Jak napisać list lub e-mail do szefa

Trzeba uważać, aby brzmieć uprzejmie i dyplomatycznie, gdy piszesz do ludzi o wysokim statusie, takich jak twój szef lub klient. Upewnij się, że używasz właściwych form czasownika, aby uniknąć zbyt bezpośredniego brzmienia. Oto kilka wskazówek i przykładów, jak pisać uprzejmie.

Podawaj sugestie zamiast dawać rady.

„Powinniśmy zlecić przygotowanie raportu” staje się „Być może moglibyśmy zlecić przygotowanie raportu.”

Podawaj prośby zamiast mówić, co myślisz.

„Nie wykorzystałem całej mojej rocznej pensji” staje się „Byłbym wdzięczny, gdybym mógł wziąć pięć dni wolnego w przyszłym miesiącu, aby wykorzystać moją roczną pensję.”

„Musimy przedyskutować moją pensję” staje się „Czy byłoby możliwe przedyskutowanie mojej pensji?”

Oto przykład tego, co możesz napisać, jeśli chcesz poprosić szefa o spotkanie w celu omówienia podwyżki wynagrodzenia:

Drogi XX

Czy byłoby możliwe ustalenie terminu omówienia mojego wynagrodzenia?
(Lub: Byłbym wdzięczny za możliwość spotkania w celu omówienia oceny wydajności. )

Proszę dać mi znać, kiedy byłby to dla Pana dogodny czas?

(Twoje imię)

Zamiast wydawać rozkazy, wyrażaj prośby.

„Chciałbym, aby podpisał Pan ten list” staje się „Czy mógłby Pan podpisać ten list?”

Zaangażuj drugą osobę, zamiast skupiać się na własnych potrzebach.

„Musimy spotkać się z dostawcami” staje się „Czy uważasz, że powinniśmy/moglibyśmy spotkać się z dostawcami?”. Lub „Spotkanie z dostawcami może być przydatne.”

Przypomnij szefowi, dlaczego to jest ważne

Często warto umieścić cel swojego e-maila lub listu w kontekście dla szefa. Dlaczego ważne jest dla niego/niej, aby go przeczytać? Jaki problem biznesowy rozwiązujesz swoim mailem lub listem? Niektóre zwroty, których możesz użyć na początku, to:

„Kontynuuję projekt / spotkanie z klientem.”
„Jak zapewne wiesz, mieliśmy problemy z … i chciałbym zaproponować rozwiązanie…”
„Chciałem dać ci znać / przekazać ci …” (Kontynuuj to, czym dzielisz się z szefem, na przykład „najnowsze dane dotyczące sprzedaży”, „wyniki naszej kampanii marketingowej”, itp.)

Extra Help

Zobacz również How to Write Politely, aby uzyskać więcej zwrotów do wykorzystania.

.