¿Qué son los débitos y créditos?
Las transacciones comerciales son eventos que tienen un impacto monetario en los estados financieros de una organización. Al contabilizar estas transacciones, registramos los números en dos cuentas, donde la columna del débito está a la izquierda y la columna del crédito está a la derecha.
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Un débito es un asiento contable que aumenta una cuenta de activo o de gasto, o disminuye una cuenta de pasivo o de patrimonio. Se coloca a la izquierda en un asiento contable.
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Un crédito es un asiento contable que aumenta una cuenta de pasivo o de patrimonio, o disminuye una cuenta de activo o de gastos. Se coloca a la derecha en un asiento contable.
Uso del Debe y del Haber
Cuando se crea una transacción contable, siempre se ven afectadas al menos dos cuentas, registrándose un asiento de débito contra una cuenta y un asiento de crédito contra la otra. No existe un límite máximo para el número de cuentas involucradas en una transacción – pero el mínimo es no menos de dos cuentas. Los totales de los cargos y abonos de cualquier transacción deben ser siempre iguales entre sí, de modo que siempre se dice que una transacción contable está «en equilibrio». Si una transacción no estuviera en equilibrio, no sería posible crear estados financieros. Por lo tanto, el uso de débitos y créditos en un formato de registro de transacciones de dos columnas es el más esencial de todos los controles sobre la exactitud de la contabilidad.
Puede haber una considerable confusión sobre el significado inherente de un débito o un crédito. Por ejemplo, si se carga una cuenta de efectivo, significa que la cantidad de efectivo disponible aumenta. Sin embargo, si se carga una cuenta de cuentas por pagar, esto significa que el importe del pasivo de las cuentas por pagar disminuye. Estas diferencias surgen porque los débitos y créditos tienen diferentes impactos en varios tipos amplios de cuentas, que son:
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Cuentas de activo. Un débito aumenta el saldo y un crédito lo disminuye.
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Cuentas de pasivo. Un débito disminuye el saldo y un crédito aumenta el saldo.
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Cuentas de patrimonio. Un débito disminuye el saldo y un crédito aumenta el saldo.
La razón de esta aparente inversión del uso del débito y el crédito se debe a la ecuación contable subyacente sobre la que se construye toda la estructura de las transacciones contables, que es:
Activo = Pasivo + Patrimonio
Así, en cierto sentido, sólo se puede tener activo si se ha pagado por él con pasivo o patrimonio, por lo que se debe tener uno para tener el otro. En consecuencia, si se crea una transacción con un débito y un crédito, normalmente se está incrementando un activo al tiempo que se incrementa una cuenta de pasivo o de patrimonio (o viceversa). Hay algunas excepciones, como el aumento de una cuenta de activo y la disminución de otra cuenta de activo. Si le preocupan más las cuentas que aparecen en la cuenta de resultados, entonces se aplican estas reglas adicionales:
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Cuentas de ingresos. Un débito disminuye el saldo y un crédito aumenta el saldo.
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Cuentas de gastos. Un débito aumenta el saldo y un crédito lo disminuye.
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Cuentas de ganancia. Un débito disminuye el saldo y un crédito aumenta el saldo.
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Cuentas de pérdidas. Un débito aumenta el saldo y un crédito disminuye el saldo.
Si estás realmente confundido por estas cuestiones, entonces sólo recuerda que los débitos siempre van en la columna de la izquierda, y los créditos siempre van en la columna de la derecha. No hay excepciones.
Reglas del débito y del crédito
Las reglas que rigen el uso de los débitos y los créditos son las siguientes:
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Todas las cuentas que normalmente contienen un saldo deudor aumentarán su importe cuando se les añada un débito (columna de la izquierda), y se reducirán cuando se les añada un crédito (columna de la derecha). Los tipos de cuentas a los que se aplica esta regla son los gastos, los activos y los dividendos.
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Todas las cuentas que normalmente contienen un saldo acreedor aumentarán su importe cuando se les añada un crédito (columna derecha) y se reducirán cuando se les añada un débito (columna izquierda). Los tipos de cuentas a los que se aplica esta regla son el pasivo, los ingresos y el patrimonio neto.
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El importe total de los débitos debe ser igual al importe total de los créditos en una transacción. De lo contrario, se dice que una transacción contable está desequilibrada, y no será aceptada por el software de contabilidad.
Débitos y créditos en transacciones contables comunes
Los siguientes puntos señalan el uso de débitos y créditos en las transacciones comerciales más comunes:
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Venta al contado: Cargo en la cuenta de efectivo | Abono en la cuenta de ingresos
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Venta a crédito: Cargo en la cuenta de cuentas por cobrar | Abono en la cuenta de ingresos
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Recibir efectivo en pago de una cuenta por cobrar: Cargar la cuenta de caja | Abonar la cuenta de deudores
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Comprar suministros al proveedor a cambio de efectivo: Cargo de la cuenta de gastos de suministros | Abono de la cuenta de caja
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Compra de suministros al proveedor a crédito: Cargo de la cuenta de gastos de suministros | Abono de la cuenta de cuentas a pagar
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Compra de existencias al proveedor a cambio de efectivo: Cargo de la cuenta de existencias | Abono de la cuenta de efectivo
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Compra de existencias al proveedor a crédito: Cargo de la cuenta de existencias | Abono de la cuenta de cuentas a pagar
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Pagar a los empleados: Cargar las cuentas de gastos salariales e impuestos sobre la nómina | Abonar la cuenta de caja
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Sacar un préstamo: Débito de la cuenta de caja | Abono de la cuenta de préstamos a pagar
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Reembolsar un préstamo: Cuenta de débito de préstamos por pagar | Cuenta de crédito de efectivo
Ejemplos de débitos y créditos
Arnold Corporation vende un producto a un cliente por $1,000 en efectivo. Esto da como resultado un ingreso de $1,000 y un efectivo de $1,000. Arnold debe registrar un aumento de la cuenta de efectivo (activo) con un débito, y un aumento de la cuenta de ingresos con un crédito. El asiento es: