10 parasta turvallista tiedostojen jakamisen työkalua ja ohjelmistoa yrityksille vuonna 2021

Nykyaikaisista yrityksistä on tullut hajautetumpia, ja 66 prosenttia yrityksistä tarjoaa etätyömahdollisuuksia, joten on elintärkeää pystyä jakamaan tiedostoja hetken mielijohteesta.

Onneksi tiedostojen jakamisohjelmistoalustojen määrän ansiosta tiedostojen saaminen paikasta A paikkaan B on helpompaa kuin koskaan ennen.

Mutta sinun on silti valittava oikea työkalu, jotta voit varmistaa, että voit tehdä yhteistyötä tehokkaasti.

Tässä on listamme kymmenestä parhaasta turvallisesta tiedostonjakotyökalusta & ohjelmisto yrityksille vuonna 2021:

1. Files.com EDITOR’S CHOICE Pilvipohjainen tiedostonhallintajärjestelmä, joka sisältää tiedostojen jako-ominaisuuksia. Siirrä tiedostoja Files.com-palvelimelle ja lähetä sitten linkkejä, joilla voit myöntää kullekin käyttöoikeuden. Aloita 30 päivän ilmainen kokeilujakso.
2. FileWhopper Maksullinen tiedostojen tai kansioiden siirtopalvelu, joka on erikoistunut suuriin tiedostokokoihin. Ihanteellinen yrityksille, jotka joutuvat lähettämään tiedostoja useille asiakkaille eivätkä halua perustaa käyttäjätilejä tai uusia alustoja turvallista yhteistyötä varten.
3. Dropbox Business Pilvitallennus, jossa on hakemistojen synkronointi eri laitteiden välillä ja joka on saatavilla yrityksille ja yksityishenkilöille, ja yksityiseen käyttöön on saatavana ilmaispaketti.
4. G Suite Google Drive Maksullinen versio Google Drivesta, joka on yhdistetty online-tuottavuuspakettiin. Alhaiset hinnat ja erinomaiset yhteistyömahdollisuudet tekevät tästä erittäin suositun valinnan.
5. OneDrive for Business Microsoftin pilvitallennuspalvelu, joka voidaan integroida Office 365 -tuottavuuspakettiin. Ensimmäinen 5 Gt tallennustilaa on ilmainen, ja skannaus- ja yhteistyöapuohjelmat ovat muita etuja.
6. Box Business Kilpaileva pilvitallennuspalvelu, joka voidaan integroida G Suite -työkaluihin, Office 365:een, Adobe Signiin ja Salesforceen. Vahva salaus tekee tästä tietosuojastandardien mukaisen työkalun.
7. Citrix ShareFile Virtualisointikuninkaiden tiedostonjakotyökalu. Tämä vaihtoehto sisältää pilvitallennuksen ja suojatun sähköpostin asiakirjojen jakamiseen.
8. Apple iCloud Pilvitallennusratkaisu, joka on täysin integroitu Applen käyttöjärjestelmiin. Tiedostoja voi käyttää myös Windows-tietokoneista, ja ensimmäiset 5 Gt tilaa ovat ilmaisia.
9. FileCloud Pilvitallennuspalvelu, jossa on muokattavissa oleva konsolin iho yrityksen brändäystä varten. Voidaan hallita tiloissa tai käyttää isännöitynä palveluna.
10. WeTransfer Pro Ilmainen turvallinen tiedostojen siirtojärjestelmä, johon voi lisätä maksullista tallennustilaa. Sisältää tiedostojen käytön seurannan.

Parhaat turvalliset yritystiedostojen jakotyökalut

Files.com (ILMAINEN KOKEILU)

Files.com on pilvipalveluun perustuva tiedostonhallinta. Se tarjoaa tiedostojen tallennuksen sekä menetelmän tiedostojen turvalliseen jakamiseen linkkien kautta. Käyttäjät voivat halutessaan luoda kullekin kutsutulle henkilölle omat linkit, joiden käyttöoikeus voidaan päättää. Tiedoston käyttäjille voidaan antaa mahdollisuus ladata tai muuttaa tiedostoa tai vain tarkastella sitä.

Files.comilla on etulyöntiasema muihin tämän luettelon pilvitallennusjärjestelmiin nähden, koska se tarjoaa yhden tiedostohakemiston käyttöliittymän yrityksille, jotka saattavat käyttää muita pilvitallennusjärjestelmiä. Files.com-tili sisältää tallennustilaa tiedostoille. Asiakkaat voivat kuitenkin käyttää palvelua myös rajapintana muihin järjestelmiin, kuten Google Driveen, OneDriveen tai Dropboxiin.

Kaikki tiedostojen siirrot on suojattu SSH:lla (SFTP) tai TLS:llä (FTPS). On myös mahdollista luoda HTTPS-linkkejä Files.com-tilin kansioihin suojattua käyttöä varten. Tilit on suojattu kaksitekijätodennuksella, ja niissä voi olla useita käyttäjätunnuksia. Kaikki tiedostojen tallennus on salattu turvallisuuden lisäämiseksi.

Monet yhteistyöjärjestelmät voidaan integroida Files.com-tiliin, mikä vähentää tarvetta siirtää tiedostoja ja heikentää tietoturvaa. Esimerkki tällaisesta integroinnista on Microsoft 365 -verkkotuottavuuspaketti, jota voi käyttää suoraan Files.com-tilillä. Files.com-tiedostotilat voidaan liittää verkkoasemaksi, jolloin käyttäjät näkevät verkkopalvelimen kansiona työpöydällä.

Files.com on tilauspalvelu, ja siitä veloitetaan käyttäjäkohtainen kuukausimaksu. Palvelussa on kolme pakettitasoa, jotka ovat Starter (1 TB datankäyttöä kuukaudessa), Power (5 TB dataa kuukaudessa) ja Premier (10 TB dataa kuukaudessa). Voit kokeilla Files.comia riskittömästi 30 päivän ilmaisella kokeilujaksolla.

Avainominaisuudet:

• Turvallinen tiedostonjakosovellus
• Salattu tietojen tallennus
• Kahden tekijän todennus
• Yhteistyöohjelmistojen integraatiot

FileWhopper

FileWhopper on innovatiivinen vaihtoehto tilauspalveluille ja pilvitallennusratkaisuille. Se on maksullinen tiedostonsiirtopalvelu, joka käyttää tiedostonjakomenetelmää. Pay-as-you-go -menetelmä sopii moniin liiketoiminnan käyttötapauksiin. Jos haluat lähettää suuren tiedoston tai kansion jollekulle, lataat sen yksinkertaisesti FileWhopper-järjestelmään, saat linkin sijaintiin ja lähetät sitten tämän latauslinkin kirjeenvaihtajallesi. Järjestelmä on tarkoitettu pelkästään tiedostojen jakamiseen, eikä sitä ole tarkoitettu live-yhteistyöhön, mikä tekee siitä vähemmän hankalan kuin muut tässä luettelossa olevat työkalut.

Maksat jokaisesta tiedoston lataamisesta maksun, joka perustuu tiedoston kokoon, ja FileWhopper-palveluun sisältyy apuohjelma tiedoston lataamista varten. Tiedosto tallennetaan salattuun tilaan ja se on suojattu salasanalla, joten vain tarkoitettu vastaanottaja pääsee siihen käsiksi. Tiedosto ei voi pysyä FileWhopper-palvelimella ikuisesti. Tallennusjärjestelmää ei ole tarkoitettu käytettäväksi toistuvasti. Tiedosto pysyy FileWhopperissa 14 päivän ajan (voidaan pidentää tarvittaessa), minkä jälkeen se poistetaan, jos kukaan ei käytä sitä. Kun vastaanottaja käyttää tiedostoa, se voidaan vain ladata, ja kun tämä prosessi on päättynyt, tiedosto poistetaan FileWhopper-järjestelmästä. Lähettäjä voi ostaa lisälatauksia, jos tiedosto on jaettava useammalle kuin yhdelle vastaanottajalle.

Lataustiedostot voivat olla minkä kokoisia tahansa, jopa 10 TB tai enemmän. FileWhopper antaa tarjouksen jokaisesta tiedostonsiirtopyynnöstä eikä julkaise hintojaan tällä hetkellä, vaikka he ovat ilmoittaneet suunnitelmista lisätä hintalaskuri sivustolleen pian. Käy heidän verkkosivustollaan saadaksesi lisätietoja ja nähdäksesi heidän hinnoittelumallinsa.

Dropbox Business

Ensimmäisenä tällä listalla on Dropbox Business. Dropbox on turvallinen pilvitallennus- ja tiedostonjakotyökalu, jonka avulla käyttäjät voivat tallentaa digitaalista mediaansa yhteen paikkaan. Voit käyttää Dropbox-tiedostoja tietokoneelta, puhelimelta tai tabletilta. Aina kun lisäät uusia tiedostoja tai poistat vanhoja, muutokset synkronoidaan automaattisesti kaikkiin laitteisiisi. Voit myös pyyhkiä tiedot etänä, jos laite katoaa tai varastetaan.

Dropbox tukee myös tiedostojen jakamista sellaisten käyttäjien kanssa, joilla ei ole tiliä. Tiimiympäristöissä voit käyttää Dropbox Business -palvelua tiedostojen tallentamiseen yhteen paikkaan ja ottaa käyttöön ylläpitäjän oikeuksien hallinnan, jolla voit hallita sitä, kenellä on pääsy mihinkin tietoihin.

Yksittäisille käyttäjille Dropbox Business -palvelusta on ostettavissa kolme versiota: Basic, Plus ja Professional. Basic-versio on ilmainen ja sisältää 2 Gt tallennustilaa. Plus-versio maksaa 9,99 dollaria (8,13 puntaa) kuukaudessa 2TB:n tallennustilasta. Professional-versio maksaa 16,58 dollaria (13,49 puntaa) kuukaudessa 3TB:n tallennustilasta.

Yrityskäyttäjille on ostettavissa kolme Dropbox Business -versiota: Standard, Advanced ja Enterprise. Standard-versio alkaa 12,50 dollarista (10,17 punnasta) käyttäjää kohden kuukaudessa, kun tallennustilaa on 3 Tt.

Advanced-versio alkaa 20 dollarista (16,27 punnasta) käyttäjää kohden kuukaudessa, kun tallennustilaa on rajattomasti. Enterprise-versio on räätälöity paketti, jolla on ainutlaatuinen hintalappu. Voit kokeilla 30 päivän ilmaista kokeiluversiota.

G Suite Google Drive

G Suite Google Drive on noussut nopeasti yhdeksi parhaista pilvitallennuspalveluista, jossa on ilmaista tallennustilaa henkilökohtaiseen käyttöön. Google Drivessa ensimmäinen 15 Gt tallennustilaa on ilmainen. Tämän ratkaisun avulla voit käyttää tiedostojasi tietokoneelta, älypuhelimelta tai tabletilta riippumatta siitä, missä olet.

Tiedostojen jakaminen on alue, jolla Google Drive loistaa. Voit kutsua muita katsomaan ja lataamaan tiedostojasi lähettämällä linkkejä. Voit myös kutsua useita tiimisi jäseniä tekemään yhteistyötä yhden tiedoston parissa. Tallennus- ja yhteistyötoimintojen yhdistelmä tekee Google Drivesta ihanteellisen etäkäytössä oleviin yritysympäristöihin.

Google Drivesta on kaksi versiota: Personal ja Drive Enterprise. Kuten edellä mainittiin, Google Drive on ilmainen ensimmäiset 15 Gt, jonka jälkeen voit päivittää Google Oneen. Maksulliset versiot alkavat 1,99 dollarista (1,59 puntaa) kuukaudessa 100 gigatavun tallennustilasta ja 200 gigatavusta 2,99 dollarilla (2,49 puntaa) kuukaudessa. Drive Enterprise maksaa 8 dollaria (6,51 puntaa) aktiivista käyttäjää kohti kuukaudessa ja lisäksi 1 dollaria (81 puntaa) 25 gigatavulta.

OneDrive for Business

OneDrive for Business on Microsoftin tarjoama pilvipohjainen tiedostojen tallennuspalvelu, joka tukee jaettuja tiedostoja. Voit tallentaa tiedostoja ja käyttää niitä tietokoneella, tabletilla tai puhelimella. Jos lisäät tai poistat tiedostoja, nämä muutokset synkronoidaan automaattisesti kaikkiin laitteisiisi. Voit käyttää tiedostojasi jopa silloin, kun olet offline-tilassa, joten et ole riippuvainen internet-yhteydestä. Tiedostojesi suojaamiseksi OneDrive salaa tiedostot SSL:llä.

Yhteistyötä varten OneDriven avulla voit jakaa tiedostoja, valokuvia ja kansioita muiden kanssa. Sinun tarvitsee vain lähettää linkki sähköpostitse tai muun viestipalvelun kautta, ja vastaanottaja voi käyttää tiedostoja ilman rekisteröitymistä. Voit myös asettaa tiedostolinkkien voimassaolon päättymispäivämäärän, jotta niitä ei voi käyttää tietyn ajankohdan jälkeen.

Dokumenttien skannaus on ainutlaatuinen ominaisuus, jonka avulla voit käyttää puhelintasi paperiasiakirjojen skannaamiseen. Voit esimerkiksi skannata kuitteja ja muistiinpanoja ja ladata ne OneDrive-tilillesi.

OneDrivesta on kaksi itsenäistä versiota ilman Office 365:tä: OneDrive Basic 5 Gt ja OneDrive 100 Gt. OneDrive Basic 5 GB on ilmainen ja sisältää 5 Gt tallennustilaa. OneDrive 100 GB maksaa 1,99 dollaria (1,62 puntaa) kuukaudessa 100 gigatavun tilasta. Katso hintatiedot ja rekisteröidy täällä.

Box Business

Box for Business on pilvitallennusratkaisu, joka on suojattu salauksella. Voit kirjautua Box-pilvialustalle millä tahansa laitteella ladataksesi tiedostoja ja toimiaksesi niiden kanssa. Alusta integroituu myös ratkaisuihin, kuten Office 365, Google, Suite, Salesforce ja Adobe Sign, joten voit käyttää sovelluksia, joihin luotat päivittäin. Tiedot voidaan tallentaa haluamallesi alueelle.

Yhteistyötä voidaan tehdä lähettämällä suojattuja linkkejä, jotta muut käyttäjät voivat lisätä omia kommenttejaan tiedostoihin. Sisäänrakennettujen tiedonvalvontatoimintojen ansiosta Box on HIPAA:n, PCI:n, FedRAMP:n, ISO 27018:n, ITAR:n, FINRA:n ja muiden vaatimusten mukainen. Esimerkiksi Boxin Keysafe-ominaisuuden avulla voit hallita salausavaimia tietojen suojaamiseksi ja luoda paperijäljen avainten käytöstä.

Boxista on ostettavissa neljä versiota: Starter, Business, Business Plus ja Enterprise. Starter-versio maksaa 5 dollaria (4 puntaa) käyttäjää kohden kuukaudessa, ja siinä on 100 Gt suojattua tallennustilaa ja 2 Gt tiedostojen latausta. Business-versio maksaa 15 dollaria (12 puntaa) käyttäjältä kuukaudessa, jossa on rajoittamaton tallennustila ja 5 Gt:n tiedostojen lataus.

Business Plus -versio maksaa 25 dollaria (20 puntaa) käyttäjältä kuukaudessa, jossa on rajoittamaton tallennustila ja 5 Gt:n tiedostojen lataus. Enterprise-versiossa on mukautettu hintalappu rajattomalle tallennustilalle ja sisällönhallinnalle työnkulun automatisoinnilla. Voit aloittaa 14 päivän ilmaisen kokeilujakson.

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile on tiedostojen jakotyökalu, jonka avulla voit tallentaa tiedostoja ja asiakirjoja pilvessä. Voit käyttää kaikkia pilvitiedostojasi yhden alustan kautta. Monet yritykset käyttävät Citrix ShareFileä suurten tiedostojen lähettämiseen. Tiedostonjako-ohjelmiston mukana tulee sähköpostiliitännäinen, joten voit lähettää tiedostoja helposti sähköpostitse.

Tiedostot salataan kuljetuksen aikana ja levossa, jotta kukaan muu kuin tarkoitettu vastaanottaja ei voi lukea niitä. Vaikka sinulla ei olisi internetyhteyttä, voit käyttää tiedostoja offline-tilassa SharePoint-asiakirjakirjastoissa.

Yhteistyön tukemiseksi Citrix ShareFilessä on mobiililaitteilla tapahtuva muokkaus, jonka avulla käyttäjät voivat kommentoida Microsoft Office -asiakirjoja ja PDF-tiedostoja mobiilisisältöeditorin avulla. Käyttäjä voi tehdä muutoksia offline-tilassa ja tallentaa ne myöhempää käyttöä varten.

Citrix ShareFilestä on ostettavissa kolme versiota: Standard, Advanced, Premium ja Virtual Data Room. Standard-versio maksaa 10 dollaria (8 puntaa) kuukaudessa yhdelle työntekijälle ja rajattomalle tallennustilalle. Advanced-versio maksaa 77 dollaria (62 puntaa) kuukaudessa viideltä työntekijältä, lisäksi 15,30 dollaria (12,45 puntaa) lisäkäyttäjältä, rajattomalla tallennustilalla ja sähköpostin salauksella.

Premium-versio maksaa 122 dollaria (99 puntaa) kuukaudessa viideltä työntekijäkäyttäjältä, lisäksi 24,30 dollaria (19,78 puntaa) lisäkäyttäjältä, räätälöidyillä työnkuluilla ja sähköisillä allekirjoituksilla. Virtual Data Room maksaa 338 dollaria (275 puntaa) kuukaudessa viidelle työntekijäkäyttäjälle, ja siinä on 5 Gt tallennustilaa dynaamisella vesileimalla, klikkausjäljillä ja vain katseluvaihtoehdoilla. Voit ladata ilmaisen kokeiluversion.

Apple iCloud Drive

Apple iCloud Drive on tiedostojen tallennusratkaisu, jolla voi säilyttää valokuvia, videoita, tiedostoja, asiakirjoja, muistiinpanoja ja yhteystietoja. iCloud on valmiiksi mukana jokaisessa Applen laitteessa, ja se tarjoaa 5 Gt ilmaista iCloud-tallennustilaa.

Tiedostot ovat käytettävissä Windows- tai Mac-laitteilla, ja niitä voidaan järjestellä miten vain. Voit nimetä ne uudelleen tai lisätä värejä, jotka auttavat erottamaan tärkeät tiedostot muista. Jos haluat jakaa tiedostoja muiden kanssa, sinun tarvitsee vain lähettää linkki.

Päivitykset jaetaan automaattisesti kaikilla laitteillasi. Jos siis lisäät uuden tiedoston iCloudiin, se näkyy kaikkialla. Vastaavasti jos sinä tai joku tiimisi jäsen päivittää tiedoston, muutokset jaetaan kaikkialla.

Suojatakseen verkossa olevat tietosi Apple iCloud käyttää automaattisia varmuuskopioita. Työkalu varmuuskopioi tiedostot automaattisesti aina, kun laitteesi on kytketty virtaan ja Wifiin. Tämä tarkoittaa, että jos menetät laitteen tai tiedot katoavat, voit palata varmuuskopioon. Kaikkia laitteitasi tuetaan kaksitekijätodennuksella, joka pitää luvattomat henkilöt poissa.

Apple iCloudista on saatavilla neljä versiota: 5GB, 50GB, 200GB ja 2TB. 5GB:n versio on ilmainen. 50 Gt:n versio maksaa 0,99 dollaria (0,81 puntaa) kuukaudessa. 200 Gt:n versio maksaa 2,99 dollaria (2,43 puntaa) kuukaudessa, ja sitä suositellaan laajempaan käyttöön. 2TB:n versio maksaa 9,99 dollaria (8,13 £) kuukaudessa.

FileCloud

FileCloud on yrityskäyttäjille suunniteltu tiedostojen jakoratkaisu. Voit jakaa ja varmuuskopioida tietoja tietokoneista, älypuhelimista, tableteista ja tiedostopalvelimista. Yritykset voivat valita, millä alueella ne haluavat tallentaa tietonsa, olivatpa ne sitten Yhdysvalloissa, Euroopassa, Aasiassa tai Australiassa. Voit jopa räätälöidä online-tiedostonjakokeskusta omilla logoilla, URL-osoitteella ja taustakuvalla.

FileCloudin mukana tulevat pilviturvaominaisuudet ovat myös erittäin vankat. Työkalussa on virustorjunta- ja kiristysohjelmasuojaus, joka estää verkkohyökkääjiä vahingoittamasta tietojasi. Sinulla on myös paikkakuntakohtainen salausavain, jolla voit hallita, kenellä on pääsy mihin tietoihin.

FileCloud on saatavilla tiloissa tai pilvipalvelimena FileCloud Server ja FileCloud Online. FileCloud Serveristä on kaksi versiota: Standard ja Enterprise. Standard-versio maksaa 4,20 dollaria (3,42 puntaa) käyttäjää kohden kuukaudessa. Enterprise-versiossa on mukautettu hintalappu, ja se tukee vähintään 50 käyttäjää.

FileCloud Onlinesta on myös kaksi versiota: Standard ja Enterprise. Standard-versio maksaa 10 dollaria (8,14 puntaa) käyttäjää kohti kuukaudessa vähintään viidelle käyttäjälle ja 1 TB tallennustilaa viidelle ensimmäiselle käyttäjälle. Enterprise-versio maksaa 15 dollaria (12,20 puntaa) käyttäjää kohti kuukaudessa mukautetusta verkkotunnuksesta, yritysintegraatiosta ja premium-tuesta. Voit aloittaa 14 päivän ilmaisen kokeilujakson.

WeTransfer Pro

WeTransfer Pro

WeTransfer on yksi niistä tiedostojen siirtotyökaluista, jotka on suunniteltu niille, jotka haluavat lähettää tiedostoja mahdollisimman kätevästi. WeTransferin avulla voit lähettää tiedostoja suoraan vastaanottajalle. Mene vain sivustolle ja syötä sähköpostiosoitteesi, vastaanottajan sähköpostiosoite ja viesti. Sinun ei tarvitse rekisteröityä ja voit lähettää jopa 2 Gt:n tiedostonsiirtoja ilmaiseksi.

Jos haluat enemmän perinteisen tiedostonjako-ohjelman kokemusta, voit ostaa WeTransferPro:n. WeTransfer Pro:n avulla voit raahata ja pudottaa 20 Gt:n edestä tiedostoja ja nauttia 1 TB:n tallennustilasta.

Voit seurata siirtoja nähdäksesi, kuinka monta kertaa ne on ladattu. Saat myös oman Pro-sivun, jossa voit valita viisi taustakuvaa ja esitellä tiedostosalkkuasi.

Tässä on myös pääsynvalvonta, joten voit suojata tiedostojen siirrot salasanoilla. Samoin voit määrittää tiedostojen poistopäivämäärät niin, että ne pysyvät saatavilla vain tietyn ajanjakson ajan.

WeTransfer on ilmainen ja tukee sähköpostisiirtoja enintään kolmelle henkilölle. We Transfer Pro maksaa 12 dollaria (9,76 puntaa) kuukaudessa tai 120 dollaria (97,64 puntaa) vuodessa, ja se tukee jopa 50 henkilön sähköpostisiirtoja. Voit aloittaa tiedostojen siirron WeTransferilla tämän linkin kautta täältä.

Tiedostonjakotyökalun valitseminen yrityksellesi

Tiedostojen jakaminen ei ole enää niin hankalaa kuin ennen, mutta sinun on silti kiinnitettävä huomiota vaatimuksiisi. Jos sinun on lähetettävä tai tallennettava vain kourallinen tiedostoja, Dropbox for Businessin perusversio tai Google Driven ilmaisversio riittää.

Jos kuitenkin uskot tarvitsevasi enemmän tilaa, kannattaa maksaa suuremmasta versiosta. Yrityksen näkökulmasta on parempi, että tilaa on liikaa kuin liian vähän.

On myös syytä miettiä, tyydytkö vain lähettämään tiedostoja vai haluatko enemmän yhteistyöominaisuuksia. Käyttämällä OneDriven ja Google Driven kaltaisia työkaluja, joiden avulla voit lähettää tiedostoja linkkien avulla, on helppo työskennellä muiden kanssa. Toimialoille, joilla sääntelyn noudattaminen on suuri huolenaihe, Boxin kaltaiset tiedostojen jakamistyökalut ovat yhteensopivia erilaisten auditointivaatimusten kanssa, jotka sopivat parhaiten.

File Sharing for Business FAQs