Tabelle, diagrammi, grafici

Una delle cose belle dei corsi di scrittura tecnica è che la maggior parte dei documenti contiene tabelle, diagrammi e grafici – o almeno dovrebbero. Un sacco di scrittura tecnica professionale contiene tutti i tipi di tabelle, diagrammi a torta, diagrammi a barre, grafici a linee, diagrammi di flusso e così via. Una volta che hai imparato a mettere queste cose nella tua scrittura, dovresti considerarti obbligato a usarle ogni volta che la situazione lo richieda naturalmente.

Risorse aggiuntive

Quasi tutto quello che volevi sapere sulla creazione di tabelle e figure. Una risorsa fantastica dal Dipartimento di Biologia, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Tabelle

Le tabelle, naturalmente, sono quelle righe e colonne di numeri e parole, soprattutto numeri. Permettono un accesso rapido e un confronto relativamente facile delle informazioni. Se i dati sono disposti cronologicamente (per esempio, le cifre di vendita su un periodo di dieci anni), la tabella può mostrare le tendenze – modelli di attività in aumento o in diminuzione. Naturalmente, le tabelle non sono necessariamente il mezzo più vivido o drammatico per mostrare tali tendenze o relazioni tra i dati – ecco perché abbiamo le tabelle e i grafici (discussi nella prossima sezione).

Usi delle tabelle. Il più grande uso delle tabelle è per i dati numerici. Immaginate di confrontare diversi modelli di stampanti laser in termini di caratteristiche fisiche come altezza, profondità, lunghezza, peso e così via. Perfetto per una tabella.

Tuttavia, non rimanete bloccati nell’idea che le tabelle siano strettamente per dati numerici. Ogni volta che avete situazioni in cui discutete diverse cose su cui fornite le stesse categorie di dettagli, avete una possibilità per una tabella. Per esempio, immaginate di confrontare diversi modelli di una stampante laser: dovreste dire la stessa categoria di cose su ogni stampante (il suo costo, la velocità di stampa, i costi di fornitura, i termini di garanzia, e così via). Questa è roba ideale per una tabella, e sarebbe per lo più parole piuttosto che numeri (e in questo caso, probabilmente vorresti lasciare la discussione testuale dov’è e “ripresentare” le informazioni in forma di tabella.

Formato tabella. Nella sua forma più semplice, una tabella è un gruppo di righe e colonne di dati. In cima ad ogni colonna c’è un’intestazione di colonna, che definisce o identifica il contenuto di quella colonna (e spesso indica l’unità di misura). Sul bordo sinistro della tabella ci possono essere le intestazioni di riga, che definiscono o identificano il contenuto di quella riga. Le cose si complicano quando le righe o le colonne devono essere raggruppate o suddivise. In questi casi, devi creare intestazioni di riga o di colonna. Questo è illustrato qui:

Formato per tabelle con righe e colonne raggruppate o suddivise. Nota che il titolo della tabella va sopra la tabella.

Tradizionalmente, il titolo di una tabella è posto in cima alla tabella o è la prima riga della tabella. Se il contenuto della tabella è ovvio e non c’è bisogno di riferimenti incrociati alla tabella da qualsiasi altra parte del rapporto, puoi omettere il titolo.

Per quanto riguarda le linee guida specifiche per lo stile e la formattazione delle tabelle, tieni a mente queste:

• Riferimento alla tabella nel testo che la precede. Spiega il significato generale dei dati nella tabella; non aspettarti che i lettori lo capiscano completamente da soli.
• Non sommergere i lettori con mostruose tabelle a 11 colonne e 30 righe! Semplificate i dati della tabella riducendoli a quella quantità di dati che illustrano il vostro punto – senza ovviamente distorcere quei dati.
• Non mettete la parola o l’abbreviazione dell’unità di misura in ogni cella di una colonna. Per esempio, in una colonna di misure tutte in millimetri, non mettere “mm” dopo ogni numero. Mettete l’abbreviazione tra parentesi nell’intestazione della colonna o della riga.
• Allineate a destra o in decimale i numeri nelle colonne. Se il 123 e il 4 fossero in una colonna, il 4 sarebbe proprio sotto il 3, non l’1.
• Normalmente, le parole nelle colonne sono giustificate a sinistra (anche se occasionalmente vedrai colonne di parole tutte centrate).
• Le intestazioni di colonna sono centrate sulle colonne di dati numerici (formando una forma a T); allineate a sinistra con le colonne di testo. L’allineamento delle intestazioni di colonna ai dati effettivi delle colonne è variabile. Se hai una colonna di parole di due o tre lettere, probabilmente vorrai centrare l’intestazione di colonna su quei dati, anche se sono parole e non numeri. (Facendo così, si evita una colonna a forma di L dall’aspetto strano.)
• Quando c’è qualche punto speciale che devi fare su uno o più elementi nella tabella, usa una nota a piè di pagina invece di intasare la tabella con le informazioni.

Produrre tabelle. Normalmente, prenderete in prestito informazioni in cui si verifica una buona tabella. Se è una tabella semplice senza troppe righe e colonne, riscrivila nel tuo documento (ma ricordati di documentare da dove l’hai presa in prestito nel titolo della figura). Tuttavia, se si tratta di una grande tabella con molti dati, è giustificato scannerizzarla, catturarla sullo schermo o fotocopiarla e portarla nel vostro rapporto in questo modo.

Se usate OpenOffice, Word o WordPerfect, abituatevi a usare gli strumenti di generazione delle tabelle. Non è necessario disegnare le linee e altri dettagli di formattazione.

A volte, nelle relazioni tecniche grezze, le informazioni sono presentate in forma di testo normale che potrebbe essere meglio presentato in forma di tabella (o tabellare). Assicurati di guardare indietro nelle tue bozze per trovare materiale che può essere trasformato in tabelle.

Formato per le tabelle. Guarda le opportunità di convertire il testo in tabella come in questo esempio.

Carte e grafici

Le carte e i grafici sono in realtà solo un altro modo di presentare gli stessi dati che vengono presentati nelle tabelle, anche se un modo più drammatico e interessante. Allo stesso tempo, però, si ottengono meno dettagli o meno precisione in una tabella o in un grafico rispetto alla tabella. Immaginate la differenza tra una tabella di cifre di vendita per un periodo di dieci anni e un grafico a linee per quegli stessi dati. Nel grafico si ottiene un senso migliore della tendenza generale, ma non l’importo preciso in dollari.

Requisiti di formattazione. Quando crei tabelle e grafici, tieni a mente questi requisiti (la maggior parte di questi elementi sono illustrati di seguito):

• Etichette degli assi – Nei grafici a barre e a linee, non dimenticare di indicare cosa rappresentano gli assi x e y. Un asse potrebbe indicare milioni di dollari; l’altro, segmenti di cinque anni dal 1960 a oggi.
• Chiavi (legende) – I grafici a barre, i grafici a linee e i grafici a torta spesso usano colori speciali, ombreggiature o stili di linee (solide o tratteggiate). Assicurati di indicare cosa significano; traducili in una chiave (un riquadro) in qualche posto inutilizzato nel grafico o nel diagramma.


Esempio di un grafico. Notate che un titolo di figura è posto sotto il grafico.

• Titoli di figura – Per la maggior parte delle tabelle e dei grafici, vorrete includere un titolo, in molti casi, un titolo numerato. I lettori hanno bisogno di sapere cosa stanno guardando. E non dimenticare di citare la fonte di qualsiasi informazione che hai preso in prestito per creare il grafico. La regola standard per quando numerare le figure o le tabelle è questa: se si fa un riferimento incrociato alla figura o alla tabella altrove nel testo.
• Riferimenti incrociati – Ogni volta che usi una tabella o un grafico, non dimenticare di mettere un riferimento incrociato ad esso dal testo correlato. Con quel riferimento incrociato, fornisci qualche spiegazione di cosa sta succedendo nel grafico, come interpretarlo, quali sono le sue tendenze di base, e così via.
  
  Esempio di un grafico a colonne. Notate che il testo sopra e sotto il grafico richiama l’attenzione sul grafico e indica brevemente il suo significato.
  
  Esempio di un grafico a torta. Notare che le fette vanno in senso orario dal più grande al più piccolo (approssimativamente). Fonte: Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, U.S. Environmental Protection Agency, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Documentazione – Quando prendete in prestito informazioni per creare un grafico, assicuratevi di usare il formato standard per indicare la fonte. Vedi la sezione sulla documentazione delle informazioni prese in prestito (sia testuali che grafiche). Non importa come importate il grafico nella vostra relazione – sono tutte informazioni prese in prestito, che qualche anima coraggiosa e nobile ha lavorato duramente per sviluppare e che merita credito per quello sforzo.

Produrre grafici e diagrammi. Come per le illustrazioni, hai queste opzioni per creare tabelle e grafici: catturare lo schermo, scannerizzare, fotocopiare, generare i tuoi con un software e disegnare i tuoi.

Citare le fonti di tabelle, diagrammi e grafici: indicare le fonti

Come detto prima, è perfettamente legale prendere in prestito tabelle – copiare, fotocopiare, scannerizzare, o estrarre sottoinsiemi di dati da esse. Ma siete obbligati a citare le vostre fonti per tabelle, diagrammi e grafici proprio come lo siete per le parole che prendete in prestito. Normalmente, questo viene fatto nel titolo della tabella o in una nota a piè di pagina appena sotto la tabella. Controlla l’esempio nella tabella mostrata in precedenza. Per i dettagli sul contenuto della citazione della fonte, vedi la documentazione della sezione.

Linee guida generali per tabelle, diagrammi, grafici – una revisione

Le sezioni precedenti dichiarano una serie di linee guida comuni che devono essere dichiarate tutte in un posto. Sono importanti!

• Fate attenzione alle aree del vostro testo in cui discutete molti dati numerici in relazione a due o più cose – questo è l’ideale per le tabelle o anche per i grafici.
• Fate attenzione alle aree del vostro testo in cui definite una serie di termini: è l’ideale per le tabelle.
• Discutete sempre le tabelle nel testo precedente. Non buttate lì una tabella, un grafico o una tabella senza spiegazioni. Orientate i lettori verso di essa; spiegate il suo significato di base.
• Assicuratevi che le vostre tabelle, diagrammi e grafici siano appropriati al vostro pubblico, all’argomento e allo scopo – non colpite i principianti con enormi costruzioni altamente tecniche che non possono capire.
• Utilizzate un titolo a meno che la tabella, il diagramma e il grafico siano molto informali. Ricordate che il titolo va appena sopra la tabella; per le tabelle e i grafici, sotto.
• Allinea a sinistra le parole e le frasi nelle colonne della tabella (incluso il titolo della colonna). Allinea a destra i dati numerici nelle colonne delle tabelle (ma centra l’intestazione della colonna). Un bel tocco per mettere un po’ di margine destro su questi dati allineati a destra in modo che si muovano verso il centro della colonna piuttosto che rimanere bloccati sul bordo destro.
• Alcuni credono che sia più facile per i lettori confrontare verticalmente piuttosto che orizzontalmente. Se credete questo, formattate le vostre tabelle in modo che le colonne contengano le informazioni da confrontare. Per esempio, se stavate confrontando le auto, avreste colonne per MPG, prezzo, e così via.
• Indicate la fonte delle tabelle, dei diagrammi e dei grafici che avete preso in prestito in parte o nella loro interezza. Questo può essere fatto nel titolo o in una nota. Questo è spiegato nella sezione sulla documentazione ed è illustrato qui in questo capitolo.
• Indicare i valori di misurazione identificativi nelle intestazioni delle colonne o delle righe – non in ogni cella.
• Riferimento incrociato di tutte le tabelle, i grafici e le tabelle del testo precedente. Nel riferimento incrociato, dare il numero (se è una tabella formale con titolo), indicare l’argomento della tabella, e fornire informazioni esplicative come necessario.

Apprezzerei i vostri pensieri, reazioni, critiche riguardanti questo capitolo: la vostra risposta-David McMurrey.