5 Passos para Melhorar a Eficiência no Trabalho

Embora os empregadores procurem muitas qualidades num empregado, é difícil olhar para além de alguém que não só é trabalhador e produtivo, mas também eficiente no que faz.

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Mas levanta-se a questão – se a sua eficiência está atrasada e você está procurando aumentá-la, o que você faz?

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Comece por quebrar as causas de raiz da sua ineficiência e baixa produtividade. Considere, por exemplo, coisas como:

• Os seus hábitos organizacionais pessoais
• Os canais de comunicação que emprega
• O conjunto de ferramentas à sua disposição
• Distracções a mais
• Burnout ou demasiado tempo no escritório

Enquanto leva tempo a fazer progressos sérios, há coisas que você pode fazer hoje para melhorar a eficiência do trabalho e, como resultado, mostrar à sua empresa que você é uma parte valiosa da equipe.

Se você está pronto para finalmente melhorar sua eficiência no trabalho, confira estes passos abaixo!

1. Implementar uma lista de tarefas

Independentemente da sua área, posição ou local de trabalho, o fato é que o seu dia está cheio de tarefas. Quais você vai completar primeiro? Quais são as mais importantes? Como você permanecerá no horário ao longo do dia?

Se você não tiver uma lista de tarefas, você pode se encontrar priorizando as tarefas erradas ou negligenciando aquelas que requerem sua atenção imediata. Como resultado, a sua eficiência no trabalho diminui e a sua produtividade cai do mapa.

Por sorte, é fácil criar uma lista de afazeres. Você pode fazer isso da maneira antiga, colocando caneta no papel, mapeando sua lista de tarefas e verificando os itens. Ou você pode integrar tecnologia no processo, aproveitando um dos muitos aplicativos criados para mantê-lo no caminho certo.

E sem dúvida um dos melhores jogadores é Todoist. Na verdade, ele foi selecionado como uma escolha de editor do PCMag, escrevendo:

“Se você está procurando o melhor aplicativo de lista de afazeres, que funciona em todos os seus dispositivos, tem ótimos recursos para monitorar sua produtividade, e permite que você geek fora em organizar tudo que você tem que fazer, Todoist é para você.”

2. melhorar a comunicação

Os dias de trabalho estão cheios de potenciais perdas de tempo – espaços de trabalho desordenados, reuniões improdutivas e mídias sociais, só para citar alguns. A comunicação com colegas de trabalho, clientes e prospects, contudo, não deve ser uma delas.

A comunicação eficaz é fundamental para a produtividade do local de trabalho. Mas melhorar a comunicação não vai acontecer da noite para o dia. Nem acontecerá por si só.

Primeiro ponto – defina o que é e o que não está a funcionar em relação à forma como a sua equipa comunica. Você está perdendo horas em reuniões com colegas de trabalho presenciais? Você está gastando muito tempo em teleconferências quando uma rápida mensagem instantânea ou até mesmo um e-mail pode fazer a mesma coisa?

De qualquer forma, você precisa implementar um sistema para consertar o que está quebrado. Isso pode significar um seminário ou formação de equipe centrada na comunicação em equipe. Ou pode significar apenas implementar o software de comunicação em equipe certo.

Neste último ponto, considere o envio de mensagens instantâneas empresariais. Os mensageiros instantâneos empresariais apresentam uma variedade de canais, o que significa que, logo de cara, existe um meio que se adequa a qualquer tipo de comunicação no local de trabalho.

As salas de chat e conversas de texto são perfeitas para conversas de fluxo livre ou contínuas, sim, não, ou respostas curtas a perguntas, ou organizar espaços de discussão por projeto, equipe, departamento ou até mesmo localização.

Bate-papo de voz e vídeo, por outro lado, são ideais para casos em que você precisa replicar uma conexão mais pessoal, mas a comunicação presencial é impraticável ou impossível.

Email e comunicação presencial ainda têm o seu lugar. Por exemplo, se não for urgente ou se você precisar copiar vários destinatários – envie um e-mail. Se você tem notícias grandes ou transformadoras para compartilhar, então considere uma reunião presencial.

Dependente da natureza da comunicação, alguns canais apenas fazem mais sentido do que outros. Mas cabe a você ter a tecnologia à sua disposição para fazer essa determinação.

3. Reduza o Multitarefa

Dê uma tentativa de tarefa única! Pesquisas mostram que o multitarefa reduz a eficiência e a produtividade. Alternar entre tarefas e abas leva a um tempo de atraso enquanto o cérebro transita entre informações, custando até 40% do tempo produtivo.

Mas sejamos realistas: no local de trabalho sempre dinâmico de hoje, você não pode evitá-lo completamente. Por isso, cabe a você ser mais inteligente e engenhoso sobre como realizar múltiplas tarefas.

Para maximizar seu fluxo de trabalho online, limite o número de abas abertas na janela do seu navegador. Cada aba aberta é uma distração evitável. Além disso, as abas abertas não só tornam mais difícil para você encontrar informações, mas também afetam negativamente a RAM do seu dispositivo ao consumir mais memória de trabalho. No final, tanto você como o seu dispositivo têm um lapso de eficiência.

Consulte também como você trabalha com a sua equipe. As plataformas tudo-em-um de comunicação e colaboração permitem a comunicação em tempo real, ao mesmo tempo em que facilitam um trabalho de equipe significativo dentro de uma plataforma unificada.

Ferramentas de acoplamento como um quadro branco virtual, captura de tela instantânea, desktop remoto e transferência de arquivos de tamanho ilimitado, com comunicação em tempo real:

• Menos alternância entre funcionalidades de IM de colaboração, plataformas restritivas de partilha de ficheiros e aplicações de chat não seguras
• Setecção e concentração em tarefas e colaboração
• Uma probabilidade reduzida de os dados caírem nas mãos erradas
• Eficiência e produtividade aumentadas

Embora você não consiga evitar completamente a multitarefa, você pode ser mais inteligente na forma como se aproxima dela.

4. Maximize o tempo de paragem

Muito da mesma forma que o multitarefa está aqui para ficar, assim como a sua carga de tarefas. Mas não há muito tempo num dia. E o seu cérebro tem ainda menos tempo e capacidade produtiva. Então você tem que identificar maneiras de trabalhar mais inteligentes.

• • Trabalhar em movimento – Os tempos de trabalho em movimento estão crescendo. Mas em vez de rolar seu feed de notícias, use esse tempo para gerenciar a lista de afazeres do dia, responder a mensagens instantâneas e e-mails, ou brainstorming. Hoje, os aplicativos de comunicação da equipe móvel não só mantêm você em contato com sua equipe, mas garantem que a colaboração aconteça onde quer que você esteja.

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• Trabalhe em intervalos – Quer sejam sprints de 25 minutos ou intervalos de 90 minutos, aponte seu foco para uma única tarefa ou trabalho sem distrações ou interrupções por um curto período de tempo. Depois faça um intervalo designado para recarregar. Não encha uma semana de tarefas em um dia e depois tente completar tudo sem intervalos.
• Trabalhe por conta própria – Quando tiver um tempo parado no trabalho, gaste-o na sua saúde e bem-estar. Faça uma pausa nas telas e dispositivos e considere ler um livro ou fazer algumas atividades cerebrais, exercícios físicos ou ioga, por exemplo.

5. Mantenha Distrações no Exterior

Smartphones, redes sociais, espaços de trabalho desorganizados e excesso de ligação podem destruir a sua eficiência mais rapidamente do que a próxima notificação. Mas embora as distrações sejam praticamente inevitáveis hoje em dia, existem passos que você pode tomar para reduzi-las.

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1. Mitigar as interrupções. Como a maioria dos trabalhadores dos EUA não consegue resistir às redes sociais, coloque o seu smartphone fora da vista. Desligue as notificações. Considere excluir aplicativos de mídias sociais durante a semana de trabalho. Remova os links do navegador para e saia das contas de mídia social.
2. Preste atenção ao seu ambiente de trabalho. Organize o seu espaço de trabalho. Tenha todas as suas coisas essenciais à mão. Use sua lista de afazeres para estruturar seu dia. E se você estiver trabalhando em casa, considere cuidadosamente tudo, desde sua decoração até seu guarda-roupa e lista de reprodução.
3. Desconecte de vez em quando. A maior conectividade e transparência da comunicação em tempo real tem sido uma mudança de jogo para a eficiência do local de trabalho. Mas às vezes você só precisa fazer o trabalho. Quando esse for o caso, desconecte seus dispositivos e faça o que for necessário para fazer.
4. Não seja uma distração. A maioria das conversas pode esperar. Preste atenção aos sinais visuais e virtuais dos seus colegas – fones de ouvido, foco intenso ou status do usuário, por exemplo. Só porque você pode se encontrar pessoalmente ou conversar não significa que você deve.

Considere estas perguntas

Agora que você tem alguns métodos tangíveis para aumentar a eficiência do trabalho, é hora de dar um passo na direção certa.

Como a maioria das coisas, melhorar a eficiência e a produtividade é um processo, e um processo que requer algum auto-exame, uma estratégia, compromisso e tempo.

Considere estas cinco perguntas:

• Deixe você identificar o porquê da falta de um alto nível de eficiência?
• Você tem um sistema em funcionamento não apenas para implementar os cinco passos acima, mas para ficar com eles por muito tempo?
• Como irá assegurar que a tecnologia aumenta a eficiência do seu local de trabalho, em vez de adicionar mais distracção?
• Recrutaria a ajuda de um colega de trabalho ou supervisor para melhor o ajudar a atingir os seus objectivos?
• Que medidas irá implementar para monitorizar o progresso?

Embora nem sempre seja fácil responder, estas perguntas são cruciais para dar uma idéia de onde você está no momento, começando com o pé direito e, o que é importante, mantendo-se no caminho certo.

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O Wrap-up

Todos querem melhorar a eficiência do seu trabalho, mas transformar isso em realidade é muitas vezes mais fácil dizer do que fazer.

Mas tentar e falhar no passado não é motivo para desistir agora! Colocando em ação os cinco passos acima, e depois considerando cuidadosamente algumas perguntas para guiá-lo pelo caminho, você achará mais fácil do que nunca alcançar um nível maior de eficiência e produtividade em seu trabalho.

Você tem alguma dica para melhorar a eficiência no trabalho? Que outros passos você adicionaria a esta lista? Partilhe connosco os seus pensamentos, conselhos e orientações!