Kirjoittaessasi korkea-arvoisille henkilöille, kuten pomollesi tai asiakkaallesi, sinun on oltava varovainen ja kuulostettava kohteliaalta ja diplomaattiselta. Varmista, että käytät oikeita verbimuotoja, jotta et kuulosta liian suoralta. Seuraavassa on muutamia vinkkejä ja esimerkkejä kohteliaaseen kirjoittamiseen.
Ehdota mieluummin kuin anna neuvoja.
”Meidän pitäisi tilata raportti” muuttuu muotoon ”Ehkä voisimme tilata raportin.”
Ehdota mieluummin pyyntöä kuin sano, mitä ajattelet.
”En ole käyttänyt koko vuosipalkkaani” muuttuu muotoon ”Olisin kiitollinen, jos voisin saada ensi kuussa viisi vapaapäivää vuosipalkkani kuluttamiseksi”.”
”Meidän on keskusteltava palkastani” muuttuu muotoon ”Olisiko mahdollista keskustella palkastani?”
Tässä on esimerkki siitä, mitä voit kirjoittaa, jos haluat pyytää esimieheltäsi tapaamisen keskustellaksemme palkankorotuksesta:
Lähettiläs XX
Voisiko olla mahdollista sopia aika palkkauksestani keskustelemiseksi? / suoritusarviointia varten?
(Tai : Olisin kiitollinen mahdollisuudesta tavata keskustellakseni suoritusarvioinnista. )
Voisitteko ystävällisesti ilmoittaa, milloin olisi teille sopiva aika?
(Nimenne)
Käskyjen sijaan esittäkää pyyntö.
”Haluaisin, että allekirjoitatte tämän kirjeen” muuttuu muotoon ”Voisitteko allekirjoittaa tämän kirjeen?”.”
Kutsu toinen henkilö mukaan sen sijaan, että keskittyisit omiin tarpeisiisi.
”Meidän on tavattava tavarantoimittajat” muuttuu muotoon ”Pitäisikö/voisiko meidän mielestäsi tavata tavarantoimittajat?”. Tai ”Olisi ehkä hyödyllistä tavata toimittajat.”
Muistuta pomollesi, miksi asia on tärkeä
On usein hyödyllistä asettaa sähköpostin tai kirjeen tarkoitus asiayhteyteen pomosi kannalta. Miksi hänen on tärkeää lukea se? Minkä liiketaloudellisen ongelman ratkaiset sähköpostillasi tai kirjeelläsi? Joitakin lauseita, joita voit käyttää alussa, ovat:
”Seuraan projektia / asiakastapaamista.”
”Kuten luultavasti tiedät, meillä on ollut ongelmia … kanssa, ja haluaisin ehdottaa ratkaisua…”
”Halusin antaa sinulle tiedoksi / välittää sinulle …” (Jatka sillä, mitä jaat esimiehellesi, esimerkiksi ”viimeisimmät myyntiluvut”, ”markkinointikampanjamme tulokset” jne.)
Lisäapua
Katso myös How to Write Polely for more phrases to use.
Speak English Fluently!
Hi! Olen Clare, englanninopettaja ja tämän sivuston perustaja.
Voin auttaa sinua puhumaan englantia helpommin! Aloita täältä englannin sujuvuus:
10 Essential Fluency Phrases – Hanki fraasit helppoihin keskusteluihin
UUTUUS: Advanced English Speaking In 100 Steps – Vaiheittainen ohjelmasi edistyneen englannin puhumiseen