Taulukot, kaaviot, kuvaajat

Teknisen kirjoittamisen kursseilla on mukavaa se, että useimmissa töissä on taulukoita, kaavioita ja kuvaajia – tai ainakin pitäisi olla. Monet ammattimaiset, tekniset kirjoitukset sisältävät kaikenlaisia taulukoita, piirakkadiagrammeja, pylväsdiagrammeja, viivadiagrammeja, vuokaavioita ja niin edelleen. Kun opit laittamaan näitä asioita kirjoituksiisi, sinun kannattaa pitää itseäsi velvoitettuna käyttämään niitä aina, kun tilanne luonnollisesti vaatii niitä.

Lisälähteet

Lähes kaikki, mitä olet halunnut tietää taulukoiden ja kuvioiden tekemisestä. Fantastinen resurssi Department of Biology, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Taulukot

Taulukot ovat tietenkin niitä numeroiden ja sanojen, lähinnä numeroiden, rivejä ja sarakkeita. Ne mahdollistavat tiedon nopean saatavuuden ja suhteellisen helpon vertailun. Jos tiedot on järjestetty kronologisesti (esimerkiksi myyntiluvut kymmenen vuoden ajalta), taulukosta voi näkyä trendejä – nousevan tai laskevan toiminnan malleja. Taulukot eivät tietenkään välttämättä ole kaikkein havainnollisin tai dramaattisin keino osoittaa tällaisia trendejä tai tietojen välisiä suhteita – siksi meillä on kaavioita ja graafeja (joita käsitellään seuraavassa jaksossa).

Taulukoiden käyttötarkoitukset. Taulukoiden suurin käyttökohde on numeerinen data. Kuvittele, että vertaat eri lasertulostinmalleja fyysisten ominaisuuksien, kuten korkeuden, syvyyden, pituuden, painon ja niin edelleen, suhteen. Sopii täydellisesti taulukkoon.

Ei kuitenkaan kannata lukkiutua siihen käsitykseen, että taulukot ovat vain numeerista dataa varten. Aina kun on tilanteita, joissa keskustellaan useista asioista, joista annetaan samojen luokkien yksityiskohtia, on olemassa mahdollisuus taulukkoon. Kuvittele esimerkiksi, että vertaisit useita lasertulostinmalleja: kerrot jokaisesta tulostimesta saman luokan asioita (sen hinta, tulostusnopeus, toimituskustannukset, takuuehdot ja niin edelleen). Tämä on ihanteellista aineistoa taulukolle, ja se olisi enimmäkseen sanoja eikä numeroita (ja tässä tapauksessa haluaisit luultavasti jättää tekstimuotoisen keskustelun sinne, missä se on, ja ”esittää” tiedot uudelleen taulukkomuodossa.

Taulukkomuoto. Yksinkertaisimmillaan taulukko on joukko rivejä ja sarakkeita, joissa on tietoja. Kunkin sarakkeen yläosassa on sarakeotsikko, joka määrittelee tai yksilöi kyseisen sarakkeen sisällön (ja usein myös mittayksikön). Taulukon vasemmassa reunassa voi olla riviotsikoita, jotka määrittelevät tai yksilöivät kyseisen rivin sisällön. Asiat muuttuvat hankaliksi, kun rivejä tai sarakkeita on ryhmiteltävä tai jaoteltava. Tällaisissa tapauksissa on luotava rivin tai sarakkeen alaotsikot. Tätä havainnollistetaan tässä:

Muotoilu taulukoille, joissa on ryhmiteltyjä tai jaoteltuja rivejä ja sarakkeita. Huomaa, että taulukon otsikko menee taulukon yläpuolelle.

Traditionaalisesti taulukon otsikko sijoitetaan taulukon yläpuolelle tai se on taulukon ensimmäinen rivi. Jos taulukon sisältö on ilmeinen eikä taulukkoon tarvitse tehdä ristiviittauksia muualta raportista, voit jättää otsikon pois.

Taulukoiden erityisistä tyyli- ja muotoiluohjeista kannattaa pitää mielessä nämä:

• Viittaa taulukkoon juuri taulukkoa edeltävässä tekstissä. Selitä taulukon tietojen yleinen merkitys; älä odota lukijoiden selvittävän sitä täysin itse.
• Älä hukuta lukijoita hirviömäisillä 11-sarakkeisilla ja 30-rivisillä taulukoilla! Yksinkertaista taulukon tiedot vain siihen tietomäärään, joka havainnollistaa pointtisi – tietenkään vääristämättä näitä tietoja.
• Älä laita mittayksikön sanaa tai lyhennettä sarakkeen jokaiseen soluun. Esimerkiksi sarakkeessa, jossa kaikki mitat ovat millimetreinä, älä laita ”mm” jokaisen numeron perään. Laita lyhenne sulkuihin sarakkeen tai rivin otsikkoon.
• Kohdista numerot sarakkeissa oikealle tai desimaalilla. Jos 123 ja 4 olisivat sarakkeessa, 4 olisi aivan 3:n alapuolella, ei 1:n.
• Normaalisti sarakkeissa olevat sanat ovat vasemmalle tasattuja (vaikkakin satunnaisesti näet sarakkeita, joissa sanat ovat kaikki keskitettyinä).
• Sarakkeiden otsikot ovat keskitettyinä numeeristen tietojen sarakkeiden yläpuolella (muodostaen T:n muodon); vasemmalle tasattuina tekstin sarakkeiden kanssa. Sarakeotsikoiden kohdistus varsinaiseen saraketietoon on vaihteleva. Jos sarakkeessa on kaksi- tai kolmikirjaimisia sanoja, sarakeotsikko halutaan luultavasti keskittää kyseisen datan päälle, vaikka se olisikin sanoja eikä numeroita. (Näin vältytään oudon näköiseltä L-muotoiselta sarakkeelta.)
• Kun on jotain erityistä huomautettavaa yhdestä tai useammasta taulukon kohdasta, käytä alaviitettä sen sijaan, että tukkisit taulukon tiedoilla.

Taulukoiden tuottaminen. Yleensä lainaat tietoa, jossa esiintyy hyvä taulukko. Jos kyseessä on yksinkertainen taulukko, jossa ei ole liikaa rivejä ja sarakkeita, kirjoita se itse uudelleen omaan dokumenttiisi (mutta muista dokumentoida kuvion otsikkoon, mistä lainasit sen). Jos kyseessä on kuitenkin iso taulukko, jossa on paljon tietoja, on perusteltua skannata, kaapata näytöltä tai valokopioida se ja tuoda se raporttiisi tällä tavoin.

Jos käytät OpenOfficea, Wordia tai WordPerfectiä, totuttele käyttämään taulukkoja luovia työkaluja. Sinun ei tarvitse piirtää viivoja ja muita muotoilun yksityiskohtia.

Teknisissä raakaluonnoksissa esitetään toisinaan tietoja tavallisessa juoksevassa tekstimuodossa, jotka voitaisiin esittää paremmin taulukkomuodossa (tai taulukkomuodossa). Muista käydä läpi karkeat luonnoksesi ja etsi aineistoa, joka voidaan muuttaa taulukoiksi.

Taulukoiden muotoilu. Tarkkaile mahdollisuuksia muuntaa teksti taulukoksi, kuten tässä esimerkissä.

Kaaviot ja kaaviot

Kaaviot ja kaaviot ovat itse asiassa vain toinen tapa esittää samat tiedot, jotka esitetään taulukoissa – tosin dramaattisempi ja mielenkiintoisempi. Samaan aikaan kaaviossa tai kuvaajassa on kuitenkin vähemmän yksityiskohtia tai epätarkkuutta kuin taulukossa. Kuvittele ero kymmenen vuoden myyntilukuja sisältävän taulukon ja samoja tietoja kuvaavan viivakuvion välillä. Saat paremman käsityksen yleisestä suuntauksesta kuvaajasta, mutta et tarkkaa dollarisummaa.

Muotoiluvaatimukset. Kun luot kaavioita ja graafeja, pidä mielessä nämä vaatimukset (useimmat näistä elementeistä on havainnollistettu alla):

• Akselien merkinnät – Älä unohda ilmoittaa, mitä x- ja y-akselit edustavat, kun luot pylväs- ja viivakaavioita. Yksi akseli saattaa osoittaa miljoonia dollareita, toinen viiden vuoden jaksoja vuodesta 1960 nykyhetkeen.
• Avaimet (legendat) – Pylväsdiagrammeissa, viivadiagrammeissa ja piirakkadiagrammeissa käytetään usein erityistä väriä, varjostusta tai viivatyyliä (yhtenäinen tai katkoviiva). Muista ilmoittaa, mitä nämä tarkoittavat; käännä ne avaimessa (laatikossa) jossakin käyttämättömässä paikassa kaaviossa tai kuvaajassa.


Esimerkki kuvaajasta. Huomaa, että kuvion otsikko on sijoitettu kuvaajan alle.

• Kuvion otsikot – Useimpiin kaavioihin ja kaavioihin kannattaa lisätä otsikko, monissa tapauksissa numeroitu otsikko. Lukijat tarvitsevat jonkin keinon tietää, mitä he katsovat. Äläkä unohda mainita niiden tietojen lähdettä, joita lainasit grafiikan luomiseksi. Vakiosääntö siitä, milloin kuvat tai taulukot on numeroitava, on seuraava: jos viittaat kuvioon tai taulukkoon muualla tekstissä.
• Ristiviittaukset – Kun käytät taulukkoa tai kuvaajaa, älä unohda laittaa siihen ristiviittausta siihen liittyvästä tekstistä. Selitä ristiviittauksen yhteydessä, mitä kuviossa tapahtuu, miten sitä tulkitaan, mitkä ovat sen perustrendit ja niin edelleen.
  
  Esimerkki pylväsdiagrammista. Huomaa, että kaavion ylä- ja alapuolella oleva teksti kiinnittää huomiota kaavioon ja kertoo lyhyesti sen merkityksen.
  
  Esimerkki piirakkakaaviosta. Huomaa, että viipaleet kulkevat myötäpäivään suurimmasta pienimpään (suunnilleen). Lähde: Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, U.S. Environmental Protection Agency, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Dokumentointi – Kun lainaat tietoja grafiikan luomiseksi, muista käyttää vakiomuotoa lähteen ilmoittamiseen. Katso kohta Lainatun tiedon (joko tekstimuotoisen tai graafisen) dokumentointi. Sillä ei ole väliä, miten tuot graafin raporttiisi – se on kaikki lainattua tietoa, jonka kehittämiseksi joku rohkea ja jalo sielu teki kovasti töitä ja joka ansaitsee tunnustusta tästä vaivannäöstä.

Kaavioiden ja graafien tuottaminen. Kuten kuvitusten kohdalla, sinulla on nämä vaihtoehdot kaavioiden ja graafien luomiseen: näytön kaappaaminen, skannaaminen, valokopioiminen, omien kaavioiden luominen ohjelmistolla ja omien kaavioiden piirtäminen.

Taulukoiden, kaavioiden ja kuvioiden lähteiden mainitseminen: lähteiden ilmoittaminen

Kuten aiemmin mainittiin, on täysin laillista lainata taulukoita – kopioida, valokopioida, skannata tai poimia niistä osajoukkoja. Olet kuitenkin velvollinen mainitsemaan taulukoiden, kaavioiden ja kuvioiden lähteet aivan kuten lainaamiesi sanojenkin kohdalla. Tavallisesti tämä tehdään joko taulukon otsikossa tai alaviitteessä heti taulukon alapuolella. Tarkista aiemmin esitetyn taulukon esimerkki. Lisätietoja lähdeviittauksen sisällöstä on kohdassa dokumentaatio.

Yleisiä ohjeita taulukoille, kaavioille ja graafeille – katsaus

Edellisissä osioissa on esitetty useita yleisiä ohjeita, jotka on syytä esittää kaikki yhdessä paikassa. Nämä ovat tärkeitä!

• Varo tekstissäsi kohtia, joissa käsittelet paljon numeerista tietoa suhteessa kahteen tai useampaan asiaan – tämä sopii erinomaisesti taulukoille tai jopa kaavioille tai graafeille.
• Varo tekstissäsi kohtia, joissa määrittelet useita termejä – tämä sopii taulukoille.
• Keskustele aina taulukoista edeltävässä tekstissä. Älä vain heitä taulukkoa, kuvaajaa tai kaaviota selittämättä. Orientoi lukijat siihen; selitä sen perusmerkitys.
• Varmista, että taulukot, kaaviot ja kuvaajat sopivat kohderyhmään, aiheeseen ja tarkoitukseen – älä tyrmää aloittelijoita massiivisilla, erittäin teknisillä rakennelmilla, joita he eivät ymmärrä.
• Käytä otsikkoa, paitsi jos taulukko, kaavio ja kuvaaja on hyvin epävirallinen. Muista, että otsikko tulee heti taulukon yläpuolelle; kaavioiden ja kuvioiden osalta sen alapuolelle.
• Kohdista sanat ja lausekkeet vasemmalle taulukkosarakkeissa (mukaan lukien sarakeotsikko). Tasaa numerotiedot taulukkosarakkeissa oikealle (mutta keskitä sarakeotsikko). Hienoa laittaa hieman oikeaa marginaalia tähän oikealle tasattuun dataan, jotta se siirtyy sarakkeen keskelle sen sijaan, että se jäisi jumiin oikeaan reunaan.
• Joidenkin mielestä lukijoiden on helpompi vertailla pystysuoraan kuin vaakasuoraan. Jos uskot näin, muotoile taulukot niin, että sarakkeet sisältävät vertailtavat tiedot. Jos esimerkiksi vertaisit autoja, sinulla olisi sarakkeet MPG:lle, hinnalle ja niin edelleen.
• Ilmoita lainaamiesi taulukoiden, kaavioiden ja kuvioiden lähde joko osittain tai kokonaan. Tämä voidaan tehdä otsikossa tai alaviitteessä. Tämä selitetään dokumentointia käsittelevässä osiossa, ja sitä havainnollistetaan tässä luvussa.
• Merkitse mitta-arvojen tunnistaminen sarake- tai riviotsikoissa – ei jokaisessa solussa.
• Viittaa ristiin kaikki edellisen tekstin taulukot, kaaviot ja kuviot. Anna ristiviittauksessa numero (jos kyseessä on virallinen taulukko otsikkoineen), ilmoita taulukon aihe ja anna tarvittaessa selittäviä tietoja.

Olisin kiitollinen ajatuksistanne, reaktioistanne, kritiikistänne tätä lukua koskien: vastauksenne-David McMurrey.