Ile slajdów powinna zawierać moja prezentacja w programie PowerPoint?

Gdy planujesz swoją następną dużą prezentację, możesz mieć trudności z określeniem liczby slajdów. Ile slajdów należy umieścić w prezentacji, aby utrzymać uwagę odbiorców, jest znacznie większym pytaniem, niż może się wydawać.

Chcielibyśmy powiedzieć, że istnieje prosta odpowiedź, ale jeśli naprawdę chcesz stworzyć przekonujący argument, istnieje kilka zmiennych, które należy rozważyć podczas planowania liczby slajdów w prezentacji. I pomimo tego, co głoszą inne artykuły, nie ma to nic wspólnego z czasem.

Założyliśmy się, że słyszałeś kilka sprzecznych teorii na ten temat, więc pomyśleliśmy, że nadszedł czas, abyśmy się z nimi zmierzyli. Być może słyszałeś zasadę 10/20/30 Guy’a Kawasaki. Zasada ta mówi, że „idealna” prezentacja ma dziesięć slajdów, trwa 20 minut i używa się w niej czcionki 30pt. Albo przeczytałeś, że każda minuta twojego wystąpienia równa się jednemu slajdowi wyświetlonemu za tobą. Być może odkryłeś nawet bardziej zawiłe i skomplikowane teorie niż te, w których x = idealna liczba slajdów. Aby osiągnąć x, wystarczy podzielić liczbę osób na widowni przez to, ile sekund masz na przemówienie, pomnożyć to przez to, ile kroków dzieli Twój dom od miejsca spotkania, do potęgi Twojego wzrostu w centymetrach. Jeśli już przepracowałeś swoją drogę przez serię różnych opinii, możesz obecnie wołać „po prostu powiedz mi, ile cholernych slajdów potrzebuję!”

Po prostu powiedz mi, ile cholernych slajdów potrzebuję!

Ty

Choć wiele z tych teorii jest zakorzenionych w inteligentnym myśleniu, a czasami nawet w nauce, nie możemy się do nich przyłączyć. Są one po prostu zbyt cholernie ograniczające. Ludzie stojący za tymi teoriami prawdopodobnie próbowali nadmiernie uprościć to skomplikowane pytanie, tylko po to, by dać ci odpowiedź. Ale czy chcesz jakiejkolwiek odpowiedzi? Czy też chcesz właściwej odpowiedzi?

Właściwa odpowiedź brzmi: źle myślisz o prezentacjach.

Czy myślisz, że Jack Kerouac, Graham Greene lub Dan Brown kiedykolwiek usiedli do pisania z wyłącznym zamiarem wylądowania na 432 stronach? Nie, oni mieli historie do opowiedzenia i nie miało znaczenia, ile stron zajęło im ich opowiedzenie.

Czym się różnisz od Kerouaca?

Ile slajdów, dopóki nie ma celu?

Piszesz prezentację z celem. Jest zmiana, której chcesz dokonać, a Twoim zadaniem jest przekazać swój komunikat w sposób przekonujący, tak aby zainspirować wszystkich, którzy go usłyszą, do pragnienia takiej samej zmiany. Twoim celem nie jest wypełnienie dokładnie 20 minut za pomocą dokładnie dziesięciu slajdów. Potrzeba tyle slajdów, ile potrzeba.

Nie, nie zostawimy was z tym tak po prostu. Nie chcemy stracić przyjaciół, klientów i ukochanych czytelników.

Rozumiemy, że prezentacje często mają ograniczenie czasowe i to ograniczenie musimy brać pod uwagę przy pisaniu. Ale ten limit musi wpływać na liczbę pomysłów, które próbujesz przekazać, a nie dyktować, ile slajdów znajdzie się w Twojej prezentacji, aby przekazać te pomysły. Bo tak naprawdę o tym tu mówimy: o pomysłach. W przypadku krótszej prezentacji, będziesz musiał być bardzo ostrożny przy jej edycji. Aby przyciąć nadmiar, aż wszystko, co zostanie, to najbardziej wpływowy, pyszny środek.

Nie oznacza to, że jeśli masz swobodę czasu, powinieneś go użyć, aby rozwinąć każdy pomysł, jaki kiedykolwiek miałeś. Ale możesz pozwolić sobie na luksus nawarstwiania połączonych pomysłów, które wszystkie zmierzają do jednego wniosku. Zbuduj gniazdo pomysłów. I wspierać te pomysły faktami, liczbami, poprzednimi sukcesami, jak również pomysłami innych ludzi.

Tylko po napisaniu szczegółowej struktury narracyjnej, lub pełnego scenariusza, jeśli tak czujesz się najbardziej komfortowo, powinieneś nawet zacząć myśleć o slajdach PowerPoint.

Daj swoim pomysłom przestrzeń do oddychania

Każdy z Twoich pomysłów zasługuje na swój czas, aby zabłysnąć. Dramatyczna pauza pozwala wpłynąć na zdanie, dając słuchaczom chwilę na zastanowienie się nad powagą wypowiedzianego słowa. Nieuporządkowane slajdy mają ten sam efekt. Jeśli spróbujesz zawrzeć zbyt wiele pomysłów na jednym slajdzie, żaden z nich nie zostanie zrozumiany ani zapamiętany.

Jeśli dopiero zaczynasz w świecie komunikacji perswazyjnej, dobrą zasadą do naśladowania jest: jeden pomysł, jeden slajd. Pozwoli to każdemu pomysłowi mieć swój moment, bez konkurowania z innymi pomysłami. Oznacza to również, że wizualnie będziesz miał więcej możliwości, aby wzmocnić swój przekaz. Mając do dyspozycji więcej miejsca na slajdach, możesz stworzyć prezentację, która wesprze Twoje pomysły, a nie zagmatwa sytuację.

Podróż pomysłu:

• wprowadź go
• przedyskutuj go
• podkreśl go
• pozwól mu się zatopić

i zasygnalizuj wprowadzenie kolejnego pomysłu zupełnie nowym slajdem.

To świetny przewodnik, dla tych, którym brakuje pewności siebie, do wykorzystania jako punkt wyjścia. Nie jest to reguła.

Co liczy się jako pomysł?

Teraz jest to o wiele bardziej skomplikowane pytanie i takie, które zmieni się w każdej prezentacji. W naszej roli jako przewodników w tym scenariuszu, chcemy dać Ci konkretną odpowiedź na Twoje pytanie, a nie po prostu wprowadzić więcej pytań i więcej zamieszania do mieszanki. W końcu, jeśli Twoja prezentacja jest jutro, a Twoje poszukiwania były wynikiem skrajnej desperacji i może trochę za dużo wina, cóż, prawdopodobnie już tego nie czytasz, bo już wylałeś wino na laptopa z frustracji. Ale jeśli nadal jesteś z nami, prawdopodobnie bardzo chcesz uzyskać odpowiedź właśnie teraz.

Frustracja i zamieszanie nie są naszymi celami. Po prostu za bardzo Cię szanujemy, żeby Cię okłamywać. Ufamy, że zrozumieliście, że istnieje wiele czynników, które wpływają na liczbę slajdów w każdej prezentacji, która przechodzi przez drzwi studia Buffalo 7. Teraz, kiedy już się tym zajęliśmy, możemy dać Ci szablon, który pomoże Ci w Twojej drodze.

Jeśli czytałeś któryś z naszych innych blogów o opowiadaniu historii, wiesz już, że każda historia – w tym Twoja prezentacja – potrzebuje początku, środka i końca. Przyjrzyjmy się bardzo podstawowej strukturze i liczbie slajdów dla tych trzech kluczowych sekcji.

Początek

To tutaj ustawiasz scenę, wzbudzasz zainteresowanie publiczności, dajesz jej wskazówkę, co jest dla niej ważne, i ustalasz wspólną płaszczyznę. Może to wyglądać mniej więcej tak:

• Slajd tytułowy: daj słuchaczom coś ekscytującego do oglądania, gdy czekają na rozpoczęcie prezentacji. Jeden slajd.
• Agenda: przedstaw podróż, w którą mają się udać, i dlaczego będzie ona warta ich czasu. Jeden slajd.
• Obecna sytuacja: opisz krajobraz w jego obecnej postaci, upewniając się, że wszyscy są na tej samej stronie przed wyruszeniem w drogę. Żaden człowiek nie pozostanie w tyle. Jeden slajd.

Środek

To tutaj dostajemy się do prawdziwego soczystego kawałka opowiadania. I jest to również miejsce, w którym cała nadzieja na wyciśnięcie z nas ostatecznej liczby slajdów pryśnie.

Perswazyjny argument musi uznać wyzwania Twojej publiczności i zaproponować rozwiązanie dla każdego z nich. Twoja publiczność może mieć jedno wyzwanie, może mieć 50, to jest, gdzie niejednoznaczność kopie z powrotem w. Każde wyzwanie wymaga osobnego slajdu i każde rozwiązanie również.

Jeśli Twoja publiczność ma 50 wyzwań, spróbuj znaleźć wspólne tematy między nimi, abyś mógł się do nich odnieść jako spójna grupa, wszystko pod jednym parasolem pomysłów. Ludzie uważają, że wzorce są pocieszające, więc docenią łączenie, jak również zmniejszoną liczbę slajdów.

End

Odwoływanie się do emocji, poprzez pokazywanie, że masz odpowiedź na problemy swoich odbiorców, jest tylko jedną częścią lądowania perswazyjnego argumentu. Musisz również zastosować się do logiki i ustalić wiarygodność. Ponownie, może to zająć jeden slajd, lub może to zająć dziewięć, ale tutaj jest kilka ogólnych wskazówek:

• Studia przypadków: jedno studium przypadku na slajd.
• Jak to działa: jeśli technologia, usługa lub proces, który proponujesz jest prosty, pokazując publiczności, jak to działa może zająć tylko jeden slajd. Jeśli jednak jest ona skomplikowana, trzeba będzie podzielić ją na części składowe i opowiedzieć tę historię na wielu slajdach. Pamiętaj, że chodzi o jasność i zrozumienie. Potrzeba tyle slajdów, ile potrzeba, aby informacje zostały przetworzone.
• O tobie: odbiorców nie obchodzi tak bardzo, jak powstałaś, lub gdzie pracował twój prezes, zanim przyszedł do ciebie. Ogranicz informacje o firmie do tego, co rzeczywiście ma dla nich znaczenie i co zapewni im wiarygodność w ich oczach. Jeśli zdobyłeś nagrody, które dowodzą, że Twoje innowacje są najlepsze w danej dziedzinie, pokaż im te wyróżnienia. Jeśli partner technologiczny, z którym współpracujesz, ma dla Ciebie wyłączność, poinformuj ich o tym. Najbardziej efektywne sekcje „O nas” mają jeden lub dwa slajdy, co najwyżej. Unikaj osi czasu firmy, za wszelką cenę.

Aby zamknąć, będziesz chciał podsumować swoje kluczowe punkty w jednym slajdzie. Wystarczy delikatne przypomnienie o ogromnych korzyściach, jakie otrzymają dzięki współpracy z Tobą.

I wreszcie, Twój slajd końcowy powinien być, jak sama nazwa wskazuje, jednym slajdem z potężnym wezwaniem do działania. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak pozostawić trwałe wrażenie na każdej publiczności, z którą się zetkniesz, zajrzyj do tego artykułu.

Nawet jeśli nadal wyrywasz sobie włosy z głowy, desperacko chwytając się prostej liczby, miejmy nadzieję, że te wytyczne dały Ci do myślenia.

A teraz zamierzamy skomplikować i tak już rozmyte zasady, które wprowadziliśmy.

W Buffalo 7, nigdy nie patrzymy na liczbę slajdów.

Give a shit, to jest to, co mówimy. Liczba slajdów nic nie znaczy. Czasami rozkładamy jeden komunikat na pięć slajdów, bo tak można uzyskać płynne działanie animacji. Skomplikowana nawigacja często wymaga powielania slajdów, aby nie zmylić PowerPointa co do tego, skąd pochodzi akcja. W przeciwieństwie do tego, możemy zaprezentować naprawdę skomplikowany przekaz na jednym slajdzie, używając animacji do rozbicia historii, zamiast serii slajdów. Jest tak wiele zmiennych. Wszystko, co próbujemy powiedzieć, to przestać się martwić liczbą slajdów.

Jednakże o niektóre rzeczy związane z liczbą slajdów powinieneś się martwić:

Zła rada

Jest to odesłanie do niektórych z tych innych artykułów, na które prawdopodobnie natknąłeś się podczas wyszukiwania. Jeśli opierasz swoją prezentację na trafieniu dokładnie w jedną minutę na slajd, już straciłeś swoich odbiorców i nawet nie stoisz przed nimi.

Jeśli opierasz swoją prezentację na trafieniu dokładnie w jedną minutę na slajd, już straciłeś swoich odbiorców i nawet nie stoisz przed nimi.

Czy wszystkie pomysły są równe? Nie. Czy twoją publiczność obchodzi wszystko, co masz do powiedzenia w równym stopniu? Nie. Nawet jeśli przeprowadziłeś test „no i co z tego?”, a wszystkie Twoje komunikaty przeszły go pomyślnie i dostarczają im wartości, nie docenią tego, że pominąłeś ważne części rozwiązania, ponieważ zegar tyka.

Poświęć czas na wyjaśnienie pomysłów o największym wpływie i doceń inteligencję swoich słuchaczy na tyle, aby założyć, że zrozumieją, co oznacza nagroda, bez opisywania jej przez Ciebie przez minutę, tylko dlatego, że zasada tak mówi.

Czy slajdy są w ogóle potrzebne?

Zbierz swoją szczękę z podłogi. To, że dzień w dzień tworzymy prezentacje na najwyższym poziomie i absolutnie uwielbiamy PowerPointa, nie oznacza, że będziemy Cię prowadzić na manowce. Czasami po prostu nie potrzebujesz wsparcia, jakie dają slajdy.

Slajdy nie są tam, aby przypomnieć ci, jako prezenter, jakie są twoje kluczowe punkty rozmowy. Jeśli jesteś jednym z tych – przerażająco nielicznych – ludzi, którzy odpowiednio ćwiczą przed dużą prezentacją, nie będziesz potrzebował, aby Twoja pamięć została pobudzona.

Slajdy nie są po to, aby opowiedzieć za Ciebie całą historię. Pokaz slajdów nie jest prezentacją. Słowa wychodzące z Twoich ust są tym, co publiczność przyszła usłyszeć. Jesteś gwiazdą swojej własnej prezentacji.

Zanim zaczniesz zamykać laptopa z radości, zróbmy krok do tyłu i porozmawiajmy o tym, dlaczego (prawdopodobnie) potrzebujesz slajdów.

Po co w ogóle są slajdy?

Poprawnie zaprojektowane i animowane slajdy wzmacniają Twój przekaz słowny, dzięki czemu jest on łatwiejszy do zrozumienia, łatwiejszy do zapamiętania i bardziej przekonujący. Ty i twoje slajdy to zespół. Są pewne rzeczy, które obraz może zrobić lepiej niż Ty. Weźmy na przykład wykres. Możesz spędzić pół godziny na malowaniu słownego obrazu wykresu, który kiedyś widziałeś. Albo możesz rzucić na ekran fragment danych o dużym wpływie i przejść dalej.

Wracamy więc do pierwotnego pytania, którego nigdy nie zadałeś:

Kiedy możesz nie potrzebować slajdów?

Jeśli masz tylko pięć minut, aby wpłynąć na tę pożądaną zmianę w umysłach, sercach i działaniach swojej publiczności, emocjonalna i dobrze opowiedziana historia, wypowiedziana bezpośrednio z serca, bez rozcieńczenia technologią lub fumble z klikaczem slajdów, może być najlepszym sposobem na przekazanie wiadomości. Żadnego rozpraszania uwagi, żadnych sztuczek, tylko autentyczność.

W tym przypadku nie miałoby znaczenia, ile slajdów jest w Twojej prezentacji, nigdy nie będą bardziej wpływowe niż Twoja szczerość i podatność.

W tym krótkim czasie, Twoja publiczność jest mało prawdopodobne, aby cierpieć z powodu przeciążenia informacyjnego i zapomnieć żadnej z wiadomości, więc nie potrzebujesz slajdów dla ich zdolności do zwiększenia pamięci. Jest mało prawdopodobne, że słuchacze stracą wątek Twojej narracji, więc nie potrzebujesz slajdów jako wizualnego przewodnika. A jeśli Twoja historia jest dobrze opowiedziana, odwołuje się do ich wyzwań i zawiera się w sytuacji, która jest dla nich osobista, nie będziesz potrzebował perswazyjnych mocy PowerPointa.

Ale w dziewięciu przypadkach na dziesięć, PowerPoint może tylko poprawić Twój przekaz słowny. Fakt.

Dziewięć razy na dziesięć, PowerPoint może tylko polepszyć twoje komunikaty mówione.

Dłuższy czas oznacza dodatkowe slajdy

I to nie tylko z powodu dodatkowych pomysłów. Jeśli poproszono Cię o długie wystąpienie, najpierw zadaj sobie pytanie, czy to naprawdę konieczne. Czy Twoja publiczność jest w stanie skoncentrować się na tak długim wystąpieniu? Czy sesja może zostać podzielona na mniejsze części? Czy to w ogóle będzie dla nich wartościowe? Czy masz, że wiele istotnych pomysłów?

Jeśli okaże się, że jest to konieczne, są pewne dodatkowe slajdy będziesz chciał dodać do swojej talii. Rozważ dodanie regularnych przerw (jeden slajd na przerwę), podsumowań (jeden slajd na podsumowanie), a nawet quizów (jeden slajd na pytanie-odpowiedź), aby utrzymać zaangażowanie słuchaczy, sprawdzić zrozumienie i dać im szansę na rozprostowanie nóg.

A wraz z wolnością czasu przychodzi możliwość wykorzystania głosów innych ludzi, aby wzmocnić swój własny. Rozważ dodanie odpowiednich cytatów, klipów dźwiękowych lub filmów wideo od rozpoznawalnych osób, które popierają Twoje przesłanie. Oczywiście możesz animować te elementy na slajdzie za pomocą jednego kliknięcia, ale jeśli nie czujesz się pewnie w PowerPoint, utworzenie nowego slajdu dla każdego z nich jest łatwiejszą opcją.

Gdy decydujemy o tym, jaki jest najbardziej wpływowy sposób opowiedzenia historii klienta, zbieramy błyskotliwe umysły z każdego działu, aby rzucać pomysłami, rozważać obejścia dla każdego ograniczenia i naciskać na siebie, aby dostarczyć najlepsze rozwiązanie dla każdego klienta. I ani razu nie mówimy: „Ale czy to odpowiednia liczba slajdów?”

.