Cosa succede se ho un controllo fiscale dell’IRS e non ho ricevute?

Se siete lavoratori autonomi, dovete sapere che è più probabile che abbiate le vostre dichiarazioni dei redditi individuali controllate dall’Internal Revenue Service rispetto ai vostri amici e familiari che guadagnano un reddito tradizionale Form W-2 come dipendenti. Questo è principalmente il risultato delle affermazioni dell’IRS secondo cui la maggior parte degli imbroglioni sono lavoratori autonomi che non hanno dichiarato tutto il loro reddito o hanno rivendicato deduzioni fiscali che non avevano diritto a prendere.

La maggior parte dei professionisti delle tasse sottolinea che la migliore difesa contro l’IRS in un controllo è una registrazione chiara e accurata del business, compresa la conservazione di tutte le ricevute necessarie. Ma non è raro che gli individui occupati che gestiscono una piccola impresa dimentichino di salvare le loro ricevute, le smarriscano o semplicemente le perdano. Ecco perché vi consigliamo di usare un organizzatore di ricevute fiscali per tenere correttamente traccia dei vostri registri. Quindi, se avete ricevuto un avviso dall’IRS che siete oggetto di un controllo fiscale e non riuscite a trovare tutte le ricevute pertinenti, non siete soli. L’IRS si occupa regolarmente delle ricevute mancanti e spesso vi permetterà di provare quelle spese aziendali usando altri mezzi.

Di fronte a una verifica fiscale IRS con ricevute mancanti? L’IRS spesso permette ai contribuenti autonomi di dimostrare le deduzioni delle spese con altri mezzi

L’IRS richiederà solo di fornire la prova che avete richiesto deduzioni valide per le spese aziendali durante il processo di revisione. Pertanto, se avete perso le vostre ricevute, vi sarà richiesto solo di ricreare una storia delle vostre spese aziendali in quel momento. Tuttavia, se non potete accedere alle vostre ricevute quando preparate la vostra dichiarazione dei redditi, è generalmente una buona idea giustificare le spese della vostra azienda in quel momento e non richiedere le vostre deduzioni di spesa basate su una “migliore ipotesi” o “stima”. Questo aiuterà a garantire che le spese che dichiarate sulla vostra dichiarazione corrispondano a ciò che potete provare e vi farà risparmiare molto tempo e fatica se la vostra dichiarazione viene selezionata per un controllo.

Come fa l’IRS a scegliere chi controllare?

Secondo l’IRS, la maggior parte delle dichiarazioni dei redditi selezionate per un controllo fiscale sono scelte usando due metodi diversi:

• Selezione casuale e screening informatico. L’IRS a volte seleziona le dichiarazioni per la revisione basandosi su un modello statistico che confronta le dichiarazioni con le “norme” per dichiarazioni simili. Queste norme sono sviluppate dai controlli dell’IRS su un campione casuale di dichiarazioni.
• Esame correlato. Questo è il caso in cui l’IRS seleziona i ritorni per la revisione in base ai problemi che ha trovato con le dichiarazioni dei redditi o i conti finanziari dei contribuenti correlati, come i partner commerciali, i cui ritorni sono stati selezionati per la revisione.

Mentre l’IRS non specifica esattamente quali fattori usa per determinare quali dichiarazioni dei lavoratori autonomi saranno controllate, la maggior parte degli esperti crede che queste voci solleveranno bandiere rosse:

• Mancanza di segnalare il reddito all’IRS che è incluso nel modulo 1099s archiviato dalle aziende che hanno fatto pagamenti a voi.
• Deduzioni che sembrano sospettosamente alte, come sostenere che tutti i costi relativi alla vostra casa sono deducibili, una deduzione per l’intero costo del vostro veicolo personale, o deduzioni per contributi caritatevoli troppo generosi.
• Misclassificazione dei dipendenti o mancata emissione di dichiarazioni di informazioni come i moduli W-2 e 1099.
• Guadagnare un reddito elevato. Negli ultimi anni l’IRS è stato più propenso a controllare i contribuenti con un reddito imponibile di più di 1 milione di dollari all’anno.

Ricordate, l’IRS ha tre anni da quando una dichiarazione dei redditi era dovuta o presentata per imporre ulteriori tasse, qualunque sia la data successiva. Quindi potrebbero passare alcuni anni tra il momento in cui avete presentato una dichiarazione e quando avrete bisogno di mostrare le vostre ricevute per l’anno fiscale in questione.

Cosa succede durante un controllo?

I film e gli spettacoli televisivi spesso descrivono gli avvisi di controllo dell’IRS come drammatici scontri tra il contribuente e gli agenti dell’IRS. Tuttavia, a meno che l’IRS non stia accusando una frode fiscale o attività criminali, la maggior parte sono affari piuttosto tranquilli in cui gli agenti chiedono al contribuente informazioni aggiuntive e fanno aggiustamenti alla vostra fattura fiscale o al rimborso delle tasse. L’IRS vi notificherà la vostra verifica inviandovi una lettera di verifica per posta certificata.

La maggior parte delle verifiche dell’IRS rientrano in tre categorie:

• Revisioni per corrispondenza. Durante un audit per corrispondenza, l’IRS invierà una lettera al contribuente in cerca di informazioni aggiuntive. Questo è di solito il risultato dell’omissione del reddito da parte del contribuente nel suo ritorno o di un grave errore. Lei avrà la possibilità di fornire i documenti e le ricevute necessarie, pagare l’importo che l’IRS dice che è dovuto, o contestare i risultati dell’IRS usando un agente iscritto all’albo che è autorizzato a rappresentare i contribuenti.
• Revisioni d’ufficio. Queste sono interviste di persona nell’ufficio dell’IRS. Dovreste avere un CPA, un agente iscritto all’albo o un avvocato fiscale che vi accompagni per l’intervista con questi tipi di audit.
• Field Audits. Gli audit sul campo sono rari per le piccole imprese, ma possono essere molto invasivi e comportano una revisione dei processi aziendali, delle procedure contabili e dei controlli interni.
• Audit riga per riga. Se il vostro ritorno è scelto a caso, l’IRS esaminerà ogni linea per stabilire le norme che saranno utilizzate per innescare futuri controlli.

È durante il controllo fiscale che l’IRS si aspetterà che forniate le ricevute che documentano tutte le vostre spese dichiarate e le relative deduzioni.

Se vi state dirigendo verso un controllo e sapete che non avete riportato un significativo reddito d’impresa all’IRS, è generalmente una buona idea assumere un professionista fiscale per rappresentarvi durante il controllo. Non siate troppo preoccupati del tempo di prigione per la revisione, ma avrete bisogno dell’assistenza di un professionista con una buona conoscenza del diritto fiscale per guidarvi.

La regola ‘Cohan’ per i record mancanti o incompleti

Il problema delle ricevute mancanti o perse è così comune che nel 1930 la Corte d’Appello degli Stati Uniti per il secondo circuito ha delineato una regola su come l’IRS dovrebbe procedere in queste situazioni. La regola è stata delineata nella decisione della corte in Cohan v. Commissioner, che coinvolgeva deduzioni commerciali non documentate rivendicate dal famoso showman di Broadway George M. Cohan.

Nel suo caso giudiziario, Cohan sostenne di essere troppo occupato per tenere registri organizzati per documentare le spese di viaggio e di intrattenimento che dichiarava nella sua dichiarazione dei redditi federale. L’IRS ha cercato di disconoscere tutte le deduzioni richieste. Il Secondo Circuito ha trovato che era chiaro che Cohan aveva sostenuto alcune spese, anche se non poteva dimostrare gli importi esatti. La corte ha poi esposto la regola Cohen, che afferma che un contribuente che non ha ricevute che documentino le spese aziendali può ancora rivendicare le spese se sono ragionevoli e credibili.

Tuttavia, se non avete ricevute, l’IRS non vi permetterà di dedurre l’intero importo delle vostre spese. L’IRS calcolerà l’importo minimo standard per il servizio o l’articolo acquistato da un contribuente e permetterà la deduzione solo per quell’importo.

È spesso un salvavita per gli imprenditori che non riescono a trovare le loro ricevute, ma diverse sentenze recenti della Corte fiscale degli Stati Uniti hanno imposto limiti all’uso della regola Cohan. Nel fare ciò, la Corte Tributaria ha detto che il contribuente ha bisogno di fornire informazioni per comprovare le spese dichiarate. Per esempio, la corte ha rifiutato le deduzioni di spesa per i viaggi d’affari richiesti quando il contribuente non poteva documentare ogni elemento dei suoi viaggi, incluso il numero di viaggi, quando sono stati fatti e il loro scopo commerciale.

Documentare le tue spese aziendali senza ricevute

La regola Cohan offre ai contribuenti una serie di opzioni oltre alla fornitura di ricevute per dimostrare che il denaro è stato speso per operazioni aziendali, ma richiede un po’ di sforzo da parte tua. È un grande strumento di difesa da audit. Fare quanto segue vi permetterà spesso di ricostruire le vostre spese aziendali in modo da soddisfare i revisori dell’IRS:

• Contattare i fornitori e i prestatori di servizi per ottenere fatture e ricevute. Molte aziende usano sistemi di fatturazione automatizzati e possono stamparne una copia su richiesta. Anche se il fornitore usa ancora fatture scritte a mano, potrebbe essere in grado di fornirvi una copia carbone della fattura che conservano per i loro archivi. Alcune aziende applicheranno una tassa per il tempo che il loro personale spende per recuperare questi documenti.
• Esami del conto bancario, assegni annullati ed estratti conto della carta di credito. Questi documenti possono essere usati per mostrare la data del pagamento e chi ha ricevuto il pagamento. Mentre questa documentazione mostrerà che la spesa era legittima, raramente mostra perché il pagamento è stato fatto.
• Esaminare il tuo calendario. Se si tiene un calendario aziendale, è possibile utilizzare tali informazioni per determinare quando e dove si è viaggiato per un lavoro o un incontro di lavoro. Può anche essere usato per determinare quando puoi aver avuto un appuntamento con un fornitore di servizi o un incontro con un venditore.
• Ricerca di vecchie e-mail. Se riesci a ricordare la data approssimativa o il nome dell’altra azienda, puoi individuare una copia via e-mail della ricevuta che stai cercando o una sorta di e-mail di conferma che mostra che hai sostenuto una spesa. Queste e-mail possono anche mostrare che hai preso accordi per il viaggio.
• Controllare i dati di localizzazione del tuo smartphone. Il tuo smartphone raccoglie una quantità sorprendente di dati su di te e su dove sei stato. Che sia attraverso i tuoi account di social media o applicazioni come Google, potresti essere in grado di rintracciare dove il tuo telefono è stato per mostrare dove hai viaggiato per lavoro.

Cosa succede dopo il controllo?

Dopo che l’IRS ha completato il suo controllo ti informerà dei risultati entro 30 giorni. Lei può accettare i risultati dell’IRS o presentare un appello. Se crede che i risultati non siano in linea con le prove o con il Codice Fiscale degli Stati Uniti, può presentare un appello che sarà ascoltato da un agente dell’IRS che prenderà una decisione in base ai fatti del suo caso.