Míg a munkaadók sokféle tulajdonságot keresnek egy alkalmazottban, nehéz elnézni valakit, aki nemcsak szorgalmas és produktív, hanem hatékony is abban, amit csinál.
De felmerül a kérdés – ha a hatékonysága elmarad, és szeretné növelni, mit tegyen?
Kezdje azzal, hogy feltárja az eredménytelenség és a gyenge termelékenység kiváltó okait. Vegyük például az olyan dolgokat, mint:
- A személyes szervezési szokásai
- Az alkalmazott kommunikációs csatornák
- A rendelkezésére álló eszköztár
- Túl sok figyelemelterelés
- A kiégés vagy túl sok idő az irodában
Míg komoly előrelépéshez idő kell, vannak olyan dolgok, amelyeket már ma megtehet, hogy javítsa a munka hatékonyságát, és ezáltal megmutassa a vállalatának, hogy értékes tagja a csapatnak.
Ha készen áll arra, hogy végre javítsa a munkahelyi hatékonyságát, nézze meg az alábbi lépéseket!
Tartalomjegyzék
1. Vezessen be egy teendőlistát
Függetlenül attól, hogy milyen területen, pozícióban vagy munkahelyen dolgozik, tény, hogy a napja tele van feladatokkal. Melyiket fogja elsőként elvégezni? Melyek a legfontosabbak? Hogyan fogja tartani az ütemtervet a nap folyamán?
Ha nincs tennivalólistája, előfordulhat, hogy rosszul rangsorolja a feladatokat, vagy figyelmen kívül hagyja azokat, amelyek azonnali figyelmet igényelnek. Ennek eredményeképpen a munka hatékonysága megcsúszik, és a termelékenysége leesik a térképről.
Szerencsére könnyű feladatlistát készíteni. Megteheti a régimódi módon is: tollat ragadhat papírra, feltérképezheti a feladatlistát, és kipipálhatja a tételeket. Vagy integrálhatja a technológiát a folyamatba, kihasználva a számos alkalmazás egyikének előnyeit, amelyeket arra terveztek, hogy nyomon kövesse az utat.
És kétségtelenül az egyik legjobb játékos a Todoist. Valójában a PCMag szerkesztője választotta ki, írva:
“Ha a legjobb teendőlistás alkalmazást keresed, olyat, amelyik minden eszközödön működik, nagyszerű funkciókkal rendelkezik a termelékenységed nyomon követéséhez, és lehetővé teszi, hogy geekként szervezd meg mindazt, amit tenned kell, a Todoist neked való.”
2. Javítsa a kommunikációt
A munkanapok tele vannak potenciális időrablókkal – zsúfolt munkaterületek, terméketlen megbeszélések és a közösségi média, hogy csak néhányat említsünk. A munkatársakkal, ügyfelekkel és érdeklődőkkel való kommunikáció azonban nem tartozhat ezek közé.
A hatékony kommunikáció alapvető fontosságú a munkahelyi termelékenység szempontjából. A kommunikáció javítása azonban nem megy egyik napról a másikra. És nem is fog magától megtörténni.
Először is: határozza meg, hogy mi működik és mi nem működik a csapata kommunikációját illetően. Órákig pazarolja a munkatársakkal való személyes találkozókat? Túl sok időt tölt konferenciabeszélgetésekkel, amikor egy gyors üzenetváltással vagy akár egy e-maillel is el lehetne érni ugyanezt?
Akárhogy is, be kell vezetnie egy rendszert annak kijavítására, ami elromlott. Ez jelenthet egy szemináriumot vagy csapatépítést, amelynek középpontjában a csapatkommunikáció áll. Vagy egyszerűen a megfelelő csapatkommunikációs szoftver bevezetését is jelentheti.
Ez utóbbival kapcsolatban gondoljon a vállalati azonnali üzenetküldésre. Az üzleti célú azonnali üzenetküldők többféle csatornával rendelkeznek, ami azt jelenti, hogy a dobozból kivéve minden típusú munkahelyi kommunikációhoz van megfelelő médium.
A szöveges csevegések és csevegőszobák tökéletesek a szabadon folyó vagy folyamatos beszélgetésekhez, az igen, nem vagy rövid választ igénylő kérdésekhez, vagy a vitaterek projekt, csapat, osztály vagy akár helyszín szerinti szervezéséhez.
A hang- és videochat viszont ideális olyan esetekre, amikor egy személyesebb kapcsolat megismétlésére van szükség, de a személyes kommunikáció nem kivitelezhető vagy lehetetlen.
Az e-mailnek és a személyes kommunikációnak még mindig megvan a maga helye. Ha például nem sürgős, vagy több címzettet kell másolnia – küldjön e-mailt. Ha nagy vagy átalakító jelentőségű híreket kell megosztania, akkor fontolja meg a személyes találkozót.
A kommunikáció jellegétől függően egyes csatornáknak egyszerűen több értelme van, mint másoknak. De csak Önön múlik, hogy milyen technológia áll rendelkezésére ennek eldöntéséhez.
3. Csökkentse a multitaskingot
Próbálja ki az egyfeladatos munkát! A kutatások szerint a multitasking csökkenti a hatékonyságot és a termelékenységet. A feladatok és lapok közötti ide-oda váltogatás késleltetéshez vezet, amíg az agyad átvált az információk között, ami a produktív idő akár 40%-ába is kerülhet.
De lássuk be: a mai, egyre dinamikusabb munkahelyen nem lehet teljesen elkerülni. Ezért az Ön feladata, hogy intelligensebb és találékonyabb legyen abban, hogyan végezzen több feladatot.
Az online munkafolyamatok maximalizálása érdekében korlátozza a böngészőablakban megnyitott lapok számát. Minden egyes nyitott fül egy elkerülhető figyelemelterelést jelent. Ráadásul a nyitott lapok nemcsak megnehezítik az információk megtalálását, hanem negatívan hatnak a készülék RAM memóriájára is, mivel több munkamemóriát fogyasztanak. Végeredményben mind Ön, mind a készülék hatékonysága csökken.
Gondolja át azt is, hogyan dolgozik a csapatával. Az all-in-one kommunikációs és együttműködési platformok lehetővé teszik a valós idejű kommunikációt, miközben megkönnyítik az értelmes csapatmunkát egyetlen egységes platformon belül.
Az olyan eszközök, mint a virtuális tábla, az azonnali képernyőkép, a távoli asztal és a korlátlan méretű fájlátvitel összekapcsolása a valós idejű kommunikációval a következőkhöz vezet:
- Kisebb ide-oda váltogatás az együttműködési IM-funkciók, a korlátozó fájlmegosztó platformok és a nem biztonságos csevegőalkalmazások között
- Nagyobb összpontosítás és koncentráció a feladatokra és az együttműködésre
- Az adatok rossz kezekbe kerülésének kisebb valószínűsége
- Növekvő hatékonyság és termelékenység
A multitaskingot ugyan nem tudja teljesen elkerülni, de okosabban tudja megközelíteni.
4. Maximalizálja az állásidőt
Majdnem ugyanúgy, ahogy a multitasking itt van, hogy megmaradjon, úgy a feladatterhelés is. De egy napban csak ennyi idő van. Az agyadnak pedig még kevesebb produktív ideje és kapacitása van. Ezért pontosan meg kell határoznod, hogyan tudsz okosabban dolgozni.
-
- Munka útközben – Az ingázási idők egyre nőnek. De ahelyett, hogy a hírfolyamot görgetné, használja ezt az időt a napi teendők listájának kezelésére, azonnali üzenetek és e-mailek megválaszolására vagy ötletelésre. Manapság a mobil csapatkommunikációs alkalmazások nemcsak a csapatával tartják a kapcsolatot, hanem biztosítják, hogy az együttműködés bárhol megvalósuljon.
5 lépés a munka hatékonyságának javítására Click To Tweet
- Dolgozzon intervallumokban – Legyen szó 25 perces sprintekről vagy 90 perces intervallumokról, célozzon egyetlen feladatra vagy munkára, rövid időre, zavartalanul és megszakítások nélkül. Ezután tartson egy kijelölt szünetet a feltöltődéshez. Ne zsúfoljon egy hétnyi feladatot egy napba, majd próbálja meg szünetek nélkül elvégezni az egészet.
- Dolgozzon önmagán – Ha van szabadideje a munkahelyén, töltse azt az egészségével és jólétével. Tartson szünetet a képernyőktől és az eszközöktől, és fontolja meg például egy könyv elolvasását, vagy végezzen agyi tevékenységeket, testmozgást vagy jógát.
5. Vegyen ki egy kis szünetet. Tartsa kívül a zavaró tényezőket
Az okostelefonok, a közösségi média, a zsúfolt munkaterületek és a túlzott kapcsolattartás gyorsabban tönkreteheti a hatékonyságát, mint a következő értesítés. De bár a zavaró tényezők manapság gyakorlatilag elkerülhetetlenek, vannak lépések, amelyekkel csökkentheti őket.
- Mérsékelje a megszakításokat. Mivel az amerikai munkavállalók többsége nem tud ellenállni a közösségi médiának, tegye szem elől tüntetni az okostelefonját. Kapcsolja ki az értesítéseket. Fontolja meg a közösségi médiaalkalmazások törlését a munkaidő alatt. Távolítsa el a böngészőből a közösségi médiafiókok linkjeit, és jelentkezzen ki azokból.
- Fordítson figyelmet a munkakörnyezetére. Rendezze a munkaterületét. Tartsa kéznél az összes alapvető dolgot. Használja a teendők listáját a napjának strukturálásához. Ha pedig otthonról dolgozik, gondosan fontoljon meg mindent a dekorációtól kezdve a ruhatárán át a lejátszási listájáig.
- Időnként szakítsa meg a kapcsolatot. A megnövekedett összekapcsolhatóság és a valós idejű kommunikáció átláthatósága megváltoztatta a munkahelyi hatékonyságot. De néha egyszerűen csak el kell végezni a munkát. Ilyenkor jelentkezzen ki az e-mail és az üzenetküldő alkalmazásokból, kapcsolja ki az eszközeit, és tegye meg, ami szükséges az elvégzéséhez.
- Ne vonja el a figyelmét. A legtöbb beszélgetés várhat. Figyeljen kollégái vizuális és virtuális jelzéseire – például a bekapcsolt fejhallgatóra, az intenzív összpontosításra vagy a felhasználói státuszra. Csak azért, mert személyesen is találkozhat vagy cseveghet, még nem jelenti azt, hogy meg is kell tennie.
Fontolja meg ezeket a kérdéseket
Most, hogy van néhány kézzelfogható módszer a munka hatékonyságának növelésére, itt az ideje, hogy tegyen egy lépést a helyes irányba.
A legtöbb dologhoz hasonlóan azonban a hatékonyság és termelékenység javítása egy folyamat, amelyhez némi önvizsgálat, stratégia, elkötelezettség és idő szükséges.
Megfontolja az alábbi öt kérdést:
- Megállapította már, hogy miért nincs magas szintű hatékonysága?
- Megvan-e a rendszere nemcsak a fenti öt lépés végrehajtására, hanem arra is, hogy hosszú távon kitartson mellettük?
- Hogyan fogja biztosítani, hogy a technológia növelje a munkahelyi hatékonyságát, ahelyett, hogy további figyelemeltereléssel járna?
- Egy munkatárs vagy felettes segítségének igénybevétele jobban segítené a céljai elérését?
- Milyen intézkedéseket fog bevezetni a fejlődés nyomon követésére?
Noha nem mindig könnyű megválaszolni ezeket a kérdéseket, mégis döntő fontosságúak ahhoz, hogy képet kapjon arról, hol tart jelenleg, hogy jó úton induljon el, és ami fontos, hogy az úton maradjon.
5 lépés a munka hatékonyságának javításához Click To Tweet
Összegzés
Mindenki szeretné javítani a munka hatékonyságát, de ezt megvalósítani gyakran könnyebb mondani, mint megtenni.
De a múltban tett próbálkozások és kudarcok nem ok arra, hogy most feladja! Ha megvalósítja a fenti öt lépést, majd alaposan átgondol néhány kérdést, amely végigvezeti az úton, minden eddiginél könnyebben elérheti a munkája hatékonyságának és termelékenységének magasabb szintjét.
Vannak tippjei a munka hatékonyságának javítására? Milyen további lépésekkel egészítené ki ezt a listát? Ossza meg velünk gondolatait, tanácsait és útmutatásait!
Nikola Baldikov a Brosix digitális marketing menedzsere, aki SAAS marketing, SEO és elérési stratégiákra specializálódott. A digitális marketing iránti szenvedélye mellett lelkes futballrajongó és imádok táncolni. Kapcsolódjon vele a LinkedIn-en vagy a Twitteren a @baldikovn
címen.