How to Write a Letter or Email to Your Boss

Devi fare attenzione a sembrare educato e diplomatico quando scrivi a persone con uno status elevato, come il tuo capo o un cliente. Assicurati di usare le forme verbali corrette per evitare di sembrare troppo diretto. Ecco alcuni consigli ed esempi per scrivere educatamente.

Fate un suggerimento piuttosto che dare consigli.

“Dovremmo commissionare una relazione” diventa “Forse potremmo commissionare una relazione.”

Fate una richiesta piuttosto che dire quello che pensate.

“Non ho consumato tutto il mio stipendio annuale” diventa “Vi sarei grato se potessi prendere cinque giorni di vacanza il mese prossimo per consumare il mio stipendio annuale.”

“Dobbiamo discutere il mio stipendio” diventa “Sarebbe possibile discutere il mio stipendio?”

Ecco un esempio di quello che puoi scrivere se vuoi chiedere al tuo capo un incontro per discutere un aumento di stipendio:

Caro XX

Sarebbe possibile fissare un orario per discutere il mio compenso?
(Oppure: Apprezzerei la possibilità di incontrarmi per discutere una valutazione del rendimento. )

Per favore potresti farmi sapere quando sarebbe un momento conveniente per te?

(Il tuo nome)

Invece di dare ordini, fai una richiesta.

“Vorrei che tu firmassi questa lettera” diventa “Potresti firmare questa lettera?”

Coinvolgere l’altra persona, piuttosto che concentrarsi sulle proprie esigenze.

“Dobbiamo incontrare i fornitori” diventa “Pensi che dovremmo/potremmo incontrare i fornitori?” O “Potrebbe essere utile incontrare i fornitori.”

Ricorda al tuo capo perché è importante

Spesso è utile mettere lo scopo della tua email o lettera nel contesto del tuo capo. Perché è importante per lui/lei leggerla? Quale problema aziendale stai risolvendo con la tua e-mail o lettera? Alcune frasi che puoi usare all’inizio sono:

“Sto seguendo il progetto / l’incontro con il cliente.”
“Come probabilmente sai, abbiamo avuto problemi con … e vorrei proporre una soluzione…”
“Volevo farti avere / passarti …” (Continua con quello che stai condividendo con il tuo capo, come “gli ultimi dati di vendita”, “i risultati della nostra campagna di marketing”, ecc.)

Aiuto extra

Vedi anche Come scrivere educatamente per altre frasi da usare.