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Che cos’è un registro di manutenzione delle attrezzature?

Un registro di manutenzione delle attrezzature è un documento che registra le attività che sono state eseguite su un asset.

Ci vuole almeno una manciata di attrezzature chiave per mantenere un impianto operativo. È inimmaginabile la quantità di tempo e di sforzi che si dedicano annualmente alle attività di manutenzione di ogni asset. Sommato al numero totale di attrezzature e agli anni di funzionamento combinati, la documentazione delle attività di manutenzione può facilmente sfuggire di mano senza un processo sistematico per tracciare le attività.

3 tipi di registri di manutenzione

I registri del programma di manutenzione

I registri del programma di manutenzione sono un calendario per tutti i progetti in corso in un’organizzazione. Questi registri forniscono una panoramica olistica di tutto ciò su cui l’azienda sta lavorando in un dato momento, così come una tempistica prevista per il completamento.

I registri di manutenzione dei macchinari

I registri di manutenzione dei macchinari contengono informazioni sulla manutenzione programmata per tutte le macchine utilizzate dall’organizzazione. Questi registri assicurano che le squadre facciano la manutenzione dei loro macchinari entro l’intervallo specificato per mantenerli efficienti.

I registri dei progetti

I registri dei progetti tengono traccia dei progetti correnti dell’azienda. Simili ai registri dei programmi di manutenzione, aiutano le organizzazioni a guardare il lavoro in corso e i tempi di completamento previsti. I registri di progetto possono includere i registri del programma di manutenzione, così come i progetti di altri dipartimenti. Coprono anche i progetti completati.

Le attività di manutenzione sono preziose per massimizzare la durata di vita di un bene. Per assicurarsi che le attività di manutenzione siano fatte diligentemente, è necessario creare e aggiornare le registrazioni sotto forma di registri di manutenzione.

Mantenendo le attività di manutenzione ben documentate, l’intera organizzazione è tenuta al corrente dello stato di un bene. Essere consapevoli delle condizioni attuali degli asset è un passo verso il miglioramento delle prestazioni complessive dell’impianto e la garanzia di condizioni di lavoro sicure.

Benefici dell’uso dei registri di manutenzione delle attrezzature

Le aziende usano i registri di manutenzione delle attrezzature per monitorare le condizioni delle loro attrezzature. Le loro operazioni commerciali dipendono dalla funzionalità dei loro beni, quindi è importante avere registri di manutenzione delle attrezzature di alta qualità. I vantaggi di tenere dei buoni registri includono la creazione di decisioni più efficaci dal punto di vista dei costi, l’aumento del valore di rivendita delle attrezzature e lo sviluppo di programmi specializzati di manutenzione delle attrezzature.

Crea decisioni più efficaci dal punto di vista dei costi

Avere registri chiari delle attività completate può permettere ai pianificatori di manutenzione di pianificare più facilmente le attività future e delegare le risorse in modo più efficiente. Si possono prendere decisioni più efficaci in termini di costi con un quadro chiaro dello stato delle attività di manutenzione delle attrezzature.

Aumenta il valore di rivendita delle attrezzature

Mantenere aggiornati i registri di manutenzione è la prova che ci si sta prendendo cura delle risorse. Nel caso in cui le strutture debbano essere aggiornate e gli asset esistenti debbano essere venduti, i registri di manutenzione dettagliati possono aiutare ad aumentare il valore di rivendita dell’attrezzatura.

Sviluppare programmi specializzati di manutenzione delle attrezzature

I registri di manutenzione delle attrezzature forniscono dati storici ricchi che possono essere analizzati per fornire informazioni sulle prestazioni di un asset rispetto a dispositivi simili. Diverse marche o modelli di attrezzature, per esempio, possono essere confrontati analizzando le differenze nei costi di manutenzione sostenuti, le frequenze delle attività di manutenzione non pianificate, ecc.

Con le tecnologie disponibili, i vantaggi di avere un registro di manutenzione delle attrezzature ben documentato sono più facilmente raggiungibili che mai.

Modello di registro di manutenzione delle attrezzature

Un registro di manutenzione delle attrezzature può variare per ogni azienda. L’idea generale è che ogni pezzo di attrezzatura ha il proprio registro di manutenzione e ogni registro di manutenzione ha spazi da riempire con dettagli ogni volta che viene eseguita un’attività di manutenzione.

Un modello di esempio, se stampato su carta, potrebbe assomigliare al seguente…

Si noti che l’intestazione fornisce informazioni sull’apparecchiatura: nome dell’apparecchiatura, numero di serie, ubicazione dell’impianto, produttore, numero di parte del produttore, dettagli del contatto del produttore, data di produzione e data in servizio.

Ogni registro sarà tenuto separato anche per tipi di apparecchiature simili. Per esempio, due pompe centrifughe delle stesse dimensioni dello stesso produttore differiranno per il numero di serie e/o l’ubicazione dell’impianto. Mantenere registri separati per ogni pompa assicura che non ci sia confusione su quale registro di manutenzione si riferisce a quale pezzo di equipaggiamento.

La seconda parte permette di registrare le attività di manutenzione. Vengono elencati i dettagli dell’attività di manutenzione: la data in cui è stata eseguita, una descrizione dell’attività e la persona che l’ha eseguita. È inclusa anche la persona responsabile della convalida che le procedure di manutenzione sono state eseguite correttamente. La prossima data prevista per qualsiasi azione richiesta e altre osservazioni possono essere aggiunte come riferimento.

Suggerimenti per l’aggiornamento di un modello di registro di manutenzione delle attrezzature

Dall’esempio precedente, l’aggiornamento dei registri di manutenzione sembra un processo noioso che richiede pile di documenti ogni volta che si svolgono operazioni di manutenzione. Tuttavia, si potrebbe notare che le informazioni in un tipico registro di manutenzione sarebbero già disponibili in un ordine di lavoro che ogni attività di manutenzione di solito è accompagnata.

Il software CMMS eliminerebbe la maggior parte dei processi manuali di realizzazione dei registri di manutenzione, aggiornandoli automaticamente quando gli ordini di lavoro nel sistema vengono chiusi. Questo permette alle squadre di manutenzione di tracciare più accuratamente i conti storici dell’attività di manutenzione.

L’aggiornamento dei registri di manutenzione delle attrezzature era un processo manuale di riempimento di ogni campo su un modulo come l’esempio mostrato sopra. Questo doveva essere fatto ogni volta che veniva eseguito un lavoro di manutenzione per uno dei beni chiave dell’impianto. Anche se antiquati, alcuni team di manutenzione e gestione delle risorse utilizzano ancora metodi manuali con carta e penna per aggiornare i registri di manutenzione delle attrezzature.