50 Beste Uitnodigingsbrieven (voor Visum & Algemeen)

Iedereen zou bekend moeten zijn met uitnodigingsbrieven. Op een bepaald moment in ons leven hebben we uitnodigingen ontvangen, ontelbare zeker, en elk daarvan heeft betrekking op een bepaalde gebeurtenis waarbij onze aanwezigheid zeer op prijs wordt gesteld. Een typisch voorbeeld van een uitnodigingsbrief bevat informatie over de gastheer, de tijd, de datum en de plaats van de gebeurtenis. Ook wordt aangegeven hoe men op de uitnodiging zou ingaan.

Uitnodigingsbrieven

Wat is een uitnodigingsbrief?

Normaal gezien is een uitnodigingsbrief een document waarin een persoon, een groep personen of een organisatie wordt verzocht om aan een evenement deel te nemen. Afhankelijk van de gelegenheid kan de brief informeel of formeel zijn. Je kunt hem op de ouderwetse manier afdrukken of via e-mail versturen. Deze brieven zijn er in twee soorten:

• Uitnodigingsbrief voor visum
  Deze brief is voor een persoon die in het ene land woont en wordt uitgenodigd voor een bezoek in een ander land. Het formaat van deze mededeling verschilt van de gebruikelijke uitnodigingsbrieven voor sociale functies. Wanneer u iemand uitnodigt in uw land, moet u de brief zo opmaken dat de gast deze kan gebruiken voor een visumaanvraag.
• Uitnodigingsbrieven voor evenementen
  Er zijn twee soorten uitnodigingsbrieven voor evenementen, namelijk:
  een brief aan de personen die een speciale rol zullen hebben in een evenement
  een brief aan de personen om een evenement bij te wonen

Invitation Letters For Visa

Structureer uw uitnodigingsbrief

Het schrijven van een goed opgestelde, formele uitnodigingsbrief kan veel tijd in beslag nemen, vooral als u niet weet waar en hoe u moet beginnen. Om het schrijven te vergemakkelijken, zijn hier enkele tips die u kunnen helpen. Eerst moet u de antwoorden op de volgende vragen bepalen:

• Wie?
  Dit verwijst naar degenen die u zult uitnodigen voor het evenement. Kunnen deze genodigden ook anderen uitnodigen?
• Wat en Waarom?
  Deze verwijzen naar de reden of het doel van de bijeenkomst. Er kunnen verschillende redenen zijn voor de uitnodiging.
• Waar?
  Dit verwijst naar de plaats van het evenement. Is de locatie geschikt en moet de plaats worden gereserveerd?
• Wanneer?
  Dit heeft betrekking op de datum en het tijdstip van de gebeurtenis. U kunt het tijdstip van tevoren vastleggen, of u kunt het later bespreken.

Nadat u de antwoorden op deze vragen hebt bepaald, kunt u beginnen met het schrijven van uw voorbeelduitnodigingsbrief:

• Onderwerp
  Een belangrijke factor om over na te denken wanneer u een uitnodigingsbrief voor zakelijke bijeenkomsten schrijft, is de onderwerpregel. In de meeste gevallen is het voor de ontvanger een doorslaggevende factor of hij uw brief zal openen. Een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat uw brief in aanmerking wordt genomen, is door de voornaam van het onderwerp op te nemen.
• Opening
  De openingszin van uw brief is het eerste wat de ontvanger te zien krijgt wanneer hij uw document opent. U hebt een regel nodig die de aandacht van de lezer trekt en hem aanspoort door te gaan naar de volgende regels. Vergeet niet dat de eerste indruk belangrijk is.
  Een goede opening bepaalt ook de stijl en toon van de hele brief. U kunt de openingszin baseren op uw eerdere relatie met de lezer. Of de toon van uw brief formeel en streng zal zijn of wat meer casual, zal afhangen van hoe vertrouwd u bent met de lezer.
• Reden
  Vernoem in uw brief de reden van de uitnodiging. Zo heeft de lezer voldoende tijd om zich voor te bereiden. Als de vergadering een agenda heeft, voeg die dan bij uw brief. U hoeft geen zeer gedetailleerde beschrijving van de bijeenkomst te schrijven. Dit kan de lezer overweldigen en bijgevolg zijn interesse verliezen. Een goede suggestie is om de gespreksonderwerpen in de vorm van opsommingstekens te vermelden.
• Details
  Integreer de details van de setting in uw uitnodiging. Vermeld de plaats en het tijdstip van het evenement. Zo bent u er zeker van dat de ontvanger aanwezig zal zijn zoals gepland. Maar soms, als u geen plannen hebt, kunt u uw genodigden het beste laten kiezen door hen de optie te geven “wat voor hen het beste werkt.”
  Dit zal zeker iets in hun voordeel zijn, want het geeft hen de optie om te beslissen waar en wanneer. Misschien krijg je zelfs een snellere reactie. Voor afspraken met uw baas of hoger personeel, kunt u een kalender toevoegen en hen de optie geven om de datum te kiezen.
• RSVP verzoek
  Er zijn veel gevallen waarin iemand een uitnodigingsbrief ontvangt voor een evenement, en de gastheer er later achter komt dat hij niet van plan was om aanwezig te zijn. Dit kan zeer frustrerend en duur zijn. Maar u kunt dit soort situaties gemakkelijk voorkomen door het verzoek om te reageren op een uitnodiging aan de brief toe te voegen.
• Afsluiting
  Gebruik slotopmerkingen die de genodigde zullen aanmoedigen om op uw uitnodiging te reageren. Probeer in plaats van de al te bekende zinnen voor uw afsluiting meer bemoedigende zinnen te gebruiken. Zo maakt u meer kans op een reactie op uw brief met deze zin. Vergeet ook niet je handtekening of e-mailhandtekening in je slotzin op te nemen. Door er een te gebruiken krijgt de brief iets meer diepgang.

Voorbeeld Uitnodigingsbrieven

Hoe kan ik een uitnodigingsbrief schrijven voor een visum voor de VS?

Een uitnodigingsbrief voor een visum is een document dat wordt opgesteld door een legaal ingezetene of burger van een bepaald land en waarin wordt bevestigd dat hij bereid is een persoon uit een ander land in zijn verblijfplaats op te nemen. De genodigde kan een vriend van de familie of een familielid zijn die voor de gehele duur van het verblijf bij de gastheer zal wonen.

Bedenk echter dat zelfs een formele uitnodigingsbrief geen garantie is dat de aanvrager een visum zal krijgen.

Er zijn nog andere visumvereisten waaraan moet worden voldaan, zoals de middelen van bestaan, bewijs dat er sterke banden tussen de twee landen bestaan, bewijs dat het afgegeven visum naar behoren zal worden gebruikt. De aanvrager zal ook de gebruikelijke aanvraagprocedure doorlopen alvorens een visum te ontvangen.

Voor de afgifte van een Amerikaans toeristenvisum zal de aanvrager een uitnodigingsbrief voor de visumaanvraag indienen. Maar zoals eerder gezegd, is de uitnodiging geen garantie voor de afgifte van een visum en het overleggen hiervan is geen vereiste, maar wel aan te raden. De gastheer zal aan enkele specifieke eisen moeten voldoen om de uitnodigingsbrief geldig te maken:

• Moet een wettig permanent ingezetene zijn of een staatsburger van de VS
• De aanvrager moet een familielid, verwant, vriend, vriend of vriendin
• Moet een plaats in het land hebben die is geregistreerd
• Moet voldoende ruimte hebben om de aanvrager te huisvesten

Het samenstellen van een uitnodigingsbrief voor visumdoeleinden kan intimiderend aanvoelen voor zowel gastheer als gast, maar het proces van het samenstellen van een brief is niet zo moeilijk. Richt de brief aan een consulair ambtenaar, een ambtenaar van de ambassade of aan de aanvrager zelf. De aanvrager moet uiterst nauwgezet zijn en in het document alle nodige informatie verstrekken, zoals:

• De volledige naam van de gastheer
• De geboortedatum van de gastheer
• Het adres en contactnummer van de gastheer in de us
• Het beroep van de gastheer
• De status van de gastheer in de vs
• Een kopie van een document dat de status van de gastheer in de vs aantoont
• De handtekening van de gastheer
• De volledige naam van de aanvrager
• De geboortedatum van de aanvrager
• Het adres en contactnummer van de aanvrager
• De relatie van de aanvrager tot de gastheer
• De reden voor de reis van de aanvrager
• Specifieke data die aangeven hoe lang de aanvrager van plan is in de vs te blijven
• Specifieke details betreffende de verblijfskosten en accommodatie van de aanvrager

Als u de uitnodigingsbrief aan de aanvrager richt, hoeft de toon van de brief niet al te formeel te zijn. Hiermee geeft u aan dat de sollicitant en de gastheer een hechte of vriendschappelijke relatie hebben.

Formele uitnodigingsbrieven

Moet een uitnodigingsbrief notarieel worden vastgelegd?

Er is ook nog de kwestie van het notarieel vastleggen. Veel mensen vragen of het nodig is sponsor- of uitnodigingsbrieven notarieel te laten vastleggen. Velen zeggen dat zij hun brieven niet hebben laten notariëren, terwijl anderen zeggen van wel. Er is geen specifiek antwoord op deze vraag. Sommige landen verwachten echter dat u de brieven notarieel laat vastleggen.

Het beste wat u kunt doen is de vereisten van het Visumbureau doornemen dat de aanvraag van uw gast zal behandelen. Als u bijvoorbeeld uw oom uit Peking uitnodigt om u in New York te bezoeken, dan moet u op zoek naar het visumkantoor van de VS in China. Van daaruit kunt u de vereisten bekijken. Houd er ook rekening mee dat de vereisten af en toe kunnen veranderen. Het is daarom een goed idee om deze vereisten elke keer dat u een uitnodigingsbrief opstelt te bekijken.

Als u de site heeft gevonden, ga dan naar de Visa pagina van de site en zoek naar de vereisten bij het aanvragen van een Visum. Over het algemeen hebt u voor het aanvragen van een visum een checklist nodig. Aan de hand van deze lijst kunt u nagaan welke documenten notarieel moeten worden vastgelegd. Dit kan zelfs uw uitnodigingsbrief omvatten. Maar het beste advies hier is om al uw documenten notarieel te laten vastleggen, omdat daarmee de echtheid van de documenten wordt aangetoond.