Omzetbelasting: The Ultimate Guide for Small Business Owners

Verkoopbelasting is een van de vele soorten belastingen voor kleine ondernemingen die ondernemers moeten betalen. Vijfenveertig staten en Washington D.C. hebben allemaal een omzetbelasting. Staten gebruiken dit geld om begrotingsposten te betalen, zoals scholen, wegen en openbare veiligheid.

Bedrijven die een product of een belastbare dienst verkopen, moeten omzetbelasting van hun klanten innen. De processen van het berekenen van de juiste omzetbelastingtarieven, het innen van de betaling, het indienen van omzetbelastingaangiften en het betalen van de belasting kunnen zeer tijdrovend zijn, vooral voor ondernemers die voor het eerst zaken doen. Dit is met name het geval als u meerdere soorten producten verkoopt of in meerdere staten actief bent.

Om u te helpen de zaken op een rijtje te zetten, zullen we de stappen behandelen die komen kijken bij het innen, rapporteren en betalen van omzetbelasting. We beginnen met u te helpen erachter te komen of uw product of dienst onderworpen is aan omzetbelasting. Na het lezen van dit gedeelte zou u zich veel zekerder moeten voelen bij het rapporteren en betalen van uw omzetbelasting.

Het innen, rapporteren en betalen van omzetbelasting

Stap 1: Bepaal of uw product of dienst is onderworpen aan omzetbelasting.

De wetten van staten verschillen behoorlijk in termen van welke producten en diensten onderworpen zijn aan omzetbelasting. Als u alleen verkoopt in Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire of Oregon, hoeft u geen omzetbelasting te betalen, hoewel Alaska en Montana toestaan dat gemeenten omzetbelasting heffen.

Over het algemeen zijn detailhandelsartikelen zoals handtassen en kleding onderhevig aan omzetbelasting. Medicijnen op recept en voedingsmiddelen zijn meestal vrijgesteld van omzetbelasting, hoewel de regels van staat tot staat verschillen. De zaken worden ingewikkelder als u artikelen online of digitale artikelen verkoopt.

Als u een belastbaar product of een belastbare dienst verkoopt, moet u omzetbelasting betalen in elke staat waar uw bedrijf een “fiscale nexus” heeft. U kunt bijvoorbeeld een nexus vaststellen door een fysieke winkel in de staat te exploiteren, een of meer personen in een staat in dienst te hebben, of een bepaald verkoopvolume in een staat te overschrijden.

Omzetbelasting voor online verkopers

Veel online verkopers moeten omzetbelasting betalen in de nasleep van een beslissing van het Hooggerechtshof van 2018, South Dakota vs. Wayfair. In deze zaak besloot het Hooggerechtshof dat staten online verkopers kunnen verplichten om omzetbelasting te heffen en te innen – zelfs als de verkoper geen winkel of andere fysieke aanwezigheid in de staat heeft.

Na Wayfair vereisen 24 staten e-commerceverkopers om omzetbelasting te innen en te betalen. Gelukkig verlenen de meeste van deze staten vrijstelling aan online verkopers die minder dan 200 internettransacties of $ 100.000 aan omzet per jaar verwerken.

Omzetbelasting voor digitale producten

De wetgeving inzake omzetbelasting heeft zich moeten ontwikkelen naarmate internetstreaming populairder wordt en meer en meer mensen media en televisie online consumeren. De meeste staten belasten nu digitale downloads. Hieronder vallen zaken als downloadbare boeken, e-cursussen en digitale muziekbestanden.

Omzetbelasting voor diensten

Van oudsher waren alleen tastbare producten onderworpen aan omzetbelasting. Veel staten belasten nu echter diensten om hun belastingkas te spekken. In het algemeen zijn professionele diensten zoals medische en juridische diensten vrijgesteld. Persoonlijke diensten zoals kapsalons, huisdierverzorging en gazononderhoud zijn doorgaans onderworpen aan omzetbelasting.

Als u niet zeker weet of uw product of dienst belastbaar is, is het een goed idee om contact op te nemen met de belastingdienst of het ministerie van Financiën van uw staat.

Stap 2: Registreer u voor een omzetbelastingvergunning.

Voordat u omzetbelasting kunt innen, moet u zich registreren voor een omzetbelastingvergunning in elke staat waar u een belastbare nexus hebt. Als u in meerdere staten zaken doet, moet u zich in elk van die staten laten registreren. In de meeste gevallen kan dit gratis worden gedaan op de website van het Ministerie van Financiën van elke staat. Voor de registratie hebt u basisgegevens nodig, zoals uw werkgeversidentificatienummer en adres. Aan het eind ontvangt u een omzetbelasting-ID die u moet gebruiken bij het rapporteren van uw omzetbelasting.

Stap 3: Bereken het omzetbelastingtarief.

Het omzetbelastingtarief dat uw bedrijf in rekening moet brengen, hangt in eerste instantie af van waar u verkoopt. Als u in meerdere staten verkoopt, moet u de belasting in elk van die staten berekenen en innen.

De meeste staten hebben een bestemmingsgerichte omzetbelasting. Dit betekent dat de verkoop wordt geacht plaats te vinden waar de koper het product gebruikt. Stel bijvoorbeeld dat u een winkel hebt die in New York is gevestigd, maar u verzendt een artikel naar een klant die in New Jersey woont. U moet de omzetbelasting van New Jersey berekenen en aan de klant in rekening brengen (naast de eventuele plaatselijke omzetbelasting). U moet ook een aangifte omzetbelasting van New Jersey indienen.

Een handvol staten is een op de oorsprong gebaseerde omzetbelastingstaat, wat betekent dat de verkoop wordt geacht plaats te vinden in de staat van oorsprong, zelfs als u het artikel ergens anders verzendt. Californië heeft een hybride op oorsprong en bestemming gebaseerde omzetbelastingwet.

Stap 4: Verzamel de omzetbelasting op uw verkooppunt of kassa.

Om de berekening van omzetbelasting eenvoudiger te maken, probeert u verkooppuntsoftware zoals Square. Dankzij de integratie van Square met TaxJar hoeft u alleen maar de locaties in te voeren waar u verkoopt, en de app berekent de juiste staats- en lokale omzetbelastingtarieven.

Of u nu kiest voor een POS of uw eigen berekeningen maakt, u moet het bedrag van de omzetbelasting afzonderlijk van de aankoopprijs van het artikel weergeven. Square is zo ingesteld dat de omzetbelasting op een aparte regel in de kassabon wordt weergegeven.

Schrijf u gratis in voor Square

Stap 5: Aangifte omzetbelasting en betaling naar de staat sturen.

De laatste stap is het indienen van uw aangifte omzetbelasting bij de staat, samen met de feitelijke betalingen die u van klanten hebt geïnd. Als u boekhoudsoftware zoals QuickBooks gebruikt, kunt u deze zo instellen dat de omzetbelastingbetalingen automatisch op een aparte rekening worden geboekt.

De uiterste data voor het indienen van de omzetbelasting variëren sterk, afhankelijk van de staat waarin u transacties verricht. De uiterste datum valt meestal op de 20e of 25e dag na afloop van de aangifteperiode. In sommige staten moet u elke maand omzetbelasting rapporteren en betalen, terwijl andere staten een driemaandelijks of jaarlijks ritme hanteren. Vaak is het rapportage- en betalingsschema frequenter voor verkopers met een groter volume. Gelukkig is het in de meeste staten mogelijk om uw belastingen online te melden en te betalen.

Zelfs als u geen transacties hebt tijdens de rapportageperiode, moet u nog steeds een aangifte omzetbelasting indienen in elke staat waar u een belastingvergunning hebt. Als u dit niet doet, kan dit leiden tot een boete of zelfs intrekking van uw vergunning voor de omzetbelasting.

Ontdek de deadlines van uw staat en houd u daaraan. Ongeveer de helft van de staten met een omzetbelasting laat u een klein deel van de geïnde omzetbelasting houden als u op tijd betaalt. Dit bedrag is over het algemeen slechts 1%-2% van de geïnde omzetbelasting, maar het is gratis geld!

Als u geen deadlines wilt onthouden, kunt u overwegen om u in te schrijven voor een geautomatiseerde belastingaangiftedienst, zoals AutoFile van TaxJar. Zij dienen uw omzetbelastingaangiften op tijd voor u in tegen een maandelijks abonnementsgeld.

Sales Tax Myths and Misconceptions Explained

Nu u de basisbeginselen kent van het innen, berekenen en rapporteren van omzetbelasting, moet u zich niet laten misleiden door deze mythen.

mythe #1: De belastingdienst zal me controleren als ik de omzetbelasting niet correct inwin.

Veel eigenaren van kleine ondernemingen denken dat hun bedrijf een controle van de belastingdienst te wachten staat als ze de omzetbelasting niet correct innen. In feite heeft de IRS niets te maken met omzetbelasting! De IRS is onze nationale belastingdienst, maar de omzetbelasting wordt op deelstaatniveau geregeld. Er is geen nationale omzetbelasting in de V.S.

In plaats van in conflict te komen met de IRS, moet u, als u vragen of problemen hebt met de omzetbelasting, contact opnemen met de belastingdienst van de staat. Deze autoriteit wordt over het algemeen het State Department of Revenue genoemd, maar het kan ook andere namen hebben. De belastingdienst van Californië heet bijvoorbeeld het California Department of Tax and Fee Administration.

mythe #2: ik verkoop alleen online, dus ik hoef geen omzetbelasting te innen.

Internetverkoop is vergelijkbaar met andere soorten producten na de zaak Wayfair van het Hooggerechtshof. Als u belastbare artikelen verkoopt en “sales tax nexus” hebt in een staat (meer over dat concept hieronder), dan bent u verplicht om omzetbelasting te innen van uw kopers – ongeacht of u de verkoop face-to-face of online hebt gedaan. Dat gezegd hebbende, eisen de meeste staten dat online verkopers alleen omzetbelasting betalen als ze meer dan een bepaald aantal transacties of omzet doen.

Voordat u begint met het innen van omzetbelasting, moet u zich registreren voor een omzetbelastingvergunning bij het ministerie van Financiën van uw staat.

Mythe #3: Ik hoef alleen omzetbelasting te innen van kopers in mijn thuisstaat.

Dit is een van die mythen die waar kunnen zijn, maar er is vaak meer aan de hand. Lang verhaal kort, in de VS, online verkopers zijn alleen verplicht om omzetbelasting te innen in staten waar ze een sales tax nexus hebben. “Nexus” betekent een significante band met een staat.

Je hebt altijd nexus in je thuisstaat – zelfs als je alleen maar vanuit je keukentafel werkt – maar andere veel voorkomende zakelijke activiteiten kunnen je nexus geven in andere staten. Deze activiteiten omvatten het hebben van een werknemer, fysieke locatie, verkoper, installateur of aannemer in een bepaalde staat, of zelfs alleen het opslaan van inventaris in een staat. U kunt hier meer lezen over de definitie van nexus.

Mythe #4: Als ik geen omzetbelasting heb geïnd, hoef ik geen aangifte omzetbelasting in te dienen.

Dit is nog zo’n mythe die u uiteindelijk geld kan gaan kosten. Als u houder bent van een vergunning voor de omzetbelasting in een staat, dan moet u altijd een aangifte omzetbelasting indienen op de vervaldag. Zelfs als u geen cent omzetbelasting hebt geïnd.

Staten gebruiken uw omzetbelastingaangifte om te bepalen of u nog in zaken bent. Als u geen omzetbelastingaangifte indient, hebben de meeste staten een of andere vorm van boete. Sommige staten kunnen u een boete van maximaal $ 50 opleggen, terwijl andere staten uw omzetbelastinglicentie kunnen annuleren als u doorgaat met het missen van deadlines.

Mythe 5: Ik moet omzetbelasting heffen op alles wat ik verkoop.

In een perfecte wereld zou omzetbelasting eenvoudig zijn. Maar in veel staten zijn sommige artikelen die als “noodzakelijk” worden beschouwd – zoals kruidenierswaren, kleding en zelfs studieboeken – niet belastbaar of worden ze tegen een ander tarief belast. Boodschappen zijn bijvoorbeeld belastingvrij in Kentucky, maar worden in Illinois belast tegen een verlaagd tarief van 1%. Kleding is belastingvrij in Pennsylvania maar wordt belast tegen het normale tarief in Arkansas. Zorg ervoor dat u het juiste tarief van de omzetbelasting voor uw product of dienst in rekening brengt. Uw verkooppuntsoftware of een geautomatiseerde dienst voor de aangifte van omzetbelasting kunnen u hierbij helpen (als u vragen hebt over wat belastbaar is en wat niet, kunt u altijd contact opnemen met het ministerie van Financiën van uw staat.)

Sales Taxes Demystified

Het berekenen, innen en rapporteren van omzetbelasting kan lastig zijn, maar uiteindelijk gaat de omzetbelasting naar een goed doel. Met deze belastingen worden staats- en lokale begrotingen gefinancierd en worden scholen, wegen, brandpreventie en andere belangrijke zaken betaald.

Software voor verkooppunten, zoals Square, en diensten voor het indienen van verkoopbelastingen kunnen een aantal hoofdbrekens wegnemen bij het innen en rapporteren van verkoopbelastingen. En als u eenmaal een paar jaar zaken doet, wordt het rapporteren van omzetbelasting een tweede natuur.