Tasse sulle vendite: The Ultimate Guide for Small Business Owners

L’imposta sulle vendite è uno dei molti tipi di tasse per le piccole imprese che gli imprenditori sono responsabili di pagare. Quarantacinque stati e Washington D.C. hanno tutti un’imposta sulle vendite. Gli stati usano questo denaro per pagare voci di bilancio come scuole, strade e sicurezza pubblica.

Le imprese che vendono un prodotto o un servizio tassabile devono raccogliere l’imposta sulle vendite dai loro clienti. I processi di calcolo delle corrette aliquote dell’imposta sulle vendite, la raccolta dei pagamenti, la presentazione delle dichiarazioni dell’imposta sulle vendite e il pagamento dell’imposta possono richiedere molto tempo, in particolare per chi è alle prime armi. Questo è particolarmente vero se si vendono più tipi di prodotti o si opera in più stati.

Per aiutarvi a sistemare le cose, copriremo i passi coinvolti nella raccolta, segnalazione e pagamento dell’imposta sulle vendite. Inizieremo aiutandovi a capire se il vostro prodotto o servizio è soggetto all’imposta sulle vendite. Dopo aver letto questo, dovresti sentirti molto più sicuro nel segnalare e pagare le tue imposte sulle vendite.

Raccogliere, segnalare e pagare l’imposta sulle vendite

Passo 1: Determinare se il tuo prodotto o servizio è soggetto all’imposta sulle vendite.

Le leggi statali variano in modo significativo in termini di quali prodotti e servizi sono soggetti alle imposte sulle vendite. Se vendi solo in Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire, o Oregon, allora non devi pagare le tasse in tutto lo stato, anche se Alaska e Montana permettono alle località di applicare l’imposta sulle vendite.

Generalmente, gli articoli al dettaglio come borse e vestiti sono soggetti alle tasse sulle vendite. I farmaci da prescrizione e gli articoli alimentari di solito sono esenti dalle imposte sulle vendite, anche se le regole variano da stato a stato. Le cose diventano più complicate se si vendono articoli online o digitali.

Se si vende un prodotto o servizio tassabile, è necessario pagare l’imposta sulle vendite in qualsiasi stato in cui la vostra attività ha un “nexus fiscale”. Per esempio, è possibile stabilire un nesso operando un negozio fisico nello stato, impiegando uno o più individui in uno stato, o superando un particolare volume di vendite in uno stato.

Tasse sulle vendite per i venditori online

Molti venditori online devono pagare l’imposta sulle vendite sulla scia di una decisione della Corte Suprema del 2018, South Dakota contro Wayfair. In questo caso, la Corte Suprema ha deciso che gli stati possono richiedere ai venditori online di addebitare e raccogliere l’imposta sulle vendite, anche se il venditore non ha un negozio o un’altra presenza fisica nello stato.

Dopo Wayfair, 24 stati richiedono ai venditori di e-commerce di raccogliere e pagare l’imposta sulle vendite. Fortunatamente, la maggior parte di questi stati esenta i venditori online che elaborano meno di 200 transazioni internet o 100.000 dollari di vendite ogni anno.

Tasse sulle vendite per i prodotti digitali

Le leggi sull’imposta sulle vendite si sono dovute evolvere man mano che lo streaming internet diventa più popolare e sempre più persone consumano media e televisione online. La maggior parte degli stati ora tassa i download digitali. Questi includono articoli come libri scaricabili, corsi elettronici e file musicali digitali.

Tasse sulle vendite per i servizi

Tradizionalmente, solo i prodotti materiali erano soggetti all’imposta sulle vendite. Tuttavia, molti stati ora tassano i servizi per riempire le loro casse fiscali. Generalmente, i servizi professionali come i servizi medici e legali sono esenti. I servizi personali come i saloni di parrucchiere, la toelettatura degli animali e la cura del prato sono tipicamente soggetti all’imposta sulle vendite.

Se siete confusi sul fatto che il vostro prodotto o servizio sia tassabile, è una buona idea contattare l’agenzia fiscale del vostro stato o il dipartimento delle entrate.

Passo 2: Registrarsi per un permesso di imposta sulle vendite.

Prima di poter raccogliere l’imposta sulle vendite, è necessario registrarsi per un permesso di imposta sulle vendite in ogni stato dove si ha un nesso tassabile. Se fate affari in più stati, dovrete registrarvi in ognuno di questi stati. Nella maggior parte dei casi, questo può essere fatto gratuitamente sul sito web del dipartimento delle entrate di ogni stato. Avrai bisogno di informazioni commerciali di base, come il tuo numero di identificazione del datore di lavoro e l’indirizzo dell’azienda, per registrarti. Alla fine, riceverai un ID per l’imposta sulle vendite che dovrai usare quando riporti l’imposta sulle vendite.

Step 3: Calcolare l’aliquota dell’imposta sulle vendite.

All’inizio, l’aliquota dell’imposta sulle vendite che la tua azienda deve applicare dipende da dove vendi. Se vendi in più stati, dovrai calcolare e raccogliere l’imposta in ciascuno di questi stati.

La maggior parte degli stati ha un’imposta sulle vendite basata sulla destinazione. Questo significa che la vendita è considerata come effettuata ovunque l’acquirente utilizzi il prodotto. Per esempio, diciamo che avete un negozio con sede a New York, ma spedite un articolo a un cliente che vive nel New Jersey. Dovete calcolare e far pagare al cliente l’imposta sulle vendite del New Jersey (oltre a qualsiasi imposta locale sulle vendite). Dovrebbe anche presentare una dichiarazione dell’imposta sulle vendite del New Jersey.

Una manciata di stati sono stati basati sull’origine dell’imposta sulle vendite, il che significa che la vendita è considerata come avvenuta nello stato di origine, anche se spedisce l’articolo da qualche altra parte. La California ha una legge ibrida sull’imposta sulle vendite basata sull’origine e sulla destinazione.

Passo 4: Raccogliete l’imposta sulle vendite nel vostro punto vendita o carrello di checkout.

Per facilitare il calcolo dell’imposta sulle vendite, provate un software per punti vendita come Square. Grazie all’integrazione di Square con TaxJar, tutto quello che devi fare è inserire i luoghi in cui vendi, e l’applicazione calcolerà le corrette aliquote statali e locali dell’imposta sulle vendite.

Sia che tu scelga di usare un POS o di fare i tuoi calcoli, dovrai mostrare l’importo dell’imposta sulle vendite separatamente dal prezzo di acquisto dell’articolo. Square è impostato per mostrare l’imposta sulle vendite su una linea separata nella ricevuta.

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Step 5: Inviare la dichiarazione dell’imposta sulle vendite e il pagamento allo stato.

L’ultimo passo è quello di presentare la dichiarazione dell’imposta sulle vendite allo stato, insieme ai pagamenti effettivi che hai raccolto dai clienti. Se si utilizza un software di contabilità come QuickBooks, è possibile impostarlo in modo che i pagamenti dell’imposta sulle vendite vengano automaticamente inviati a un conto separato.

Le date di scadenza per la presentazione dell’imposta sulle vendite variano molto in base allo stato in cui si opera. La scadenza di solito cade il 20° o 25° giorno dopo la fine del periodo di riferimento. Alcuni stati richiedono di segnalare e pagare l’imposta sulle vendite ogni mese, mentre altri hanno una cadenza trimestrale o annuale. Spesso, il programma di segnalazione e pagamento è più frequente per i venditori con un volume maggiore. Fortunatamente, la maggior parte degli stati permette di dichiarare e pagare le tasse online.

Anche se non avete transazioni durante il periodo di dichiarazione, dovreste comunque presentare una dichiarazione dell’imposta sulle vendite in ogni stato dove avete un permesso fiscale. In caso contrario, si può incorrere in una multa o persino nella revoca del permesso di pagamento dell’imposta sulle vendite.

Ricordatevi di scoprire le scadenze del vostro stato e di rispettarle. Circa la metà degli stati con un’imposta sulle vendite vi permetterà di tenere una piccola parte dell’imposta sulle vendite raccolta quando pagate in tempo. Questo importo è generalmente solo l’1%-2% dell’imposta sulle vendite che avete raccolto, ma sono soldi gratis!

Se non volete ricordare le scadenze, considerate la possibilità di iscrivervi a un servizio automatico di archiviazione fiscale, come AutoFile di TaxJar. Loro archivieranno le vostre dichiarazioni delle imposte sulle vendite per voi in tempo per una tassa di abbonamento mensile.

Miti e malintesi sull’imposta sulle vendite spiegati

Ora che conoscete le basi della raccolta, del calcolo e del reporting dell’imposta sulle vendite, non lasciate che questi miti vi facciano cadere.

Mito #1: L’IRS mi controllerà se non raccolgo correttamente l’imposta sulle vendite.

Molti piccoli imprenditori pensano che la loro attività dovrà affrontare un controllo dell’IRS se non raccolgono correttamente l’imposta sulle vendite. In realtà, l’IRS non ha nulla a che fare con l’imposta sulle vendite! L’IRS è la nostra amministrazione fiscale nazionale, ma l’imposta sulle vendite è governata a livello statale. Non c’è un’imposta nazionale sulle vendite negli Stati Uniti

Invece di contendere con l’IRS, se avete domande o problemi sull’imposta sulle vendite, dovete trattare con l’autorità fiscale dello stato. Questa autorità è generalmente chiamata Dipartimento Statale delle Entrate, ma può avere altri nomi. L’autorità fiscale della California, per esempio, si chiama California Department of Tax and Fee Administration.

Mito #2: Vendo solo online, quindi non devo raccogliere l’imposta sulle vendite.

Le vendite su internet sono simili ad altri tipi di prodotti dopo il caso Wayfair della Corte Suprema. Se vendete articoli tassabili e avete un “nexus fiscale” in uno stato (maggiori informazioni su questo concetto di seguito), allora siete tenuti a raccogliere l’imposta sulle vendite dai vostri acquirenti – non importa se avete fatto la vendita faccia a faccia o online. Detto questo, la maggior parte degli stati richiede ai venditori online di pagare l’imposta sulle vendite solo se fanno più di un certo numero di transazioni o di entrate.

Prima di iniziare a raccogliere l’imposta sulle vendite, è necessario registrarsi per un permesso di vendita con il dipartimento delle entrate del vostro stato.

Mito #3: Devo raccogliere l’imposta sulle vendite solo dagli acquirenti nel mio stato di origine.

Questo è uno di quei miti che può essere vero, ma spesso c’è di più. Per farla breve, negli Stati Uniti, i venditori online sono tenuti a raccogliere l’imposta sulle vendite solo negli stati in cui hanno un nexus fiscale. “Nexus” significa una connessione significativa con uno stato.

Si ha sempre nexus nel proprio stato di origine – anche se si lavora semplicemente dal tavolo della propria cucina – ma altre attività commerciali comuni potrebbero darvi nexus in altri stati. Queste attività includono avere un impiegato, una sede fisica, un venditore, un installatore o un appaltatore in un particolare stato, o anche solo immagazzinare l’inventario in uno stato. Potete leggere di più sulla definizione di nexus qui.

Mito #4: Se non ho raccolto l’imposta sulle vendite, non ho bisogno di presentare una dichiarazione dei redditi.

Questo è un altro mito che può finire per costarvi soldi. Se siete in possesso di un permesso per l’imposta sulle vendite in uno stato, allora dovreste sempre presentare una dichiarazione dell’imposta sulle vendite alla data di scadenza. Questo anche se non hai raccolto un centesimo in tasse sulle vendite.

Gli stati usano la tua dichiarazione dei redditi per capire se sei ancora in affari. Se non si presenta una dichiarazione delle imposte sulle vendite, la maggior parte degli stati ha una qualche forma di sanzione. Alcuni stati potrebbero multarti fino a 50 dollari, mentre altri stati potrebbero cancellare la tua licenza di vendita se continui a non rispettare le scadenze.

Mito #5: dovrei far pagare l’imposta sulle vendite su tutto ciò che vendo.

In un mondo perfetto, l’imposta sulle vendite sarebbe semplice. Ma in molti stati, alcuni articoli considerati “necessari” – come i generi alimentari, l’abbigliamento e persino i libri di testo – non sono tassabili o sono tassati con un’aliquota diversa. Per esempio, gli alimentari sono esenti da tasse in Kentucky ma tassati con un’aliquota ridotta dell’1% in Illinois. L’abbigliamento è esente da tasse in Pennsylvania ma tassato all’aliquota normale in Arkansas. Si assicuri di applicare la giusta aliquota d’imposta sulle vendite per il suo prodotto o servizio. Il tuo software del punto vendita o un servizio automatico di archiviazione dell’imposta sulle vendite possono aiutarti in questo (se hai domande su cosa è tassabile e cosa non lo è, puoi sempre contattare il dipartimento delle entrate del tuo stato)

Imposte sulle vendite demistificate

Calcolare, raccogliere e riportare le imposte sulle vendite può essere una sofferenza, ma alla fine, le imposte sulle vendite vanno verso una buona causa. Queste tasse sono ciò che finanzia i bilanci statali e locali e pagano per le scuole, le strade, la prevenzione degli incendi e altre questioni importanti.

Il software per i punti vendita, come Square, e i servizi di archiviazione dell’imposta sulle vendite possono eliminare alcuni dei mal di testa della raccolta e della dichiarazione delle imposte sulle vendite. E una volta che sei stato in affari per un paio d’anni, la segnalazione dell’imposta sulle vendite diventerà una seconda natura.

Si tratta di un software di vendita, come Square, e di servizi di archiviazione delle imposte sulle vendite.