Mi történik, ha adóellenőrzést kapok az IRS-től, és nincsenek nyugtáim?

Ha ön önálló vállalkozó, akkor tudnia kell, hogy nagyobb valószínűséggel ellenőrizheti egyéni adóbevallását az adóhivatal, mint barátai és családtagjai, akik alkalmazottként hagyományos W-2 nyomtatványon keresnek jövedelmet. Ez elsősorban az IRS azon állításának eredménye, hogy a legtöbb adócsaló olyan önálló vállalkozó, aki vagy nem vallotta be az összes jövedelmét, vagy olyan adókedvezményeket igényelt, amelyekre nem volt jogosult.

A legtöbb adószakértő hangsúlyozza, hogy a legjobb védekezés az IRS ellen egy ellenőrzés során a világos és pontos üzleti nyilvántartás, beleértve az összes szükséges bizonylat megőrzését. Nem ritka azonban, hogy a kisvállalkozást működtető, elfoglalt magánszemélyek elfelejtik elmenteni a bizonylatokat, rossz helyre teszik vagy egyszerűen elveszítik azokat. Ezért javasoljuk, hogy használjon adóbizonylat-szervezőt, hogy megfelelően nyomon követhesse nyilvántartásait. Ha tehát értesítést kapott az IRS-től, hogy adóellenőrzés tárgyát képezi, és nem találja az összes releváns nyugtát, nincs egyedül. Az IRS rendszeresen foglalkozik a hiányzó bizonylatokkal, és gyakran megengedi, hogy más eszközökkel bizonyítsa ezeket az üzleti kiadásokat.

IRS adóellenőrzés előtt áll hiányzó bizonylatokkal? Az IRS gyakran megengedi az önálló vállalkozó adófizetőknek, hogy más eszközökkel igazolják a költséglevonásokat

Az IRS csak azt kéri, hogy az ellenőrzési eljárás során bizonyítsa, hogy érvényes üzleti költséglevonásokat igényelt. Ezért, ha elvesztette a nyugtáit, akkor csak arra lesz köteles, hogy újra előállítsa üzleti kiadásainak történetét az adott időpontban. Ha azonban a jövedelemadó-bevallás elkészítésekor nem férhet hozzá a nyugtáihoz, akkor általában jó ötlet, ha abban az időpontban igazolja vállalkozása költségeit, és nem a “legjobb becslés” vagy “becslés” alapján igényli a költséglevonásokat. Ez segít biztosítani, hogy a bevallásában feltüntetett kiadások megfeleljenek annak, amit bizonyítani tud, és sok időt és fáradságot takarít meg Önnek, ha bevallását ellenőrzésre választják ki.

Hogyan választja ki az IRS, hogy kit ellenőrizzen?

Az IRS szerint a legtöbb jövedelemadó-ellenőrzésre kiválasztott adóbevallást két különböző módszerrel választják ki:

• Véletlenszerű kiválasztás és számítógépes szűrés. Az IRS néha olyan statisztikai modell alapján választja ki a bevallásokat ellenőrzésre, amely összehasonlítja a bevallásokat a hasonló bevallások “normáival”. Ezeket a normákat a bevallások véletlenszerű mintájának IRS által végzett ellenőrzéseiből alakítják ki.
• Relatív vizsgálat. Ez az az eset, amikor az IRS olyan bevallásokat választ ki ellenőrzésre, amelyekben olyan kapcsolódó adóalanyok – például üzleti partnerek – adóbevallásaiban vagy pénzügyi elszámolásaiban talált problémákon alapulnak, akiknek a bevallásait ellenőrzésre választották ki.

Míg az IRS nem határozza meg pontosan, hogy milyen tényezők alapján határozza meg, hogy mely önálló vállalkozói bevallások kerülnek ellenőrzésre, a legtöbb szakértő úgy véli, hogy ezek a tételek piros zászlót vetnek fel:

• Az Ön számára kifizetéseket teljesítő vállalkozások által benyújtott 1099-es nyomtatványon szereplő jövedelmek IRS-nek történő bejelentésének elmulasztása.
• A gyanúsan magasnak tűnő levonások, például az otthonával kapcsolatos összes költség levonhatónak állítása, a személygépkocsija teljes költségének levonása, vagy a túlságosan nagylelkű jótékonysági adományok levonása.
• Az alkalmazottak rossz besorolása vagy a W-2 és 1099-es nyomtatványokhoz hasonló információs bevallások kiadásának elmulasztása.
• Nagy jövedelem elérése. Az elmúlt években az IRS nagyobb valószínűséggel ellenőrizte azokat az adófizetőket, akiknek az adóköteles jövedelme meghaladta az évi 1 millió dollárt.

Ne feledje, hogy az IRS-nek a jövedelemadó-bevallás esedékességétől vagy benyújtásától számított három éve van arra, hogy további adókat szabjon ki, attól függően, hogy melyik időpont a későbbi. Így néhány év is eltelhet a bevallás benyújtása és a kérdéses adóévre vonatkozó bevételek bemutatása között.

Mi történik az ellenőrzés során?

A filmek és a tévéműsorok gyakran úgy ábrázolják az IRS ellenőrzési értesítéseit, mint az adófizető és az IRS ügynökei közötti drámai leszámolást. Azonban, hacsak az IRS nem állít adócsalást vagy bűncselekményt, a legtöbb esetben inkább visszafogott ügyekről van szó, ahol az ügynökök további információkat kérnek az adóalanytól, és módosítják az adószámlát vagy az adóvisszatérítést. Az IRS úgy értesíti Önt az ellenőrzésről, hogy hitelesített levélben küld egy ellenőrzési levelet.

Az IRS-ellenőrzések többsége három kategóriába sorolható:

• Korrespondenciaellenőrzések. A levelezéses ellenőrzés során az IRS levelet küld az adóalanynak, amelyben további információkat kér. Ennek oka általában az, hogy az adózó kihagyja a bevallásából a jövedelmet, vagy súlyos hibát követ el. Önnek lehetősége van a szükséges dokumentumok és bizonylatok benyújtására, az IRS szerint esedékes összeg befizetésére, vagy az IRS megállapításainak vitatására az adófizetők képviseletére szövetségi felhatalmazással rendelkező bejegyzett ügynök segítségével.
• Irodai ellenőrzések. Ezek személyes interjúk az IRS irodájában. Az ilyen típusú ellenőrzéseknél egy CPA, bejegyzett ügynök vagy adóügyvéd kísérje el Önt az interjúra.
• Field Audits (helyszíni ellenőrzések). A helyszíni ellenőrzések ritkák a kisvállalkozások esetében, de nagyon invazívak lehetnek, és a vállalkozás folyamatainak, számviteli eljárásainak és belső ellenőrzéseinek felülvizsgálatát foglalják magukban.
• Soronkénti ellenőrzések. Ha a bevallását véletlenszerűen választják ki, az IRS minden egyes sort felülvizsgál, hogy megállapítsa azokat a normákat, amelyek alapján a jövőbeni ellenőrzéseket kiváltják.

Az adóellenőrzés során az IRS elvárja, hogy olyan bizonylatokat nyújtson be, amelyek dokumentálják az összes igényelt kiadását és a kapcsolódó levonásokat.

Ha egy ellenőrzés felé tart, és tudja, hogy nem jelentett jelentős üzleti jövedelmet az IRS-nek, általában jó ötlet egy adószakértőt megbízni, hogy képviselje Önt az ellenőrzés során. Ne aggódjon túlságosan a börtönbüntetés miatt az ellenőrzés során, de szüksége lesz egy olyan szakember segítségére, aki jól ismeri az adójogot, hogy eligazítsa Önt.

A hiányzó vagy hiányos nyilvántartások “Cohan” szabálya

A hiányzó vagy elveszett bizonylatok kérdése olyan gyakori, hogy 1930-ban az Egyesült Államok Fellebbviteli Bírósága a Második Körzetben felvázolt egy szabályt arra vonatkozóan, hogyan kell az IRS-nek eljárnia ezekben a helyzetekben. A szabályt a bíróság a Cohan v. Commissioner ügyben hozott határozatában vázolta fel, amely a híres Broadway showman, George M. Cohan által igényelt, nem dokumentált üzleti levonásokra vonatkozott.

Bírósági ügyében Cohan azt állította, hogy túl elfoglalt volt ahhoz, hogy szervezett nyilvántartást vezessen az üzleti utazási és szórakozási költségek dokumentálásához, amelyeket a szövetségi adóbevallásában igényelt. Az IRS az összes igényelt levonás megtagadását kérte. A Második Kerületi Bíróság úgy találta, hogy egyértelmű, hogy Cohannek voltak költségei, még akkor is, ha a pontos összegeket nem tudta igazolni. A bíróság ezután ismertette a Cohen-szabályt, amely kimondja, hogy az az adófizető, aki nem rendelkezik az üzleti kiadásokat dokumentáló bizonylatokkal, még mindig érvényesítheti a kiadásokat, ha azok ésszerűek és hitelt érdemlőek.

Ha azonban nincsenek bizonylatok, az IRS nem fogja engedélyezni a kiadások teljes összegének levonását. Az IRS kiszámítja az adófizető által vásárolt szolgáltatás vagy tétel minimális standard összegét, és csak ennek az összegnek a levonását engedélyezi.

Ez gyakran életmentő azon vállalkozók számára, akik nem találják a nyugtáikat, de az Egyesült Államok Adóügyi Bíróságának több közelmúltbeli döntése is korlátokat szabott a Cohan-szabály alkalmazásának. Ennek során az Adóbíróság kimondta, hogy az adózónak információt kell szolgáltatnia az igényelt költségei alátámasztására. A bíróság például megtagadta az állítólagos üzleti utazások költséglevonását, amikor az adózó nem tudta dokumentálni az utazások minden elemét, beleértve az utazások számát, időpontját és üzleti célját.

Üzleti költségeinek dokumentálása bizonylatok nélkül

A Cohan-szabály a bizonylatok benyújtásán túl számos lehetőséget ad az adófizetőknek annak bizonyítására, hogy a pénzt üzleti tevékenységre költötték, de ez némi erőfeszítést igényel az Ön részéről. Ez egy nagyszerű ellenőrzési védelmi eszköz. A következők megtétele gyakran lehetővé teszi, hogy üzleti kiadásait úgy rekonstruálja, hogy az IRS ellenőröknek megfeleljen:

• Szállítók és szolgáltatók megkeresése számlák és nyugták beszerzése céljából. Sok vállalkozás automatizált számlázási és számlázási rendszert használ, és kérésre kinyomtathat egy másolatot. Még ha a szállító még mindig kézzel írott számlákat használ, akkor is képes lehet arra, hogy átadja Önnek a számla másolatát, amelyet saját nyilvántartása számára őriz. Egyes vállalkozások díjat számítanak fel a személyzetük által ezeknek a nyilvántartásoknak a visszakeresésére fordított időért.
• Bankszámlakivonatok, érvénytelenített csekkek és hitelkártya-kivonatok áttekintése. Ezekből a dokumentumokból kiderülhet, hogy mikor történt a fizetés, és ki kapta a fizetést. Bár ezek a dokumentumok bizonyítják, hogy a kiadás jogszerű volt, ritkán derül ki belőlük, hogy miért történt a kifizetés.
• A naptár átnézése. Ha üzleti naptárat vezet, akkor ezt az információt felhasználhatja annak megállapítására, hogy mikor és hová utazott egy munka vagy üzleti megbeszélés miatt. Arra is felhasználható, hogy megállapítsa, mikor volt esetleg találkozója egy szolgáltatóval vagy megbeszélése egy eladóval.
• Régi e-mailek keresése. Ha emlékszik a hozzávetőleges dátumra vagy a másik vállalkozás nevére, akkor megtalálhatja a keresett nyugta e-mail másolatát vagy valamilyen visszaigazoló e-mailt, amelyből kiderül, hogy felmerült egy költség. Ezekből az e-mailekből az is kiderülhet, hogy utazási előkészületeket tett.
• Az okostelefon helymeghatározó adatainak ellenőrzése. Az okostelefonja megdöbbentően sok adatot gyűjt Önről és arról, hogy hol járt. Akár a közösségi média fiókjain keresztül, akár az olyan alkalmazásokon keresztül, mint a Google, nyomon követheti, hogy a telefonja hol járt, hogy megmutassa, hová utazott üzleti úton.

Mi történik az ellenőrzés után?

Az IRS az ellenőrzés befejezése után 30 napon belül értesíti Önt az eredményekről. Ezt követően vagy elfogadja az IRS megállapításait, vagy fellebbezést nyújthat be. Ha úgy véli, hogy a megállapítások nem feleltek meg a bizonyítékoknak vagy az Egyesült Államok adótörvénykönyvének, fellebbezést nyújthat be, amelyet az IRS fellebbviteli ügyintézője fog meghallgatni, aki az Ön esetére vonatkozó tények alapján döntést hoz.