OCR PROCEDURY POSTĘPOWANIA ZE SKARGAMI1

U.S. Deparment of EducationOffice for Civil Rights (OCR)

PDF (121K)

OCR egzekwuje następujące prawa:

• Tytuł VI ustawy o prawach obywatelskich z 1964 r., który zakazuje dyskryminacji ze względu na rasę, kolor skóry lub pochodzenie narodowe;
• Tytuł IX poprawek edukacyjnych z 1972 r., który zakazuje dyskryminacji ze względu na płeć;
• Sekcja 504 ustawy o rehabilitacji z 1973 r., która zakazuje dyskryminacji ze względu na niepełnosprawność;
• Age Discrimination Act of 1975, który zabrania dyskryminacji ze względu na wiek;
• Tytuł II Americans with Disabilities Act of 1990, który zabrania dyskryminacji ze względu na niepełnosprawność;
• Boy Scouts of America Equal Access Act, który zabrania odmowy dostępu lub innej dyskryminacji wobec Boy Scouts lub innych grup młodzieżowych w miejscach publicznych.S.C. w publicznych szkołach podstawowych, publicznych szkołach średnich, lokalnych agencjach edukacyjnych i stanowych agencjach edukacyjnych, które mają wyznaczone otwarte forum lub ograniczone forum publiczne.

EWALUACJA

OCR ocenia pisemne informacje, które otrzymuje w celu ustalenia, czy stanowią one skargę podlegającą dalszemu przetwarzaniu. Jeśli tak, OCR ustala, czy może zbadać skargę. OCR dokonuje tego ustalenia w odniesieniu do każdego zarzutu zawartego w skardze. Na przykład, OCR musi ustalić, czy OCR posiada kompetencje prawne do zbadania skargi, to znaczy, czy skarga dotyczy naruszenia jednego lub więcej przepisów prawa, które OCR egzekwuje. OCR musi również ustalić, czy skarga została złożona w terminie. Zasadniczo, skarga musi zostać złożona do OCR w ciągu 180 dni kalendarzowych od daty domniemanej dyskryminacji.2 Jeśli skarga nie zostanie złożona w terminie, skarżący powinien podać powód opóźnienia i zwrócić się o zwolnienie z wymogu złożenia skargi. OCR zdecyduje, czy przyznać zwolnienie. Ponadto, OCR ustali, czy skarga zawiera wystarczającą ilość informacji na temat domniemanej dyskryminacji, aby przystąpić do postępowania wyjaśniającego. Jeśli OCR potrzebuje więcej informacji w celu wyjaśnienia skargi, skontaktuje się ze skarżącym; skarżący ma 14 dni kalendarzowych na udzielenie odpowiedzi na wniosek OCR o udzielenie informacji, chyba że skarżący poprosił o dodatkowy czas na dostarczenie informacji.

Niektóre z powodów oddalenia skargi przez OCR obejmują:

• OCR nie ma uprawnień prawnych do zbadania skargi;
• skarga nie stwierdza naruszenia jednego z przepisów egzekwowanych przez OCR;
• skarga nie została złożona w terminie (w ciągu 180 dni kalendarzowych od daty domniemanej dyskryminacji) i nie przyznano zwolnienia z wymogu terminowości;
• Zażalenie ma charakter spekulatywny, konkludentny lub niespójny, lub nie jest wystarczająco szczegółowe, aby wnioskować o dyskryminacji, a skarżący nie dostarcza informacji wymaganych przez OCR w ciągu 14 dni kalendarzowych od żądania OCR, chyba że skarżący wnioskuje o dodatkowy czas na dostarczenie wymaganych informacji;
• Zarzuty podniesione w skardze zostały rozstrzygnięte i w związku z tym nie nadają się już do rozpatrzenia;
• Zażalenie zostało rozpatrzone przez inną federalną, stanową lub lokalną agencję ds. praw obywatelskich lub w ramach wewnętrznych procedur składania zażaleń odbiorcy, w tym postępowania due process, i doszło do porównywalnego procesu rozstrzygnięcia zgodnie z normami prawnymi, które są akceptowalne dla OCR lub, jeżeli sprawa jest nadal w toku, OCR przewiduje, że dojdzie do porównywalnego procesu rozstrzygnięcia zgodnie z normami prawnymi, które są akceptowalne dla OCR. OCR poinformuje skarżącego o możliwości ponownego wniesienia skargi w ciągu 60 dni od zakończenia postępowania przez inny podmiot;
• Te same lub podobne zarzuty oparte na tych samych faktach operacyjnych zostały wniesione przez skarżącego przeciwko temu samemu odbiorcy w sądzie stanowym lub federalnym. OCR poinformuje skarżącego, że może on ponownie złożyć skargę w ciągu 60 dni od zakończenia postępowania sądowego, jeżeli nie podjęto decyzji co do meritum sprawy lub nie zawarto ugody w sprawie skargi sądowej;

WSTRZYMANIE SKARGI DO DOCHODZENIA

Jeżeli OCR stwierdzi, że będzie prowadzić dochodzenie w sprawie skargi, wyda pisma powiadamiające do skarżącego i odbiorcy. Otwarcie skargi w celu przeprowadzenia dochodzenia w żaden sposób nie oznacza, że OCR podjął decyzję w odniesieniu do meritum skargi. W trakcie dochodzenia OCR jest neutralnym podmiotem ustalającym fakty. OCR będzie gromadzić i analizować odpowiednie dowody pochodzące od skarżącego, odbiorcy oraz z innych źródeł, w zależności od potrzeb. OCR zadba o to, aby działania podejmowane w ramach dochodzenia były wystarczające z prawnego punktu widzenia, poparte dowodami i rozstrzygające zarzuty podniesione w skardze.

INWESTOWANIE W SPRAWIE SKARGI

OCR może stosować różne techniki ustalania faktów w dochodzeniu w sprawie skargi. Techniki te mogą obejmować przegląd dokumentacji dowodowej przedłożonej przez obie strony, przeprowadzanie rozmów ze skarżącym, personelem odbiorcy oraz innymi świadkami i/lub wizyty na miejscu. Na zakończenie dochodzenia OCR ustali, w odniesieniu do każdego zarzutu, czy:

• Nie ma wystarczających dowodów na poparcie wniosku, że odbiorca nie przestrzegał prawa, lub
• Przeważająca część dowodów wspiera wniosek, że odbiorca nie przestrzegał prawa.

Determinacja OCR zostanie wyjaśniona w Liście ustaleń wysłanym do skarżącego i odbiorcy. Listy z ustaleniami zawierają specyficzne dla danego faktu ustalenia dochodzeniowe i dyspozycje w poszczególnych sprawach. Listy z ustaleniami nie są formalnymi oświadczeniami polityki OCR i nie należy się na nich opierać, cytować ich ani interpretować jako takich. Formalne oświadczenia polityki OCR są zatwierdzane przez upoważnionego urzędnika OCR i podawane do publicznej wiadomości.

ROZWIĄZANIE SKARGI PO USTALENIU NIEZGODNOŚCI

Jeżeli OCR ustali, że odbiorca nie przestrzegał prawa (praw) cywilnego, które OCR egzekwuje, OCR skontaktuje się z odbiorcą i podejmie próbę zapewnienia gotowości odbiorcy do negocjowania dobrowolnego porozumienia w sprawie rozwiązania. Jeśli odbiorca zgodzi się na rozwiązanie skargi, odbiorca wynegocjuje i podpisze pisemne porozumienie o rozwiązaniu, które opisuje konkretne działania naprawcze, jakie odbiorca podejmie w celu rozwiązania problemu obszaru(ów) niezgodności zidentyfikowanych przez OCR. Warunki i zobowiązania zawarte w umowie, jeśli zostaną w pełni zrealizowane, doprowadzą do usunięcia stwierdzonego naruszenia (naruszeń) zgodnie z obowiązującym prawem (prawami) cywilnymi. OCR będzie monitorować realizację przez odbiorcę warunków i obowiązków wynikających z umowy w celu sprawdzenia, czy działania naprawcze, na które odbiorca wyraził zgodę, są właściwie realizowane.

Jeżeli odbiorca nie zgadza się na skorygowanie niezgodności z prawem (prawami) cywilnymi poprzez zawarcie porozumienia o rozwiązaniu, OCR może wszcząć postępowanie w celu zawieszenia, zakończenia lub odmowy przyznania lub kontynuowania federalnej pomocy finansowej dla odbiorcy, lub może przekazać sprawę do Departamentu Sprawiedliwości.

ROZWIĄZANIE SKARGI PRZED ZAKOŃCZENIEM DOCHODZENIA

Ułatwione rozwiązanie między stronami:

Ułatwione rozwiązanie między stronami (FRBP) umożliwia stronom (skarżącemu i odbiorcy, który jest przedmiotem skargi) możliwość szybkiego rozwiązania zarzutów dotyczących skargi; na ogół wkrótce po wszczęciu dochodzenia w sprawie skargi. Jeśli obie strony wyrażą chęć wypróbowania tego podejścia i jeśli OCR uzna, że FRBP jest właściwe, OCR będzie ułatwiać rozmowy ugodowe między stronami i pracować ze stronami, aby pomóc im zrozumieć normy prawne i możliwe środki zaradcze. Pracownicy wyznaczeni przez OCR do przeprowadzenia FRBP nie będą pracownikami wyznaczonymi do przeprowadzenia dochodzenia w sprawie skargi.

Umowa rozwiązująca zawarta w trakcie dochodzenia

Skarga może również zostać rozwiązana przed zakończeniem dochodzenia, jeżeli odbiorca wyrazi zainteresowanie rozwiązaniem skargi, a OCR stwierdzi, że właściwe jest rozwiązanie skargi, ponieważ dochodzenie OCR zidentyfikowało kwestie, które można rozwiązać w drodze umowy rozwiązującej. Postanowienia porozumienia muszą być związane z zarzutami i dowodami uzyskanymi w trakcie dochodzenia oraz muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami. OCR poinformuje odbiorcę, że proces rozwiązywania sporów jest dobrowolny przed przystąpieniem do rozwiązywania sporów na mocy niniejszej sekcji, oraz powiadomi skarżącego o zainteresowaniu odbiorcy rozwiązaniem sporu. OCR będzie monitorować porozumienie w sprawie rozwiązania sporu zawarte z odbiorcą przed zakończeniem dochodzenia. Po podpisaniu przez odbiorcę porozumienia o rozwiązaniu, OCR wyda pismo o rozwiązaniu, które będzie dotyczyło wszystkich zarzutów w sprawie rozwiązanej zgodnie z sekcją 302 CPM.

In the appeal, the complainant must explain why he or she believes the factual information was incomplete or incorrect, the legal analysis was incorrect, or the appropriate legal standard was not applied, and how correction of any error(s) would change the outcome of the case; failure to do so may result in dismissal of the appeal.

Odwołanie musi być złożone w ciągu 60 dni kalendarzowych od daty wskazanej na piśmie ustalenia lub odrzucenia. Zwolnienie z 60-dniowego terminu może zostać przyznane w przypadku, gdy skarżący nie był w stanie złożyć odwołania w ciągu 60-dniowego terminu z powodu choroby lub innych okoliczności, lub z powodu okoliczności spowodowanych działaniem OCR, które negatywnie wpłynęły na zdolność skarżącego do złożenia odwołania w terminie.

OCR przekaże kopię odwołania skarżącego do odbiorcy. Odbiorca ma możliwość przedstawienia OCR odpowiedzi na odwołanie skarżącego. Odpowiedź na odwołanie skarżącego musi zostać złożona do OCR w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty przekazania przez OCR kopii odwołania skarżącego do odbiorcy.

OCR wyda stronom pisemną decyzję w sprawie odwołania.

INFORMACJE DODATKOWE

Prawo do złożenia oddzielnego pozwu sądowego

Skarżyciel może mieć prawo do złożenia pozwu w sądzie federalnym, niezależnie od ustaleń OCR. OCR nie reprezentuje skarżącego podczas rozpatrywania sprawy, więc jeśli skarżący chce złożyć pozew sądowy, musi to zrobić za pośrednictwem własnego adwokata lub samodzielnie za pośrednictwem biura urzędnika sądowego pro se.

Jeśli skarżący zarzuca dyskryminację zakazaną przez Ustawę o dyskryminacji ze względu na wiek z 1975 r., powództwo cywilne w sądzie federalnym może być wniesione tylko po wyczerpaniu przez skarżącego administracyjnych środków zaradczych. Administracyjne środki zaradcze są wyczerpane, gdy wystąpi jedna z poniższych sytuacji:

1. upłynęło 180 dni od złożenia przez skarżącego skargi do OCR i OCR nie poczynił żadnych ustaleń; lub
2. OCR wydaje orzeczenie na korzyść odbiorcy. W takim przypadku OCR niezwłocznie powiadomi skarżącego i przekaże dodatkowe informacje na temat prawa do złożenia wniosku o zabezpieczenie roszczeń.

Zakaz zastraszania lub odwetu

Odbiorca podlegający jurysdykcji Departamentu Edukacji nie może zastraszać, grozić, stosować przymusu lub stosować odwetu wobec osoby, która domaga się prawa chronionego przez przepisy dotyczące praw obywatelskich, które są egzekwowane przez OCR, lub która współpracuje w dochodzeniu. Każdy, kto uważa, że został zastraszony lub był przedmiotem działań odwetowych, powinien złożyć skargę do OCR.

Dochodzeniowe wykorzystanie danych osobowych

W celu zbadania skargi OCR może być zmuszone do zebrania i przeanalizowania danych osobowych, takich jak akta studenckie lub akta dotyczące zatrudnienia.

Informacje, które zbiera OCR są analizowane przez upoważniony personel w ramach agencji i będą wykorzystywane przez OCR tylko do uprawnionych działań związanych ze zgodnością i egzekwowaniem praw obywatelskich. Jednakże, w celu zbadania lub rozstrzygnięcia skargi, OCR może być zmuszony do ujawnienia pewnych informacji osobom spoza agencji w celu weryfikacji faktów lub zebrania dodatkowych informacji. Takie informacje mogą obejmować, na przykład, imię i nazwisko, wiek lub stan fizyczny osoby, której zarzuca się dyskryminację. Ponadto, OCR może być zobowiązany do ujawnienia informacji, o które wnioskuje na podstawie FOIA, która daje społeczeństwu prawo dostępu do akt agencji federalnych. Ujawnienie informacji nastąpi wyłącznie w sposób zgodny z Ustawą o prywatności, FERPA i FOIA.

FOIA daje społeczeństwu prawo dostępu do akt agencji federalnych. Osoby fizyczne mogą uzyskać elementy z wielu kategorii rejestrów rządu federalnego, nie tylko materiały, które dotyczą ich osobiście. OCR musi honorować wnioski o udostępnienie dokumentacji zgodnie z FOIA, z pewnymi wyjątkami. Jeśli akta są objęte ustawą o ochronie prywatności, muszą być udostępnione zgodnie z FOIA. Ogólnie rzecz biorąc, OCR nie jest zobowiązany do udostępniania dokumentacji podczas oceny sprawy i procesu dochodzenia lub postępowania egzekucyjnego, jeśli można oczekiwać, że udostępnienie mogłoby zakłócić lub wpłynąć na zdolność OCR do wykonywania swojej pracy. 5 U.S.C. § 552(b)(7)(A). Ponadto agencja federalna nie jest zobowiązana do ujawnienia zapisów, jeśli są to dokumenty przeddecyzyjne, które podlegałyby pewnym przywilejom w postępowaniu sądowym. Patrz 5 U.S.C. § 552(b)(5). Agencja federalna może odrzucić wniosek o udostępnienie dokumentacji, jeżeli jej udostępnienie spowodowałoby lub mogłoby spowodować nieuzasadnione naruszenie prywatności osoby fizycznej. 5 U.S.C. § 552(b)(6) i (7)(C), takich jak dokumentacja medyczna, której można odmówić, jeżeli ujawnienie stanowiłoby wyraźnie nieuzasadnione naruszenie prywatności.

.