Lista di controllo per la formazione dei nuovi assunti

Perché dovresti investire nella formazione dei nuovi assunti

La formazione aiuta i nuovi assunti:

• Capire come funziona il loro dipartimento e la tua azienda
• Imparare quali linee guida usi e quali politiche applichi
• Impostare le postazioni di lavoro con gli strumenti e la tecnologia necessari
• Familiarizzare con i requisiti della loro posizione

Alcuni corsi di formazione sono comuni per tutti i dipendenti (es.Altri sono più specifici per il ruolo. Per esempio:

• I nuovi sviluppatori sono formati sull’architettura del prodotto, sui server e sui linguaggi di codifica.
• I nuovi venditori sono formati sulle caratteristiche del prodotto, sui prezzi e sulla concorrenza.

Ecco una serie di liste di controllo per la formazione dei nuovi assunti per aiutarvi a creare un’esperienza di onboarding di successo, a partire da prima del primo giorno del nuovo assunto fino a tre mesi dopo il suo inizio.

Prima del primo giorno del nuovo assunto

Invia alcune risorse utili in anticipo per risparmiare tempo sulla formazione e aiutare i nuovi assunti ad arrivare preparati al loro nuovo lavoro. Ecco alcune cose da fare prima che i tuoi nuovi assunti inizino:

• Invia un’agenda per il primo giorno, in modo che sappiano cosa aspettarsi (includi qualsiasi 1:1, demo o formazione rilevante per il ruolo del tuo nuovo assunto.)
• Invia manuali e istruzioni su come impostare gli account aziendali (ad esempio l’email aziendale.)
• Invia una copia digitale o stampata del tuo manuale per i dipendenti, in modo che i nuovi assunti possano darci un’occhiata e preparare tutte le domande che possono avere.

Il primo giorno del tuo nuovo dipendente

Formazione sulla panoramica aziendale

Usa questa panoramica per spiegare come sono strutturati i tuoi dipartimenti. Puoi presentare questa panoramica a gruppi, se ci sono più nuovi impiegati che iniziano lo stesso giorno. Per facilitare la discussione, assicurati che ogni gruppo sia piccolo (non più di tre o quattro dipendenti.)

Ecco cosa includere in un training sulla panoramica aziendale:

• Presenta la storia e la missione dell’azienda.
• Visualizza la linea temporale dell’azienda con i risultati chiave.
• Fornisci una copia del tuo organigramma e indica dove si trova il nuovo assunto all’interno dell’organigramma.
• Offrite spiegazioni dettagliate delle strutture e dei ruoli dei dipartimenti.
• Fornite qualsiasi demo dei prodotti di cui il nuovo dipendente potrebbe aver bisogno.
• Preparate del tempo per il nuovo assunto per fare domande.

Condividete i file rilevanti, sia in formato digitale che stampato alla fine di ogni presentazione, in modo che i nuovi dipendenti possano leggerli in seguito, se vogliono.

Formazione sulle politiche aziendali

Durante la presentazione delle politiche aziendali, mettete in evidenza le cose più importanti che i nuovi dipendenti devono sapere e rispondete alle loro domande.

Ecco cosa includere in un training sulle politiche aziendali:

• Descrivere le regole del vostro posto di lavoro (es. orari, pause, uso di armadietti e portachiavi.)
• Descrivere i tipi di congedo a cui il nuovo assunto ha diritto (malattia, vacanze, ecc.) e quando il nuovo assunto può iniziare ad andare in congedo.
• Spiega i tuoi requisiti per il lavoro a distanza, se pertinente.
• Spiega il tuo processo di valutazione delle prestazioni.
• Chiede ai nuovi assunti di rivedere e firmare qualsiasi accordo di non divulgazione o riservatezza.
• Fornisci un documento FAQ sulle politiche aziendali più popolari.

Formazione sul pacchetto di benefit

I piani di assicurazione e di stock option possono essere difficili da comprendere. Durante questa formazione, spiegate i vostri benefit in termini semplici. Chiarisci tutte le azioni che i dipendenti devono fare per utilizzare i loro pacchetti di benefici. Rispondi alle loro domande. Se necessario, ottieni copie firmate dei contratti.

Ecco come condurre un training sui benefit per i dipendenti:

• Presenta tutte le opzioni per i piani di assicurazione sulla vita e sulla salute e assicurati che i nuovi assunti riconoscano i termini.
• Spiega le stock option e fornisci documenti che descrivono i termini in dettaglio.
• Spiega le opzioni di orario flessibile e i requisiti (per esempio come richiedere l’approvazione per il lavoro a distanza.)
• Descrivere come utilizzare tutti i benefici disponibili per la formazione e lo sviluppo, come i budget per l’istruzione.
• Descrivere qualsiasi piano mobile e/o i benefici di rimborso dell’auto aziendale che offrite.
• Presentare i dettagli dei vostri programmi di benessere o benefici per la salute (es.

Formazione specifica per il ruolo

In questa formazione, i responsabili delle assunzioni spiegano la struttura e i ruoli della squadra, stabiliscono le aspettative di successo e mettono a disposizione dei nuovi assunti strumenti e risorse utili.

Ecco cosa dovrebbero includere i responsabili delle assunzioni nella formazione specifica al ruolo:

• Descrivere i compiti del nuovo assunto (ad esempio una tipica giornata di lavoro.)
• Presentare gli strumenti specifici del lavoro che il nuovo assunto utilizzerà.
• Fornire una lista di risorse utili per trovare le risposte alle domande più frequenti.
• Visualizzare e spiegare i report che tengono traccia dei KPI del team.
• Presentare gli obiettivi aziendali relativi alla posizione e al team del nuovo assunto.
• Spiega i ruoli dei diversi membri del team e come il nuovo assunto lavorerà con loro.
• Programma incontri regolari con il nuovo assunto.
• Programma incontri introduttivi tra il nuovo assunto e i membri del team.

Impostazione e formazione IT

Il personale IT dovrebbe aiutare i nuovi dipendenti a impostare le loro stazioni informatiche e assicurarsi che tutti i sistemi siano pronti e funzionanti. Dovrebbero anche guidare i nuovi assunti sulla privacy dei dati, la sicurezza del sistema e l’uso corretto di software e hardware.

Ecco cosa includere in un training di configurazione IT:

• Assicurarsi che i nuovi assunti abbiano accesso agli strumenti e ai manuali necessari per usare hardware e software.
• Controlla se i nuovi assunti hanno impostato gli account aziendali (ad esempio, la posta elettronica) e fornisci assistenza se necessario.
• Assicurati che tutti i nuovi assunti comprendano e firmino gli accordi sulla privacy dei dati.
• Aiutare i nuovi assunti a configurare le impostazioni di connessione WLAN (computer e cellulare.)
• Aiutare i dipendenti a installare il software anti-virus.
• Impostare i nuovi assunti con account di sicurezza con password (ad esempio LastPass.)
• Descrivere la politica dei visitatori.
• Formate i nuovi assunti su come rendere sicure le loro postazioni di lavoro.

Un mese dopo l’inizio della vostra nuova assunzione

Formazione sulla sicurezza

Durante questa formazione, un membro del vostro team IT o di sicurezza dovrebbe descrivere la privacy dei dati dei dipendenti e gli obblighi di sicurezza del sistema. Per i ruoli in cui i dipendenti gestiscono dati riservati dei dipendenti o dei clienti, date la priorità alla formazione sulla sicurezza prima di un mese. Altrimenti, programmate questa formazione da completare durante il primo mese di lavoro del nuovo assunto.

Ecco cosa includere in una formazione sulla sicurezza per i nuovi assunti:

• Presentate video di formazione sulla sicurezza e testate la conoscenza dei protocolli di sicurezza dei dipendenti (ad es.
• Abilitare le funzioni che consentono ai dipendenti di accedere in remoto al software aziendale.
• Passare in rassegna le migliori pratiche fuori dall’ufficio (ad esempio, come connettersi in modo sicuro alle reti locali e come partecipare alle videochiamate.)
• Rivedere le misure di sicurezza della postazione di lavoro.
• Invitare i dipendenti a partecipare a un forum sulla sicurezza nella vostra intranet aziendale in modo che possano fare domande (ad esempio il canale #security di Slack, BambooHR.)

Tre mesi dopo l’inizio della tua nuova assunzione

Formazione sulla sicurezza

Il tuo office manager o un membro del team HR dovrebbe progettare sessioni di formazione sulla sicurezza sul posto di lavoro e assicurarsi che tutti i dipendenti partecipino entro i primi tre mesi. È meglio condurre questi corsi di formazione in gruppo. Quando necessario, collaborate con professionisti su argomenti rilevanti (ad esempio invitando formatori di primo soccorso come istruttori.)

Ecco come formare i nuovi assunti sulle pratiche di sicurezza:

• Organizzate un’esercitazione di evacuazione di emergenza.
• Programmate una presentazione di primo soccorso.
• Fornite linee guida sull’uso corretto di materiali e attrezzature pericolose.
• Esegui un’esercitazione antincendio e descrivi le azioni precauzionali per evitare i rischi di incendio.
• Spiega tutte le misure che l’azienda applica per proteggere il benessere dei dipendenti (per esempio le politiche antifumo.)
• Fornire consigli sull’ergonomia dell’ufficio, tra cui:
  • Buona postura alla scrivania
  • Altezza corretta della sedia
  • Regolazione della luminosità del monitor