Uuden työntekijän koulutuksen tarkistuslista

Miksi kannattaa investoida uuden työntekijän koulutukseen

Koulutus auttaa uusia työntekijöitä:

• Ymmärtää, miten heidän osastonsa ja yrityksesi toimii
• Tutustua käyttämiisi ohjeisiin ja noudattamiisi toimintatapoihin
• Työpisteiden asentamisessa tarvittaviin työvälineisiin ja tekniikkaan
• Tutustua työtehtävänsä vaatimuksiin

Jotkut koulutukset ovat yhteisiä kaikille työntekijöillesi (esim.esim. yrityksen yleiskuvaus ja toimintaperiaatteet.) Toiset ovat enemmän tehtäväkohtaisia. Esimerkiksi:

• Uudet kehittäjät koulutetaan tuotearkkitehtuuriin, palvelimiin ja koodauskieliin.
• Uudet myyjät koulutetaan tuotteen ominaisuuksiin, hinnoitteluun ja kilpailuun.

Tässä on joukko uusien työntekijöiden koulutuksen tarkistuslistoja, jotka auttavat sinua luomaan onnistuneen perehdyttämiskokemuksen, alkaen ennen uuden työntekijän ensimmäistä päivää ja päättyen kolmeen kuukauteen hänen aloittamisensa jälkeen.

Ennen uuden työntekijän ensimmäistä päivää

Lähetä hyödyllisiä resursseja ennakkoon, jotta säästät aikaa kouluttamisessa ja autat uusia työntekijöitä tulemaan uuteen työhönsä valmistautuneina. Seuraavassa on muutamia asioita, jotka kannattaa tehdä ennen uusien työntekijöidesi aloittamista:

• lähetä esityslista ensimmäistä päivää varten, jotta he tietävät, mitä heiltä odotetaan (sisällytä mukaan kaikki 1:1-keskustelut, demot tai koulutukset, jotka ovat merkityksellisiä uuden työntekijäsi roolin kannalta)
• lähetä käsikirjat ja ohjeet yritystilien käyttöönotosta (esim. firman sähköposti.)
• Lähetä digitaalinen tai painettu kopio työntekijäkäsikirjastasi, jotta uudet työntekijät voivat tutustua siihen ja valmistautua mahdollisiin kysymyksiinsä.

Uuden työntekijän ensimmäisenä päivänä

Yrityksen yleiskatsauskoulutus

Kerro yleiskatsauksen avulla, miten osastosi ovat rakentuneet. Voit esittää tämän yleiskatsauksen ryhmille, jos samana päivänä aloittaa useita uusia työntekijöitä. Keskustelun helpottamiseksi varmista, että kukin ryhmä on pieni (enintään kolme tai neljä työntekijää).

Tässä kerrotaan, mitä yrityksen yleiskatsauskoulutukseen kannattaa sisällyttää:

• Esittele yrityksesi historia ja toiminta-ajatus.
• Esittele yrityksesi aikajana tärkeimpine saavutuksinesi.
• Jäsentele kopio organisaatiokaaviostasi ja ilmoita, missä uusi työntekijä sijoittuu kaaviossa.
• Tarjoa yksityiskohtaisia selityksiä osastojen rakenteista ja rooleista.
• Tarjoa mahdollisia tuote-esittelyjä, joita uusi työntekijä saattaa tarvita.
• Varaa uudelle työntekijälle aikaa kysymysten esittämiseen.

Jaa asiaankuuluvat tiedostot joko digitaalisessa muodossa tai tulostettuna kunkin esityksen lopussa, jotta uudet työntekijät voivat halutessaan lukea ne myöhemmin.

Yrityksen toimintaperiaatteiden koulutus

Korosta yrityksen toimintaperiaatteiden esittelyn aikana tärkeimpiä asioita, jotka uusien työntekijöiden on tiedettävä, ja vastaa heidän kysymyksiinsä.

Se, mitä yrityksen toimintaperiaatteita käsittelevään koulutukseen kannattaa sisällyttää:

• Kuvaa työpaikkasi säännöt (esim. työajat, tauot, kaappien ja avaimenperän käyttö.)
• Kuvaa, minkälaisiin vapaapäiviin uusi työntekijä on oikeutettu (sairausloma, loma jne.) ja milloin uusi työntekijä voi aloittaa vapaalle jäämisen.
• Erittele etätyötä koskevat vaatimuksenne, jos se on asianmukaista.
• Erittele suoritusarviointiprosessinne.
• Pyydä uusia työntekijöitä tutustumaan mahdollisiin salassapito- tai luottamuksellisuussopimuksiin ja allekirjoittamaan ne.
• Tarjoa usein kysytyt kysymykset (FAQ) -asiakirja yrityksen suosituimmista toimintaperiaatteista.

Osake-etupakettien koulutus

Vakuutusja optiosuunnitelmia voi olla vaikea ymmärtää. Tässä koulutuksessa selitetään etusi yksinkertaisin termein. Selventäkää kaikki toimet, joita työntekijöiden on tehtävä käyttääkseen etuuspakettejaan. Vastaa heidän esittämiinsä kysymyksiin. Hanki tarvittaessa allekirjoitetut kopiot sopimuksista.

Tässä kerrotaan, miten työntekijäetuja koskeva koulutus toteutetaan:

• Esittele kaikki henki- ja sairausvakuutusjärjestelyjen vaihtoehdot ja varmista, että uudet työntekijät tiedostavat ehdot.
• Erittele osakeoptiot ja tarjoa asiakirjoja, joissa ehdot kuvataan yksityiskohtaisesti.
• Erittele joustavat työaikavaihtoehdot ja -edellytykset (esim. miten etätyön hyväksyntää haetaan.)
• Kuvaile, miten kaikki käytettävissä olevat koulutus- ja kehitysedut, kuten koulutusbudjetit, käytetään.
• Kuvaile tarjoamasi matkapuhelinohjelma ja/tai työsuhdeauton korvausetuudet.
• Esittele hyvinvointiohjelmiesi tai terveysetujesi yksityiskohdat (esim.esim. alennettu kuntosalijäsenyys.)

Tehtäväkohtainen koulutus

Tässä koulutuksessa palkkaavat esimiehet selittävät tiimin rakenteen ja roolit, asettavat odotukset onnistumiselle ja antavat uusille työntekijöille hyödyllisiä työkaluja ja resursseja.

Tässä kerrotaan, mitä rekrytoivien johtajien tulisi sisällyttää tehtäväkohtaisiin koulutuksiin:

• Kuvaavat uuden työntekijän tehtävät (esim. tyypillinen työpäivä.)
• Esittelevät tehtäväkohtaiset työkalut, joita uusi työntekijä tulee käyttämään.
• Tarjoa luettelo hyödyllisistä resursseista, joista voi löytää vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin.
• Esittele ja selitä raportteja, joilla seurataan tiimin keskeisiä tunnuslukuja.
• Esittele uuden työntekijän tehtävään ja tiimiin liittyvät liiketoiminnalliset tavoitteet.
• Erittele tiimin eri jäsenten roolit ja se, miten uusi työntekijä työskentelee heidän kanssaan.
• Suunnittele säännölliset kahdenkeskiset tapaamiset uuden työntekijän kanssa.
• Suunnittele perehdyttävät kahdenkeskiset tapaamiset uuden työntekijän ja tiimin jäsenten välille.

IT:n käyttöönotto ja koulutus

Tietotekniikkahenkilöstön tulisi auttaa uusia työntekijöitä tietokoneasemiensa käyttöönotossa ja huolehtia siitä, että järjestelmät ovat käytössä. Heidän tulisi myös opastaa uusia työntekijöitä tietosuojasta, järjestelmien tietoturvasta sekä ohjelmistojen ja laitteistojen oikeasta käytöstä.

Tässä kerrotaan, mitä IT-asennuskoulutukseen tulisi sisällyttää:

• Varmista, että uusilla työntekijöillä on käytettävissään tarvittavat työkalut ja ohjekirjat laitteistojen ja ohjelmistojen käyttöä varten.
• Tarkista, ovatko uudet työntekijät perustaneet yritystilit (esim. sähköposti), ja anna tarvittaessa apua.
• Varmista, että kaikki uudet työntekijät ymmärtävät ja allekirjoittavat tietosuojasopimukset.
• Auta uusia työntekijöitä määrittämään WLAN-yhteysasetukset (tietokone ja mobiili.)
• Auta työntekijöitä asentamaan virustorjuntaohjelmisto.
• Aseta uusille työntekijöille salasanaturvallisuustilit (esim. LastPass.)
• Kuvaa vierailijakäytäntö.
• Kouluta uudet työntekijät suojaamaan työasemansa.

Kuukausi sen jälkeen, kun uusi työntekijä on aloittanut

Turvallisuuskoulutus

Koulutuksen aikana IT- tai tietoturvaryhmän jäsenen tulisi kuvata työntekijöiden tietosuojaa ja järjestelmien turvallisuutta koskevat velvollisuudet. Tehtävissä, joissa työntekijät käsittelevät luottamuksellisia työntekijä- tai asiakastietoja, aseta turvallisuuskoulutus etusijalle aikaisemmin kuin kuukauden kuluttua. Muussa tapauksessa aikatauluta tämä koulutus siten, että se suoritetaan uuden työntekijän ensimmäisen työkuukauden aikana.

Tässä kerrotaan, mitä uusille työntekijöille suunnattuun tietoturvakoulutukseen kannattaa sisällyttää:

• Esittele tietoturvakoulutusvideoita ja testaa työntekijöiden tietämystä tietoturvaprotokollista (esim.g tietokilpailut, roolileikit.)
• Ota käyttöön ominaisuudet, joiden avulla työntekijät voivat käyttää yrityksen ohjelmistoja etänä.
• Käsittele parhaita käytäntöjä toimiston ulkopuolella (esim. miten muodostaa turvallinen yhteys lähiverkkoihin ja miten osallistua videopuheluihin.)
• Katso läpi työaseman turvatoimet.
• Kutsu työntekijät liittymään yrityksen intranetissä olevaan turvallisuusfoorumiin, jotta he voivat esittää kysymyksiä (esim. Slack #security-kanava, BambooHR.)

Kolme kuukautta uuden työntekijän aloittamisen jälkeen

Turvallisuuskoulutus

Toimistopäällikkösi tai HR-tiimin jäsenen tulisi suunnitella työturvallisuuskoulutustilaisuudet ja varmistaa, että kaikki työntekijät osallistuvat niihin kolmen ensimmäisen kuukauden aikana. Nämä koulutukset kannattaa pitää ryhmissä. Tee tarvittaessa yhteistyötä ammattilaisten kanssa asiaankuuluvista aiheista (esim. kutsu ensiapukouluttajat kouluttajiksi.)

Tässä kerrotaan, miten koulutat uusia työntekijöitä turvallisuuskäytännöistä:

• Organisoi hätätilanteessa tapahtuva evakuointiharjoitus.
• Suunnittele ensiapuesittely.
• Järjestä ohjeistusta vaarallisten materiaalien ja laitteiden oikeasta käytöstä.
• Toteuta paloharjoitus ja kuvaile varotoimet tulipaloriskien välttämiseksi.
• Kerro kaikista toimenpiteistä, joita yritys toteuttaa työntekijöiden hyvinvoinnin suojelemiseksi (esim. tupakoimattomuuskäytännöt.)
• Esittele toimistoergonomiaan liittyviä vinkkejä, kuten:
  • hyvä työpöydän asento
  • Tuolin oikea korkeus
  • Monitorin kirkkauden säätäminen