PROCESSIONI DI RECLAMO dell’OCR1

U.S. Deparment of EducationOffice for Civil Rights (OCR)

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OCR applica le seguenti leggi:

• Titolo VI del Civil Rights Act del 1964, che vieta la discriminazione sulla base della razza, del colore o dell’origine nazionale;
• Titolo IX del Education Amendments del 1972, che vieta la discriminazione sulla base del sesso;
• Sezione 504 del Rehabilitation Act del 1973, che vieta la discriminazione sulla base della disabilità;
• Age Discrimination Act del 1975, che vieta la discriminazione sulla base dell’età;
• Titolo II dell’Americans with Disabilities Act del 1990, che vieta la discriminazione sulla base della disabilità;
• Boy Scouts of America Equal Access Act, che vieta il rifiuto di accesso o altre discriminazioni contro i Boy Scouts o altri titoli 36 U.S.C. nelle scuole elementari pubbliche, nelle scuole secondarie pubbliche, nelle agenzie educative locali e nelle agenzie educative statali che hanno un forum aperto designato o un forum pubblico limitato.

VALUTAZIONE

OCR valuta le informazioni scritte che riceve per determinare se costituiscono un reclamo soggetto a ulteriore elaborazione. In caso affermativo, l’OCR determina se può indagare sul reclamo. L’OCR prende questa decisione in relazione a ogni accusa contenuta nel reclamo. Per esempio, l’OCR deve determinare se ha l’autorità legale per indagare sul reclamo, cioè se il reclamo denuncia una violazione di una o più leggi che l’OCR applica. L’OCR deve anche determinare se il reclamo è stato presentato in tempo. In generale, un reclamo deve essere presentato all’OCR entro 180 giorni di calendario dalla data della presunta discriminazione.2 Se il reclamo non viene presentato in tempo, il denunciante deve fornire il motivo del ritardo e richiedere una deroga a questo requisito di presentazione. L’OCR deciderà se concedere la deroga. Inoltre, l’OCR determinerà se la denuncia contiene informazioni sufficienti sulla presunta discriminazione per procedere all’indagine. Se l’OCR ha bisogno di ulteriori informazioni per chiarire il reclamo, contatterà il denunciante; e il denunciante ha 14 giorni di calendario per rispondere alla richiesta di informazioni dell’OCR, a meno che il denunciante non abbia richiesto ulteriore tempo per fornire le informazioni.

Alcuni dei motivi per cui l’OCR respinge un reclamo includono:

• L’OCR non ha l’autorità legale per indagare sul reclamo;
• Il reclamo non dichiara una violazione di una delle leggi che l’OCR applica;
• Il reclamo non è stato presentato tempestivamente (entro 180 giorni di calendario dalla data della presunta discriminazione) e non è stata concessa una deroga al requisito della tempestività;
• Il reclamo è speculativo, conclusivo o incoerente, o manca di dettagli sufficienti per dedurre la discriminazione e il denunciante non fornisce le informazioni richieste dall’OCR entro 14 giorni di calendario dalla richiesta dell’OCR, a meno che il denunciante non richieda ulteriore tempo per fornire le informazioni richieste;
• Le accuse sollevate dal reclamo sono state risolte e quindi non è più opportuno indagare;
• Il reclamo è stato indagato da un’altra agenzia federale, statale o locale per i diritti civili o attraverso le procedure interne di reclamo di un beneficiario, compresi i procedimenti di giusto processo, e c’è stato un processo di risoluzione comparabile secondo gli standard legali che sono accettabili per l’OCR o, se ancora in sospeso, l’OCR prevede che ci sarà un processo di risoluzione comparabile secondo gli standard legali che sono accettabili per l’OCR. L’OCR informerà il denunciante che lui o lei può ripresentare il reclamo entro 60 giorni dal completamento dell’azione dell’altro ente;
• Le stesse accuse o accuse simili basate sugli stessi fatti operativi sono state presentate dal denunciante contro lo stesso destinatario in un tribunale statale o federale. L’OCR informerà il querelante che lui o lei può ripresentare il reclamo entro 60 giorni dalla fine del procedimento giudiziario se non c’è stata una decisione sul merito del caso o una risoluzione del reclamo giudiziario;

APERTURA DEL RECLAMO PER INDAGINE

Se l’OCR stabilisce che indagherà sul reclamo, invierà lettere di notifica al querelante e al destinatario. L’apertura di un reclamo per un’indagine non implica in alcun modo che l’OCR abbia preso una decisione riguardo al merito del reclamo. Durante l’indagine, l’OCR è un accertamento neutrale dei fatti. L’OCR raccoglierà e analizzerà le prove rilevanti dal denunciante, dal destinatario e da altre fonti, se necessario. L’OCR si assicurerà che le azioni che intraprenderà nelle indagini siano legalmente sufficienti, supportate da prove e dispositive delle accuse sollevate nel reclamo.

INVESTIGAZIONE DEL RECLAMO

L’OCR può utilizzare una varietà di tecniche di accertamento dei fatti nella sua indagine di un reclamo. Queste tecniche possono includere la revisione delle prove documentali presentate da entrambe le parti, lo svolgimento di interviste con il denunciante, il personale del destinatario e altri testimoni, e/o visite in loco. Alla conclusione della sua indagine, l’OCR determinerà, per quanto riguarda ogni accusa, se:

• Non ci sono prove sufficienti a sostenere la conclusione che il destinatario non ha rispettato la legge, o
• Una preponderanza di prove sostiene la conclusione che il destinatario non ha rispettato la legge.

La determinazione dell’OCR sarà spiegata in una Lettera dei risultati inviata al denunciante e al destinatario. Le lettere di conclusioni contengono risultati investigativi specifici dei fatti e disposizioni dei singoli casi. Le lettere di conclusioni non sono dichiarazioni formali della politica dell’OCR e non devono essere considerate, citate o interpretate come tali. Le dichiarazioni formali di politica dell’OCR sono approvate da un funzionario OCR debitamente autorizzato e rese disponibili al pubblico.

RISOLUZIONE DEL RECLAMO DOPO UNA DETERMINAZIONE DI NON CONFORMITÀ

Se l’OCR stabilisce che un beneficiario non ha rispettato la legge o le leggi sui diritti civili che l’OCR applica, l’OCR contatterà il beneficiario e cercherà di assicurarsi la disponibilità del beneficiario a negoziare un accordo di risoluzione volontaria. Se il destinatario accetta di risolvere il reclamo, il destinatario negozierà e firmerà un accordo di risoluzione scritto che descrive le azioni correttive specifiche che il destinatario intraprenderà per affrontare le aree di non conformità identificate dall’OCR. I termini e gli obblighi dell’accordo di risoluzione, se pienamente eseguiti, porranno rimedio alle violazioni identificate in conformità con le leggi sui diritti civili applicabili. L’OCR controllerà l’attuazione da parte del destinatario dei termini e degli obblighi dell’accordo di risoluzione per verificare che le azioni correttive concordate dal destinatario siano attuate correttamente.

Se il beneficiario non accetta di correggere la sua inosservanza della/e legge/e sui diritti civili stipulando un accordo di risoluzione, l’OCR può avviare un procedimento per sospendere, terminare, o rifiutare di concedere o continuare l’assistenza finanziaria federale al beneficiario, o può riferire il caso al Dipartimento di Giustizia.

RISOLUZIONE DEL RECLAMO PRIMA DELLA CONCLUSIONE DELL’INDAGINE

Risoluzione facilitata tra le parti:

La risoluzione facilitata tra le parti (FRBP) permette alle parti (il denunciante e il beneficiario oggetto del reclamo) l’opportunità di risolvere le accuse di reclamo rapidamente; generalmente, subito dopo che il reclamo è stato aperto per le indagini. Se entrambe le parti sono disposte a provare questo approccio, e se l’OCR determina che il FRBP è appropriato, l’OCR faciliterà le discussioni di accordo tra le parti e lavorerà con le parti per aiutarle a capire gli standard legali e i possibili rimedi. Il personale assegnato dall’OCR per condurre il FRBP non sarà il personale assegnato all’indagine del reclamo.

L’OCR non approva, firma o sottoscrive alcun accordo raggiunto tra le parti a seguito del FRBP, e l’OCR non controlla l’accordo. Tuttavia, se il destinatario non rispetta i termini dell’accordo, il denunciante può presentare un altro reclamo all’OCR entro 180 giorni dalla data della discriminazione originale o entro 60 giorni dalla data in cui il denunciante viene a conoscenza del mancato rispetto dell’accordo, qualunque sia la data successiva.

Accordo di risoluzione raggiunto durante un’indagine

Un reclamo può anche essere risolto prima della conclusione di un’indagine, se il destinatario esprime un interesse a risolvere il reclamo e l’OCR determina che è opportuno risolvere il reclamo perché l’indagine dell’OCR ha identificato questioni che possono essere affrontate attraverso un accordo di risoluzione. Le disposizioni dell’accordo di risoluzione devono essere legate alle accuse e alle prove ottenute durante l’indagine e saranno coerenti con i regolamenti applicabili. L’OCR informerà il destinatario che questo processo di risoluzione è volontario prima di procedere alla risoluzione ai sensi di questa sezione, e notificherà al denunciante l’interesse del destinatario alla risoluzione. L’OCR controllerà un accordo di risoluzione raggiunto con il destinatario prima della conclusione di un’indagine. Dopo che il destinatario firma l’accordo di risoluzione, l’OCR emetterà una lettera di risoluzione, che affronterà tutte le accuse nel caso risolto ai sensi della sezione 302 del CPM.

Appello

L’OCR offre ai denuncianti l’opportunità di appellarsi a una determinazione basata su una constatazione di non conformità (sezione 303(a) del CPM dell’OCR) e alle archiviazioni basate sulle sezioni 108(a), (b), (c), (d), (h), e (i) del CPM dell’OCR. Un ricorso può essere presentato elettronicamente, per posta o via fax. Il ricorrente deve inviare elettronicamente un modulo di ricorso compilato o presentare una dichiarazione scritta di non più di dieci (10) pagine (a doppio spazio, se dattilografata) all’Office for Civil Rights, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington, D.C. 20202; se presentato via e-mail, a [email protected]; se presentato via fax, al 202-453-6012. La data di presentazione di un appello presentato per posta è la data del timbro postale o la data di presentazione elettronica o via fax.

Nell’appello, il ricorrente deve spiegare perché ritiene che le informazioni fattuali fossero incomplete o errate, che l’analisi legale non fosse corretta, o che non sia stato applicato lo standard legale appropriato, e come la correzione di qualsiasi errore cambierebbe il risultato del caso; il mancato rispetto di ciò può portare al rigetto dell’appello.

Un appello deve essere presentato entro 60 giorni di calendario dalla data indicata sulla lettera di constatazione o di archiviazione. Una deroga al termine di 60 giorni può essere concessa nel caso in cui il ricorrente non sia stato in grado di presentare il ricorso entro il termine di 60 giorni a causa di malattia o altre circostanze, o a causa di circostanze generate dall’azione dell’OCR che hanno influenzato negativamente la capacità del ricorrente di presentare il ricorso tempestivamente.

OCR inoltrerà una copia del ricorso del ricorrente al destinatario. Il destinatario ha la possibilità di presentare all’OCR una risposta al ricorso del reclamante. Qualsiasi risposta al ricorso del reclamante deve essere presentata all’OCR entro 14 giorni di calendario dalla data in cui l’OCR ha trasmesso una copia del ricorso del reclamante al destinatario.

L’OCR emetterà una decisione scritta sul ricorso alle parti.

INFORMAZIONI AGGIUNTIVE

Diritto di presentare un’azione legale separata

Il reclamante può avere il diritto di presentare una causa in un tribunale federale, indipendentemente dalle conclusioni dell’OCR. L’OCR non rappresenta il denunciante nell’elaborazione del caso, quindi se il denunciante desidera presentare un’azione legale, deve farlo attraverso il suo avvocato o da solo attraverso la cancelleria pro se del tribunale.

Se un querelante denuncia una discriminazione vietata dall’Age Discrimination Act del 1975, un’azione civile in un tribunale federale può essere presentata solo dopo che il querelante ha esaurito i rimedi amministrativi. I rimedi amministrativi sono esauriti quando si è verificato uno dei seguenti casi:

1. sono trascorsi 180 giorni da quando il denunciante ha presentato il reclamo all’OCR e l’OCR non ha fatto alcuna scoperta; oppure
2. l’OCR emette una scoperta a favore del beneficiario. In tal caso, l’OCR informerà prontamente il denunciante e fornirà ulteriori informazioni sul diritto di presentare una richiesta di provvedimenti ingiuntivi.

Divieto di intimidazione o ritorsione

Un destinatario sotto la giurisdizione del Dipartimento dell’Educazione non può intimidire, minacciare, costringere o fare ritorsioni contro chiunque rivendichi un diritto protetto dalle leggi sui diritti civili che l’OCR applica, o che collabori in un’indagine. Chiunque ritenga di aver subito intimidazioni o ritorsioni dovrebbe presentare un reclamo all’OCR.

Uso investigativo delle informazioni personali

Al fine di indagare su un reclamo, l’OCR potrebbe aver bisogno di raccogliere e analizzare informazioni personali come i registri degli studenti o i registri di lavoro.
Il Privacy Act del 1974, 5 U.S.C. § 552a (Privacy Act), il Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), 20 U.S.C. §1232g, e il Freedom of Information Act (FOIA), 5 U.S.C. §552, regolano l’uso delle informazioni personali presentate a tutte le agenzie federali e ai loro singoli componenti, compreso l’OCR. Il Privacy Act protegge gli individui dall’uso improprio delle informazioni personali detenute dal governo federale. Si applica alle registrazioni che sono mantenute dal governo federale e che sono recuperate da un sistema di registrazioni tramite il nome dell’individuo, il numero di sicurezza sociale o altri identificatori personali. Regola la raccolta, il mantenimento, l’uso e la diffusione delle informazioni personali nei record contenuti nei sistemi di record del governo federale.

Le informazioni che l’OCR raccoglie sono analizzate da personale autorizzato all’interno dell’agenzia e saranno utilizzate dall’OCR solo per attività autorizzate di conformità e applicazione dei diritti civili. Tuttavia, per indagare o risolvere un reclamo, l’OCR potrebbe aver bisogno di rivelare alcune informazioni a persone esterne all’agenzia per verificare i fatti o raccogliere ulteriori informazioni. Tali dettagli potrebbero includere, per esempio, il nome, l’età o la condizione fisica della persona che è il presunto soggetto della discriminazione. Inoltre, l’OCR può essere obbligato a rivelare le informazioni richieste ai sensi della FOIA, che dà al pubblico il diritto di accesso ai documenti delle agenzie federali. La divulgazione avverrà solo in conformità con il Privacy Act, il FERPA e il FOIA.

Tuttavia, l’OCR può rilasciare alcune informazioni sul tuo reclamo alla stampa o al pubblico in generale, compreso il nome del destinatario; la data in cui il reclamo è stato presentato; il tipo di discriminazione incluso nel reclamo; la data in cui il reclamo è stato risolto, respinto o chiuso; le ragioni fondamentali della decisione dell’OCR; o altre informazioni correlate. Qualsiasi informazione che l’OCR rilascia alla stampa o al pubblico in generale non includerà il nome del denunciante o il nome della persona per conto della quale il reclamo è stato presentato.

Il FOIA dà al pubblico il diritto di accesso ai documenti delle agenzie federali. Gli individui possono ottenere elementi da molte categorie di documenti del governo federale, non solo i materiali che li riguardano personalmente. L’OCR deve onorare le richieste di documenti ai sensi della FOIA, con alcune eccezioni. Se i documenti sono coperti dal Privacy Act, devono essere rilasciati secondo la FOIA. In generale, l’OCR non è tenuto a rilasciare i documenti durante il processo di valutazione e di indagine dei casi o nei procedimenti esecutivi, se ci si può ragionevolmente aspettare che il rilascio interferisca o influisca sulla capacità dell’OCR di fare il suo lavoro. 5 U.S.C. § 552(b)(7)(A). Inoltre, un’agenzia federale non è tenuta a rilasciare i documenti se sono documenti pre-decisionali che sarebbero soggetti a determinati privilegi in caso di controversia. Vedi 5 U.S.C. § 552(b)(5). Un’agenzia federale può rifiutare una richiesta di documenti se il loro rilascio comporterebbe o potrebbe ragionevolmente comportare un’ingiustificata invasione della privacy di un individuo. 5 U.S.C. § 552(b)(6) e (7)(C), come le cartelle cliniche, che possono essere negate quando la loro divulgazione costituirebbe un’invasione chiaramente ingiustificata della privacy.