Táblázatok, diagramok, grafikonok

A műszaki írás kurzusok egyik szépsége, hogy a legtöbb dolgozatban vannak táblázatok, diagramok és grafikonok – vagy legalábbis kellene, hogy legyenek. Sok professzionális, műszaki írás mindenféle táblázatokat, kördiagramokat, kördiagramokat, oszlopdiagramokat, vonaldiagramokat, folyamatábrákat és így tovább tartalmaz. Ha egyszer beletanulsz abba, hogy ezeket beilleszd az írásodba, tekintsd magad kötelességednek, hogy használd őket, amikor a helyzet természetesen megköveteli őket.

Kiegészítő források

Majdnem minden, amit tudni akartál a táblázatok és ábrák készítéséről. Egy fantasztikus forrás a Department of Biology, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Táblázatok

A táblázatok természetesen azok a sorok és oszlopok, amelyek számokból és szavakból, főként számokból állnak. Ezek lehetővé teszik az információk gyors elérését és viszonylag könnyű összehasonlítását. Ha az adatok időrendben vannak elrendezve (például egy tízéves időszak értékesítési adatai), a táblázatból tendenciák – növekvő vagy csökkenő aktivitási minták – mutathatók ki. Természetesen a táblázatok nem feltétlenül a legélénkebb vagy legdrámaibb eszközök az ilyen tendenciák vagy az adatok közötti kapcsolatok bemutatására – ezért vannak a diagramok és grafikonok (amelyeket a következő szakaszban tárgyalunk).

A táblázatok felhasználása. A táblázatok legnagyobb felhasználási területe a numerikus adatok. Képzelje el, hogy különböző lézernyomtató modelleket hasonlít össze olyan fizikai jellemzők tekintetében, mint a magasság, mélység, hosszúság, súly stb. Tökéletes egy táblázathoz.

Ne ragaszkodjunk azonban ahhoz a felfogáshoz, hogy a táblázatok kizárólag numerikus adatokra valók. Minden olyan helyzetben, amikor több olyan dolgot tárgyalsz, amelyekről ugyanazokat a részletkategóriákat adod meg, lehetőséged van egy táblázatra. Képzelje el például, hogy egy lézernyomtató több modelljét hasonlítja össze: minden egyes nyomtatóról ugyanazt a kategóriát mondaná el (a nyomtató ára, nyomtatási sebessége, ellátási költségei, garanciális feltételei stb.) Ez ideális anyag egy táblázat számára, és többnyire szavakból állna, nem pedig számokból (és ebben az esetben valószínűleg a szöveges tárgyalást ott szeretné hagyni, ahol van, és az információt táblázatos formában “újra megjeleníteni”.

Táblázat formátum. Legegyszerűbb formájában a táblázat az adatok sorainak és oszlopainak csoportja. Minden oszlop tetején egy oszlopcím található, amely meghatározza vagy azonosítja az adott oszlop tartalmát (és gyakran a mértékegységet is jelzi). A táblázat bal szélén sorcímek lehetnek, amelyek meghatározzák vagy azonosítják az adott sor tartalmát. A dolgok akkor válnak bonyolulttá, amikor a sorokat vagy oszlopokat csoportosítani vagy felosztani kell. Ilyen esetekben sor- vagy oszlop alcímeket kell létrehozni. Ezt itt szemléltetjük:

A csoportosított vagy alábontott sorokkal és oszlopokkal rendelkező táblázatok formázása. Vegyük észre, hogy a táblázat címe a táblázat fölé kerül.

Hagyományosan a táblázat címe a táblázat tetején vagy a táblázat első sorában helyezkedik el. Ha a táblázat tartalma nyilvánvaló, és nincs szükség a táblázatra a jelentésben bárhol máshol kereszthivatkozásra, a cím elhagyható.

A táblázatokra vonatkozó konkrét stílus- és formázási irányelveket illetően tartsa szem előtt a következőket:

• A táblázatra a táblázatot közvetlenül megelőző szövegben hivatkozzon. Magyarázza el a táblázatban szereplő adatok általános jelentőségét; ne várja el az olvasótól, hogy teljesen magától rájöjjön.
• Ne terhelje az olvasót 11 oszlopos, 30 soros táblázatokkal! Egyszerűsítse le a táblázat adatait csak arra az adatmennyiségre, amely szemlélteti a mondanivalóját – természetesen az adatok torzítása nélkül.
• Ne tegye a mértékegységet jelölő szót vagy rövidítést egy oszlop minden cellájába. Például egy olyan oszlopban, ahol a mérések milliméterben vannak megadva, ne írja minden szám után a “mm” szót. Tegye a rövidítést zárójelben az oszlop vagy sor címébe.
• Jobbra vagy tizedesvesszővel igazítsa a számokat az oszlopokban. Ha a 123 és a 4 egy oszlopban lenne, a 4 közvetlenül a 3 alatt lenne, nem pedig az 1 alatt.
• Az oszlopokban lévő szavak általában balra igazítottak (bár néha előfordul, hogy az oszlopokban lévő szavak mind középre vannak igazítva).
• Az oszlopcímek a számadatok oszlopai fölött középre vannak igazítva (T alakot alkotva); a szövegoszlopokkal balra igazítva. Az oszlopcímek igazítása a tényleges oszlopadatokhoz változó. Ha van egy két- vagy hárombetűs szavakból álló oszlop, akkor valószínűleg az oszlopfejlécet az adatok fölé akarja középre állítani, még akkor is, ha azok szavak, nem számok. (Ezzel elkerülhető a furcsa L-alakú oszlop.)
• Ha a táblázat egy vagy több elemével kapcsolatban valamilyen különleges szempontot kell kifejtenie, használjon lábjegyzetet ahelyett, hogy a táblázatot eltömítené az információval.

Táblázatok előállítása. Általában olyan információkat veszel kölcsön, amelyekben egy jó táblázat előfordul. Ha egyszerű táblázatról van szó, túl sok sor és oszlop nélkül, gépelje át saját maga a saját dokumentumába (de ne felejtse el dokumentálni az ábra címében, hogy honnan kölcsönözte). Ha azonban egy nagy táblázatról van szó, sok adattal, akkor indokolt, ha beszkenneli, képernyőre veszi vagy lefénymásolja, és így hozza be a jelentésébe.

Ha OpenOffice, Word vagy WordPerfect programot használ, szokja meg a táblázatgeneráló eszközök használatát. Nem kell megrajzolnia a vonalakat és egyéb formázási részleteket.

Néha előfordul, hogy a nyers műszaki jelentésekben olyan információk kerülnek bemutatásra normál folyószöveges formában, amelyeket táblázatos (vagy táblázatos) formában jobban meg lehetne jeleníteni. Mindenképpen nézze át újra a nyers vázlatokat olyan anyagok után, amelyeket át lehet alakítani táblázatokká.

Táblázatok formázása. Figyeljen a szöveg táblázattá alakításának lehetőségeire, mint ebben a példában.

Táblázatok és grafikonok

A táblázatok és grafikonok valójában csak egy másik módja ugyanazon adatok táblázatban történő bemutatásának – bár sokkal drámaibb és érdekesebb. Ugyanakkor azonban egy diagramban vagy grafikonban kevésbé részletes vagy kevésbé pontos adatokat kapunk, mint a táblázatban. Képzelje el a különbséget egy tízéves időszak értékesítési adatait tartalmazó táblázat és ugyanezen adatok vonalas grafikonja között. A grafikonon jobban érzékelheti az általános tendenciát, de nem kapja meg a pontos dollárösszeget.

Formázási követelmények. Amikor diagramokat és grafikonokat készít, tartsa szem előtt ezeket a követelményeket (a legtöbb elemet az alábbiakban illusztráljuk):

• Tengelycímkék – Az oszlopdiagramok és vonaldiagramok esetében ne felejtse el feltüntetni, hogy az x és y tengelyek mit jelölnek. Az egyik tengely jelezheti a dollármilliókat, a másik pedig az 1960-tól napjainkig tartó ötéves szegmenseket.
• Kulcsok (legendák) – Az oszlopdiagramok, vonaldiagramok és kördiagramok gyakran használnak speciális színt, árnyékolást vagy vonalstílust (egyszínű vagy szaggatott). Feltétlenül jelezze, hogy ezek mit jelentenek; fordítsa le őket egy kulcsban (egy dobozban) a diagram vagy grafikon valamelyik nem használt helyén.


Példa egy grafikonra. Vegye észre, hogy a grafikon alatt egy ábracím van elhelyezve.

• Ábracímek – A legtöbb grafikonhoz és diagramhoz cím, sok esetben számozott cím is tartozik. Az olvasóknak valamilyen módon tudniuk kell, hogy mit néznek. És ne felejtse el megadni a grafikon elkészítéséhez kölcsönzött információk forrását. Az általános szabály arra vonatkozóan, hogy mikor kell számozni az ábrákat vagy táblázatokat, a következő: ha a szövegben máshol kereszthivatkozást teszel az ábrára vagy táblázatra.
• Kereszthivatkozások – Amikor egy ábrát vagy grafikont használ, ne felejtsen el kereszthivatkozást tenni rá a kapcsolódó szövegből. Ezzel a kereszthivatkozással adjon némi magyarázatot arra, hogy mi történik a grafikonon, hogyan kell értelmezni, mik az alapvető tendenciái stb.
  
  Példa egy oszlopdiagramra. Vegye észre, hogy a grafikon fölött és alatt szöveg hívja fel a figyelmet a grafikonra, és röviden jelezze annak jelentőségét.
  
  Példa egy kördiagramra. Vegye észre, hogy a szeletek az óramutató járásával megegyező irányban haladnak a legnagyobbtól a legkisebbig (nagyjából). Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, U.S. Environmental Protection Agency, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Dokumentáció – Ha grafikon készítéséhez információkat kölcsönöz, mindenképpen használja a szabványos formátumot a forrás megjelölésére. Lásd a kölcsönzött (szöveges vagy grafikus) információk dokumentálásáról szóló részt. Nem számít, hogyan importálja a grafikát a jelentésébe – ez mind kölcsönzött információ, amelynek kifejlesztésén egy bátor és nemes lélek keményen dolgozott, és aki ezért az erőfeszítésért elismerést érdemel.

Diagramok és grafikonok előállítása. Az illusztrációkhoz hasonlóan a diagramok és grafikonok készítésére is ezek a lehetőségek állnak rendelkezésére: képernyőfelvétel, szkennelés, fénymásolás, saját generálás szoftverrel, illetve saját rajzolás.

Táblázatok, diagramok és grafikonok forrásainak feltüntetése: a források feltüntetése

Amint már említettük, teljesen legális a táblázatok kölcsönzése – másolás, fénymásolás, szkennelés vagy az adatok részhalmazainak kivonása belőlük. A táblázatok, diagramok és grafikonok forrásait azonban ugyanúgy köteles feltüntetni, mint a kölcsönzött szavak esetében. Ezt általában vagy a táblázat címében, vagy a táblázat alatti lábjegyzetben kell megtenni. Nézze meg a korábban bemutatott példát a táblázatban. A forráshivatkozás tartalmának részleteit lásd a dokumentáció fejezetben.

A táblázatokra, diagramokra, grafikonokra vonatkozó általános irányelvek – áttekintés

Az előző szakaszokban számos olyan általános irányelv szerepel, amelyeket egy helyen kell közölni. Ezek fontosak!

• Vigyázz a szövegedben azokra a területekre, ahol sok numerikus adatot tárgyalsz két vagy több dologgal kapcsolatban – ez ideális a táblázatok vagy akár a diagramok vagy grafikonok számára.
• Vigyázz a szövegedben azokra a területekre, ahol egy sor kifejezést definiálsz – ez ideális a táblázatokhoz.
• A táblázatokat mindig tárgyalja az előző szövegben. Ne dobj ki csak úgy magyarázat nélkül egy táblázatot, grafikont vagy ábrát. Tájékoztassa az olvasót; magyarázza el alapvető jelentőségét.
• Gondoskodjon arról, hogy táblázatai, grafikonjai és ábrái megfeleljenek a célközönségnek, a témának és a célnak – ne zökkentse ki a kezdőket hatalmas, nagyon technikai konstrukciókkal, amelyeket nem tudnak megérteni.
• Használjon címet, kivéve, ha a táblázat, grafikon és ábra nagyon informális. Ne feledje, hogy a cím közvetlenül a táblázat fölé kerül, a diagramok és grafikonok esetében pedig alatta.
• A táblázat oszlopaiban a szavakat és kifejezéseket (beleértve az oszlopcímeket is) balra igazítsa. A táblázat oszlopaiban a numerikus adatokat igazítsa jobbra (de az oszlopcímet középre). Szép húzás, hogy egy kis jobb oldali margót teszünk erre a jobbra igazított adatra, hogy az az oszlop közepére kerüljön, és ne maradjon a jobb széléhez szorulva.
• Mások úgy vélik, hogy az olvasóknak könnyebb függőlegesen, mint vízszintesen összehasonlítani. Ha így gondolja, formázza úgy a táblázatait, hogy az oszlopok tartalmazzák az összehasonlítandó információkat. Ha például autókat hasonlítanál össze, akkor az MPG-nek, az árnak stb. lennének oszlopai.
• Add meg a táblázatokat, diagramok és grafikonok forrását, amelyeket részben vagy egészben kölcsönöztél. Ezt megteheti a címben vagy lábjegyzetben. Ezt a dokumentációról szóló fejezetben ismertetjük, és itt, ebben a fejezetben illusztráljuk.
• A mérési értékek azonosítását az oszlop- vagy sorcímekben – nem pedig minden egyes cellában – tüntessük fel.
• Keresztreferenciával hivatkozzunk az összes táblázatra, diagramra és grafikonra az előző szövegből. A kereszthivatkozásban adja meg a számot (ha hivatalos táblázatról van szó, címmel), jelezze a táblázat tárgyát, és szükség esetén adjon magyarázó információkat.

Kíváncsi lennék a fejezettel kapcsolatos gondolataira, reakcióira, kritikájára: az Ön válasza – David McMurrey.