5 askelta työtehokkuuden parantamiseen

Vaikka työnantajat etsivät työntekijältä monia ominaisuuksia, on vaikea katsoa ohi henkilöstä, joka ei ole vain ahkera ja tuottava, vaan myös tehokas siinä, mitä hän tekee.

Mutta herää kysymys – jos tehokkuutesi on jäänyt jälkeen ja haluat lisätä sitä, mitä teet?

Aloita selvittämällä tehottomuuden ja heikon tuottavuuden perimmäiset syyt. Mieti esimerkiksi seuraavia asioita:

• Henkilökohtaiset organisointitottumuksesi
• Käyttämäsi viestintäkanavat
• Käytössäsi oleva työkalupakki
• Liian paljon häiriötekijöitä
• Väsymys tai liikaa aikaa toimistolla

Vaatii aikaa, ennen kuin voi edistyä kunnolla, on asioita, joita voit tehdä jo tänään parantaaksesi työtehoa ja osoittaaksesi näin yrityksellesi, että olet arvokas osa tiimiä.

Jos olet valmis vihdoin parantamaan työtehokkuuttasi, tutustu alla oleviin vaiheisiin!

1. Ota käyttöön tehtävälista

Alasta, asemasta tai työpaikasta riippumatta tosiasia on, että päiväsi on täynnä tehtäviä. Mitkä niistä suoritat ensin? Mitkä niistä ovat tärkeimpiä? Miten pysyt aikataulussa koko päivän ajan?

Jos sinulla ei ole tehtävälistaa, saatat huomata priorisoivasi vääriä tehtäviä tai jättäväsi huomiotta tehtäviä, jotka vaativat välitöntä huomiota. Tämän seurauksena työtehokkuutesi heikkenee ja tuottavuutesi putoaa kartalta.

Onneksi tehtävälistan laatiminen on helppoa. Voit tehdä sen vanhan koulukunnan tapaan laittamalla kynän paperille, kartoittamalla tehtävälistan ja rastittamalla kohteet. Tai voit integroida prosessiin teknologiaa hyödyntämällä jotakin monista sovelluksista, jotka on suunniteltu pitämään sinut ajan tasalla.

Eikä epäilemättä yksi huippupelaajista on Todoist. Itse asiassa se on valittu PCMagin toimittajan valinnaksi, jossa kirjoitetaan:

”Jos etsit parasta tehtävälistasovellusta, sellaista, joka toimii kaikilla laitteillasi, jossa on loistavia ominaisuuksia tuottavuutesi seuraamiseen ja jonka avulla voit nörttimäisesti organisoida kaiken tekemäsi, Todoist on sinua varten.”

2. Paranna viestintää

Työpäivät ovat täynnä potentiaalisia aikaa vieviä tekijöitä – sekavat työtilat, tuottamattomat kokoukset ja sosiaalinen media, vain muutamia mainitakseni. Viestintä työtovereiden, asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden kanssa ei kuitenkaan saisi olla yksi niistä.

Tehokas viestintä on työpaikan tuottavuuden perusta. Viestinnän parantaminen ei kuitenkaan tapahdu yhdessä yössä. Se ei myöskään tapahdu itsestään.

Tärkeimmät asiat ensin – määrittele, mikä toimii ja mikä ei toimi sen suhteen, miten tiimisi kommunikoi. Tuhlaatko tuntikausia tapaamisiin työkavereiden kanssa henkilökohtaisesti? Käytätkö liikaa aikaa neuvottelupuheluihin, kun nopea pikaviesti tai jopa sähköposti voisi hoitaa saman asian?

Niin tai näin, sinun on otettava käyttöön järjestelmä sen korjaamiseksi, mikä on rikki. Se voi tarkoittaa seminaaria tai tiiminrakentamista, jossa keskitytään tiimiviestintään. Tai se voi tarkoittaa vain oikean tiimiviestintäohjelmiston käyttöönottoa.

Tässä jälkimmäisessä kohdassa kannattaa harkita yrityksen pikaviestintää. Yrityskäyttöön suunnatuissa pikaviestimissä on erilaisia kanavia, mikä tarkoittaa, että heti laatikosta löytyy väline, joka sopii kaikenlaiseen työpaikkaviestintään.

Tekstikeskustelut ja chat-huoneet sopivat erinomaisesti vapaamuotoisiin tai jatkuviin keskusteluihin, kyllä-, ei- tai lyhytvastauskysymyksiin tai keskustelutilojen järjestämiseen projektin, tiimin, osaston tai jopa sijainnin mukaan.

Puhe- ja videokeskustelut taas sopivat erinomaisesti tilanteisiin, joissa tarvitaan henkilökohtaisempaa yhteyttä, mutta henkilökohtainen viestintä on joko epäkäytännöllistä tai mahdotonta.

Sähköpostilla ja henkilökohtaisella viestinnällä on edelleen paikkansa. Jos asia ei esimerkiksi ole kiireellinen tai sinun on kopioitava useita vastaanottajia – lähetä sähköpostia. Jos sinulla on suuria tai mullistavia uutisia jaettavana, harkitse henkilökohtaista tapaamista.

Viestinnän luonteesta riippuen jotkut kanavat ovat vain järkevämpiä kuin toiset. Mutta se on sinusta kiinni, että sinulla on teknologia käytettävissäsi, jotta voit tehdä tämän päätöksen.

3. Vähennä multitaskingia

Kokeile single-taskingia! Tutkimukset osoittavat, että multitasking vähentää tehokkuutta ja tuottavuutta. Tehtävien ja välilehtien välillä edestakaisin vaihtaminen johtaa viiveeseen, kun aivosi siirtyvät tiedon välillä, mikä maksaa jopa 40 % tuottavasta ajasta.

Mutta myönnettäköön: nykypäivän alati dynaamisessa työympäristössä sitä ei voi täysin välttää. On siis sinun tehtäväsi olla älykkäämpi ja kekseliäämpi siinä, miten käytät moniajoa.

Voidaksesi maksimoida verkkotyöskentelysi, rajoita selainikkunassa avoinna olevien välilehtien määrää. Jokainen avoin välilehti on vältettävissä oleva häiriötekijä. Lisäksi avoimet välilehdet eivät ainoastaan vaikeuta tiedon löytämistä, vaan ne vaikuttavat myös negatiivisesti laitteesi RAM-muistiin kuluttamalla enemmän työmuistia. Loppujen lopuksi sekä sinä että laitteesi tehokkuus heikkenee.

Harkitse myös sitä, miten työskentelet tiimisi kanssa. All-in-one-viestintä- ja yhteistyöalustat mahdollistavat reaaliaikaisen viestinnän ja helpottavat samalla mielekästä tiimityötä yhdellä yhtenäisellä alustalla.

Työkalujen, kuten virtuaalisen valkotaulun, välittömän kuvakaappauksen, etätyöpöydän ja rajattoman kokoisen tiedostonsiirron yhdistäminen reaaliaikaiseen viestintään johtaa:

• Vähemmän vaihtelua edestakaisin yhteistyöhön tarkoitettujen IM-ominaisuuksien, rajoittavien tiedostojen jakoalustojen ja turvattomien chat-sovellusten välillä
• Keskittyneempi keskittyminen ja keskittyminen tehtäviin ja yhteistyöhön
• Vähentynyt todennäköisyys tietojen joutumiselle vääriin käsiin
• Lisääntynyt hyötysuhde ja tuottavuus

Vaikkei voitkaan ehkä välttää monitaskingin käyttöä kokonaan, mutta voit lähestyä sitä fiksummin.

4. Maksimoi seisonta-aika

Samoin kuin multitasking on tullut jäädäkseen, niin on myös tehtäväkuorma. Mutta päivässä on vain niin paljon aikaa. Ja aivoilla on vielä vähemmän tuottavaa aikaa ja kapasiteettia. Sinun on siis löydettävä tapoja työskennellä älykkäämmin.

• • Työskentele liikkeellä – Työmatka-ajat kasvavat. Mutta sen sijaan, että selaat uutissyötettäsi, käytä tuo aika päivän tehtävälistan hallintaan, pikaviesteihin ja sähköposteihin vastaamiseen tai aivoriiheen. Nykyään mobiilit tiimiviestintäsovellukset eivät ainoastaan pidä sinua yhteydessä tiimiisi, vaan varmistavat, että yhteistyö tapahtuu missä tahansa oletkin.

5 askelta työtehokkuutesi parantamiseen Click To Tweet

• Työskentele intervalleissa – Olipa kyseessä 25 minuutin sprintti tai 90 minuutin intervalli, keskity yhteen tehtävään tai työhön, jossa ei ole häiriötekijöitä tai keskeytyksiä lyhyen ajanjakson ajan. Pidä sitten nimetty tauko latautuaksesi. Älä ahtaa viikon verran tehtäviä yhteen päivään ja yritä sitten saada kaikki valmiiksi ilman taukoja.
• Tee töitä itsesi eteen – Kun sinulla on vapaa-aikaa töissä, käytä se terveyteesi ja hyvinvointiisi. Pidä taukoa näytöistä ja laitteista ja harkitse esimerkiksi kirjan lukemista tai aivotoimintaa, liikuntaa tai joogaa.

5. Pidä tauko. Pidä häiriötekijät ulkopuolella

Älypuhelimet, sosiaalinen media, sekavat työtilat ja liiallinen yhteydenpito voivat romuttaa tehokkuutesi nopeammin kuin seuraava ilmoitus. Mutta vaikka häiriötekijät ovat nykyään käytännössä väistämättömiä, voit ryhtyä toimiin niiden vähentämiseksi.

1. Vähennä keskeytyksiä. Koska suurin osa yhdysvaltalaisista työntekijöistä ei voi vastustaa sosiaalista mediaa, laita älypuhelin pois näkyvistä. Kytke ilmoitukset pois päältä. Harkitse sosiaalisen median sovellusten poistamista työviikon aikana. Poista selaimen linkit sosiaalisen median tileille ja kirjaudu ulos niistä.
2. Kiinnitä huomiota työympäristöösi. Järjestä työtilasi. Pidä kaikki välttämättömät tarvikkeet käden ulottuvilla. Käytä tehtävälistaa jäsentämään päivääsi. Ja jos työskentelet kotona, harkitse huolellisesti kaikkea sisustuksesta vaatekaappiin ja soittolistaan.
3. Katkaise ajoittain yhteys. Reaaliaikaisen viestinnän lisääntyneet yhteydet ja avoimuus ovat muuttaneet työpaikan tehokkuutta. Mutta joskus sinun on vain saatava työ tehtyä. Kun näin on, kirjaudu ulos sähköposti- ja viestisovelluksista, katkaise yhteys laitteisiisi ja tee se, mikä on tarpeen, jotta saat työsi tehtyä.
4. Älä ole häiriötekijä. Useimmat keskustelut voivat odottaa. Kiinnitä huomiota kollegojesi visuaalisiin ja virtuaalisiin vihjeisiin – esimerkiksi kuulokkeet päässä, intensiivinen keskittyminen tai käyttäjän tila. Se, että voit tavata henkilökohtaisesti tai keskustella chatissa, ei tarkoita, että sinun kannattaisi.

Pohdi näitä kysymyksiä

Nyt kun sinulla on joitakin konkreettisia menetelmiä työtehokkuuden lisäämiseksi, on aika ottaa askel oikeaan suuntaan.

Kuten suurin osa asioista, tehokkuuden ja tuottavuuden parantaminen on kuitenkin prosessi, joka vaatii itsetutkiskelua, strategiaa, sitoutumista ja aikaa.

Harkitse näitä viittä kysymystä:

• Oletko paikantanut, miksi tehokkuutesi ei ole korkealla tasolla?
• Onko sinulla käytössäsi järjestelmä, jonka avulla voit paitsi toteuttaa edellä mainitut viisi askelta, myös pitää niistä kiinni pitkällä aikavälillä?
• Miten aiot varmistaa, että teknologia lisää työtehokkuuttasi sen sijaan, että se lisäisi häiriötekijöitä?
• Voisiko työtoverin tai esimiehen apuun ottaminen auttaa sinua paremmin saavuttamaan tavoitteesi?
• Mitkä toimenpiteet aiot toteuttaa edistymisen seuraamiseksi?

Kaikkei näihin kysymyksiin ole aina helppo vastata, ne ovat ratkaisevia, jotta saat käsityksen siitä, missä tilanteessa olet tällä hetkellä, pääset alkuun oikealla jalalla ja, mikä tärkeintä, pysyt oikealla tiellä.

5 askelta työtehokkuutesi parantamiseen Click To Tweet

Yhteenveto

Jokainen haluaa parantaa työtehokkuuttaan, mutta sen muuttaminen todellisuudeksi on usein helpommin sanottu kuin tehty.

Mutta aiemmat yritykset ja epäonnistumiset eivät ole syy luovuttaa nyt! Toteuttamalla edellä mainitut viisi askelta ja pohtimalla sitten huolellisesti muutamia kysymyksiä, jotka ohjaavat sinua matkan varrella, huomaat, että on helpompaa kuin koskaan saavuttaa suurempi tehokkuus ja tuottavuus työssäsi.

Onko sinulla vinkkejä työtehokkuuden parantamiseen? Mitä muita vaiheita lisäisit tähän luetteloon? Jaa ajatuksesi, neuvosi ja ohjeesi kanssamme!