passo importante no processo de planejamento. Os planos devem refletir os objetivos da empresa. Os objetivos devem definir claramente o que deve ser alcançado pelas políticas, procedimentos, regras, estratégias, orçamentos e programas. O plano deve garantir que cada atividade empreendida contribua para o alcance dos objetivos.
Os objetivos fixados devem indicar claramente o que deve ser alcançado, onde a ação deve ser realizada, quem deve realizá-la, como deve ser realizada e quando deve ser realizada. Ou seja, os gestores devem ser capazes de reafirmar os objetivos da empresa em termos definidos e claros que motivarão o exame e a avaliação do desempenho em relação ao desempenho orientado no plano. Os objetivos devem ser mensuráveis.
Determinar as premissas de planejamento
Este é o segundo passo no planejamento. As premissas incluem dados reais de previsão, políticas e planos da empresa. O planejamento envolve olhar para o futuro, o que requer que a empresa saiba, como as condições futuras afetarão suas atividades. Assim, a previsão é uma etapa importante no planejamento. Há dois tipos de previsão,
- Previsão das condições econômicas gerais.
- Previsão das condições de mercado para um produto ou serviço específico tratado pela empresa.
Mantendo as condições econômicas gerais em mente, é feito um estudo da indústria. Em seguida, o gestor procede a um estudo sobre a quota de mercado da sua empresa. A previsão vai revelar as áreas onde falta controle. O planejamento será confiável quando os métodos de previsão forem precisos. Portanto, o sucesso do planejamento depende muito das previsões.
Determinar cursos alternativos
Determinar cursos alternativos é o terceiro passo no processo de planejamento. O planejador deve estudar todas as alternativas, considerar os pontos fortes e fracos das mesmas e finalmente selecionar as mais promissoras.
Avaliar Cursos Alternativos
Cursos Alternativos assim selecionados devem ser avaliados à luz das premissas e objetivos. A avaliação envolve o estudo do desempenho de várias ações. Vários fatores como rentabilidade, requisitos de investimento, etc., de tais alternativas devem ser ponderados uns contra os outros. Cada alternativa deve ser cuidadosamente estudada para determinar a sua adequação.
Muitos outros factores, tais como tendências futuras incertas, problemas enfrentados financeiramente, incertezas futuras tornam o processo de avaliação, complexo e difícil. Normalmente, os planos alternativos são avaliados em relação a fatores como custo, riscos, benefícios, instalações organizacionais, etc. Planos e técnicas matemáticas baseadas em computador também podem ser utilizadas para identificar o melhor curso de ação.
Selecionando o Melhor Curso
Após ter avaliado as várias alternativas, a alternativa mais adequada é selecionada. Com isso, o plano pode ser considerado como tendo sido adotado. É exatamente o ponto em que são tomadas as decisões. Às vezes, no melhor interesse da empresa, vários cursos alternativos podem ser adotados.
Formular Planos Derivados
O planejamento não está completo assim que o melhor curso é selecionado. O plano principal deve ser suportado por uma série de planos derivados. Dentro da estrutura de um plano básico, os planos derivados são formulados em cada área funcional. A segregação do plano principal em planos departamentais, seccionais e individuais, ajuda a compreender a natureza real das incertezas futuras. Para tornar o processo de planejamento mais eficaz, ele também deve fornecer um mecanismo de feedback. Estes planos destinam-se à implementação do plano principal.
Implementação de planos
A implementação de planos é o passo final no processo de planejamento. Isto envolve colocar os planos em ação para atingir os objetivos do negócio A implementação dos planos requer o estabelecimento de políticas, procedimentos, normas, orçamentos, etc.