Quante diapositive dovrei avere nella mia presentazione di PowerPoint?

Quando stai pianificando la tua prossima grande presentazione, può essere difficile sapere qual è il punto dolce del conteggio delle diapositive. Quante diapositive mettere in una presentazione, per mantenere l’attenzione del pubblico, è una domanda molto più grande di quanto possa sembrare.

Vorremmo dirvi che c’è una risposta semplice, ma se volete davvero creare un argomento persuasivo, ci sono alcune variabili da considerare quando si pianifica il numero di diapositive nella vostra presentazione. E nonostante quello che altri articoli dicono, non ha niente a che fare con il tempo.

Scommettiamo che avete sentito alcune teorie contrastanti su questo argomento, quindi abbiamo pensato che era il momento di intervenire. Potreste aver sentito la regola 10/20/30 di Guy Kawasaki. Questa regola afferma che la presentazione “perfetta” ha dieci diapositive, dura 20 minuti e usa un font di 30pt. Oppure potresti aver letto che ogni minuto in cui parli equivale a una diapositiva esposta dietro di te. Potreste anche aver scoperto teorie più formule e intricate di queste, dove x = il numero perfetto di diapositive. Per raggiungere x, devi semplicemente dividere il numero di persone nel pubblico per quanti secondi hai a disposizione per parlare, moltiplicato per quanti passi ci sono tra casa tua e il locale, fino alla potenza della tua altezza in centimetri. Se ti sei già fatto strada attraverso una serie di opinioni diverse, potresti attualmente gridare “dimmi solo di quante dannate diapositive ho bisogno!”

Dimmi solo di quante dannate diapositive ho bisogno!

Tu

Mentre molte di queste teorie sono radicate nel pensiero intelligente e, a volte, anche nella scienza, non possiamo salire a bordo. Sono semplicemente troppo limitanti. Le persone dietro le teorie stavano probabilmente cercando di semplificare troppo questa domanda complicata, solo per darvi una risposta. Ma volete una risposta qualsiasi? O vuoi la risposta giusta?

La risposta giusta è: stai pensando alle presentazioni in modo sbagliato.

Pensi che Jack Kerouac, Graham Greene o Dan Brown si siano mai seduti a scrivere con la sola intenzione di arrivare a 432 pagine? No, avevano storie da raccontare, e non importava quante pagine ci volessero per raccontarle.

Cosa ti rende così diverso da Kerouac?

Quante diapositive finché non c’è uno scopo?

Stai scrivendo una presentazione con uno scopo. C’è un cambiamento che vuoi fare, e il tuo compito è quello di trasmettere il tuo messaggio in modo persuasivo, per ispirare tutti quelli che lo ascoltano a volere lo stesso cambiamento. Il tuo scopo non è quello di riempire esattamente 20 minuti con esattamente dieci diapositive. Ci vogliono tante diapositive quante ne servono.

No, non vi lasceremo solo con questo. Non stiamo cercando di perdere amici, clienti e amati lettori.

Capiamo che le presentazioni hanno spesso un limite di tempo, e quel limite è un limite che dobbiamo considerare quando scriviamo. Ma quel limite deve influenzare il numero di idee che cercate di trasmettere, non dettare quante diapositive vanno nella vostra presentazione per trasmettere queste idee. Perché questo è ciò di cui stiamo veramente parlando qui: idee. Per una presentazione più breve, dovrai essere spietato con il tuo editing. Per tagliare l’eccesso, fino a quando tutto ciò che rimane è il pezzo centrale più impattante e delizioso.

Questo non significa che, se hai la libertà di tempo, devi usarlo per snocciolare ogni idea che hai avuto. Ma puoi concederti il lusso di stratificare idee collegate che puntano tutte verso una conclusione. Per costruire un nido di idee. E per sostenere queste idee con fatti, cifre, successi precedenti, così come le idee di altre persone.

Solo una volta che hai scritto la tua struttura narrativa dettagliata, o la tua sceneggiatura completa, se è così che ti senti più a tuo agio, dovresti anche iniziare a pensare alle diapositive di PowerPoint.

Consenti alle tue idee di respirare

Ogni tua idea merita il suo tempo per brillare. Una pausa drammatica funziona per far affondare una frase d’impatto, dando al pubblico un momento per considerare la gravità della parola detta. Le diapositive ordinate hanno lo stesso effetto. Se si cerca di includere troppe idee in una diapositiva, nessuna di esse sarà compresa o ricordata.

Se siete agli inizi nel mondo della comunicazione persuasiva, una buona regola da seguire è: un’idea, una diapositiva. Questo permetterà ad ogni idea di avere il suo momento, senza competere con nessuna delle altre idee. Questo significa anche che, visivamente, avrete più opportunità di migliorare il vostro messaggio. Con più spazio per le diapositive con cui giocare, è possibile creare progetti di presentazione che martellano le vostre idee, piuttosto che confondere ulteriormente la situazione.

Il viaggio di un’idea:

• introdurla
• discuterla
• riportarla
• farla affondare

e segnalare l’introduzione dell’idea successiva con una nuova diapositiva.

Questa è una grande guida, per chi non ha fiducia, da usare come punto di partenza. Non è una regola.

Cosa conta come idea?

Ora, questa è una domanda molto più complicata, e che cambierà per ogni presentazione. Nel nostro ruolo di guide in questo scenario, vogliamo darvi una risposta tangibile alla vostra domanda, non semplicemente introdurre più domande, e più confusione, nel mix. Dopo tutto, se la vostra presentazione è domani e la vostra ricerca è stata il risultato di un’estrema disperazione e forse di un po’ troppo vino, beh, probabilmente non state più leggendo questo perché avete già versato quel vino sul vostro portatile per la frustrazione. Ma se sei ancora con noi, probabilmente sei davvero desideroso di avere una risposta proprio adesso.

Frustrazione e confusione non sono i nostri obiettivi. Ti rispettiamo troppo per mentirti. Confidiamo che abbiate colto il tema generale che ci sono molte considerazioni che vanno nel conteggio delle diapositive di ogni presentazione che entra dalle porte dello studio di Buffalo 7. Ora che ci siamo occupati di questo, possiamo darvi un modello per aiutarvi lungo la vostra strada.

Se avete letto uno dei nostri altri blog sulla narrazione, sapete già che ogni storia – questo include la vostra presentazione – ha bisogno di un inizio, una parte centrale e una fine. Scomponiamo una struttura di base, e il numero di diapositive di accompagnamento, per queste tre sezioni chiave.

Inizio

Questo è il momento in cui si prepara la scena, si attira l’interesse del pubblico, si dà loro un indizio su cosa c’è in ballo per loro, e si stabilisce un terreno comune. Potrebbe essere qualcosa del genere:

• Diapositiva del titolo: dai al tuo pubblico qualcosa di eccitante da guardare, mentre aspetta l’inizio della presentazione. Una diapositiva.
• Agenda: descrivi il viaggio che stanno per fare e perché ne varrà la pena. Una diapositiva.
• Situazione attuale: descrivi il paesaggio come è attualmente, assicurandoti che tutti siano sulla stessa pagina prima di partire. Nessun uomo lasciato indietro. Una diapositiva.

Medio

È qui che entriamo nel vero pezzo succoso della narrazione. Ed è anche dove tutte le speranze che avevi di spremere un conteggio definitivo delle diapositive da noi crolleranno.

Un argomento persuasivo deve riconoscere le sfide del vostro pubblico e proporre una soluzione a ciascuna di esse. Il vostro pubblico potrebbe avere una sfida, potrebbe averne 50, ed è qui che entra in gioco l’ambiguità. Ogni sfida ha bisogno della sua diapositiva, e anche ogni soluzione.

Se il vostro pubblico ha 50 sfide, cercate di trovare temi comuni tra loro, in modo da poterli affrontare come un gruppo coeso, tutti sotto un’unica idea. Gli esseri umani trovano i modelli confortanti, quindi apprezzeranno il raggruppamento, così come il ridotto numero di slide.

Fine

Fare appello all’emozione, mostrando di avere la risposta ai problemi del tuo pubblico, è solo una parte dell’atterraggio di un argomento persuasivo. Dovete anche applicare la logica e stabilire la credibilità. Di nuovo, questo potrebbe richiedere una diapositiva, o potrebbe richiederne nove, ma ecco alcune indicazioni generali:

• Casi di studio: un caso di studio per diapositiva.
• Come funziona: se la tecnologia, il servizio o il processo che state proponendo è semplice, mostrare al vostro pubblico come funziona può richiedere solo una diapositiva. Tuttavia, se è complicato, avrete bisogno di romperlo in parti componenti e raccontare questa storia attraverso più diapositive. Ricorda, si tratta di chiarezza e comprensione. Ci vogliono tante diapositive quante ne servono per elaborare le informazioni.
• Su di voi: al pubblico non interessa molto sapere come siete stati formati, o dove lavorava il vostro CEO prima di venire da voi. Riducete le informazioni sulla vostra azienda a ciò che conta veramente per loro, e che stabilirà la credibilità ai loro occhi. Se avete vinto dei premi che dimostrano che le vostre innovazioni sono le migliori nel vostro campo, mostrate i riconoscimenti. Se il partner tecnologico con cui lavorate è una vostra esclusiva, fateglielo sapere. Le sezioni “Chi siamo” più efficaci sono una o due diapositive al massimo. Evita la timeline aziendale, a tutti i costi.

Per chiudere, vorrai riassumere i tuoi punti chiave in una diapositiva. Solo un gentile promemoria degli immensi benefici che riceveranno lavorando con voi.

E infine, la vostra slide finale dovrebbe essere, come suggerisce il nome, una slide con una potente chiamata all’azione. Per saperne di più su come lasciare un’impressione duratura su ogni pubblico che incontri, dai un’occhiata a questo articolo.

Anche se ti stai ancora strappando i capelli, cercando disperatamente un numero semplice, speriamo che queste linee guida ti abbiano dato qualche spunto di riflessione.

E ora andiamo a complicare le regole già confuse che abbiamo messo in atto.

A Buffalo 7, non guardiamo mai il numero di diapositive.

Fregatene, è quello che diciamo noi. Il numero di diapositive non significa un bel niente. A volte distribuiamo un messaggio su cinque diapositive, perché è così che si fa funzionare l’animazione senza soluzione di continuità. La navigazione complicata spesso richiede la duplicazione delle diapositive, in modo da non confondere PowerPoint sulla provenienza dell’azione. Al contrario, possiamo presentare una messaggistica davvero complicata su una sola diapositiva, usando l’animazione per spezzare la storia, invece di una serie di diapositive. Ci sono così tante variabili. Tutto quello che stiamo cercando di dire è di smettere di preoccuparsi del numero di diapositive.

Tuttavia, alcune cose, a proposito del numero di diapositive, di cui dovreste preoccuparvi:

Cattivo consiglio

Questo è un richiamo ad alcuni di quegli altri articoli in cui probabilmente vi siete imbattuti nella vostra ricerca. Se stai basando la tua presentazione sul colpire esattamente un minuto per diapositiva, hai già perso il tuo pubblico e non sei nemmeno di fronte a loro.

Se stai basando la tua presentazione sul colpire esattamente un minuto per diapositiva, hai già perso il tuo pubblico e non sei nemmeno di fronte a loro.

Sono tutte idee create uguali? No. Al tuo pubblico interessa tutto quello che hai da dire in egual misura? No. Anche se hai fatto il test del “e allora?”, e tutti i tuoi messaggi sono passati e gli stanno dando valore, non apprezzeranno che tu salti parti importanti della soluzione perché il tempo scorre.

Prendi tempo per spiegare le idee con il maggiore impatto, e apprezza l’intelligenza del tuo pubblico abbastanza da presumere che capiranno cosa significa un premio, senza che tu lo descriva per un minuto, solo perché lo dice la regola.

Hai bisogno di slide?

Riprendi la mascella da terra. Solo perché creiamo presentazioni di livello superiore giorno dopo giorno, e amiamo moltissimo PowerPoint, non significa che vi porteremo fuori strada. A volte non c’è bisogno del supporto delle diapositive.

Le slide non sono lì per ricordarti, come presentatore, quali sono i tuoi punti chiave di conversazione. Se siete una delle – terribilmente poche – persone che si esercitano adeguatamente prima di una grande presentazione, non avrete comunque bisogno di rinfrescarvi la memoria.

Le slide non sono lì per raccontare tutta la storia al posto vostro. La presentazione non è la presentazione. Le parole che escono dalla tua bocca sono ciò che il pubblico è venuto a sentire. Tu sei la star della tua presentazione.

Prima che tu cominci a chiudere il tuo portatile per festeggiare, facciamo un passo indietro e parliamo del perché (probabilmente) hai bisogno di slide.

A cosa servono le diapositive, comunque?

Se progettate e animate correttamente, le diapositive migliorano il tuo messaggio parlato in modo che sia più facile da capire, più facile da ricordare e più persuasivo. Voi e le vostre diapositive siete una squadra. Ci sono alcune cose che una slide può fare meglio di te. Prendete, per esempio, un grafico. Potresti passare mezz’ora a dipingere un’immagine a parole di un grafico che hai visto una volta. Oppure potreste mettere un pezzo di dati d’impatto sullo schermo e andare avanti.

Così, torniamo alla domanda originale che non avete nemmeno fatto:

Quando potreste non aver bisogno di diapositive?

Se avete solo cinque minuti per influenzare il cambiamento desiderato nelle menti, nei cuori e nelle azioni del vostro pubblico, una storia emotiva e ben raccontata, parlata direttamente dal vostro cuore, senza la diluizione della tecnologia o l’inciampo di un clicker, potrebbe essere il modo migliore per far passare il vostro messaggio. Nessuna distrazione, nessun espediente, solo autenticità.

In questo caso, non importa quante diapositive ci siano nella tua presentazione, non saranno mai più d’impatto della tua onestà e vulnerabilità.

In questo breve lasso di tempo, è improbabile che il tuo pubblico soffra di sovraccarico di informazioni e dimentichi qualcuno dei tuoi messaggi, quindi non hai bisogno delle diapositive per la loro capacità di migliorare la memoria. È improbabile che perdano il treno della tua narrazione, quindi non hai bisogno delle diapositive come guida visiva. E se la tua storia è raccontata nel modo giusto, parlando alle loro sfide, e avvolta in una situazione che è personale per loro, non avrai nemmeno bisogno dei poteri persuasivi di PowerPoint.

Ma, nove volte su dieci, un PowerPoint può solo migliorare il tuo messaggio parlato. Fatto.

Nove volte su dieci, un PowerPoint può solo migliorare il tuo messaggio parlato.

Più tempo significa più diapositive

E non solo per le idee in più. Se ti è stato chiesto di parlare a lungo, prima di tutto chiediti se è davvero necessario. Il tuo pubblico può concentrarsi così a lungo? La sessione potrebbe essere divisa in pezzi più piccoli? Sarà anche utile per loro? Hai così tante idee rilevanti?

Se risulta essere necessario, ci sono alcune diapositive extra che vorrai aggiungere al tuo deck. Considerate l’aggiunta di pause regolari (una diapositiva per pausa), riassunti (una diapositiva per riassunto), anche quiz (una diapositiva per combinazione domanda-risposta) per mantenere il vostro pubblico impegnato, controllare la comprensione, e dargli la possibilità di sgranchirsi le gambe.

E, con la libertà del tempo, arriva l’opportunità di usare la voce di altre persone per migliorare la vostra. Considerate l’aggiunta di citazioni rilevanti, clip audio o video di persone riconoscibili che sostengono il vostro messaggio. Naturalmente, puoi animare questi elementi nella tua diapositiva con un clic, ma se non sei così sicuro di usare PowerPoint, creare una nuova diapositiva per ciascuno di essi è un’opzione più semplice.

Quando decidiamo qual è il modo più efficace per raccontare la storia di un cliente, riuniamo le menti brillanti di ogni reparto per lanciare idee, considerare soluzioni alternative per ogni limitazione e spingerci a fornire la soluzione migliore per ogni cliente. E non una volta diciamo “Ma è il numero giusto di diapositive?”

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