Suunnitteluprosessin tärkeät vaiheet
Suunnitteluun kuuluu useita vaiheita, jotka vaihtelevat tavoitteiden määrittelystä seurantatoimiin, kuten alla on yksityiskohtaisesti esitetty.
Suunnitteluprosessin tärkeimpiä vaiheita ovat seuraavat:
Tavoitteiden määrittely:
Tavoitteiden määrittely on suunnittelun ensimmäinen vaihe. Suunnitelmat laaditaan tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Näin ollen tavoitteiden asettaminen on tärkeä vaihe suunnitteluprosessissa. Suunnitelmien tulisi heijastaa yrityksen tavoitteita. Tavoitteissa olisi määriteltävä selkeästi, mitä politiikoilla, menettelyillä, säännöillä, strategioilla, budjeteilla ja ohjelmilla on tarkoitus saavuttaa. Suunnitelmassa on varmistettava, että jokainen toteutettu toiminta edistää tavoitteiden saavuttamista.
Kiinnitetyistä tavoitteista on käytävä selvästi ilmi, mitä on tarkoitus saavuttaa, missä toiminnan on tapahduttava, kuka sen suorittaa, miten se on toteutettava ja milloin se on suoritettava. Toisin sanoen johtajien olisi kyettävä muotoilemaan yrityksen tavoitteet uudelleen määritellyin ja selkein termein, jotka motivoivat tarkastelemaan ja arvioimaan suorituskykyä suhteessa suunnitelmassa asetettuihin tavoitteisiin. Tavoitteiden tulisi olla mitattavissa.
Suunnittelun lähtökohtien määrittäminen
Tämä on suunnittelun toinen vaihe. Lähtökohtiin kuuluvat todelliset ennustetiedot, yrityksen toimintaperiaatteet ja suunnitelmat. Suunnitteluun kuuluu tulevaisuuteen katsominen, mikä edellyttää, että yritys tietää, miten tulevat olosuhteet vaikuttavat sen toimintaan. Näin ollen ennustaminen on tärkeä vaihe suunnittelussa. On olemassa kahdenlaista ennustamista, nimittäin,
- Yleisten taloudellisten olosuhteiden ennustaminen.
- Markkinaolosuhteiden ennustaminen tietylle tuotteelle tai palvelulle, jota yritys käsittelee.
Yleiset taloudelliset olosuhteet mielessä pitäen tehdään tutkimus toimialasta. Tämän jälkeen johtaja tekee tutkimuksen yrityksensä markkinaosuudesta. Ennustaminen paljastaa ne alueet, joilla valvonta on puutteellista. Suunnittelu on luotettavaa, kun ennustemenetelmät ovat tarkkoja. Näin ollen suunnittelun onnistuminen riippuu hyvin paljon ennusteista.
Vaihtoehtoisten kurssien määrittäminen
Vaihtoehtoisten kurssien määrittäminen on suunnitteluprosessin kolmas vaihe. Suunnittelijan tulisi tutkia kaikki vaihtoehdot, pohtia niiden vahvoja ja heikkoja puolia ja lopulta valita lupaavimmat.
Vaihtoehtoisten kurssien arviointi
Siten valitut vaihtoehtoiset kurssit tulisi arvioida lähtökohtien ja tavoitteiden valossa. Arviointiin kuuluu erilaisten toimien suorittamisen tutkiminen. Tällaisten vaihtoehtojen eri tekijöitä, kuten kannattavuutta, investointitarpeita jne. olisi punnittava toisiaan vastaan. Jokaista vaihtoehtoa olisi tutkittava tarkkaan sen soveltuvuuden määrittämiseksi.
Monet muut tekijät, kuten epävarma tulevaisuuden suuntaus, taloudelliset ongelmat ja tulevaisuuden epävarmuustekijät, tekevät arviointiprosessista monimutkaisen ja vaikean. Yleensä vaihtoehtoisia suunnitelmia arvioidaan sellaisten tekijöiden perusteella kuin kustannukset, riskit, hyödyt, organisatoriset mahdollisuudet jne. Tietokonepohjaisia matemaattisia suunnitelmia ja tekniikoita voidaan myös hyödyntää parhaan toimintatavan tunnistamiseksi.
Parhaan toimintatavan valitseminen
Kun eri vaihtoehdot on arvioitu, valitaan sopivin vaihtoehto. Tämän myötä suunnitelma voidaan katsoa hyväksytyksi. Juuri tässä vaiheessa tehdään päätöksiä. Joskus yrityksen edun vuoksi voidaan hyväksyä useita vaihtoehtoisia kursseja.
Johdannaissuunnitelmien laatiminen
Suunnittelu ei ole valmis heti, kun paras kurssi on valittu. Pääsuunnitelmaa on tuettava useilla johdannaissuunnitelmilla. Perussuunnitelman puitteissa laaditaan johdannaissuunnitelmat kullakin toiminnallisella alueella. Pääsuunnitelman jakaminen osasto-, osa- ja yksilöllisiin suunnitelmiin auttaa ymmärtämään tulevaisuuden epävarmuustekijöiden todellisen luonteen. Jotta suunnitteluprosessi olisi tehokkaampi, siinä olisi oltava myös palautemekanismi. Nämä suunnitelmat on tarkoitettu pääsuunnitelman toteuttamiseen.
Suunnitelmien toteuttaminen
Suunnitelmien toteuttaminen on suunnitteluprosessin viimeinen vaihe. Siihen kuuluu suunnitelmien toteuttaminen siten, että liiketoiminnan tavoitteet saavutetaan Suunnitelmien toteuttaminen edellyttää toimintatapojen, menettelytapojen, standardien, budjettien jne. laatimista.
Kaikki suunnitelmat on toteutettava.