5 passi per migliorare la tua efficienza lavorativa

Mentre i datori di lavoro cercano molte qualità in un dipendente, è difficile guardare oltre qualcuno che non solo è laborioso e produttivo, ma anche efficiente in quello che fa.

Ma la domanda sorge spontanea: se la tua efficienza è in ritardo e stai cercando di aumentarla, che cosa fai?

Inizia con l’analizzare le cause principali della tua inefficienza e scarsa produttività. Considerate, per esempio, cose come:

• Le tue abitudini organizzative personali
• I canali di comunicazione che impieghi
• Il toolkit a tua disposizione
• Troppe distrazioni
• La stanchezza o il troppo tempo in ufficio

Ci vuole tempo per fare progressi seri, ci sono cose che puoi fare oggi per migliorare l’efficienza del lavoro e, di conseguenza, mostrare alla tua azienda che sei una parte preziosa della squadra.

Se sei pronto a migliorare finalmente la tua efficienza sul lavoro, controlla questi passi qui sotto!

1. Implementare una lista di cose da fare

A prescindere dal tuo campo, posizione o luogo di lavoro, rimane il fatto che la tua giornata è piena di compiti. Quali completerete per primi? Quali sono i più importanti? Come farai a rimanere in orario per tutto il giorno?

Se non hai una lista di cose da fare, potresti ritrovarti a dare la priorità ai compiti sbagliati o a trascurare quelli che richiedono la tua attenzione immediata. Come risultato, la tua efficienza lavorativa scivola e la tua produttività cade fuori dalla mappa.

Per fortuna, è facile creare una lista di cose da fare. Puoi farlo alla vecchia maniera, mettendo carta e penna, tracciando la tua lista di compiti e spuntando le voci. Oppure si può integrare la tecnologia nel processo approfittando di una delle molte applicazioni progettate per tenerti in pista.

E senza dubbio uno dei top player è Todoist. Infatti, è stata selezionata come editor’s choice da PCMag, che scrive:

“Se stai cercando la migliore app per elencare le cose da fare, una che funzioni su tutti i tuoi dispositivi, che abbia ottime funzioni per monitorare la tua produttività e che ti permetta di organizzare tutto quello che hai da fare, Todoist è per te.”

2. Migliorare la comunicazione

Le giornate di lavoro sono piene di potenziali perdite di tempo – spazi di lavoro disordinati, riunioni improduttive e social media, solo per citarne alcuni. La comunicazione con i colleghi, i clienti e le prospettive, tuttavia, non dovrebbe essere una di queste.

Una comunicazione efficace è fondamentale per la produttività sul posto di lavoro. Ma il miglioramento della comunicazione non avverrà da un giorno all’altro. Né accadrà da solo.

Prima di tutto, definisci cosa sta funzionando e cosa no per quanto riguarda il modo in cui il tuo team comunica. State sprecando ore e ore per incontrare i colleghi di persona? Spendete troppo tempo in teleconferenze quando un rapido IM o anche un’e-mail potrebbero realizzare la stessa cosa?

In entrambi i casi, è necessario implementare un sistema per riparare ciò che è rotto. Questo potrebbe significare un seminario o un team-building incentrato sulla comunicazione di squadra. O potrebbe significare semplicemente implementare il giusto software di comunicazione di squadra.

Su quest’ultimo punto, considerate la messaggistica istantanea aziendale. I messaggeri istantanei orientati al business presentano una varietà di canali, il che significa che c’è un mezzo che si adatta a qualsiasi tipo di comunicazione sul posto di lavoro.

Le chat testuali e le chat room sono perfette per conversazioni libere o in corso, domande sì, no o risposte brevi, o per organizzare spazi di discussione per progetto, squadra, dipartimento o anche luogo.

Voce e video chat, d’altra parte, sono ideali per i casi in cui è necessario replicare una connessione più personale, ma la comunicazione di persona è impraticabile o impossibile.

Email e comunicazione di persona hanno ancora il loro posto. Per esempio, se non è urgente o hai bisogno di copiare più destinatari – invia un’e-mail. Se avete una notizia grande o trasformativa da condividere, allora considerate un incontro di persona.

A seconda della natura della comunicazione, alcuni canali hanno più senso di altri. Ma sta a voi avere la tecnologia a disposizione per prendere questa decisione.

3. Ridurre il multitasking

Prova il single-tasking! La ricerca dimostra che il multitasking riduce l’efficienza e la produttività. Passare avanti e indietro tra i compiti e le schede porta a un ritardo nella transizione del cervello tra le informazioni, costando fino al 40% del tempo produttivo.

Ma ammettiamolo: nel posto di lavoro sempre dinamico di oggi, non si può evitare completamente. Quindi sta a te essere più intelligente e pieno di risorse su come fai multitasking.

Per massimizzare il tuo flusso di lavoro online, limita il numero di schede aperte nella finestra del tuo browser. Ogni scheda aperta è una distrazione evitabile. Inoltre, le schede aperte non solo rendono più difficile trovare le informazioni, ma hanno anche un impatto negativo sulla RAM del tuo dispositivo, consumando più memoria di lavoro. Alla fine, sia tu che l’efficienza del tuo dispositivo scivolano.

Considera anche come lavori con il tuo team. Le piattaforme di comunicazione e collaborazione all-in-one consentono la comunicazione in tempo reale, facilitando il lavoro di squadra significativo all’interno di una piattaforma unificata.

Accoppiare strumenti come una lavagna virtuale, screenshot istantaneo, desktop remoto e trasferimento di file di dimensioni illimitate con la comunicazione in tempo reale porta a:

• Meno passaggio avanti e indietro tra funzioni di collaborazione IM, piattaforme restrittive di condivisione dei file e applicazioni di chat non sicure
• Maggiore attenzione e concentrazione sui compiti e sulla collaborazione
• Minore probabilità che i dati cadano nelle mani sbagliate
• Maggiore efficienza e produttività

Mentre non è possibile evitare del tutto il multitasking, è possibile essere più intelligenti su come affrontarlo.

4. Massimizzare i tempi morti

Più o meno nello stesso modo in cui il multitasking è qui per rimanere, lo è anche il tuo carico di lavoro. Ma c’è solo tanto tempo in un giorno. E il tuo cervello ha ancora meno tempo e capacità produttiva. Quindi devi individuare dei modi per lavorare in modo più intelligente.

• • Lavora in movimento – I tempi del pendolarismo stanno aumentando. Ma invece di scorrere il tuo news feed, usa quel tempo per gestire la lista delle cose da fare del giorno, rispondere ai messaggi istantanei e alle e-mail o fare brainstorming. Oggi, le app di comunicazione mobile per il team non solo ti tengono in contatto con il tuo team, ma assicurano che la collaborazione avvenga ovunque tu sia.

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• Lavora a intervalli – Che siano sprint di 25 minuti o intervalli di 90 minuti, concentrati su un singolo compito o lavoro senza distrazioni o interruzioni per un breve periodo di tempo. Poi prenditi una pausa designata per ricaricarti. Non stipare una settimana di compiti in un giorno e poi cercare di completarli tutti senza pause.
• Lavora su te stesso – Quando hai del tempo libero al lavoro, spendilo per la tua salute e benessere. Prenditi una pausa dagli schermi e dai dispositivi e considera di leggere un libro o fare qualche attività cerebrale, esercizi fisici o yoga, per esempio.

5. Tenere le distrazioni all’esterno

Smartphone, social media, spazi di lavoro disordinati e connessione eccessiva possono distruggere la tua efficienza più velocemente della prossima notifica. Ma mentre le distrazioni sono praticamente inevitabili in questi giorni, ci sono dei passi che puoi fare per ridurle.

1. Mitigare le interruzioni. Poiché la maggior parte dei lavoratori statunitensi non può resistere ai social media, metti il tuo smartphone fuori dalla vista. Spegnere le notifiche. Considerare la cancellazione delle app dei social media durante la settimana lavorativa. Rimuovi i collegamenti del browser agli account dei social media ed esci da essi.
2. Presta attenzione al tuo ambiente di lavoro. Organizza il tuo spazio di lavoro. Tenete a portata di mano tutto l’essenziale. Usa la tua lista di cose da fare per strutturare la tua giornata. E se lavori da casa, considera attentamente tutto, dal tuo arredamento al tuo guardaroba e alla tua playlist.
3. Disconnettiti di tanto in tanto. L’aumento della connettività e della trasparenza della comunicazione in tempo reale ha cambiato l’efficienza del posto di lavoro. Ma a volte hai solo bisogno di lavorare. Quando questo è il caso, esci dalla posta elettronica e dalle app di messaggistica, disconnetti i tuoi dispositivi e fai ciò che è necessario per finire il lavoro.
4. Non essere una distrazione. La maggior parte delle conversazioni può aspettare. Presta attenzione ai segnali visivi e virtuali dei tuoi colleghi – cuffie accese, concentrazione intensa o stato dell’utente, per esempio. Solo perché puoi incontrarti di persona o chattare non significa che dovresti farlo.

Considera queste domande

Ora che hai alcuni metodi tangibili per aumentare l’efficienza del lavoro, è il momento di fare un passo nella giusta direzione.

Come la maggior parte delle cose però, migliorare l’efficienza e la produttività è un processo, e uno che richiede un po’ di auto-esame, una strategia, impegno e tempo.

Considera queste cinque domande:

• Hai individuato il motivo per cui ti manca un alto livello di efficienza?
• Hai un sistema in atto non solo per implementare i cinque passi di cui sopra, ma per rimanere con loro per un lungo periodo?
• Come ti assicurerai che la tecnologia aumenti la tua efficienza sul posto di lavoro, invece di aggiungere altre distrazioni?
• Arruolare l’aiuto di un collega o di un supervisore ti aiuterebbe meglio a raggiungere i tuoi obiettivi?
• Quali misure attuerai per monitorare i progressi?

Anche se non è sempre facile rispondere, queste domande sono cruciali per darti un’idea di dove ti trovi al momento, partire con il piede giusto e, cosa importante, rimanere in pista.

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The Wrap-up

Tutti vogliono migliorare la propria efficienza lavorativa, ma trasformarla in realtà è spesso più facile a dirsi che a farsi.

Ma provare e fallire in passato non è un motivo per arrendersi ora! Mettendo in atto i cinque passi di cui sopra, e poi considerando attentamente alcune domande per guidarvi lungo il percorso, troverete più facile che mai raggiungere un livello più alto di efficienza e produttività nel vostro lavoro.

Hai qualche consiglio per migliorare l’efficienza lavorativa? Quali altri passi aggiungeresti a questa lista? Condividi con noi i tuoi pensieri, consigli e indicazioni!