C’è una buona probabilità che se siete appena in procinto di formare un’organizzazione non profit, dovete ancora richiedere lo status 501c3.
501(c)(3) si riferisce al codice fiscale dell’IRS che permette alle organizzazioni religiose, caritatevoli ed educative un’esenzione fiscale federale. Diventando una 501c3 certificata, la vostra organizzazione non è tenuta a pagare l’imposta federale sul reddito e può raccogliere contributi esentasse.
Sembra fantastico, vero?
Purtroppo, il processo di applicazione è abbastanza esteso e può sembrare scoraggiante per un’organizzazione che sta appena iniziando.
Mentre si procede con il processo di applicazione IRS, è necessario essere il più possibile organizzati e accurati. Probabilmente avrete bisogno di “tutte le mani sul ponte”, per così dire. Prendersi il tempo per farlo bene la prima volta vi farà risparmiare montagne di tempo lungo la strada.
La prima cosa da sapere sull’applicazione dello status 501c3 è che, in alcuni casi, è effettivamente un processo soggettivo. Questo significa che, oltre a fornire tutti i dati che l’IRS richiede, si deve essenzialmente “vendere” l’idea che la vostra organizzazione sta lavorando per il bene comune.
La buona notizia è che, con previdenza e supporto, è possibile gestire con successo il processo di applicazione. Date un’occhiata a questa lista di 5 consigli che vi aiuteranno nel vostro viaggio verso il raggiungimento dello status di esenzione fiscale 501c3 nonprofit.
Capire se siete qualificati
La prima domanda che vi starete ponendo è se la vostra organizzazione è qualificata per lo status 501c3.
Partiamo dallo scopo della vostra organizzazione. Dovete rientrare in una di queste 8 categorie per richiedere l’esenzione fiscale:
- Caritatevole (incluso il soccorso alla povertà, la lotta alla discriminazione, la promozione dell’educazione, ecc.)
- Religioso
- Educativo
- Test per la sicurezza pubblica
- Letterario
- Concorso sportivo giovanile/amatoriale
- Scientifico
- Prevenzione della crudeltà per bambini e animali
In seguito, considerate come siete costituiti. Per qualificarvi come 501(c)(3), dovete essere una società, un trust o un’associazione non registrata. Se dovete ancora costituirvi, parlate con un consulente legale qualificato per discutere quale opzione sia la migliore per la vostra organizzazione.
Ora, pensate alle vostre operazioni quotidiane. Dovete soddisfare questi criteri per qualificarvi:
Nessuno affiliato alla vostra organizzazione è autorizzato a trarre personalmente profitto dalle entrate, compresi i dipendenti e gli azionisti.
- Nessun impegno di campagna politica
- La registrazione degli elettori è permessa, ma deve essere bi-partisan
- Le organizzazioni non profit più grandi possono impegnarsi in attività di lobbying per un massimo di 1 milione di dollari all’anno
- Mantenere registrazioni finanziarie aggiornate
- Compilare un modulo annuale 990
Allora dovrete considerare i beni della vostra organizzazione. Un 501(c)(3) deve archiviare tutti i beni come esenti, il che significa che se l’organizzazione si scioglie per qualsiasi motivo, i beni saranno distribuiti ad altri enti di beneficenza.
Se si soddisfano questi criteri, grande! Ora è il momento di iniziare l’applicazione.
Conoscere l’applicazione
Non solo è necessario essere consapevoli di quale applicazione è necessario completare, ma è anche importante conoscere le informazioni che verranno richieste nell’applicazione.
Tutti i potenziali richiedenti 501c3 devono completare 1 dei 2 moduli: Form 1023 o Form 1023-EZ.
- Form 1023: La tradizionale domanda di 26 pagine che è usata dalle organizzazioni non profit più grandi
- Form 1023-EZ: Una domanda condensata di 3 pagine che può essere usata da organizzazioni con entrate lorde inferiori a $50.000 e meno di $250.000 in attività.
L’IRS sostiene che oltre il 70% dei richiedenti sono idonei a completare il Form 1023-EZ. Se soddisfate le qualifiche finanziarie, allora siete fortunati! Questa applicazione richiede molte meno informazioni.
Il modulo 1023-EZ chiede le informazioni di contatto complete della tua organizzazione, la struttura organizzativa, la definizione dello scopo e delle attività, i dettagli della fondazione (se applicabile), e la firma.
Il lungo modulo 1023 richiede una quantità di informazioni significativamente maggiore. Avrete bisogno di raccogliere informazioni per compilare le seguenti sezioni: informazioni di contatto, struttura organizzativa, definizione dello scopo, una descrizione completa delle vostre attività, compensazione degli azionisti e del personale essenziale, beneficiari della vostra organizzazione, storia organizzativa, attività speciali (lobbying, raccolta di fondi, ecc.), rendiconti finanziari, stato di carità pubblica e firma.
È davvero utile studiare le istruzioni per la domanda (fornite con la domanda) nella loro interezza prima di iniziare.
Mobilizzare le truppe
Quindi, ora sapete se siete qualificati e quale domanda utilizzare. Probabilmente hai letto le istruzioni e sei pronto per iniziare a completare la domanda. Ora, è il momento di riunire la tua squadra.
Ti starai chiedendo perché dovresti portare tutti al tavolo fin dall’inizio. Lasciate che vi dica che anche gli errori più semplici possono comportare un costoso ritardo. È meglio avere più gruppi di occhi che esaminano l’applicazione durante ogni fase.
Fissa un momento specifico per incontrare il tuo Presidente/CEO, il Direttore Finanziario/CFO, il Direttore Operativo/COO e il Presidente del tuo Consiglio, o quelli di rango equivalente all’interno della tua organizzazione.
Designare le sezioni appropriate per ogni direttore prima del tempo. Per esempio, il vostro CFO dovrebbe occuparsi della documentazione finanziaria, il COO può completare il racconto, e il CEO e il Presidente del Consiglio la storia organizzativa, le attività speciali, ecc.
Poi, esaminate l’intera domanda passo dopo passo. La maggior parte delle sezioni sono semplici e concrete, specialmente se state completando solo il 1023-EZ.
Ricordatevi che la chiave per un’organizzazione ben gestita è avere una squadra solida sul posto. Completare questa domanda insieme è uno dei primi passi di un lungo percorso di lavoro di squadra.
Il racconto – Fai in modo che ogni parola conti
Se ti viene richiesto di completare il racconto in forma lunga, è essenziale che tu pensi a questa sezione. Le domande vengono spesso ritardate per mancanza di dettagli in quest’area.
Alcuni la considerano il “cuore” della tua domanda – e per una buona ragione – quindi è meglio avere l’input dei responsabili della tua organizzazione (come menzionato sopra). Se la missione della vostra organizzazione è chiara, questo dovrebbe essere facile. Per far risaltare la vostra, seguite questi suggerimenti:
- Dettagliate le vostre attività descrivendo chi, cosa, dove, quando, perché e come viene gestita la vostra organizzazione.
- Riferitevi agli allegati alla vostra domanda, inclusi opuscoli, newsletter e altri documenti rilevanti.
- Fate un argomento per l’esenzione fiscale. Fate riferimento al codice fiscale dell’IRS dopo aver descritto in dettaglio ogni attività a cui partecipa la vostra organizzazione. Per esempio, “La sezione 1.501(c)(3)-1(d)(3)(i)(a) dei regolamenti descrive il termine educativo per significare la formazione di un individuo per sviluppare capacità e XXX organization fa questo…”
Dettagliate le vostre attività per mostrare come la vostra organizzazione ha lavorato, sta lavorando, e continuerà a lavorare per il bene comune. Sii chiaro, conciso e completo.
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Ho detto che gli errori possono essere costosi?
A partire da gennaio 2016, non ci sono arretrati di domande. Tuttavia, l’elaborazione può richiedere fino a 90 giorni per il modulo 1023-EZ e 180 giorni per il modulo 1023 lungo.
Un errore in qualsiasi area può, purtroppo, ritardare il tempo di elaborazione già lungo della vostra applicazione.
Molte organizzazioni non pagano le tasse di deposito della domanda corrette. Per chiarire:
- Il modulo 1023- EZ richiede una tassa di elaborazione di 400 dollari
- Il modulo 1023 richiede una tassa di elaborazione di 850 dollari
Ci sono numerosi altri errori comuni che i richiedenti fanno spesso. È meglio:
- Controllare il vostro statuto/atto costitutivo per assicurarsi che la vostra organizzazione abbia una clausola di scioglimento chiaramente scritta.
- Rivedere i vostri rendiconti finanziari con un contabile esterno o un’altra terza parte.
Assicuratevi che i vostri documenti siano firmati. - Evitare i ritardi facendo rivedere la domanda ad ogni membro del team per l’accuratezza e la completezza.
La strada verso lo status 501c3 può essere lunga, ma ne vale sicuramente la pena. Oltre all’esenzione dalle tasse federali, le organizzazioni non profit possono qualificarsi per l’esenzione dalle tasse statali, l’esenzione dalle tasse sulla proprietà, sconti sulla posta all’ingrosso dal servizio postale degli Stati Uniti e la possibilità di richiedere sovvenzioni.
Buona fortuna a voi e alla vostra organizzazione nel vostro viaggio verso lo status di 501c3!