Mikä on positiivinen toimintasuunnitelma ja tarvitsenko sitä? – MidAtlantic Employers’ Association

Tarvitseeko yrityksesi positiivista toimintasuunnitelmaa?

Yritykset, jotka täyttävät seuraavat kriteerit, kuuluvat liittovaltion positiivisia toimia koskevien velvoitteiden piiriin, ja niiden on laadittava vuosittain positiivisia toimia koskeva suunnitelma liittovaltion vaatimusten täyttämiseksi:

• Yritys tekee töitä liittovaltion valtionhallinnon sopimuksissa joko urakoitsijana tai aliurakoitsijana, ja sopimuksen arvo on vähintään 50 000 dollaria; ja
• Yrityksessä on vähintään 50 työntekijää (osa-aikaiset ja kausityöntekijät sisältyvät tähän lukuun).

Lisäksi rahoituslaitosten, jotka ovat liittovaltion vakuuttamia ja joilla on liittovaltion lainoja, on pantava täytäntöön kirjalliset positiivista toimintaa koskevat suunnitelmat.

Jokaiseen yritykseen, joka täyttää nämä kriteerit, on sovellettava positiivista toimintasuunnitelmaa.

Mikä on positiivinen toimintasuunnitelma?

Passiivinen toimintasuunnitelma (Affirmative Action Plan, AAP) on kirjallinen asiakirja tai ”ohjelma”, jossa hahmotellaan toimenpiteet, joihin yritys on ryhtynyt ja aikoo ryhtyä yhtäläisten työllistymismahdollisuuksien varmistamiseksi. Toimintasuunnitelma laaditaan edellisen vuoden työllisyystietojen perusteella ja siinä ennakoidaan, mihin toimiin työnantaja aikoo ryhtyä seuraavan vuoden aikana. Esimerkiksi yrityksellä, jolla on edellisenä vuonna ollut vähemmän naispuolisia hakijoita kuin mitä yleensä on saatavilla kelpoisuusehdot täyttävässä väestössä, voi olla tehtävänä pyrkiä laajentamaan hakijaryhmäänsä julkaisemalla avoimia työpaikkoja uusilla ilmoitustauluilla tai osallistumalla erilaisiin tai uusiin työnvälitystilaisuuksiin. Suunnitelman laatimiseen kuuluu työllisyystietojen analysointi lainsäädännössä vaaditun tilastollisen analyysin avulla, tulosten yhteenveto ja suunnitelman laatiminen analyysin perusteella, ja kaikkien näiden vaiheiden on oltava liittovaltion vaatimusten mukaisia.

Työnantajia, jotka kuuluvat liittovaltion positiivisia toimia koskevien velvoitteiden piiriin, saatetaan myös vaatia ottamaan käyttöön tiettyjä toimintalinjoja (kuten palkkauksen avoimuuspolitiikka) ja tarjoamaan hakijoille ja työntekijöille mahdollisuus ilmoittaa vapaaehtoisesti rotunsa, sukupuolensa tai veteraanin asemansa, muun muassa.

Mitä jos yrityksellä on alle 50 työntekijää tai se tekee alle 50 000 dollarin arvoisia julkisia hankintasopimuksia?

Vaikka vaatimus laatia positiivinen toimintasuunnitelma ei koske yrityksiä, joilla on alle 50 työntekijää, joitakin liittovaltion vaatimuksia sovelletaan urakoitsijoihin, joilla on alle 50 työntekijää ja jotka tekevät julkisia hankintasopimuksia vähintään 10 000 dollarin arvosta.

Hyväksyttävää toimintaa koskevia vaatimuksia valvotaan OFCCP:n auditoinneilla

Office of Federal ContractCompliance Programs (OFCCP) valvoo myönteistä toimintaa koskevien vaatimusten noudattamista. Valvonta tapahtuu useimmiten vaatimustenmukaisuustarkastuksin, jotka voivat johtaa paikan päällä tehtäviin tarkastuksiin.

Tarkastukset alkavat usein vakiomuotoisella kirjallisella pyynnöllä, jossa pyydetään toimittamaan yrityksen positiiviset toimintasuunnitelmat ja niitä tukevat tiedot. Suunnitelmien ”asiakirjatarkastuksen” jälkeen tarkastusviranomainen voi tulla paikan päälle tarkastelemaan yrityksen muita asiakirjoja ja haastattelemaan yrityksen virkamiehiä ja työntekijöitä.

Tarkastukset voivat johtaa rahamääräisiin sakkoihin ja sovintoihin, jos syrjintää havaitaan

Jos tämä paikan päällä tehtävä tarkastus paljastaa syrjintää, OFCCP voi määrätä rahamääräisiä sakkoja ja muita seuraamuksia. Rahamääräisiä seuraamuksia määrätään, kun OFCCP havaitsee syrjiviä toimintatapoja ja toimia tarkastusprosessin aikana. Tällaisiin ongelmiin liittyy yleensä epäsuotuisa vaikutus pätevien vähemmistöjen ja naisten palkkaamiseen, ylennyksiin ja irtisanomisiin. Myös syrjivät palkkauskäytännöt ovat vaatimustenmukaisuustarkastusten kohteena.

Rangaistukset liittovaltion urakoitsijoita koskevien vaatimusten noudattamatta jättämisestä voivat olla ankaria. Rahamääräisten rangaistusten lisäksi liittovaltion sopimukset voidaan irtisanoa, ja yrityksiä voidaan kieltää saamasta jatkossa valtion sopimustöitä.

Ota yhteyttä MEA:han saadaksesi apua

Yritykset voivat suojautua näiltä rangaistuksilta laatimalla vuosittain positiivisen toimintasuunnitelman ja noudattamalla sitä.

MEA tarjoaa positiivisen toimintasuunnitelman laatimispalveluja AAP-kumppanin kautta. MEA:n kautta ostettuihin toimintasuunnitelmiin sisältyy suunnitelman laatiminen, suunnitelman tulkinta, henkilöstöhenkilöstön koulutus toimintasuunnitelman hallinnoinnista, palkka-analyysi, toimintatapojen tarkistaminen ja tarkastustuki.

Jos sinulla on kysyttävää siitä, tarvitseeko yrityksesi positiivisia erityistoimia koskevan suunnitelman, tai jos sinulla on kysyttävää julkisten urakoitsijoiden vaatimustenmukaisuudesta yleensä, ota yhteyttä MEA:n vihjelinjaan.