Virtaviivaista kunnossapito- ja käyttötiimiäsi UpKeepin avulla.

Mikä on laitehuoltopäiväkirja?

Laitehuoltopäiväkirja on asiakirja, johon kirjataan omaisuuserälle suoritetut toimet.

Laitoksen toimintakuntoon saattamiseen tarvitaan ainakin kourallinen keskeisiä laitteita. On käsittämätöntä, kuinka paljon aikaa ja vaivaa kuluu kunkin omaisuuserän kunnossapitotoimiin vuosittain. Kun tähän lisätään laitteiden kokonaismäärä ja yhteenlasketut käyttövuodet, kunnossapitotehtävien dokumentointi riistäytyy helposti käsistä ilman järjestelmällistä prosessia toimintojen seuraamiseksi.

3 erilaista kunnossapitopäiväkirjaa

Kunnossapitoaikataulupäiväkirja

Kunnossapitoaikataulupäiväkirja on organisaatiossa meneillään olevien projektien aikataulu. Nämä lokit tarjoavat kokonaisvaltaisen yleiskatsauksen kaikesta, minkä parissa yritys työskentelee tiettynä ajankohtana, sekä odotettavissa olevan aikataulun valmistumiselle.

Koneiden huoltopäiväkirjat

Koneiden huoltopäiväkirjat sisältävät tietoja kaikkien organisaation käyttämien koneiden suunnitelluista huolloista. Nämä lokit varmistavat, että tiimit huollattavat koneet määrätyin väliajoin, jotta ne toimivat tehokkaasti.

Projektilokit

Projektilokit seuraavat yrityksen käynnissä olevia projekteja. Samoin kuin huoltoaikataululokit, ne auttavat organisaatioita tarkastelemaan meneillään olevia töitä ja niiden odotettua valmistumisaikataulua. Projektilokit voivat sisältää huoltoaikataulupöytäkirjoja sekä muiden osastojen projekteja. Ne kattavat myös päättyneet projektit.

Kunnossapitotoimet ovat korvaamattomia hyödykkeen elinkaaren maksimoimiseksi. Jotta voidaan varmistaa, että kunnossapitotehtävät tehdään huolellisesti, on luotava ja päivitettävä kirjauksia kunnossapitopäiväkirjojen muodossa.

Pitämällä kunnossapitotoimet hyvin dokumentoituina koko organisaatio pysyy ajan tasalla omaisuuden tilasta. Tietoisuus omaisuuden senhetkisestä kunnosta on askel kohti laitoksen kokonaissuorituskyvyn parantamista ja turvallisten työolosuhteiden varmistamista.

Laitteiden huoltopäiväkirjojen käytön edut

Yritykset käyttävät laitteiden huoltopäiväkirjoja laitteidensa kunnon seurantaan. Niiden liiketoiminta riippuu niiden omaisuuden toimivuudesta, joten on tärkeää, että käytössä on laadukkaat laitehuoltopäiväkirjat. Hyvien huoltopäiväkirjojen pitämisen hyötyjä ovat muun muassa kustannustehokkaampien päätösten tekeminen, laitteiden jälleenmyyntiarvon lisääminen ja erikoistuneiden laitehuolto-ohjelmien kehittäminen.

Luo kustannustehokkaampia päätöksiä

Kirkkaiden tallenteiden pitäminen tehdyistä tehtävistä voi auttaa kunnossapidon suunnittelijoita suunnittelemaan helpommin tulevia toimintoja ja jakamaan resursseja tehokkaammin. Kustannustehokkaampia päätöksiä voidaan tehdä, kun on selkeä kuva laitteiden kunnossapitotoimien tilasta.

Lisää laitteiden jälleenmyyntiarvoa

Kunnossapitopäiväkirjojen pitäminen ajan tasalla on todiste siitä, että omaisuudesta pidetään huolta. Siinä tapauksessa, että tiloja on päivitettävä ja olemassa olevaa omaisuutta on myytävä, yksityiskohtaiset huoltopäiväkirjat voivat auttaa lisäämään laitteiden jälleenmyyntiarvoa.

Kehitä erikoislaitteiden huolto-ohjelmia

Laitteiden huoltopäiväkirjat tuottavat runsaasti historiatietoa, jota voidaan analysoida, jotta saadaan tietoa omaisuuden suorituskyvystä verrattuna vastaaviin laitteisiin. Eri laitemerkkejä tai -malleja voidaan esimerkiksi vertailla analysoimalla eroja aiheutuneissa huoltokustannuksissa, suunnittelemattomien huoltotoimenpiteiden tiheydessä jne.

Käytettävissä olevien tekniikoiden ansiosta hyvin dokumentoidun laitehuoltopäiväkirjan hyödyt ovat helpommin saavutettavissa kuin koskaan aikaisemmin.

Laitehuoltopäiväkirjamalli

Laitehuoltopäiväkirja voi vaihdella yrityskohtaisesti. Yleinen ajatus on, että jokaisella laitteella on oma huoltopäiväkirjansa ja jokaisessa huoltopäiväkirjassa on tilat, jotka täytetään yksityiskohdilla aina kun huoltotoimi suoritetaan.

Malliesimerkki, jos se tulostetaan paperille, voisi muistuttaa seuraavaa….

Huomaa, että otsikossa on tietoja laitteesta: laitteen nimi, sarjanumero, laitoksen sijaintipaikka, valmistaja, valmistajan osanumero, valmistajan yhteystiedot, valmistuspäivämäärä ja käyttöönottopäivämäärä.

Jokaista huoltopäiväkirjaa pidetään erillisenä myös samantyyppisten laitteiden osalta. Esimerkiksi kaksi samankokoista saman valmistajan keskipakopumppua eroavat toisistaan sarjanumeron ja/tai tehtaan sijainnin osalta. Erillisten lokikirjojen pitämisellä jokaisesta pumpusta varmistetaan, ettei synny epäselvyyttä siitä, mikä huoltopäiväkirja viittaa mihinkin laitteeseen.

Toiseen osaan voidaan tehdä merkintöjä huoltotoimista. Kunnossapitotoimen yksityiskohdat luetellaan: päivämäärä, jolloin se suoritettiin, sekä kuvaus toiminnosta ja toiminnon suorittaneesta henkilöstä. Mukaan merkitään myös henkilö, joka on vastuussa siitä, että huoltotoimenpiteet on suoritettu oikein. Tarvittavan toimenpiteen seuraava suunniteltu päivämäärä ja muita huomautuksia voidaan myös lisätä viitteeksi.

Vinkkejä laitehuoltopäiväkirjamallin päivittämiseen

Edellisen esimerkin perusteella huoltopäiväkirjojen päivittäminen vaikuttaa ikävältä prosessilta, joka vaatii pinoittain paperityötä joka kerta, kun huoltotoimenpiteitä suoritetaan. Saatat kuitenkin huomata, että tyypillisessä huoltopäiväkirjassa olevat tiedot löytyvät jo työtilauksesta, joka yleensä liittyy kuhunkin huoltotehtävään.

CMMS-ohjelmisto poistaisi suurimman osan huoltopäiväkirjojen suorittamiseen liittyvistä manuaalisista prosesseista päivittämällä ne automaattisesti sitä mukaa kuin järjestelmässä olevia työtilauksia suljetaan. Näin kunnossapitoryhmät voivat seurata tarkemmin historiallisia tilejä kunnossapitotoiminnasta.

Laitteiden huoltopäiväkirjojen päivittäminen oli ennen manuaalinen prosessi, jossa täytettiin jokainen kenttä yllä esitetyn esimerkin kaltaisella lomakkeella. Tämä oli tehtävä joka kerta, kun jokin laitoksen tärkeimmistä laitteista huollettiin. Vaikka tämä on vanhanaikaista, jotkin kunnossapito- ja omaisuudenhallintaryhmät käyttävät yhä manuaalisia kynä ja paperi -menetelmiä laitteiden huoltopäiväkirjojen päivittämiseen.