10 Migliori Strumenti & Software di Condivisione File Sicuri per il Business nel 2021

Come le aziende moderne sono diventate più decentralizzate con il 66% delle aziende che offrono opportunità di lavoro remoto, avere la possibilità di condividere file in un momento di preavviso è vitale.

Grazie al numero di piattaforme software di condivisione di file disponibili, ottenere file da A a B è più facile che mai.

Tuttavia, è ancora necessario scegliere lo strumento giusto per assicurarsi di poter collaborare in modo efficace.

Ecco la nostra lista dei dieci migliori strumenti di condivisione di file sicuri & software per le imprese nel 2021:

1. Files.com EDITOR’S CHOICE Un sistema di gestione dei file basato su cloud che include funzioni di condivisione dei file. Trasferisci i file sul server di Files.com e poi invia dei link per garantire l’accesso a ciascuno. Inizia una prova gratuita di 30 giorni.
2. FileWhopper Un servizio di trasferimento file o cartelle a pagamento specializzato in file di grandi dimensioni. Ideale per le aziende che hanno bisogno di inviare file a più clienti e non vogliono impostare account utente o nuove piattaforme per la collaborazione sicura.
3. Dropbox Business Cloud storage con sincronizzazione delle directory tra i dispositivi disponibili per le aziende e per gli individui con un piano gratuito disponibile per uso privato.
4. G Suite Google Drive La versione a pagamento di Google Drive che è collegata a una suite di produttività online. I prezzi bassi e le eccellenti strutture di collaborazione lo rendono una scelta molto popolare.
5. OneDrive for Business Il servizio di cloud storage di Microsoft che può essere integrato nella suite di produttività Office 365. I primi 5GB di storage sono gratuiti e le utilità di scansione e collaborazione sono altri vantaggi.
6. Box Business Un servizio di cloud storage contendente che può essere integrato negli strumenti G Suite, Office 365, Adobe Sign e Salesforce. La forte crittografia lo rende uno strumento conforme agli standard di protezione dei dati.
7. Citrix ShareFile Uno strumento di condivisione dei file dai re della virtualizzazione. Questa opzione include il cloud storage e la posta elettronica sicura per la condivisione dei documenti.
8. Apple iCloud Una soluzione di cloud storage che è completamente integrata nei sistemi operativi Apple. È possibile accedere ai file anche dai computer Windows e i primi 5 GB di spazio sono gratuiti.
9. FileCloud Un servizio di cloud storage con una console skin personalizzabile per il branding aziendale. Può essere gestito on-premises o usato come un servizio ospitato.
10. WeTransfer Pro Un sistema di trasmissione file sicuro e gratuito con un’opzione per aggiungere lo storage a pagamento. Include il monitoraggio dell’accesso ai file.

I migliori strumenti sicuri per la condivisione di file aziendali

Files.com (FREE TRIAL)

Files.com è un file manager basato sul cloud. Offre l’archiviazione dei file più un metodo per condividere in modo sicuro i file tramite link. Gli utenti possono scegliere di creare collegamenti specifici per ogni invitato con un’opzione di accesso con data finale. A chi accede a un file può essere concessa la possibilità di scaricarlo o modificarlo o solo di visualizzarlo.

Files.com ha un vantaggio rispetto agli altri sistemi di cloud storage di questa lista perché offre una singola interfaccia di directory di file alle aziende che potrebbero utilizzare altre strutture di cloud storage. Un account Files.com include lo spazio di archiviazione per i file. Tuttavia, i clienti possono anche utilizzare il servizio come interfaccia per altri sistemi, come Google Drive, OneDrive o Dropbox.

Tutti i trasferimenti di file sono protetti con SSH (SFTP) o TLS (FTPS). È anche possibile creare collegamenti HTTPS alle cartelle in un account Files.com per un accesso sicuro. Gli account sono protetti dall’autenticazione a due fattori e possono ospitare molte identità utente. Tutta l’archiviazione dei file è criptata per una maggiore sicurezza.

Molti sistemi di collaborazione possono essere integrati in un account Files.com, riducendo la necessità di trasferire file e indebolire la sicurezza dei dati. Un esempio di tale integrazione è la suite di produttività online Microsoft 365, a cui si può accedere direttamente all’interno di un account Files.com. Gli spazi file di Files.com possono essere collegati come un’unità di rete in modo che gli utenti visualizzino il server online come una cartella sul desktop.

Files.com è un servizio in abbonamento e si paga per utente al mese. Ci sono tre livelli di piano con il servizio, che sono Starter (1 TB di utilizzo dei dati al mese), Power (5 TB di dati al mese) e Premier (10 TB di dati al mese). Puoi provare Files.com senza rischi con una prova gratuita di 30 giorni.

Caratteristiche chiave:

• Applicazione sicura per la condivisione di file
• Archiviazione dati criptata
• Autenticazione a due fattori
• Integrazioni software per la collaborazione

FileWhopper

FileWhopper è un’alternativa innovativa ai servizi di abbonamento e alle soluzioni di cloud storage. È un servizio di trasferimento di file a pagamento che utilizza una metodologia di condivisione dei file. Il metodo pay-as-you-go si adatta a molti casi d’uso aziendali. Se vuoi inviare un file o una cartella di grandi dimensioni a qualcuno, devi semplicemente caricarlo sul sistema FileWhopper, ottenere un link per la posizione e poi inviare quel link di download al tuo corrispondente. Il sistema è strettamente per la condivisione di file e non è pensato per la collaborazione dal vivo, il che lo rende meno macchinoso di altri strumenti in questa lista.

Si paga una tassa per ogni file caricato in base alle dimensioni del file e il servizio FileWhopper include un’utilità per caricare il file. Il file viene memorizzato in uno stato criptato ed è protetto da password in modo che possa essere accessibile solo al destinatario previsto. Il file non può rimanere sul server FileWhopper per sempre. Il sistema di archiviazione non è destinato ad essere consultato ripetutamente. Il file rimane su FileWhopper per 14 giorni (può essere esteso se necessario), e poi sarà cancellato se nessuno vi accede. Quando il destinatario accede al file, questo può solo essere scaricato, e una volta che il processo è completato, il file viene rimosso dal sistema FileWhopper. Il mittente può acquistare ulteriori download se il file deve essere condiviso con più di un destinatario.

I file da caricare possono essere di qualsiasi dimensione, anche 10 TB o più. FileWhopper fornisce un preventivo per ogni richiesta di trasferimento di file e non pubblica le sue tariffe al momento, anche se hanno annunciato piani per aggiungere presto un calcolatore di prezzi al loro sito. Visita il loro sito web per saperne di più e vedere il loro modello di prezzi.

Dropbox Business

Primo in questa lista abbiamo Dropbox Business. Dropbox è uno strumento sicuro di cloud storage e condivisione di file che permette agli utenti di archiviare i loro media digitali in un unico luogo. È possibile accedere ai file di Dropbox dal tuo computer, telefono o tablet. Ogni volta che si aggiungono nuovi file o si eliminano quelli vecchi, le modifiche saranno automaticamente sincronizzate su tutti i dispositivi. Puoi anche cancellare da remoto i dati se un dispositivo viene perso o rubato.

Dropbox supporta anche la condivisione di file con utenti che non hanno un account. In ambienti di squadra, è possibile utilizzare Dropbox Business per archiviare i file in un’unica posizione e implementare controlli di autorizzazione dell’amministratore per gestire chi ha accesso a quali dati.

Per gli utenti individuali, ci sono tre versioni di Dropbox Business disponibili per l’acquisto: Basic, Plus e Professional. La versione Basic è gratuita con 2GB di storage. La versione Plus costa $9.99 (£8.13) al mese per 2TB di storage. La versione Professional costa 16,58 dollari (13,49 sterline) al mese per 3TB di archiviazione.

Per gli utenti aziendali, ci sono tre versioni di Dropbox Business disponibili per l’acquisto: Standard, Advanced ed Enterprise. La versione Standard parte da $12.50 (£10.17) per utente al mese con 3TB di spazio di archiviazione.

La versione Advanced parte da $20 (£16.27) per utente al mese con spazio illimitato. La versione Enterprise è un pacchetto personalizzato con un prezzo unico. Puoi provare la prova gratuita per 30 giorni.

G Suite Google Drive

G Suite Google Drive è emerso rapidamente come uno dei migliori servizi di cloud storage, con storage gratuito per uso personale. Con Google Drive, i primi 15 GB di archiviazione sono gratuiti. Con questa soluzione, puoi accedere ai tuoi file dal tuo computer, smartphone o tablet, non importa dove ti trovi.

La condivisione dei file è un’area in cui Google Drive eccelle. Puoi invitare gli altri a visualizzare e scaricare i tuoi file inviando dei link. Puoi anche invitare più membri del tuo team a collaborare su un singolo file. La combinazione di funzionalità di archiviazione e collaborazione rende Google Drive ideale per gli ambienti aziendali remoti.

Ci sono due versioni di Google Drive; Personal e Drive Enterprise. Come accennato in precedenza, Google Drive è gratuito per i primi 15GB dopo i quali è possibile effettuare l’aggiornamento a Google One. Le versioni a pagamento partono da $1.99 (£1.59) al mese per 100 GB di storage e 200 GB per $2.99 (£2.49) al mese. Drive Enterprise costa $8 (£6.51) per utente attivo al mese più $1 (£.81) per 25GB.

OneDrive for Business

OneDrive for Business è un servizio di file hosting basato su cloud fornito da Microsoft che supporta file condivisi. È possibile memorizzare i file e accedervi dal computer, tablet o telefono. Se aggiungi o cancelli i file, queste modifiche saranno sincronizzate automaticamente su tutti i tuoi dispositivi. È anche possibile accedere ai file quando si è offline, in modo da non dipendere da una connessione internet. Per mantenere i tuoi file sicuri, OneDrive cripta i file con SSL.

Per la collaborazione, OneDrive ti permette di condividere file, foto e cartelle con altri. Tutto quello che devi fare è inviare un link via e-mail o altro servizio di messaggi e il destinatario può accedere ai file senza bisogno di iscriversi. È anche possibile impostare una data di scadenza sui link dei file in modo che non sia possibile accedervi dopo un determinato periodo di tempo.

La scansione dei documenti è una funzione unica che consente di utilizzare il telefono per la scansione dei documenti cartacei. Per esempio, puoi scansionare ricevute e note per caricarle sul tuo account OneDrive.

Ci sono due versioni standalone di OneDrive senza Office 365; OneDrive Basic 5 GB e OneDrive 100 GB. OneDrive Basic 5 GB è gratuito con 5 GB di spazio di archiviazione. OneDrive 100 GB costa $1.99 (£1.62) al mese per 100 GB di spazio. Visualizza le informazioni sui prezzi e iscriviti qui.

Box Business

Box for Business è una soluzione di cloud storage protetta da crittografia. È possibile accedere alla piattaforma cloud Box da qualsiasi dispositivo per caricare e interagire con i file. La piattaforma si integra anche con soluzioni come Office 365, Google, Suite, Salesforce e Adobe Sign in modo da poter utilizzare le app su cui si fa affidamento ogni giorno. I dati possono essere memorizzati in una regione di vostra scelta.

La collaborazione può essere realizzata inviando link sicuri in modo che altri utenti possano aggiungere i propri commenti ai file. I controlli dei dati a bordo hanno reso Box conforme a HIPAA, PCI, FedRAMP, ISO 27018, ITAR, FINRA e altro. Ad esempio, la funzione Box Keysafe consente di gestire le chiavi di crittografia per proteggere i dati e crea una traccia cartacea dell’uso della chiave.

Ci sono quattro versioni di Box disponibili per l’acquisto: Starter, Business, Business Plus e Enterprise. La versione Starter costa $5 (£4) per utente al mese con 100GB di storage sicuro e 2GB di upload di file. La versione Business costa $15 (£12) per utente al mese con storage illimitato e 5GB di upload di file.

La versione Business Plus costa $25 (£20) per utente al mese con storage illimitato e 5GB di upload di file. La versione Enterprise ha un prezzo personalizzato per uno storage illimitato e la gestione dei contenuti con automazione del flusso di lavoro. Puoi iniziare una prova gratuita di 14 giorni.

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile è uno strumento di condivisione di file che ti permette di archiviare file e documenti nel cloud. È possibile accedere a tutti i vostri file cloud attraverso una piattaforma. Molte aziende usano Citrix ShareFile per inviare file di grandi dimensioni. Il software di condivisione di file viene fornito con un plugin per le e-mail in modo da poter inviare facilmente i file via e-mail.

Questi file sono crittografati in transito e a riposo per assicurarsi che non possano essere letti da nessuno tranne il destinatario previsto. Anche se non si dispone di una connessione Internet, è possibile accedere ai file offline nelle librerie di documenti SharePoint.

Per supportare la collaborazione, Citrix ShareFile è dotato di editing per dispositivi mobili, che consente agli utenti di annotare documenti Microsoft Office e PDF tramite l’editor di contenuti mobile. L’utente può apportare modifiche offline e salvarle per dopo.

Ci sono tre versioni di Citrix ShareFile disponibili per l’acquisto: Standard, Advanced, Premium e Virtual Data Room. La versione Standard costa $10 (£8) al mese per un dipendente e storage illimitato. La versione Advanced costa $77 (£62) al mese per cinque dipendenti, più $15,30 (£12,45) per ogni utente aggiuntivo con archiviazione illimitata e crittografia e-mail.

La versione Premium costa $122 (£99) al mese per cinque utenti dipendenti, più $24,30 (£19,78) per utente aggiuntivo, con flussi di lavoro personalizzati e firme elettroniche. Virtual Data Room costa $338 (£275) al mese per cinque utenti dipendenti con 5GB di storage con watermarking dinamico, click trails e opzioni di sola visualizzazione. È possibile scaricare la versione di prova gratuita.

Apple iCloud Drive

Apple iCloud Drive è una soluzione di archiviazione di file che può conservare foto, video, file, documenti, note e contatti. iCloud viene fornito out-of-the-box con ogni dispositivo Apple e fornisce 5GB di storage iCloud gratuito.

I file possono essere accessibili su dispositivi Windows o Mac e organizzati come si desidera. È possibile rinominarli o aggiungere colori per aiutare a separare i file importanti dal resto. Per condividere i file con gli altri tutto quello che devi fare è inviare un link.

Gli aggiornamenti sono automaticamente condivisi su tutti i tuoi dispositivi. Quindi, se aggiungi un nuovo file su iCloud, verrà visualizzato ovunque. Allo stesso modo, se tu o un membro del tuo team aggiorna un file, le modifiche saranno condivise ovunque.

Per proteggere le informazioni che hai online, Apple iCloud utilizza backup automatici. Lo strumento esegue automaticamente il backup dei file ogni volta che il dispositivo è collegato alla corrente e al Wifi. Ciò significa che se si perde un dispositivo o i dati vengono persi, è possibile tornare alla copia di backup. Tutti i tuoi dispositivi sono supportati dall’autenticazione a due fattori per tenere fuori gli individui non autorizzati.

Ci sono quattro versioni di Apple iCloud disponibili per l’acquisto: 5GB, 50GB, 200GB e 2TB. La versione da 5GB è gratuita. La versione da 50GB costa 0,99 dollari (0,81 sterline) al mese. La versione da 200GB costa $2.99 (£2.43) al mese ed è consigliata per un uso più esteso. La versione da 2TB costa $9.99 (£8.13) al mese.

FileCloud

FileCloud è una soluzione di condivisione di file progettata per utenti aziendali. È possibile condividere ed eseguire il backup dei dati da computer, smartphone, tablet e file server. Le aziende possono scegliere la regione in cui vogliono archiviare i loro dati: Stati Uniti, Europa, Asia o Australia. È anche possibile personalizzare l’hub di condivisione di file online con i propri loghi, URL e immagini di sfondo.

Le caratteristiche di sicurezza del cloud che vengono con FileCloud sono anche molto robuste. Lo strumento viene fornito con protezione anti-virus e ransomware per evitare che i cyber-attaccanti danneggino i vostri dati. Hai anche una chiave di crittografia specifica del sito per controllare chi ha accesso a quali dati.

FileCloud è disponibile on-premises o nel cloud come FileCloud Server e FileCloud Online. FileCloud Server ha due versioni: Standard ed Enterprise. La versione Standard costa 4,20 dollari (3,42 sterline) per utente al mese. La versione Enterprise ha un prezzo personalizzato e supporta un minimo di 50 utenti.

FileCloud Online ha anche due versioni: Standard ed Enterprise. La versione Standard costa $10 (£8.14) per utente al mese per un minimo di cinque utenti e 1 TB di storage per i primi cinque utenti. La versione Enterprise costa $15 (£12.20) per utente al mese per un dominio personalizzato, integrazione aziendale e supporto premium. Puoi iniziare la prova gratuita per 14 giorni.

WeTransfer Pro

WeTransfer è uno di quegli strumenti di trasferimento di file progettati per coloro che vogliono inviare file nel modo più conveniente possibile. Con WeTransfer è possibile inviare file direttamente al destinatario. Basta andare sul sito e inserire la tua email, l’email del destinatario e un messaggio. Non c’è bisogno di iscriversi e si possono inviare fino a 2GB di trasferimenti di file gratuitamente.

Se si desidera più dell’esperienza tradizionale del programma di condivisione di file allora si può acquistare WeTransferPro. WeTransfer Pro ti permette di trascinare e rilasciare 20GB di file e godere di 1 TB di spazio di archiviazione.

Puoi tracciare i trasferimenti per vedere quante volte sono stati scaricati. Avrai anche la tua pagina Pro dove potrai scegliere cinque sfondi e mostrare il tuo portafoglio di file.

Ci sono anche controlli di accesso in modo da poter proteggere i trasferimenti di file con password. Allo stesso modo, è possibile configurare le date di cancellazione dei file in modo che rimangano disponibili solo per un determinato periodo di tempo.

WeTransfer è gratuito e supporta i trasferimenti via e-mail fino a tre persone. We Transfer Pro costa 12 dollari (9,76 sterline) al mese o 120 dollari (97,64 sterline) all’anno e supporta il trasferimento via e-mail fino a 50 persone. Puoi iniziare a trasferire file con WeTransfer tramite questo link qui.

Scegliere uno strumento di condivisione di file per il tuo business

La condivisione di file non è più una seccatura come una volta, ma devi ancora prestare molta attenzione alle tue esigenze. Se hai solo bisogno di inviare o memorizzare una manciata di file, allora una versione base di Dropbox for Business o la versione gratuita di Google Drive saranno sufficienti.

Tuttavia, se pensi che avrai bisogno di più spazio, vale la pena pagare per una versione più grande. Dal punto di vista aziendale, è meglio avere troppo spazio che troppo poco.

Vale anche la pena di considerare se ti accontenti di inviare file o se sei alla ricerca di funzioni più collaborative. L’utilizzo di strumenti come OneDrive e Google Drive che permettono di inviare file con link rende facile lavorare con gli altri. Per le industrie in cui la conformità normativa è una grande preoccupazione, gli strumenti di condivisione dei file come Box sono conformi a una serie di requisiti di revisione che sono la migliore soluzione.

File Sharing for Business FAQs