Ha a következő nagy prezentációját tervezi, nehéz lehet tudni, hogy mi az a diaszám, ami a legmegfelelőbb. Az, hogy hány diát tegyen egy prezentációba, hogy lekösse a közönség figyelmét, sokkal nagyobb kérdés, mint amilyennek látszik.
Szeretnénk azt mondani, hogy van egy egyszerű válasz, de ha valóban meggyőző érvelést szeretne létrehozni, van néhány változó, amit figyelembe kell vennie, amikor megtervezi a prezentáció diáinak számát. És annak ellenére, amit más cikkek hangoztatnak, ennek semmi köze az időhöz.
Fogadjuk, hogy hallottál már néhány egymásnak ellentmondó elméletet ebben a témában, ezért úgy gondoltuk, itt az ideje, hogy mi is beleszóljunk. Talán hallottál már Guy Kawasaki 10/20/30-as szabályáról. Ez a szabály kimondja, hogy a “tökéletes” prezentáció tíz diából áll, 20 percig tart, és 30pt betűtípust használ. Vagy olvashattad, hogy minden perc, amit beszélsz, egy diának felel meg a mögötted lévő kijelzőn. Talán még ezeknél is felfedeztél néhány képletesebb és bonyolultabb elméletet, ahol x = a diák tökéletes száma. Ahhoz, hogy elérd az x-et, egyszerűen elosztod a hallgatóság létszámát azzal, hogy hány másodperced van a beszédedre, ezt megszorozod azzal, hogy hány lépés van a házad és a helyszín között, centiméterben kifejezve a magasságod erejéig. Ha már végigdolgoztad magad a különböző vélemények sorozatán, lehet, hogy jelenleg azt kiáltod: “Csak mondd meg, hány rohadt diára van szükségem!”
Mondd meg, hány rohadt diára van szükségem!”
Te
Míg ezen elméletek nagy része intelligens gondolkodásban, sőt, néha még tudományban is gyökerezik, mi nem tudunk belekötni. Egyszerűen túlságosan korlátozóak. Az elméletek mögött álló emberek valószínűleg megpróbálták túlságosan leegyszerűsíteni ezt a bonyolult kérdést, csak azért, hogy választ adjanak. De akarsz te bármilyen választ? Vagy a helyes választ akarod?
A helyes válasz: rosszul gondolkodsz az előadásokról.
Szerinted Jack Kerouac, Graham Greene vagy Dan Brown valaha is azzal a kizárólagos szándékkal ült le írni, hogy 432 oldalon landoljon? Nem, nekik történeteket kellett elmesélniük, és nem számított, hány oldalból állt a történetük.
Miben különbözöl annyira Kerouactól?
Hány diát írsz, amíg nincs cél?
Egy prezentációt céllal írsz. Van egy változás, amit szeretnél elérni, és az a feladatod, hogy meggyőzően közvetítsd az üzenetedet, hogy mindenkit, aki hallja, arra ösztönözz, hogy ugyanezt a változást akarja. A célod nem az, hogy pontosan 20 percet tölts ki pontosan tíz diával. Annyi diára van szükség, ahány diára van szükség.”
Nem, nem fogunk csak úgy itt hagyni téged ezzel. Nem akarjuk elveszíteni a barátainkat, ügyfeleinket és szeretett olvasóinkat.”
Megértjük, hogy az előadásoknak gyakran van időkorlátjuk, és ezt a korlátot figyelembe kell vennünk, amikor írunk. De ennek a korlátnak azt kell befolyásolnia, hogy hány gondolatot próbálsz közvetíteni, nem pedig azt, hogy hány diát teszel a prezentációdba, hogy közvetítsd ezeket a gondolatokat. Mert valójában erről van szó: az ötletekről. Egy rövidebb prezentáció esetében a szerkesztésnél gyilkosnak kell lenned. Levágni a felesleget, amíg csak a legütősebb, legfinomabb középpont marad.
Ez nem azt jelenti, hogy ha van időd, akkor azt arra kell felhasználnod, hogy minden ötletedet felcsévéld. De megengedheted magadnak azt a luxust, hogy egymáshoz kapcsolódó ötleteket rétegezz, amelyek mind egy következtetés felé mutatnak. Hogy ötletfészket építsen. És hogy ezeket az ötleteket tényekkel, számokkal, korábbi sikerekkel, valamint mások ötleteivel támassza alá.
Csak miután megírta a részletes narratív struktúrát, vagy a teljes forgatókönyvet, ha így érzi magát a legkényelmesebben, kezdjen el egyáltalán a PowerPoint-fóliákon gondolkodni.
Adjon teret az ötleteinek, hogy lélegezhessenek
Minden ötlete megérdemli a maga idejét. Egy drámai szünet működik arra, hogy egy hatásos mondat elmerüljön, és a hallgatóságnak adjon egy pillanatot, hogy átgondolja az elhangzott szó súlyát. A rendezetlen diák ugyanezt a hatást érik el. Ha túl sok gondolatot próbál egy dián elhelyezni, egyiket sem fogják megérteni, vagy megjegyezni.
Ha még csak most kezdi a meggyőző kommunikáció világát, jó szabály, amit érdemes követni: egy ötlet, egy dia. Ez lehetővé teszi, hogy minden egyes ötletnek meg legyen a maga pillanata, anélkül, hogy versenyezne a többi ötlettel. Ez azt is jelenti, hogy vizuálisan több lehetősége lesz arra, hogy fokozza az üzenetét. Ha több diával játszhat, olyan prezentációkat hozhat létre, amelyek inkább az ötleteihez igazodnak, mintsem hogy még jobban összezavarják a helyzetet.
Egy ötlet útja:
- bevezetni
- megbeszélni
- visszatérni
- hagyni
és egy vadonatúj diával jelezni a következő ötlet bevezetését.
Ez egy remek útmutató, amit a magabiztosság hiányában kiindulási pontként használhatnak. Ez nem szabály.
Mi számít ötletnek?
Ez már egy sokkal bonyolultabb kérdés, és minden prezentáció esetében változik. Ebben a forgatókönyvben vezetői szerepünkben szeretnénk kézzelfogható választ adni a kérdésére, nem pedig egyszerűen még több kérdést és még több zűrzavart belevinni a keverékbe. Végül is, ha a prezentációd holnap lesz, és a keresésed a rendkívüli kétségbeesés és talán egy kicsit túl sok bor eredménye volt, nos, akkor valószínűleg már nem olvasod ezt, mert már leöntötted az említett bort a laptopodra frusztrációdban. De ha még mindig velünk vagy, akkor valószínűleg nagyon szeretnél most azonnal választ kapni.
A bizalmatlanság és a zavarodottság nem a mi célunk. Csak túlságosan tisztelünk téged ahhoz, hogy hazudjunk neked. Bízunk benne, hogy felfogtad az általános témát, miszerint számos megfontolás van, ami a Buffalo 7 stúdió ajtaján belépő bármely prezentáció diáinak számába beleszámít. Most, hogy ezzel már foglalkoztunk, adhatunk egy sablont, ami segíthet az utadon.
Ha olvastad bármelyik másik történetmesélő blogunkat, akkor már tudod, hogy minden történetnek – így a prezentációdnak is – szüksége van elejére, közepére és végére. Bontsunk le egy nagyon alapvető struktúrát, és a hozzá tartozó diák számát erre a három kulcsfontosságú részre.
Kezdés
Ez az a rész, ahol megteremted a helyszínt, felkelted a közönség érdeklődését, támpontot adsz nekik, hogy mi vár rájuk, és megteremted a közös alapot. Valahogy így nézhet ki:
- Címdia: adj a hallgatóságnak valami izgalmasat, amit megnézhet, miközben arra várnak, hogy elkezdődjön az előadás. Egy dia.
- Napirend: ismertesse az utazást, amire készülnek, és hogy miért éri meg nekik. Egy dia.
- Jelenlegi helyzet: írja le a tájat a jelenlegi állapotában, meggyőződve arról, hogy mindenki egy oldalon áll, mielőtt elindul. Senki sem maradhat hátra. Egy dia.
Közep
Ez az a pont, ahol a történetmesélés igazán szaftos részébe kerülünk. És ez az a pont, ahol minden reményed, hogy végleges csúszásszámot tudsz belőlünk kicsikarni, szertefoszlik.
A meggyőző érvelésnek el kell ismernie a közönség kihívásait, és mindegyikre megoldást kell javasolnia. Lehet, hogy a közönségednek egy kihívása van, lehet, hogy 50, és itt lép vissza a kétértelműség. Minden kihívásnak külön diára van szüksége, és minden megoldásnak is.
Ha a közönségének valóban 50 kihívása van, próbáljon meg közös témákat találni közöttük, hogy egy egységes csoportként, egy gondolati ernyő alatt tudjon velük foglalkozni. Az emberek megnyugtatónak találják a mintákat, ezért értékelni fogják a csoportosítást, valamint a diák számának csökkentését.
Vége
Az érzelmekre való apellálás, azáltal, hogy megmutatja, hogy van válasza a közönség problémáira, csak egy része a meggyőző érvelésnek. A logikához is alkalmazkodnia kell, és meg kell teremtenie a hitelességet. Ez is tarthat egy diát, de akár kilencet is, de íme néhány általános iránymutatás:
- Esettanulmányok: diánként egy esettanulmány.
- Hogyan működik: Ha az Ön által javasolt technológia, szolgáltatás vagy folyamat egyszerű, elég lehet egy dia, hogy bemutassa a közönségének, hogyan működik. Ha azonban bonyolult, akkor alkatrészekre kell bontania, és ezt a történetet több dián keresztül kell elmesélnie. Ne feledje, a lényeg az áttekinthetőség és a megértés. Annyi diára van szükség, amennyi az információ feldolgozásához szükséges.
- Önről: A közönséget nem érdekli annyira, hogyan alakult meg, vagy hol dolgozott a vezérigazgatója, mielőtt önhöz került. Szerkeszd le a cégeddel kapcsolatos információkat arra, ami valóban fontos számukra, és ami hitelessé teszi őket a szemükben. Ha olyan díjakat nyertél, amelyek bizonyítják, hogy az innovációid a legjobbak a területeden, mutasd meg nekik az elismeréseket. Ha a technológiai partner, akivel együtt dolgozol, kizárólag neked dolgozik, tudasd velük. A leghatékonyabb “Rólunk” szakaszok egy vagy legfeljebb két diából állnak. Mindenáron kerülje el a vállalati idővonalat.
Zárásként foglalja össze a legfontosabb pontokat egy dián. Csak egy szelíd emlékeztető arról, hogy milyen hatalmas előnyökhöz jutnak, ha Önnel dolgoznak.
És végül, a záró diának, ahogy a neve is sugallja, egyetlen diának kell lennie, egy erőteljes felhívással a cselekvésre. Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan hagyhat maradandó benyomást minden közönségben, akivel találkozik, nézze meg ezt a cikket.
Még ha még mindig a haját tépi, kétségbeesetten kapkodva egy egyszerű szám után, remélhetőleg ezek az iránymutatások adtak némi gondolkodnivalót.
És most bonyolítjuk az amúgy is homályos szabályokat, amelyeket felállítottunk.
A Buffalo 7-nél soha nem nézzük a diák számát.
Leszarom, ezt mondjuk. A diák száma nem jelent semmit. Néha egy üzenetet öt diára terítünk szét, mert így érjük el, hogy az animáció zökkenőmentesen működjön. A bonyolult navigációhoz gyakran szükség van a diák duplikálására, hogy ne keverjük össze a PowerPointot azzal, hogy honnan jött az akció. Ezzel szemben az igazán bonyolult üzeneteket egyetlen dián is bemutathatjuk, ha több diasorozat helyett animációs felépítéseket használunk a történet felbontására. Nagyon sok változó van. Csak annyit akarunk mondani, hogy ne aggódjon tovább a diák száma miatt.
Mégis van néhány dolog, ami a diaszámmal kapcsolatos, ami miatt aggódnia kellene:
Rossz tanács
Ez egy visszahívás néhány más cikkhez, amibe valószínűleg belebotlott a keresés során. Ha az előadásodat arra alapozod, hogy diánként pontosan egy percet üss meg, már elvesztetted a közönségedet, és még csak nem is állsz előttük.
Ha az előadásodat arra alapozod, hogy diánként pontosan egy percet üss meg, már elvesztetted a közönségedet, és még csak nem is állsz előttük.
Minden ötlet egyenlő? Nem. Vajon a közönségedet minden, amit mondani akarsz, egyformán érdekli? Nem. Még ha ki is tetted a “na és?” tesztet, és minden üzeneted átment rajta, és értéket nyújt számukra, akkor sem fogják értékelni, hogy kihagyod a megoldás fontos részeit, mert ketyeg az óra.
Foglaljon időt a legnagyobb hatású ötletek kifejtésére, és becsülje meg a hallgatóság intelligenciáját annyira, hogy feltételezze, hogy anélkül is megértik, mit jelent egy díj, hogy egy percig leírná, csak mert a szabály azt mondja.
Szükség van egyáltalán diákra?
Szedd fel az állad a padlóról. Csak azért, mert nap mint nap következő szintű prezentációkat készítünk, és rohadtul szeretjük a PowerPointot, még nem jelenti azt, hogy tévútra vezetünk. Néha egyszerűen nincs szükséged a diák által nyújtott támogatásra.
A diák nem azért vannak, hogy előadóként emlékeztessenek arra, mik a legfontosabb beszédtémák. Ha azon – ijesztően kevés – emberek közé tartozol, akik megfelelően gyakorolnak egy nagy prezentáció előtt, akkor amúgy sem lesz szükséged a memóriád felfrissítésére.
A diák nem azért vannak, hogy az egész történetet elmondják helyetted. A diavetítés nem a prezentáció. Az Ön szájából elhangzó szavak az, amit a közönség hallani jött. Te vagy a saját prezentációd sztárja.
Mielőtt ünneplésképpen elkezdenéd becsukni a laptopodat, tegyünk egy lépést hátra, és beszéljünk arról, hogy miért van (valószínűleg) szükséged diákra.
Mire valók egyáltalán a diák?
A helyesen megtervezett és animált diák felerősítik a szóbeli üzenetet, így az könnyebben érthető, könnyebben megjegyezhető és meggyőzőbb lesz. Ön és a diái egy csapatot alkotnak. Vannak dolgok, amelyeket egy látványterv egyszerűen jobban tud, mint te. Vegyünk például egy táblázatot. Fél órát tölthetsz azzal, hogy szóképet festesz egy táblázatról, amit egyszer láttál. Vagy felcsaphatsz egy hatásos adatvíziót a képernyőre, és továbbléphetsz.
Szóval, vissza az eredeti kérdéshez, amit fel sem tettél:
Mikor nincs szükséged diákra?
Ha csak öt perced van arra, hogy befolyásold a kívánt változást a közönséged elméjében, szívében és cselekedeteiben, akkor egy érzelmes és jól elmesélt történet, amelyet közvetlenül a szívedből mondasz el, a technológia hígítása vagy a diakattintás tapogatózása nélkül, a legjobb módja lehet annak, hogy átadd az üzeneted. Semmi figyelemelterelés, semmi trükk, csak hitelesség.
Ebben az esetben nem számítana, hány diát tartalmaz az előadásod, azok soha nem lesznek hatásosabbak, mint az őszinteséged és a sebezhetőséged.
Ebben a rövid idő alatt a közönséged valószínűleg nem fog információ-túlterheléstől szenvedni és elfelejteni az üzeneteidet, így nincs szükséged a diákra a memóriát erősítő képességük miatt. Nem valószínű, hogy elveszítik az elbeszélésed fonalát, így nincs szükséged a diákra vizuális útmutatásként. És ha a történetedet jól meséled el, a kihívásaikhoz szólsz, és egy számukra személyes helyzetbe csomagolod, akkor a PowerPoint meggyőző erejére sincs szükséged.
De tízből kilencszer a PowerPoint csak a szóbeli üzeneteidet javíthatja. Tény.
Tízből kilencszer a PowerPoint csak a szóbeli üzeneteidet javíthatja.
A több idő plusz diákat jelent
És nem csak az extra ötletek miatt. Ha már régóta kérik, hogy beszélj, először is kérdezd meg magadtól, hogy tényleg szükség van-e rá. Képes-e a hallgatósága ennyi ideig koncentrálni? Nem lehetne az ülést kisebb részekre osztani? Egyáltalán értékes lesz-e számukra? Van ennyi releváns ötlete?
Ha kiderül, hogy szükséges, van néhány extra dia, amit hozzá kell adnia a paklijához. Fontolja meg a rendszeres szünetek (szünetenként egy dia), összefoglalók (összefoglalónként egy dia), sőt kvízek (kérdés-válasz kombinációnként egy dia) beiktatását, hogy a hallgatóságot lekösse, ellenőrizze a megértést, és lehetőséget adjon nekik, hogy kinyújtóztassák a lábukat.
Az idő szabadságával pedig együtt jár a lehetőség, hogy mások hangját is felhasználja a saját hangjának fokozására. Fontolja meg releváns idézetek, hangfelvételek vagy videók hozzáadását olyan felismerhető emberektől, akik támogatják az üzenetét. Természetesen ezeket az elemeket egy kattintással animálhatod a diádra, de ha nem vagy annyira magabiztos a PowerPoint kezelésében, egyszerűbb megoldás mindegyikhez új diát készíteni.
Amikor eldöntjük, hogy mi a leghatásosabb módja egy ügyfél történetének elmondására, az egyes részlegek briliáns elméit összehozzuk, hogy ötleteket dobáljanak, minden egyes korlátozást megkerülve megfontoljuk a megoldásokat, és minden egyes ügyfél számára a legjobb megoldás kidolgozására sarkalljuk magunkat. És egyszer sem mondjuk: “De vajon ez a megfelelő számú dia?”