Tehokkaan haastattelun strategiat

Tavanomaista liiketoimintaa harjoittava johtaja käyttää suuren osan ajastaan haastatteluihin. Tähän ikivanhaan prosessiin ei kuitenkaan panosteta järjestelmällisesti riittävästi, jotta siihen saataisiin parannuksia. Haastattelu on edelleen yksi niistä toiminnoista, joista luulemme tietävämme kaiken vain siksi, että olemme tehneet sitä niin kauan; olemme tottuneet siihen. Vaikuttaa ilmeiseltä, että vaatimattomat ponnistelut haastattelutekniikkojemme analysoimiseksi tuottaisivat runsaasti tulosta.

Laajassa merkityksessä haastattelu on prosessi, jossa henkilöt (yleensä kaksi) vaihtavat tietoja. Kyse voi olla avoimesta työpaikasta, ylennyksestä, erityistehtävästä, tuotteen myynnistä, tiedustelutarkoituksiin tarvittavista tiedoista, ehdotetusta fuusiosta tai muista kysymyksistä. Vaihdettujen tietojen ei tarvitse rajoittua tosiasioihin. Etenkin liike-elämässä sellaiset haastattelun tuotteet kuin merkitys ja ymmärrys ovat usein merkittävämpiä kuin objektiiviset tosiseikat.

Nykyaikaisessa liike-elämässä haastattelu tapahtuu poikkeuksetta kiireen ilmapiirissä. Haastatteluun varattu aika on väistämättä rajallinen. Näin ollen ei-direktiivista lähestymistapaa sovelletaan vain vähän, vaan suurimmassa osassa tilanteita on käytettävä ohjattua haastattelua. Tämä luontainen aikarajoitus aiheuttaa joskus toimintahäiriöitä: haastattelija on niin huolissaan ajankäytön suunnittelusta, että haastattelun sisältö ja tarkoitus menevät hukkaan. Siksi meidän on määriteltävä, mitä tarkoitamme tehokkaalla haastattelulla. Tässä artikkelissa tehokkaalla haastattelulla tarkoitetaan haastattelua, joka optimoi asianosaisten yksilöiden havaitsemat viestintätavoitteet ja jossa aika on tärkein rajoitus. Keskitymme tutkimustuloksiin, jotka koskevat:

• Oikeanlaista valmistautumista haastatteluun.

• Tällaisten menettelytapojen, kuten käsiteltävien asioiden hahmottelun ja muistiinpanojen tekemisen arvo.

• Kysymysten ja kysymystekniikoiden käyttö (ja väärinkäyttö).

• Haastattelijan harjoittaman valvonnan laatu ja määrä keskustelussa.

• Saatujen tietojen analysointi ja arviointi.

Suunnittelu & Valmistelu

Haastattelun asianmukaisen suunnittelun puute on suurin yksittäinen virhe, jonka olen havainnut haastatteluprosessia koskevissa tutkimuksissani.1 Aivan liian usein kokematon haastattelija aloittaa keskustelun vain huomatakseen puolivälissä, että hänen valmistautumisensa on puutteellista. Kohtuullisella etukäteissuunnittelulla voidaan helposti välttää tällaiset ikävät tapahtumat.

Jos haastattelun tavoite on etukäteen tiedossa, on yleensä hyvä käytäntö antaa asianomaiselle henkilölle runsaasti aikaa valmistautua keskusteluun ennen varsinaista osallistumista. Ilmoittamalla etukäteen ja kirjallisesti käsiteltävät seikat haastattelija antaa haastateltavalle lisäetua ja vahvistaa istunnon erityistä tarkoitusta. Liian usein haastateltavan odotukset voivat poiketa huomattavasti haastattelijan odotuksista. Jos tätä väärinkäsitystä ei korjata, se voi olla tuhoisa.

Toisaalta liiallinen haastattelun etukäteissuunnittelu ja yksityiskohtainen suunnittelu voi olla yhtä lailla haitallista. Haastateltava saattaa tällöin kehitellä konventionaalisesti oikeita vastauksia tai latteuksia, jotka tietysti vähentävät haastattelun informaatiosisällön käytännössä nollaan. Lyhyesti sanottuna hän tarvitsee oppaan, ”ohjaajan” – mutta ei sen enempää.

Kirjallinen hahmotelma tärkeistä käsiteltävistä asioista ei välttämättä ole osoitus jäykkyydestä, vaan pikemminkin kaikkien osapuolten huomioon ottamisesta. Kun se selitetään, se luo luottamuksen tunnetta sekä oikeudenmukaisuuden tunnetta – erityisesti, jos arvioinnissa on tarkoitus asettaa kaksi tai useampia henkilöitä paremmuusjärjestykseen. Hahmotelma voi jopa sisältää tyypillisiä kysymyksiä, jotta saadaan vertailukelpoisia vastauksia. Tässäkin tapauksessa on kuitenkin varoitettava liioittelusta: liiallinen riippuvuus ohjelmoidusta kysymyksenasettelusta on usein hämmentävää haastateltavalle ja voi johtaa stereotyyppisiin vastauksiin. Ihannetapauksessa jokainen kysymys olisi tietenkin suunniteltava tilanteeseen ja haastateltavaan sopivaksi.

Esitellessään tietoa puhuja varaa aikalohkoja asialistansa eri kohtiin. Jos aikarajaa ei ole asetettu, esitys voi jatkua loputtomiin. Vielä pahempaa on, että todella tärkeää tietoa ei ehkä koskaan kerrota. Tämä prosessi tapahtuu ihmisen normaalin luonteenomaisen piirteen vuoksi, jonka mukaan hän pidättää tärkeimpiä tiedonpalasia loppuun asti. Psykiatrit tunnistavat tämän ja ovat erityisen tarkkaavaisia terapiaistunnon viimeisten kymmenen minuutin aikana. Tästä oivalluksesta lainaten haastattelijan, vaikka hän ei pysty asettamaan tuntisykliä kuten psykiatri, olisi pyrittävä hienovaraisesti ilmaisemaan aika-asteikko. Tämä antaa haastateltavalle mahdollisuuden suunnitella ja sisällyttää asiaan liittyviä tietoja, jotka muuten saattaisivat jäädä kertomatta. Jos haastattelu lopetetaan liian äkillisesti, arvokkaiden tietojen menettämisen todennäköisyys on hyvin suuri.

Aikaraja voidaan ehdottaa viittaamalla seuraavaan tapaamiseen tai mainitsemalla ehkä aiemmin sovittu kokous. Sellaiset toimet kuin kellon naputtelu – tietoisesti tai tiedostamatta – ajan ilmoittamiseksi ovat tietenkin sopimattomia; samoin kuin jyrkkä istuminen tuolin reunalla. Joskus voi olla molempien osapuolten edun mukaista sopia toinen päivämäärä pidennetylle istunnolle tai suunnitella vain yhden tai kahden etenemisvaiheen loppuunsaattamista kerrallaan.

Suhteen rakentaminen

Haastattelun yleissävyn tulisi tietenkin olla avulias ja ystävällinen, jotta välittömät esteet suorasukaiselle kommunikaatiolle saadaan minimoitua. Tässä yhteydessä on syytä mainita, että yksityisyys on hyvän haastattelun ensimmäinen edellytys. Tärkeä osa tätä on vapaus häiritsevistä keskeytyksistä. (Puhelin on monesti tällainen häiriötekijä.)

Kriittisen tärkeän suhteen luominen haastateltavaan edellyttää, että haastateltava yritetään aidosti saada rentoutumaan – erityisesti työhakemus-, ylennys- ja muissa haastatteluissa, joissa on merkittäviä statuseroja. Valitettavasti joskus tämä yhteys yritetään saada aikaan sellaisilla hölmöilyillä kuin ”Älä nyt hermostu!” tai ”Rentoudu!”.

Normaalisti haastattelun alussa on annettava haastateltavalle aikaa sopeutua haastatteluympäristöön. Tilanne on haastateltavalle uusi; se saattaa olla hänen ensimmäinen tämänkaltainen kokemuksensa. Ellei sopeutumisaikaa ole varattu, haastateltava ei välttämättä pysty vähentämään ahdistuneisuuttaan, jolloin koko istunto menee hukkaan. Osa tätä sopeutumisprosessia on ympäristöön tutustuminen. On usein unohdettu totuus, että aina kun yksilö joutuu vieraaseen tilanteeseen, hänestä tulee pelokas.

Tämän pelon voittaminen on usein erittäin vaikea prosessi. Selittämällä esimerkiksi arkipäiväisten esineiden, kuten kynän ja muistiinpanopaperin, ahdistusta herättävä tarve voidaan vähentää jännitystä. Lisäksi on hyvä muistaa, että haastattelijan osoittama tapa ja yksinkertaiset kohteliaisuudet korostuvat suuresti haastateltavan silmissä. Näin ollen rajallinen määrä kohteliaisuuksia voidaan sallia, jos ne täyttävät tämän hyödyllisen tarkoituksen.

Merkitsemällä muistiin merkittäviä tiedonmuruja haastattelija voi helposti rekonstruoida, mitä todella tapahtui. Kirjaaminen auttaa sellaisten yksityiskohtien osalta, joita olisi vaikea muistaa, jos niitä ei kirjattaisi ylös. Aika, joka kuluisi niiden kiinnittämiseen mieleen ilman muistiinpanoja, voidaan käyttää hyödyllisemmin kuuntelemiseen ja ajatteluun. Kirjaaminen on myös kohteliaisuus haastateltavalle, sillä se tarkoittaa, että hänen vastauksiaan pidetään tarpeeksi tärkeinä, jotta ne voidaan kirjata ylös. Se on kätevä vahvistusmekanismi; sitä voidaan jopa käyttää ohjaamaan haastattelun kulkua.

Pikkutarkkoja tietoja on luonnollisesti vältettävä. Samoin se, että haastateltavan annetaan kertoa liikaa tietoa, voi olla vaarallista. Tahattomasti paljastuneet tosiasiat tai tapahtumat voivat aiheuttaa voimakkaita ahdistuneita tunteita, kun hän miettii niitä myöhemmin. Houkutuksia liian vapaaseen tiedonantoon on vältettävä mahdollisimman kevyesti, jotta voidaan ylläpitää jatkuvaa suhdetta. Lisäksi on aina noudatettava varovaisuutta, jotta haastattelija ei sekaantuisi keskusteluun liikaa tunteella. Erimielisyyksillä on taipumus provosoida verbaalisten vastahyökkäysten suunnittelua sillä seurauksella, että informaatiosisältö katoaa.

Keskustelun ohjaaminen

Haastateltava on liian herkkä kaikille haastattelijan reaktioille. Tätä hyväksikäyttäen haastattelija voi helposti ohjata keskustelua tuottavimpia kanavia pitkin. Pienet taivutukset äänessä antavat rohkaisua. Toistamalla jo ilmaistuja lauseita havaitaan, että haastateltava laajentaa asiaankuuluvan asian yksityiskohtia. Joskus pelkkä vastauksen toistaminen antaa aikaa pohdinnalle ja aivan luonnolliselle laajentumiselle tai jonkin asian selventämiselle, joka on ehkä kadonnut ensimmäisessä sanailussa. Kysymyksen muotoileminen uudelleen retoriseksi antaa haastateltavalle aikaa miettiä lopullista vastausta (joskin on syytä varoa, ettei ”oikeita” sanoja laiteta haastateltavan mieleen).

Nykyyttämällä annettu tuki on tehokkainta. Muut nonverbaaliset keinot tuen antamiseksi ovat yhtä merkittäviä. Merkityksettömien semiverbaalisten ilmaisujen käyttö – esimerkiksi ”Umm…” – voi osoittautua hyödyllisimmäksi. Koska tällaiset lausahdukset eivät anna suoraa tulkintaa, ne otetaan vastaan niin kuin haastateltava haluaa ne ottaa vastaan. Sen jälkeen hän korostaa tai suurentelee asiaa parhaaksi katsomallaan tavalla.

Tietojen tiivis yhteenveto aika ajoin ei ainoastaan anna selkeyttä kommunikaatioprosessiin, vaan myös antaa informantille peilin siitä, mitä juuri on tapahtunut. Haastateltava voi helposti tehdä muutoksia kuultuaan, mitä hän on sanonut. Loppuvaiheessa tarkka selvitys siitä, mistä sovittiin tai mihin yleisiin johtopäätöksiin päädyttiin, vähentää usein sekaannusta.

Kun on keskusteltu yksityiskohdista tai luvuista, yhteenveto voi usein olla kirjallisen muistion muodossa. Jos haastattelija haluaa olla varma siitä, mitä haastateltava kommunikoi, tai tarkistaa, onko haastateltava todella ymmärtänyt käsitellyt tiedot, hän voi pyytää häntä kirjoittamaan muistion.

Developing Information

Haastattelijan työkaluja ovat hänen kysymyksensä. Niitä on käytettävä ripeästi ja silti äärimmäisen huolellisesti. Sarkasmia tai epäselvää huumoria on vältettävä, ellei haastattelija ole varma, että haastateltava ymmärtää ne sellaisiksi. Yleensä jälkimmäisen tulkinta tällaisesta toiminnasta on täysin vakava; hän saattaa reagoida sillä hetkellä näennäisesti koetulla huumorilla, mutta todellinen reaktio on usein syvä huoli ja epäluulo.

Kysymysten harkitun käytön avulla taitava haastattelija ei ainoastaan saa tietoa vaan myös ohjaa keskustelua hedelmällisille linjoille. Johdattelevat kysymykset tai kysymykset, jotka on suunniteltu valmiita vastauksia varten, eivät yleensä ole kovin tehokkaita. Samoin kaksoisnegatiivista kuulustelua on vältettävä, koska sillä on taipumus herättää ahdistusta. Jotta paraskin haastattelija ei joutuisi tällaisiin ansoihin, hänen olisi aika ajoin tarkistettava kysymystekniikkaansa. Itsearviointi nauhoittamalla tai antamalla kolmannen henkilön tarkkailla haastattelua diagnoositarkoituksessa voi estää huonoja tekniikoita kehittymästä vakiintuneiksi menettelytavoiksi. Tätä prosessia voidaan laajentaa videonauhoitusten käyttöön, jolloin tulokset ovat suhteellisesti merkittävämpiä.

Kyselytekniikoihin keskittyvässä tutkimushankkeessa analysoin noin sadan haastattelun nauhoitukset, jotka oli tehty työnhakijoiden valintaa, johtajien suoritusten arviointia tai työntekijöiden uraneuvontaa varten. Yksi tutkimuksen johtopäätöksistä on seuraava: menestyneet haastattelijat (saatujen tietojen perusteella arvioituna) käyttävät haastattelun alussa laajojen, yleisten kysymysten mallia. Ilmeisesti tämä antaa haastateltavalle mahdollisuuden vastata niihin tietoihin, jotka hän kokee tärkeiksi, ja antaa hänelle mahdollisuuden syventyä alueisiin, joita hän pitää elintärkeinä. Kun nämä tiedot on saatu selville, haastattelija voi terävöittää vastauksen painopistettä erityiskysymyksillä, joilla saadaan lyhyitä vastauksia. Esimerkiksi ”kyllä tai ei” -tyyppiset kysymykset tulisi varata aiheen viimeiseen tutkimiseen, kun taas kysymykset, kuten ”Mitä mieltä olet työskentelystä Joe Smithin ryhmän kanssa?”, saattaisivat hyvinkin saada hyödyllisimpiä tuloksia tietyn aiheen alussa.

Hiljaisuuden pelko

Yhteiskunnassamme näyttää siltä, että hiljaisuutta pyritään välttämään lähes kaikkina aikoina ja kaikissa paikoissa. Valitettavasti tämä tunne vaikuttaa haastatteluun. Yleensä hiljaisuuden pelkoa tuntee eniten kokematon haastattelija. Aivan liian usein hänellä on taipumus esittää uusi kysymys samalla, kun vastaaja yrittää nöyrästi muotoilla omia ajatuksiaan loogiseksi vastaukseksi – kaikki vain pitääkseen ilman täynnä sanoja.

Taipumusta kiirehtiä kysymysten ja vastausten kanssa pahentaa se vääristynyt ajantaju, jonka ihmiset saavat haastattelun aikana. Ymmärtääkseen vääristymän määrää eräs tutkimusryhmä suoritti sellaisia yksinkertaisia testejä kuin keskustelun keskeyttäminen lyhyeksi ajaksi. Haastattelijoiden arviot hiljaisuuden kestosta suurensivat sen 10-100-kertaiseksi!2 Toisaalta olen havainnut, että kun haastatteluun osallistuvia pyydetään arvioimaan kulunut aika, haastateltava aliarvioi sen poikkeuksetta. Näin ollen erityisesti haastattelijan on varottava etenemästä liian nopeasti. Jos hän antaa vielä muutaman sekunnin kulua, hän saa monissa tapauksissa elintärkeitä tietoja, jotka muuten menetettäisiin tai joiden annettaisiin jäädä puoliksi ilmaistuna haastateltavan ajatuksissa.

Tällaisten hiljaisuusjaksojen aikana haastattelija voi käyttää aikansa hyödyllisesti kysymyksen pohtimiseen: ”Mitä hän oikeastaan yrittää kertoa minulle?” Usein haastattelun sisältö muodostaa epätäydellisen tarinan, kun sitä analysoidaan myöhemmin. Sen lisäksi, että sanat saattavat jäädä kauas toivotusta tavoitteesta, niistä voi myös välittyä väärinkäsityksiä. Jatkuvasti on tehtävä myönnytyksiä semantiikan alati esiintyviin virheisiin ja suoritettava lisäkuulusteluja, jotta saataisiin selvä likimääräinen kuva todellisesta merkityksestä.

Kuuntelemisen taito

Usein esitetty lausahdus, jonka mukaan kuulemme sen, mitä haluamme kuulla, ei ensi silmäyksellä vaikuta syvälliseltä toteamukselta. Se kuitenkin tiivistää sen mekaniikan, joka on huonojen kuuntelutekniikoiden taustalla. Yksilölliset ennakkoluulot ja asenteet sekä roolikäsitykset ja stereotypiat vaikuttavat kaikki valikoivan havaitsemisen ilmiöön. Näin ollen parhaan mahdollisen tiedon saamiseksi on välttämätöntä, että ihminen on tietoinen omista erityisistä suodattimistaan, joilla on taipumus vaikeuttaa tai jopa estää selkeää ja suhteellisen vääristymätöntä tiedon vastaanottamista.

On mahdollista kuulla 110-140 sanaa minuutissa pitkäkestoisesti.3 Ajattelun tai ajatusten projisointinopeus on noin seitsenkertainen tähän lukuun verrattuna. Tuloksena on ylijäämä ajatteluaikaa kuunteluaikaan nähden. Se, miten tämä ylijäämäaika käytetään, vaihtelee tietenkin yksilöllisesti. Haastattelijalla on kuitenkin juuri tässä vaiheessa taipumus projisoida ajatuksiaan haastatteluprosessiin ja siten suodattaa haastateltavan vastaukset pois.

Yksi tulos on, että hän tekee haastateltavasta ja hänen tiedoistaan olettamuksia, jotka eivät ole yhteensopivia niinkään haastateltavan kanssa kuin sen kanssa, mitä haastattelija on jo päätellyt haastateltavasta. Riittää, kun sanotaan, että on kaiken kaikkiaan palkitsevampaa käyttää tämä ylimääräinen aika hypoteesien muotoiluun, jotka voidaan myöhemmin vahvistaa tai kiistää, kun lisätietoa paljastuu, tai sellaisen viitekehyksen rakentamiseen meneillään olevaa haastattelua varten, jonka avulla hankittua tietoa on helppo luokitella sitä mukaa kuin sitä annetaan.

Aineiston analysointi

Kerättyä tietoa tulisi lähestyä ja analysoida kahdesta näkökulmasta: objektiivisesta ja subjektiivisesta.

Objektiivinen näkökulma.

Objektiivinen luokka voidaan jakaa sisältöön ja muotoon:

1. Sisältö-Tällä termillä viitataan tietenkin asialliseen esitystapaan – siihen, mitä todella sanotaan ja onko se luotettavaa vai ei. Haastattelun yleiskuva tai kokonaistilanteen kuvio on otettava tiukasti haltuun ja kirjattava sitten ylös. Lisäksi näyttäisi siltä, että seuraavat kohdat ovat arvokkaita tietoja arvioitaessa-

• Vastaus, joka on ylivoimaisesti konventionaalinen, on todennäköisesti epäilyttävä, koska se on suurella todennäköisyydellä vähemmän kuin pätevä. Esimerkiksi työhaastattelussa vastaus ”Pomoni ei pitänyt minusta” on kliseisenä epäilyttävä. Vastaavasti vastaus ”Lopetin sen työn, koska palkka oli liian alhainen” voi olla pelkkä latteus, jolla pyritään tyydyttämään haastattelijaa.

• Jos haastateltava ei kestä keskeytyksiä haastattelun aikana, on syytä epäillä, millaisia tietoja haastateltava kertoo. Tällainen käyttäytyminen viittaa yleensä tarpeeseen käsitellä kaikki kohdat ennalta määrätyn kaavan mukaisesti sellaisella pakonomaisuudella, että jos haastateltava keskeytettäisiin, hän ei koskaan pystyisi kokoamaan kaikkia osia uudelleen. ”Pseudopanssarin” heikkoudet olisi tutkittava.

• Jatkuva aiheen vaihtaminen tai äärimmäisen lyhyt huomiokyky kertovat usein epäilystä.

• Mikäli aukkoja tai epäloogisia sekvenssejä esiintyy, on huolehdittava, että aukkoja lisätään tai täydennetään. Tyhjiä kohtia olisi täydennettävä suoralla kuulustelulla, mieluiten haastattelun myöhemmässä vaiheessa, jotta voidaan tarkistaa jatkuvuus ja herättää informantissa mahdollisimman vähän epäluuloja. Myöhemmin puhelimitse tapahtuva vahvistaminen voi auttaa näiden kysymysten ratkaisemisessa.

• Ristiriitaiset ajankohdat tai tosiseikat sekä aukot tai epäloogiset sekvenssit voivat viitata alueisiin, joihin on kiinnitettävä tarkkaa huomiota tai joihin on syvennyttävä.

• Käyttökelpoisia visuaalisia barometrejä kohtuuttoman korkeasta ahdistuneisuustasosta ovat esimerkiksi-

a. kasvojen väri

b. kehon epäsäännölliset liikkeet

c. vaihteleva katsekontakti

d. suun kuivuus

e. äänenkorkeus

f. liiallinen hikoilu

2. Muoto-muodolla tarkoitan tiedon ”miten, milloin ja miksi”. Sanat saavat erilaisia merkityksiä, kun ne eriytetään näiden periaatteiden mukaisesti. Muoto voidaan jakaa verbaaliseen (mitä kuullaan) ja nonverbaaliseen (mitä havaitaan) sisältöön. Nonverbaaliset ilmaisut ovat ehkä puhtainta välitettävää tietoa, koska niitä on kaikkein vaikeinta peittää tai naamioida. Kehittämällä tietoisuutta ja herkkyyttä sellaisista signaaleista, kuten siitä, milloin tietty seikka mainittiin, miksi se mainittiin, miten se esitettiin ja niin edelleen, taitava haastattelija ottaa erittäin hyödyllisen, ellei jopa välttämättömän askeleen. Tätä tietoisuutta voitaisiin hyvinkin laajentaa koskemaan myös haastattelijan itsensä ei-sanallisia viestejä.

Subjektiivinen näkemys.

Arvioidessaan tietoa subjektiivisesta näkökulmasta haastattelija pyrkii ensisijaisesti arvioimaan tunteita ja asenteita. Usein väitetään, että näillä aineettomilla tekijöillä ei ole selvää sijaa haastattelussa, joka tapahtuu liiketoimintaympäristössä. Vaikka on mahdotonta määrittää täsmällisesti, miten tunteet ja asenteet vaikuttavat välitettävään informaatioon, on kuitenkin ratkaisevan tärkeää olla täysin tietoinen siitä, että nämä aineettomat tekijät ovat voimakkaita ja aktiivisia tekijöitä mielipiteiden luomisessa.

Keskustelun päättäminen

Haastattelun viimeiset 10 prosenttia on kenties kaikkein tärkeintä, koska tässä ajassa vaihdetaan yleensä suurin määrä informaatiota aikayksikköä kohti. Useissa nauhoitetuissa haastatteluissa, jotka koskivat kodinkoneiden myyntiä ja myyntiä, johon liittyi matkajärjestelyjä, havaittiin, että myyjä ei useinkaan kuullut tärkeää tietoa, jota tarjottiin haastattelun loppupuolella tai myynnin jälkeen. Tämä huomiotta jäänyt tieto johti usein väärintulkintoihin, jotka puolestaan olivat syynä moniin myöhempiin peruutuksiin ja tyytymättömiin valituksiin. Kaikki tämä olisi voitu välttää, jos olisi oltu kohtuullisen tarkkaavaisia, jotta haastattelu ei olisi päättynyt ennenaikaisesti.

Johtopäätös koostuu yleensä toimintasuunnitelmasta – jommankumman tai molempien osapuolten tehtävistä tai saavutettavista asioista. Tämän suunnitelman selkeä ja tiivis yhteenveto, kuten aiemmin mainittiin, on erittäin hyödyllinen tekniikka hyvien tulosten saavuttamiseksi. Yhteenveto on hyödyllinen molemmille osapuolille, koska sen avulla he voivat ymmärtää tarkalleen, mitä on saavutettu, sekä keskittyä lopulliseen yhteisymmärrykseen.

Jatkotoimenpiteet

Olen tutkimuksissani havainnut, että haastattelijoiden yleinen puute on heidän kyvyttömyytensä dokumentoida juuri sitä, mitä keskustelussa tapahtui. Tavallisessa – usein ennalta suunnitellussa – kiireessä päästä seuraavaan haastatteluun he laiminlyövät arvokkaat muistiinpanot. Tämä kärsimättömyys on monissa tapauksissa pelkkää käyttäytymistä, joka johtuu itsetarkoituksellisesta tarpeesta todistaa itselleen, että he ovat kiireisiä.

Merkittävien tapahtumien, vaikutelmien ja sovittujen tietojen asianmukainen merkitseminen muistiin on erittäin arvokasta, kun haastattelusta tehdään myöhemmin rekonstruktio ja kun se tarjoaa puitteet seuraavan istunnon suunnittelulle. Dokumentoimalla tapahtumasarjan pystyy näkemään asioita, jotka, jos ne jätetään vain ihmisen hauraan muistin varaan, saattavat sulautua merkityksettömiksi, irrallisiksi kohtauksiksi monien inhimillisten tapahtumien panoraamassa. Tosin liian suuri määrä kirjattua tietoa voi hyvinkin johtaa tietojen yltäkylläisyyteen, minkä olen havainnut myös useissa haastattelutoimistoissa, mutta tämä ääripää on helposti vältettävissä, jos käytetään hyvää harkintaa.

Tehokkaan dokumentoinnin toinen hyöty on se, että se tarjoaa mahdollisuuden pohtia edellistä tapahtumaa. Tarkastelemalla ja pohtimalla tätä tietoa voi usein löytää virheitä ja puutteita tekniikassa ja parantaa lähestymistapaansa. Ilman tällaisia erityisiä oppimiskeinoja samoista virheistä tulee yleensä rutiininomaisia, kunnes saavutetaan piste, jossa niistä tulee tahattomasti olennainen osa haastattelijan tekniikkaa.

Mutta kaikenlaisesta oppimisesta arvokkainta on itseoppiminen. Epäilemättä tärkein avain tehokkaaseen haastatteluun on sen tunnistaminen, miten omat asenteet ja ennakkoluulot vaikuttavat hankittuun tietoon. Tarinassa professorista, joka kadotti avaimensa ulko-oven luota, mutta löydettiin nelinkontin lyhtypylvään alta, on moraalinen opetus. Hän järkeili poliisille seuraavasti:

Niin usein haastattelija tyytyy keksimään ”50 sentin paloja” hyödyllisiä tietoja tekniikoista, persoonallisuudesta ja niin edelleen. Todellisuudessa todellinen avain tehokkaaseen haastatteluun on kuitenkin lähempänä hänen omaa kotiovtaan. Kun se on löydetty, se voi auttaa häntä saavuttamaan todella tehokkaita ja ammattimaisia tuloksia.

1. Ks. esimerkiksi raporttini An Analysis of Precision Learning, Evaluation of Information and Decision-Reaching, in Two Groups, Using Closed Circuit Television (Los Angeles, Western Management Science Foundation, 1962).

2. C. H. Best ja N. B. Taylor, The Physiological Basis of Medical Practise (London, Baillier, Tindall and Cox, Ltd., 1950).

3. B. A. Houssay, Human Physiology (New York, McGraw-Hill Book Company, Inc., 1951).

3. B. A. Houssay, Human Physiology (New York, McGraw-Hill Book Company, Inc., 1951).