The Ultimate Landlord Tenant Checklist

El ciclo de vida de la relación entre el propietario y el inquilino comienza con el primer punto de contacto durante el proceso de alquiler de la vivienda y termina con la devolución de la fianza del inquilino en el momento de la salida.

En el camino, hay múltiples interacciones que definirán su relación propietario-inquilino. Con tantos inquilinos, es importante estar al tanto de sus deberes cuando se trata de administrar efectivamente a sus residentes y mantener sus propiedades rentables.

¿Se pregunta qué se necesita para ser un propietario y cómo gestionar una posible relación propietario-inquilino? Esta lista de comprobación definitiva para propietarios e inquilinos le lleva a través del ciclo de vida de una relación propietario-inquilino, desde la mudanza hasta la salida.

Antes de entrar en el juego de la gestión de alquileres, descubrirá que una de las mejores herramientas que puede utilizar para gestionar eficazmente su relación propietario-inquilino es una plataforma de software de gestión de propiedades. El software adecuado le dará opciones para manejar con éxito cada paso de su lista de control de inquilinos propietarios.

Paso uno – Encontrar un nuevo inquilino

En el momento en que descubra que una propiedad va a quedar vacante, tiene que empezar a buscar el próximo inquilino. La mayoría de los contratos de alquiler requieren que los inquilinos den algún tipo de aviso antes de desocupar la propiedad. Puede utilizar este tiempo para empezar a buscar un nuevo inquilino que pueda mudarse cuando la unidad esté disponible, limitando el tiempo que la propiedad estará vacante. Cuanto menos tiempo esté vacante, más dinero generará con la propiedad.

Para encontrar a su próximo inquilino, necesita:

• Crear un anuncio de alquiler vacante que destaque las características que se encuentran en una lista de verificación de alquiler para el inquilino
• Publicar el anuncio de alquiler en su sitio web y compartir el anuncio a su red de sindicación de anuncios de alquiler y en su cuenta de medios sociales
• Concertar citas para mostrar la propiedad a los solicitantes de alquiler interesados
• Recoger las solicitudes de alquiler y las tasas de solicitud
• Completar la selección de inquilinos y revisar los informes de antecedentes de los solicitantes de alquiler
• Aprobar un inquilino cualificado para su alquiler
• Si su inquilino tiene una mascota para un alquiler pet-alquiler que acepta mascotas, siga sus procedimientos de selección de mascotas
• Notifique a los demás solicitantes de alquiler que la unidad ha sido ocupada

Segundo paso – Preparación y firma del contrato de alquiler

Una vez aprobado, debe trabajar con su solicitante de alquiler cualificado para firmar un contrato de alquiler, convirtiéndolo en un futuro inquilino oficial de su propiedad. Un contrato de alquiler firmado será el contrato que garantiza que el inquilino se mudará a su propiedad y será responsable de pagar el alquiler, según los términos del acuerdo de alquiler.

Antes de enviar el contrato de alquiler a su futuro inquilino para que lo firme, siga los siguientes pasos:

• Redacte un acuerdo de alquiler o encuentre una plantilla de contrato legal en línea.
• Asegúrese de que su contrato es legal. Haga que su contrato de arrendamiento sea revisado por un abogado con licencia que esté familiarizado con las leyes de propietarios e inquilinos de su zona. Algunos estados y condados exigen que se incluyan términos o secciones específicas en todos los contratos de alquiler. No es necesario que un abogado revise su contrato de alquiler antes de cada arrendamiento, pero es una buena idea hacerlo al menos una vez y comprobar con ellos de forma rutinaria, para asegurarse de que nada ha cambiado.

El proceso de firma del contrato de arrendamiento

Durante el proceso de firma del contrato de arrendamiento, usted compartirá el contrato en línea para que su futuro inquilino lo firme electrónicamente o se reunirá en persona para que su inquilino firme físicamente el contrato.

Como parte del proceso de firma del contrato de arrendamiento, usted querrá:

• Revisar los términos importantes del contrato de arrendamiento con su futuro inquilino
• Solicitar a los inquilinos que pongan sus iniciales en las partes importantes del contrato de arrendamiento para asegurarse de que entienden sus responsabilidades como residentes de su propiedad
• Revisar cuánto se debe pagar por el alquiler, qué día se debe pagar cuando el alquiler se considera atrasado, y cómo se manejarán los pagos atrasados del alquiler
• Recoger los fondos de la mudanza, incluyendo un depósito de seguridad, los cargos adicionales si son aplicables, y el primer mes de alquiler. Verifique las leyes estatales y locales de propietarios e inquilinos para ver si está legalmente autorizado a cobrar el último mes de alquiler de sus residentes. Algunos propietarios optan por esperar hasta el primer día del arrendamiento para cobrar el primer mes de alquiler.
• Haga que sus inquilinos firmen el contrato de arrendamiento
• Firme usted mismo el contrato de arrendamiento, también conocido como refrendo
• Discuta los detalles para el día de la mudanza con su nuevo inquilino

Tercer paso – Preparar la propiedad

El tiempo entre inquilinos, cuando usted está preparando la propiedad para un nuevo residente, se llama rotación de inquilinos.

Si su propiedad fue dejada brillantemente limpia por el residente anterior, usted podría preguntarse, ¿los propietarios tienen que limpiar entre inquilinos? En la mayoría de los casos, es una buena idea hacer una limpieza profesional de las alfombras antes de un nuevo inquilino y contratar un equipo de limpieza o limpiar a fondo la propiedad usted mismo. Este paso proporciona una propiedad prístina para su próximo inquilino y le da una buena línea de base para la condición en la que usted espera que la propiedad sea devuelta a usted al final del contrato de arrendamiento del próximo inquilino.

Con el fin de preparar la propiedad para un nuevo inquilino, usted querrá:

• Completar una inspección de la mudanza con su anterior residente
• Recoger las llaves del anterior inquilino, y considerar el cambio de las cerraduras si cree que la seguridad de la propiedad ha sido comprometida
• Arreglar cualquier daño y completar cualquier reparación mientras la unidad está vacante
• Mientras la unidad está vacante, pintar la unidad y limpiar las alfombras si es necesario.
• Devuelva el depósito de seguridad del inquilino anterior con una lista de las deducciones detalladas si tuvo que arreglar algún daño causado durante el arrendamiento
• Limpie a fondo la propiedad con la ayuda de un servicio profesional o por su cuenta

Paso cuatro – Mudanza del inquilino

El primer día del plazo de arrendamiento, la propiedad debe estar lista y preparada para que el nuevo inquilino se mude. Como parte del proceso de mudanza, usted querrá asegurarse de que todo el papeleo ha sido recogido y revisado, la renta está pagada y al día, completar una lista de verificación del inquilino, y proporcionar una cálida bienvenida a su nuevo inquilino.

Puede ser útil seguir esta lista de verificación para propietarios cuando un inquilino se muda:

• Revise el papeleo del contrato de arrendamiento y asegúrese de que todo está firmado y completo
• Cobre cualquier alquiler adeudado o cuotas adicionales antes de entregar las llaves
• Provea papeleo de bienvenida, un kit de bienvenida para el nuevo inquilino, y una lista de verificación de la mudanza a su inquilino
• Déle a su inquilino información sobre cómo completar su inspección de la mudanza y en qué día la lista de verificación de la mudanza debe ser devuelta a usted

Paso 5 – Administración del contrato de arrendamiento

A lo largo del término del contrato, sus principales objetivos son cobrar el alquiler de su inquilino, mantener la propiedad, adherirse a las leyes de su propietario e inquilino, nutrir su relación de propietario e inquilino y comunicarse efectivamente con su inquilino.

Con el fin de gestionar eficazmente su contrato de alquiler, debe hacer lo siguiente:

• Cumplir con los términos establecidos en el contrato de alquiler, incluyendo las fechas de vencimiento del alquiler
• Dar a sus inquilinos formas fáciles de pagar el alquiler, a través de un sistema de pago de alquiler en línea o mediante la utilización de un simple pago en efectivo para las opciones de alquiler
• Utilizar las características útiles disponibles en su software de gestión de la propiedad

Con el fin de mantener la propiedad, usted debe:

• Proporcionar una solución fácil para que los inquilinos informen de los problemas de mantenimiento
• Responder y abordar los problemas de mantenimiento de manera adecuada
• Encontrar una lista de verificación de inspección periódica para las unidades de alquiler para utilizar durante sus inspecciones de rutina

Como propietario, debe asegurarse de que siempre está siguiendo sus leyes locales, estatales y nacionales de propietarios e inquilinos. Estas leyes le guiarán sobre la mejor manera de manejar legalmente ciertas situaciones.

Por ejemplo, hay leyes de propietarios e inquilinos sobre:

• Derecho del propietario a entrar en la propiedad
• Cuánto tiempo de aviso se debe dar antes de aumentar el alquiler
• Cómo manejar las violaciones del contrato de arrendamiento
• Requisitos y responsabilidades de remoción de nieve
• Garantía implícita de habitabilidad
• Garantía implícita de Garantía implícita de disfrute tranquilo
• Divulgaciones requeridas por el propietario que tiene que decirle a su inquilino
• Cómo desalojar legalmente a un inquilino

Estas leyes son sólo algunos ejemplos de las muchas regulaciones que tendrá que entender y cumplir durante su tiempo como propietario. Puede ser útil unirse a una asociación de propietarios local o estatal para estar al tanto de los cambios y actualizaciones de las leyes de propietarios e inquilinos.

Mantenga su relación propietario-inquilino a lo largo del contrato de arrendamiento con las siguientes mejores prácticas:

• Compruebecon su inquilino durante el contrato de arrendamiento
• Envíe recordatorios o avisos amistosos sobre el mantenimiento estacional y las actualizaciones de la propiedad
• Siga las leyes estatales sobre la notificación antes de inspeccionar la propiedad
• Responda a las solicitudes de mantenimiento de mantenimiento de manera oportuna
• Aprenda a aumentar el alquiler de manera respetable
• Entender cuándo está bien decir «No» a sus inquilinos

Paso 6 – Trasladar a un inquilino

Llegará un momento en cada arrendamiento en el que su inquilino se mudará de la propiedad. Algunos inquilinos permanecerán en su propiedad durante años (¡o décadas!) mientras que otros se irán tan pronto como el contrato de arrendamiento termine. Independientemente del tiempo que el inquilino haya vivido en la propiedad, usted querrá crear un proceso para manejar una mudanza del inquilino.

En algunos casos, el inquilino avisará de que se va a mudar, en otros casos el inquilino simplemente planeará mudarse al final del plazo del contrato y no necesitará avisar. Independientemente de la situación, es una buena idea comunicarse con sus inquilinos y entender sus planes para desalojar la propiedad.

Cuando llegue el momento de que un inquilino se mude, siga estos pasos:

• Determine qué día su inquilino desocupará la propiedad y devuelva las llaves a su inquilino
• Provea al inquilino con instrucciones de mudanza, incluyendo los pasos que el inquilino debe seguir para devolver la propiedad a las condiciones previas a la mudanza en lo que respecta a la limpieza y las reparaciones
• Complete una inspección previa a la mudanza para ayudar a su inquilino a recuperar una mayor parte de su depósito de seguridad
• Comunique a su inquilino cuánto será el monto del alquiler prorrateado si el inquilino se desocupa a mediados del mes
• Tenga un plan en caso de que el inquilino no se mude en el día y la hora acordados
• .Contacte con sus proveedores y téngalos preparados para encargarse de la limpieza y las reparaciones durante el periodo de rotación del inquilino
• Complete una inspección de la mudanza una vez que la propiedad haya sido desalojada
• Siga las leyes de su estado con respecto a las deducciones del depósito de seguridad y la devolución de los fondos del depósito de seguridad a su inquilino

¡Hágalo otra vez!

Felicidades, ha completado con éxito el ciclo de vida del inquilino propietario. Recuerde que debe comenzar a comercializar su alquiler tan pronto como reciba la notificación de la intención de su actual inquilino de desocupar la propiedad. Seguir estos pasos le ayudará a gestionar con éxito sus unidades de alquiler como propietario.

Herramientas del propietario para el éxito

Una de las mejores herramientas que puede utilizar para gestionar eficazmente su relación propietario-inquilino es una plataforma de software de gestión de la propiedad. El software adecuado le dará opciones para manejar con éxito cada paso de su lista de control de inquilinos propietarios.

Con el software de gestión de la propiedad, podrá hacer un seguimiento de los próximos vencimientos de los contratos de alquiler, comercializar las vacantes, recopilar solicitudes de alquiler, pedir informes de selección de inquilinos, enviar y firmar contratos de alquiler en línea, cobrar los pagos de alquiler en línea, hacer un seguimiento de los pagos de alquiler atrasados, recopilar y organizar las solicitudes de mantenimiento, enviar notificaciones, recordatorios, correos electrónicos y mensajes de texto directamente a sus inquilinos, y completar las inspecciones de entrada y salida con una aplicación móvil. Aunque existen varios sistemas para propietarios en el mercado, Rentec Direct es una potente opción de software de gestión de propiedades para agilizar su relación propietario-inquilino y encontrar el éxito como propietario.

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