Kun suunnittelet seuraavaa suurta esitystäsi, voi olla vaikea tietää, mikä on paras mahdollinen diamäärä. Kuinka monta diaa esitykseen kannattaa laittaa, jotta yleisön huomio säilyy, on paljon suurempi kysymys kuin miltä se saattaa vaikuttaa.
Haluaisimme kertoa, että siihen on yksinkertainen vastaus, mutta jos todella haluat luoda vakuuttavan argumentin, esityksesi diojen määrää suunniteltaessa on otettava huomioon muutamia muuttujia. Ja huolimatta siitä, mitä muissa artikkeleissa sanotaan, sillä ei ole mitään tekemistä ajan kanssa.
Varmasti olet kuullut tästä aiheesta muutamia ristiriitaisia teorioita, joten ajattelimme, että on aika ottaa kantaa. Olet ehkä kuullut Guy Kawasakin 10/20/30-säännöstä. Tämän säännön mukaan ”täydellisessä” esityksessä on kymmenen diaa, se kestää 20 minuuttia ja siinä käytetään 30pt-fonttia. Tai olet ehkä lukenut, että jokainen minuutti, jonka puhut, vastaa yhtä takana näkyvää diaa. Olet ehkä jopa löytänyt joitakin näitä kaavamaisempia ja monimutkaisempia teorioita, joissa x = täydellinen diojen määrä. Saavuttaaksesi x:n jaat yksinkertaisesti yleisön määrän sillä, kuinka monta sekuntia sinulla on aikaa puhua, ja kerrot tämän sillä, kuinka monta askelta talosi ja tapahtumapaikan välillä on, senttimetreinä ilmaistun pituutesi potenssiin. Jos olet jo raivannut itsesi läpi vaihtelevien mielipiteiden sarjan, saatat tällä hetkellä huutaa: ”Kerro vain, kuinka monta hemmetin diaa tarvitsen!”
Kerro vain, kuinka monta hemmetin diaa tarvitsen!”
Sinä
Vaikka monet näistä teorioista perustuvat älykkääseen ajattelutapaan ja toisinaan jopa tieteeseen, emme pääse niihin mukaan. Ne ovat vain liian hemmetin rajoittavia. Teorioiden takana olevat ihmiset ovat luultavasti yrittäneet yksinkertaistaa tätä monimutkaista kysymystä liikaa, vain antaakseen sinulle vastauksen. Mutta haluatteko te mitään vastausta? Vai haluatko oikean vastauksen?
Oikea vastaus on: ajattelet esityksiä väärin.
Luuletko, että Jack Kerouac, Graham Greene tai Dan Brown istuivat koskaan kirjoittamaan tarkoituksenaan päätyä 432 sivuun? Ei, heillä oli tarinoita kerrottavanaan, eikä sillä ollut väliä, kuinka monta sivua he käyttivät niiden kertomiseen.
Kirjoitat esitystä, jolla on tarkoitus. Haluat saada aikaan muutoksen, ja tehtäväsi on välittää viestisi vakuuttavasti, innostaa kaikki sen kuulevat haluamaan samaa muutosta. Tarkoituksenasi ei ole täyttää tasan 20 minuuttia tasan kymmenellä dialla. Siihen tarvitaan niin monta diaa kuin tarvitaan.”
Ei, emme jätä sinua tähän. Emme yritä menettää ystäviä, asiakkaita ja rakkaita lukijoita.
Ymmärrämme, että esityksillä on usein aikaraja, ja tämä raja on otettava huomioon kirjoittaessa. Mutta tuon rajoituksen on vaikutettava siihen, kuinka monta ideaa yrität välittää, eikä sanella sitä, kuinka monta diaa esitykseesi menee näiden ideoiden välittämiseksi. Sillä siitähän tässä oikeastaan on kyse: ideoista. Lyhyemmässä esityksessä sinun on toimittava leikkaavasti. Karsia ylimääräistä, kunnes jäljelle jää vain vaikuttavin, herkullinen keskipiste.
Tämä ei tarkoita sitä, että jos sinulla on vapaata aikaa, sinun pitäisi käyttää se jokaisen koskaan saamasi idean kelaamiseen. Mutta voit sallia itsellesi ylellisyyttä kerrostaa toisiinsa linkittyviä ideoita, jotka kaikki viittaavat yhteen johtopäätökseen. Rakentaa ideoiden pesä. Ja tukea näitä ideoita faktoilla, luvuilla, aiemmilla menestyksillä sekä muiden ihmisten ideoilla.
Vain sitten, kun olet kirjoittanut yksityiskohtaisen kerronnan rakenteen tai täydellisen käsikirjoituksen, jos se tuntuu sinusta mukavimmalta, sinun pitäisi edes alkaa miettiä PowerPoint-dioja.
Anna ideoillesi tilaa hengittää
Jokainen ideoistasi ansaitsee oman aikansa loistaa. Dramaattinen tauko toimii, jotta vaikuttava lause pääsee uppoamaan, ja antaa yleisölle hetken aikaa miettiä puhutun sanan vakavuutta. Selkeillä dioilla on sama vaikutus. Jos yrität sisällyttää yhteen diaan liikaa ideoita, mitään niistä ei ymmärretä tai muisteta.
Jos vasta aloitat vakuuttavan viestinnän maailmassa, hyvä sääntö on: yksi idea, yksi dia. Näin jokainen idea saa oman hetkensä ilman, että se kilpailee muiden ideoiden kanssa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että sinulla on visuaalisesti enemmän mahdollisuuksia korostaa viestiäsi. Kun sinulla on enemmän kalvotilaa, voit luoda esityssuunnitelmia, jotka tuovat ideasi paremmin esille kuin hämmentävät tilannetta entisestään.
Idean matka:
esittele se
keskustele siitä
perusta sitä
anna sen painua mieleen
ja merkitse seuraavan idean esittelyn aloittaminen upouudella dialla.
Tämä on loistava oppaasi itseluottamusta vailla oleville lähtökohtana käytettäväksi. Se ei ole sääntö.
Mitä lasketaan ideaksi?
Nyt tämä on paljon monimutkaisempi kysymys, ja se muuttuu jokaisessa esityksessä. Oppaana tässä skenaariossa haluamme antaa sinulle konkreettisen vastauksen kysymykseesi, emmekä vain tuoda lisää kysymyksiä ja sekaannusta sekaan. Loppujen lopuksi, jos esityksesi on huomenna ja hakusi oli äärimmäisen epätoivon ja ehkä hieman liikaa viiniä aiheuttama, et luultavasti enää lue tätä, koska olet jo kaatanut kyseisen viinin kannettavasi päälle turhautuneena. Mutta jos olet vielä kanssamme, olet luultavasti todella innokas saamaan vastauksen juuri nyt.
Tyytymättömyys ja hämmennys eivät ole tavoitteemme. Me vain kunnioitamme sinua liikaa valehdellaksemme sinulle. Luotamme siihen, että olet saanut kiinni yleisestä teemasta, jonka mukaan Buffalo 7 -studion ovista sisään tulevan esityksen diojen määrään liittyy monia näkökohtia. Nyt kun olemme käsitelleet tätä, voimme antaa sinulle mallin, joka auttaa sinua matkallasi.
Jos olet lukenut muita tarinankerronnasta kertovia blogejamme, tiedät jo, että jokainen tarina – tämä koskee myös esitystäsi – tarvitsee alun, keskikohdan ja lopun. Kerrataanpa hyvin perusrakenne ja siihen liittyvä diojen määrä näille kolmelle keskeiselle osiolle.
Alku
Tässä asetat näyttämön, herätät yleisön mielenkiinnon, annat heille vihjeen siitä, mitä heille on luvassa, ja luot yhteisen pohjan. Se voi näyttää jotakuinkin tältä:
Otsikkodia: anna yleisölle jotain jännittävää katsottavaa, kun he odottavat esityksen alkamista. Yksi dia.
Esityslista: Kerro, mille matkalle he ovat lähdössä ja miksi se on sen arvoista. Yksi dia.
Nykytilanne: kuvaa maisema sellaisena kuin se on tällä hetkellä ja varmista, että kaikki ovat samalla sivulla ennen kuin lähdet liikkeelle. Ketään ei jätetä jälkeen. Yksi dia.
Keski
Tässä vaiheessa päästään tarinankerronnan todelliseen mehukkaaseen osaan. Ja se on myös kohta, jossa kaikki toiveesi siitä, että saisit puristettua meiltä lopullisen liukuluvun, romahtaa.
Vakuuttavan argumentin on tunnustettava yleisön haasteet ja ehdotettava ratkaisua kuhunkin niistä. Yleisölläsi voi olla yksi haaste, heillä voi olla 50, jolloin monitulkintaisuus astuu taas kuvaan. Jokainen haaste tarvitsee oman diansa, ja jokainen ratkaisu myös.
Jos yleisölläsi on 50 haastetta, yritä löytää niiden väliltä yhteisiä teemoja, jotta voit käsitellä niitä yhtenäisenä ryhmänä, kaikki yhden idean sateenvarjon alla. Ihmiset pitävät kuvioita lohdullisina, joten he arvostavat niputtamista sekä vähentynyttä diojen määrää.
Loppu
Tunteisiin vetoaminen näyttämällä, että sinulla on vastaus yleisösi ongelmiin, on vain yksi osa vakuuttavan argumentin saamista. Sinun on myös sovellettava logiikkaa ja luotava uskottavuutta. Tämäkin voi kestää yhden dian tai yhdeksän, mutta tässä on joitakin yleisiä ohjeita:
Tapaustutkimukset: yksi tapaustutkimus per dia.
Miten se toimii: Jos ehdottamasi teknologia, palvelu tai prosessi on yksinkertainen, sen osoittaminen yleisöllesi, miten se toimii, voi kestää vain yhden dian. Jos se on kuitenkin monimutkainen, sinun on pilkottava se osiin ja kerrottava tämä tarina useilla dioilla. Muista, että kyse on selkeydestä ja ymmärrettävyydestä. Tarvitaan niin monta diaa kuin tiedon käsittelyyn tarvitaan.
Tietoa sinusta: Yleisö ei välitä niin paljon siitä, miten sinut on perustettu tai missä toimitusjohtajasi työskenteli ennen kuin hän tuli luoksesi. Muokkaa yritystietosi siihen, mikä on heille todella tärkeää ja mikä luo uskottavuutta heidän silmissään. Jos olet voittanut palkintoja, jotka osoittavat, että innovaatiosi ovat alasi parhaita, näytä ne heille. Jos teknologiakumppani, jonka kanssa työskentelet, on yksinoikeutesi, kerro siitä heille. Tehokkaimmat ”Tietoa meistä” -osiot koostuvat korkeintaan yhdestä tai kahdesta diasta. Vältä yrityksen aikajanaa hinnalla millä hyvänsä.
Lopuksi haluat tiivistää keskeiset asiasi yhteen diaan. Vain lempeä muistutus niistä valtavista eduista, joita he saavat työskentelemällä kanssasi.
Ja lopuksi loppudioidesi tulisi olla, kuten nimikin kertoo, yksi dia, jossa on voimakas kehotus toimia. Jos haluat lisätietoja siitä, miten voit jättää pysyvän vaikutuksen jokaiseen kohtaamaasi yleisöön, tutustu tähän artikkeliin.
Vaikka vetäisitkin vielä hiuksiasi pystyyn ja etsisit epätoivoisesti yksinkertaista numeroa, toivottavasti nämä ohjeet ovat antaneet sinulle ajattelemisen aihetta.
Ja nyt aiomme mutkistaa jo valmiiksi epäselviä sääntöjä, jotka olemme laatineet.
Buffalo 7:ssä emme koskaan katso diojen määrää.
Paskat siitä, niin me sanomme. Diojen määrä ei merkitse yhtään mitään. Joskus levitämme yhden viestin viidelle dialle, koska niin saadaan animaatio toimimaan saumattomasti. Monimutkainen navigointi vaatii usein diojen monistamista, jotta PowerPoint ei menisi sekaisin siitä, mistä toiminta tuli. Sen sijaan todella monimutkaiset viestit voidaan esittää yhdellä ainoalla dialla käyttämällä animaatiorakenteita tarinan pilkkomiseen useiden diojen sarjan sijasta. Muuttujia on niin paljon. Yritämme vain sanoa, että lakkaa murehtimasta itseäsi diojen määrästä.
Joitakin asioita, jotka liittyvät diojen määrään, kannattaa kuitenkin murehtia:
Huonoja neuvoja
Tämä on kehotus palata joihinkin muihin artikkeleihin, joihin olet todennäköisesti törmännyt etsiessäsi.
Jos perustat esityksesi siihen, että saavutat täsmälleen yhden minuutin per dia, olet jo menettänyt yleisösi, etkä ole edes seisonut heidän edessään.
Jos perustat esityksesi siihen, että saavutat täsmälleen yhden minuutin per dia, olet jo menettänyt yleisösi, etkä ole edes seissyt heidän edessään.
Ovatko kaikki ideat samanarvoisia? Ei. Välittääkö yleisösi yhtä paljon kaikesta, mitä sinulla on sanottavana? Ei. Vaikka olisit läpäissyt ”entä sitten?” -testin ja kaikki viestisi olisivat läpäisseet sen ja tarjoaisivat heille arvoa, he eivät arvosta sitä, että ohitat tärkeitä osia ratkaisusta siksi, että kello tikittää.
Varaa aikaa selittääksesi ideat, joilla on suurin vaikutus, ja arvosta yleisösi älykkyyttä sen verran, että voit olettaa heidän ymmärtävän, mitä jokin palkinto tarkoittaa ilman, että kuvailet sitä minuuttiakaan vain siksi, että sääntö sanoo niin.
Tarvitsetko dioja ollenkaan?
Poimi leukasi ylös lattialta. Se, että luomme päivästä toiseen ensiluokkaisia esityksiä ja rakastamme hemmetin paljon PowerPointia, ei tarkoita, että johdatamme sinut harhaan. Joskus et vain tarvitse diojen tuomaa tukea.
Diojen tehtävänä ei ole muistuttaa sinua esittelijänä siitä, mitkä ovat tärkeimmät puheenaiheesi. Jos kuulut niihin – pelottavan harvoihin – ihmisiin, jotka harjoittelevat riittävästi ennen suurta esitystä, et tarvitse muistisi virkistämistä muutenkaan.
Diojen tehtävänä ei ole kertoa koko tarinaa puolestasi. Diaesitys ei ole esitys. Suustasi tulevat sanat ovat se, mitä yleisö tuli kuulemaan. Sinä olet oman esityksesi tähti.
Ennen kuin alat sulkea kannettavaa tietokonettasi juhlien, otetaan askel taaksepäin ja puhutaan siitä, miksi (todennäköisesti) tarvitset dioja.
Mihin dioja ylipäätään tarvitaan?
Oikein suunniteltuna ja animoituna dioilla tehostat puhuttua viestiäsi niin, että se on helpommin ymmärrettävissä, helpommin muistettavissa ja vakuuttavampi. Sinä ja diasi olette tiimi. On asioita, jotka visuaalinen aineisto vain osaa tehdä paremmin kuin sinä. Otetaan esimerkiksi kaavio. Voisit käyttää puoli tuntia siihen, että maalaat sanallisen kuvan taulukosta, jonka olet nähnyt kerran. Tai voisit lyödä vaikuttavan datan visuaalisesti ruudulle ja siirtyä eteenpäin.
Palaa siis alkuperäiseen kysymykseen, jota et koskaan edes kysynyt:
Milloin et ehkä tarvitse dioja?
Jos sinulla on vain viisi minuuttia aikaa vaikuttaa haluttuun muutokseen yleisösi mielissä, sydämissä ja teoissa, tunteisiin vetoava ja hyvin kerrottu tarina, joka puhutaan suoraan sydämestäsi, ilman tekniikan laimennusta tai diojen klikkailukoneiden haparoivaa käyttöä, voi olla paras tapa saada viestisi perille. Ei häiriötekijöitä, ei kikkoja, vain aitoutta.
Tässä tapauksessa ei olisi väliä, kuinka monta diaa esityksessäsi on, ne eivät koskaan ole vaikuttavampia kuin rehellisyytesi ja haavoittuvaisuutesi.
Tässä lyhyessä ajassa kuulijasi tuskin kärsivät informaation ylikuormituksesta ja unohtavat mitään viesteistäsi, joten et tarvitse dioja niiden muistia parantavan kyvyn vuoksi. He eivät todennäköisesti hukkaa kerrontasi junaa, joten et tarvitse dioja visuaaliseen ohjaukseen. Ja jos tarinasi kerrotaan oikein, puhut heidän haasteisiinsa ja kietoudut tilanteeseen, joka on heille henkilökohtainen, et myöskään tarvitse PowerPointin vakuuttavia voimia.
Mutta yhdeksän kertaa kymmenestä PowerPoint voi vain parantaa puhuttua viestiäsi. Fakta.
Yhdeksän kertaa kymmenestä PowerPoint voi vain parantaa puhuttua viestiäsi.
Ylimääräinen aika tarkoittaa ylimääräisiä dioja
Eikä pelkästään ylimääräisten ideoiden vuoksi. Jos sinua on pyydetty puhumaan pitkään, kysy ensin itseltäsi, onko se todella tarpeen. Pystyykö yleisösi keskittymään niin pitkään? Voisiko istunnon jakaa pienempiin osiin? Onko siitä edes hyötyä heille? Onko sinulla niin paljon olennaisia ideoita?
Jos se osoittautuu tarpeelliseksi, kannattaisi kannellesi lisätä joitakin ylimääräisiä dioja. Harkitse säännöllisten taukojen (yksi dia per tauko), yhteenvetojen (yksi dia per yhteenveto) ja jopa tietokilpailujen (yksi dia per kysymys-vastaus-yhdistelmä) lisäämistä, jotta yleisösi pysyy sitoutuneena, voi tarkistaa ymmärryksensä ja saa tilaisuuden venyttää jalkojaan.
Ja ajan vapauden myötä tulee myös tilaisuus käyttää toisten ihmisten ääniä omien ääniesi vahvistamiseen. Harkitse asiaankuuluvien sitaattien, äänileikkeiden tai videoiden lisäämistä tunnistettavilta henkilöiltä, jotka tukevat viestiäsi. Voit tietysti animoida nämä elementit diaasi yhdellä napsautuksella, mutta jos et ole kovin varma PowerPointin käytöstä, uuden dian luominen kutakin varten on helpompi vaihtoehto.
Kun päätämme, mikä on vaikuttavin tapa kertoa asiakkaan tarina, tuomme jokaisen osaston nerokkaat aivot yhteen heittelemään ideoita, miettimään kiertoteitä kuhunkin rajoitukseen ja ponnistelemme saadaksemme aikaan parhaan ratkaisun jokaiselle asiakkaalle. Emmekä sano kertaakaan: ”Mutta onko tämä oikea määrä dioja?”
