Tables, Charts, Graphs

Jedną z miłych rzeczy w kursach pisania technicznego jest to, że większość papierów ma tabele, wykresy i wykresy w nich – lub przynajmniej powinny. Wiele profesjonalnych, technicznych pisanie zawiera wszystkie rodzaje, tabele, wykresy kołowe, wykresy słupkowe, wykresy liniowe, wykresy przepływu, i tak dalej. Kiedy już nabierzesz wprawy w umieszczaniu tych rzeczy w swoich pismach, powinieneś uważać się za zobowiązanego do używania ich, kiedy tylko sytuacja naturalnie tego wymaga.

Dodatkowe zasoby

Almost Everything You Wanted to Know About Making Tables and Figures. A fantastic resource from Department of Biology, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Tables

Tables, of course, are those rows and columns of numbers and words, mostly numbers. Pozwalają one na szybki dostęp do informacji i stosunkowo łatwe ich porównywanie. Jeśli dane są ułożone chronologicznie (na przykład dane dotyczące sprzedaży w okresie dziesięciu lat), tabela może pokazać trendy – wzorce rosnącej lub malejącej aktywności. Oczywiście, tabele niekoniecznie są najbardziej jaskrawym lub dramatycznym sposobem pokazania takich trendów lub związków między danymi – dlatego mamy wykresy i grafy (omówione w następnej sekcji).

Usługi dla tabel. Największym zastosowaniem tabel są dane liczbowe. Wyobraź sobie, że porównujesz różne modele drukarek laserowych pod względem cech fizycznych, takich jak wysokość, głębokość, długość, waga i tak dalej. Idealne do tabeli.

Nie daj się jednak przekonać, że tabele są przeznaczone wyłącznie do danych liczbowych. Kiedykolwiek masz sytuacje, w których omawiasz kilka rzeczy, o których podajesz te same kategorie szczegółów, masz możliwość dla tabeli. Na przykład, wyobraź sobie, że porównujesz kilka modeli drukarek laserowych: o każdej z nich mówisz to samo (jej koszt, prędkość drukowania, koszty dostawy, warunki gwarancji itd.) Jest to idealna rzecz dla tabeli, i byłyby to głównie słowa, a nie liczby (i w tym przypadku, prawdopodobnie chciałbyś zostawić dyskusję tekstową tam, gdzie jest i „przedstawić” informacje w formie tabeli.

Format tabeli. W swojej najprostszej formie, tabela jest grupą wierszy i kolumn danych. W górnej części każdej kolumny znajduje się nagłówek kolumny, który definiuje lub identyfikuje zawartość tej kolumny (i często wskazuje jednostkę miary). Na lewej krawędzi tabeli mogą znajdować się nagłówki wierszy, które definiują lub identyfikują zawartość danego wiersza. Sprawy komplikują się, gdy wiersze lub kolumny muszą być pogrupowane lub podzielone. W takich przypadkach należy utworzyć podtytuły wierszy lub kolumn. Zilustrowano to tutaj:

Format dla tabel z pogrupowanymi lub podzielonymi wierszami i kolumnami. Zauważ, że tytuł tabeli znajduje się nad tabelą.

Tradycyjnie tytuł tabeli jest umieszczany na górze tabeli lub jest pierwszym wierszem tabeli. Jeśli zawartość tabeli jest oczywista i nie ma potrzeby odwoływania się do tabeli z innego miejsca w raporcie, można pominąć tytuł.

Jeśli chodzi o konkretne wytyczne dotyczące stylu i formatowania tabel, należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Odnieś się do tabeli w tekście tuż przed tabelą. Wyjaśnij ogólne znaczenie danych w tabeli; nie oczekuj, że czytelnik sam się domyśli.
• Nie przytłaczaj czytelnika monstrualnymi 11-kolumnowymi, 30-wierszowymi tabelami! Uprość dane w tabeli tylko do takiej ilości danych, które ilustrują Twój punkt widzenia – oczywiście bez zniekształcania tych danych.
• Nie umieszczaj słowa lub skrótu jednostki miary w każdej komórce kolumny. Na przykład w kolumnie pomiarów w milimetrach nie należy umieszczać „mm” po każdej liczbie. Umieść skrót w nawiasie w nagłówku kolumny lub wiersza.
• Wyrównaj do prawej lub dziesiętnie liczby w kolumnach. Jeśli 123 i 4 byłyby w kolumnie, to 4 byłoby tuż pod 3, a nie pod 1.
• Normalnie, słowa w kolumnach są wyjustowane do lewej (chociaż czasami można zobaczyć kolumny ze słowami wyśrodkowanymi).
• Nagłówki kolumn są wyśrodkowane nad kolumnami danych liczbowych (tworząc kształt litery T); wyrównane do lewej z kolumnami tekstu. Wyrównanie nagłówków kolumn do rzeczywistych danych kolumnowych jest zmienne. Jeśli masz kolumnę z dwu- lub trzyliterowymi słowami, prawdopodobnie chciałbyś wyśrodkować nagłówek kolumny nad tymi danymi, nawet jeśli są to słowa, a nie liczby. (Robiąc to, unikniesz dziwnie wyglądającej kolumny w kształcie litery L.)
• Gdy jest jakiś szczególny punkt, który musisz zrobić na temat jednej lub więcej pozycji w tabeli, użyj przypisu zamiast zapychać tabelę informacjami.

Produkowanie tabel. Zazwyczaj będziesz pożyczał informacje, w których występuje dobra tabela. Jeśli jest to prosta tabela bez zbyt wielu wierszy i kolumn, przepisz ją samodzielnie do własnego dokumentu (pamiętaj jednak, aby w tytule rysunku udokumentować, skąd ją zapożyczyłeś). Jeśli jednak jest to duża tabela z dużą ilością danych, uzasadnione jest jej zeskanowanie, przechwycenie na ekranie lub skopiowanie i wprowadzenie do raportu w ten sposób.

Jeśli używasz OpenOffice, Worda lub WordPerfecta, przyzwyczaj się do korzystania z narzędzi generujących tabele. Nie musisz rysować linii i innych szczegółów formatowania.

Czasami, w raportach technicznych, informacje są prezentowane w zwykłej formie tekstowej, która mogłaby być lepiej przedstawiona w formie tabeli (lub tabelarycznej). Upewnij się i przejrzyj wstępne szkice w poszukiwaniu materiału, który można przekształcić w tabele.

Format tabel. Zwróć uwagę na możliwości przekształcenia tekstu w tabelę, jak w tym przykładzie.

Wykresy i grafy

Wykresy i grafy są właściwie tylko innym sposobem prezentacji tych samych danych, które są przedstawione w tabelach – choć bardziej dramatycznym i interesującym. W tym samym czasie, jednak, otrzymujesz mniej szczegółów lub mniej precyzji w wykresie lub grafie niż w tabeli. Wyobraź sobie różnicę między tabelą z danymi dotyczącymi sprzedaży za okres dziesięciu lat a wykresem liniowym dla tych samych danych. Na wykresie uzyskasz lepsze wyczucie ogólnego trendu, ale nie dokładną kwotę w dolarach.

Wymagania dotyczące formatowania. Podczas tworzenia wykresów i grafów należy pamiętać o następujących wymaganiach (większość tych elementów jest zilustrowana poniżej):

• Etykiety osi-Wykresy słupkowe i liniowe nie zapomnij wskazać, co reprezentują osie x i y. Jedna oś może oznaczać miliony dolarów; druga, pięcioletnie odcinki od 1960 roku do chwili obecnej.
• Klucze (legendy)-Wykresy słupkowe, liniowe i kołowe często używają specjalnego koloru, cieniowania lub stylu linii (jednolita lub przerywana). Należy zaznaczyć, co one oznaczają, tłumacząc je w kluczu (ramce) w jakimś nieużywanym miejscu wykresu lub diagramu.


Przykład wykresu. Zauważ, że tytuł rysunku jest umieszczony pod wykresem.

• Tytuły rysunkówDo większości wykresów i grafów będziesz chciał dołączyć tytuł, w wielu przypadkach tytuł numerowany. Czytelnicy muszą w jakiś sposób wiedzieć, na co patrzą. Nie zapomnij też podać źródła informacji, z którego zapożyczyłeś dane do stworzenia grafiki. Standardowa zasada numerowania rysunków i tabel jest następująca: jeśli odnosisz się do rysunku lub tabeli w innym miejscu w tekście.
• Odsyłacze – Kiedy używasz wykresu lub diagramu, nie zapomnij umieścić odsyłacza do niego z powiązanego tekstu. Przy tym odsyłaczu należy wyjaśnić, co dzieje się na wykresie, jak go interpretować, jakie są jego podstawowe tendencje itd.
  
  Przykład wykresu kolumnowego. Zauważ, że tekst nad i pod wykresem zwraca uwagę na wykres i krótko informuje o jego znaczeniu.
  
  Przykład wykresu kołowego. Zauważ, że plastry wykresu idą zgodnie z ruchem wskazówek zegara od największego do najmniejszego (w przybliżeniu). Źródło: Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, U.S. Environmental Protection Agency, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Dokumentacja-Kiedy pożyczasz informacje, aby stworzyć grafikę, pamiętaj, aby użyć standardowego formatu, aby wskazać źródło. Zobacz sekcję dotyczącą dokumentowania zapożyczonych informacji (zarówno tekstowych, jak i graficznych). Nie ma znaczenia, w jaki sposób zaimportujesz grafikę do swojego raportu – to wszystko są zapożyczone informacje, nad których opracowaniem ciężko pracowała jakaś odważna i szlachetna dusza, której należy się uznanie za ten wysiłek.

Produkowanie wykresów i diagramów. Podobnie jak w przypadku ilustracji, masz następujące możliwości tworzenia wykresów i grafów: przechwytywanie ekranu, skanowanie, fotokopiowanie, generowanie własnych za pomocą oprogramowania i rysowanie własnych.

Cytowanie źródeł tabel, wykresów i grafów: wskazywanie źródeł

Jak wspomniano wcześniej, pożyczanie tabel – kopiowanie, fotokopiowanie, skanowanie lub wyodrębnianie z nich fragmentów danych – jest całkowicie legalne. Ale jesteś zobowiązany do cytowania swoich źródeł dla tabel, wykresów i grafów, tak samo jak dla słów, które zapożyczasz. Zazwyczaj robi się to albo w tytule tabeli, albo w przypisie tuż pod tabelą. Sprawdź przykład w tabeli pokazanej wcześniej. Szczegóły dotyczące zawartości cytatu źródłowego znajdują się w dokumentacji sekcji.

Ogólne wytyczne dotyczące tabel, wykresów, grafów – przegląd

W poprzednich rozdziałach podano szereg wspólnych wytycznych, które należy podać w jednym miejscu. Są one ważne!

• Uważaj na miejsca w tekście, w których omawiasz wiele danych liczbowych w odniesieniu do dwóch lub więcej rzeczy – to idealne miejsce na tabele, a nawet wykresy lub grafy.
• Uważaj na miejsca w tekście, gdzie definiujesz serię pojęć – to idealne miejsce na tabele.
• Zawsze omawiaj tabele w tekście poprzedzającym. Nie wrzucaj po prostu tabeli, wykresu lub diagramu bez wyjaśnienia. Upewnij się, że twoje tabele, wykresy i diagramy są odpowiednie dla twoich odbiorców, tematu i celu – nie zasypuj początkujących masywnymi, wysoce technicznymi konstrukcjami, których nie mogą zrozumieć.
• Używaj tytułu, chyba że tabela, wykres i diagram są bardzo nieformalne. Pamiętaj, że tytuł umieszcza się tuż nad tabelą, a w przypadku wykresów i grafów – poniżej.
• Wyrównanie do lewej wyrazów i zwrotów w kolumnach tabeli (łącznie z nagłówkiem kolumny). Wyrównaj do prawej dane numeryczne w kolumnach tabeli (ale wyśrodkuj nagłówek kolumny). Miłym akcentem jest umieszczenie odrobiny prawego marginesu na tych wyrównanych do prawej danych, tak że przesuwają się one do środka kolumny, a nie pozostają zakleszczone przy prawej krawędzi.
• Niektórzy uważają, że łatwiej jest czytelnikom porównywać w pionie niż w poziomie. Jeśli tak uważasz, sformatuj swoje tabele tak, aby kolumny zawierały informacje, które mają być porównywane. Na przykład, gdybyś porównywał samochody, miałbyś kolumny dla MPG, ceny, i tak dalej.
• Wskaż źródło tabel, wykresów i diagramów, z których zapożyczyłeś część lub całość. Można to zrobić w tytule lub w przypisie. Wyjaśniono to w części dotyczącej dokumentacji i zilustrowano w tym rozdziale.
• Wskazuj wartości pomiarów w nagłówkach kolumn lub wierszy – nie w każdej komórce.
• Odnieś wszystkie tabele, wykresy i diagramy z poprzedniego tekstu. W odnośniku podaj numer (jeśli jest to formalna tabela z tytułem), wskaż temat tabeli i podaj informacje wyjaśniające, jeśli to konieczne.

Będę wdzięczny za Twoje przemyślenia, reakcje, krytykę dotyczącą tego rozdziału: Twoja odpowiedź-David McMurrey.

.