Co zrobić, gdy IRS przeprowadzi kontrolę podatkową, a ja nie mam żadnych rachunków?

Jeśli jesteś samozatrudniony, powinieneś wiedzieć, że istnieje większe prawdopodobieństwo, że Twoje indywidualne zeznania podatkowe zostaną skontrolowane przez Internal Revenue Service niż Twoich przyjaciół i członków rodziny, którzy uzyskują tradycyjny dochód na formularzu W-2 jako pracownicy. Jest to przede wszystkim wynikiem twierdzenia IRS, że większość oszustów podatkowych to osoby samozatrudnione, które albo nie zgłosiły wszystkich swoich dochodów, albo zgłosiły odliczenia podatkowe, do których nie były uprawnione.

Większość specjalistów podatkowych podkreśla, że najlepszą obroną przed IRS podczas kontroli jest jasne i dokładne prowadzenie dokumentacji biznesowej, w tym zachowanie wszystkich niezbędnych rachunków. Jednak nierzadko zdarza się, że zapracowane osoby prowadzące mały biznes zapominają o zachowaniu paragonów, umieszczają je w niewłaściwym miejscu lub po prostu gubią. Dlatego też zalecamy korzystanie z organizera paragonów podatkowych, aby odpowiednio śledzić swoją dokumentację. Jeśli otrzymałeś zawiadomienie od IRS, że jesteś przedmiotem kontroli podatkowej i nie możesz znaleźć wszystkich istotnych paragonów, nie jesteś sam. IRS regularnie zajmuje się brakującymi paragonami i często pozwoli Ci udowodnić te wydatki biznesowe w inny sposób.

Facing an IRS Tax Audit With Missing Receipts? The IRS Often Allows Self-Employed Taxpayers to Substantiate Expense Deductions Through Other Means

IRS będzie wymagał od Ciebie jedynie przedstawienia dowodów na to, że ubiegałeś się o ważne odliczenia wydatków biznesowych podczas procesu kontroli. Dlatego też, jeżeli zgubiłeś paragony, będziesz musiał jedynie odtworzyć historię swoich wydatków biznesowych w tym czasie. Jeżeli jednak nie masz dostępu do paragonów podczas przygotowywania zeznania podatkowego, generalnie dobrze jest udokumentować wydatki firmy w tym czasie, a nie wnioskować o odliczenia na podstawie „najlepszego domysłu” lub „szacunku”. Pomoże to zapewnić, że wydatki, które wykazujesz w zeznaniu są zgodne z tym, co możesz udowodnić i zaoszczędzi Ci wiele czasu i wysiłku, jeśli Twoje zeznanie zostanie wybrane do kontroli.

How Does the IRS Choose Who to Audit?

According to the IRS, most tax returns selected for an income tax audit are selected using two different methods:

• Random selection and computer screening. IRS czasami wybiera zeznania podatkowe do audytu na podstawie modelu statystycznego, który porównuje zeznania z „normami” dla podobnych zeznań. Normy te są opracowywane na podstawie kontroli IRS losowo wybranych zwrotów.
• Badanie powiązane. Jest to sytuacja, w której IRS wybiera zwroty do audytu na podstawie problemów, które znalazł z zeznaniami podatkowymi lub rachunkami finansowymi powiązanych podatników, takich jak partnerzy biznesowi, których zwroty zostały wybrane do audytu.

Pomimo, że IRS nie określi dokładnie, jakie czynniki wykorzystuje do określenia, które zeznania samozatrudnionych zostaną poddane audytowi, większość ekspertów uważa, że te pozycje podniosą czerwone flagi:

• Nie zgłoszenie dochodu do IRS, który jest zawarty w Formie 1099 złożonej przez firmy, które dokonały płatności na twoją rzecz.
• Odliczenia, które wydają się podejrzanie wysokie, jak np. twierdzenie, że wszystkie koszty związane z domem można odliczyć, odliczenie całego kosztu samochodu osobowego lub odliczenia za zbyt hojne datki na cele charytatywne.
• Misclassifying employees or failing to issue information returns like Forms W-2 and 1099.
• Wysokie dochody. W ostatnich latach IRS częściej przeprowadza audyt podatników, których dochód do opodatkowania wynosi ponad $1 milion rocznie.

Pamiętaj, IRS ma trzy lata od momentu, kiedy zeznanie podatkowe było należne lub złożone, aby nałożyć dodatkowe podatki, w zależności od tego, która data jest późniejsza. Tak więc, może minąć kilka lat pomiędzy złożeniem zeznania podatkowego, a momentem kiedy będziesz musiał pokazać swoje wpływy za dany rok podatkowy.

Co się dzieje podczas kontroli?

Filmy i programy telewizyjne często przedstawiają zawiadomienia o kontroli IRS jako dramatyczne starcia pomiędzy podatnikiem a agentami IRS. Jednakże, o ile IRS nie zarzuca oszustwa podatkowego lub działalności kryminalnej, większość z nich to raczej spokojne sprawy, w których agenci proszą podatnika o dodatkowe informacje i dokonują korekty Twojego rachunku podatkowego lub zwrotu podatku. IRS powiadomi cię o audycie wysyłając list z zawiadomieniem o audycie pocztą certyfikowaną.

Większość audytów IRS należy do trzech kategorii:

• Audyty korespondencyjne. Podczas audytu korespondencyjnego, IRS wysyła list do podatnika z prośbą o dodatkowe informacje. Jest to zazwyczaj wynikiem pominięcia przez podatnika dochodu w zeznaniu lub popełnienia przez niego poważnego błędu. Będziesz miał możliwość dostarczenia niezbędnych dokumentów i rachunków, zapłacenia kwoty, która według IRS jest należna, lub zakwestionowania ustaleń IRS przy pomocy enrolled agent, który jest federalnie upoważniony do reprezentowania podatników.
• Office Audits. Są to osobiste rozmowy w biurze IRS. Powinieneś mieć CPA, enrolled agent, lub adwokata podatkowego, który będzie ci towarzyszył podczas tego typu audytów.
• Field Audits. Audyty terenowe są rzadkie dla małych firm, ale mogą być bardzo inwazyjne i obejmować przegląd procesów biznesowych, procedur księgowych i kontroli wewnętrznej.
• Re audyty „linia po linii”. Jeśli Twoje zeznanie zostanie wybrane losowo, IRS przejrzy każdą linię, aby ustalić normy, które zostaną użyte do uruchomienia przyszłych audytów.

To właśnie podczas audytu podatkowego IRS będzie oczekiwał od Ciebie przedstawienia rachunków, które udokumentują wszystkie Twoje deklarowane wydatki i związane z nimi odliczenia.

Jeśli zmierzasz w kierunku audytu i wiesz, że nie zgłosiłeś znaczącego dochodu z działalności gospodarczej do IRS, generalnie dobrym pomysłem jest wynajęcie profesjonalisty podatkowego, aby reprezentował Cię podczas audytu. Nie przejmuj się zbytnio czasem więzienia za kontrolę, ale będziesz potrzebował pomocy profesjonalisty z dobrym zrozumieniem prawa podatkowego, aby Cię poprowadzić.

The 'Cohan’ Rule for Missing or Incomplete Records

Kwestia brakujących lub zagubionych rachunków jest tak powszechna, że w 1930 roku Sąd Apelacyjny Stanów Zjednoczonych dla Drugiego Okręgu nakreślił zasadę, jak IRS powinien postępować w takich sytuacjach. Zasada ta została przedstawiona w decyzji sądu w sprawie Cohan przeciwko Komisarzowi, która dotyczyła nieudokumentowanych odliczeń biznesowych, o które ubiegał się słynny broadwayowski showman George M. Cohan.

W swojej sprawie sądowej Cohan twierdził, że był zbyt zajęty, aby prowadzić zorganizowane zapisy w celu udokumentowania podróży służbowych i wydatków na rozrywkę, o które ubiegał się w swoim federalnym zeznaniu podatkowym. IRS dążył do odrzucenia wszystkich zgłoszonych odliczeń. Second Circuit uznał, że oczywiste jest, iż Cohan poniósł pewne wydatki, nawet jeśli nie mógł udowodnić ich dokładnej wysokości. Sąd następnie przedstawił zasadę Cohena, która mówi, że podatnik, który nie ma paragonów dokumentujących wydatki biznesowe, może nadal domagać się wydatków, jeśli są one rozsądne i wiarygodne.

Jednakże, jeśli nie masz paragonów, IRS nie pozwoli ci odliczyć pełnej kwoty wydatków. IRS obliczy minimalną standardową kwotę za usługę lub przedmiot zakupiony przez podatnika i pozwoli na odliczenie tylko tej kwoty.

Jest to często ratunek dla właścicieli firm, którzy nie mogą zlokalizować swoich rachunków, ale kilka ostatnich orzeczeń Sądu Podatkowego Stanów Zjednoczonych wymusiło ograniczenia w stosowaniu reguły Cohan. Czyniąc to, Sąd Podatkowy stwierdził, że podatnik musi dostarczyć informacje uzasadniające deklarowane wydatki. Na przykład, sąd odmówił odliczenia wydatków na podróże służbowe, gdy podatnik nie był w stanie udokumentować każdego elementu swoich podróży, w tym liczby podróży, czasu ich odbycia oraz ich celu biznesowego.

Dokumentowanie wydatków służbowych bez paragonów

Reguła Cohan daje podatnikom wiele możliwości poza dostarczaniem paragonów w celu wykazania, że pieniądze zostały wydane na działalność biznesową, ale wymaga to trochę wysiłku z Twojej strony. Jest to świetne narzędzie obrony przed audytem. Wykonywanie poniższych czynności często pozwoli Ci zrekonstruować wydatki biznesowe w sposób, który zadowoli kontrolerów IRS:

• Kontaktowanie się z dostawcami i usługodawcami w celu uzyskania faktur i paragonów. Wiele firm korzysta ze zautomatyzowanych systemów fakturowania i może wydrukować kopię na żądanie. Nawet jeśli dostawca nadal używa faktur wypisywanych ręcznie, może on być w stanie dostarczyć ci kopię faktury, którą przechowuje w swoich archiwach. Niektóre firmy pobierają opłatę za czas, jaki ich pracownicy spędzają na wyszukiwaniu tych zapisów.
• Przeglądanie wyciągów z kont bankowych, anulowanych czeków i wyciągów z kart kredytowych. Dokumenty te mogą być wykorzystane do pokazania daty płatności i kto otrzymał płatność. Podczas gdy ta dokumentacja pokaże, że wydatek był uzasadniony, rzadko pokazuje, dlaczego płatność została dokonana.
• Przeglądanie kalendarza. Jeśli prowadzisz kalendarz biznesowy, możesz wykorzystać te informacje, aby określić, kiedy i gdzie podróżowałeś w związku z pracą lub spotkaniem biznesowym. Można go również użyć do ustalenia, kiedy miałeś umówione spotkanie z dostawcą usług lub spotkanie z dostawcą.
• Przeglądanie starych wiadomości e-mail. Jeśli pamiętasz przybliżoną datę lub nazwę innej firmy, możesz zlokalizować kopię e-maila z paragonem, którego szukasz lub jakiś rodzaj potwierdzenia e-maila, który pokazuje, że poniosłeś wydatek. Te e-maile mogą również pokazać, że dokonałeś uzgodnień dotyczących podróży.
• Sprawdzanie danych lokalizacyjnych Twojego smartfona. Twój smartfon zbiera zdumiewającą ilość danych o Tobie i o tym, gdzie byłeś. Czy to za pośrednictwem kont mediów społecznościowych, czy aplikacji takich jak Google, możesz być w stanie śledzić, gdzie był twój telefon, aby pokazać, gdzie podróżowałeś w interesach.

Co się dzieje po audycie?

Po zakończeniu audytu IRS powiadomi cię o jego wynikach w ciągu 30 dni. Możesz wtedy zaakceptować ustalenia IRS lub złożyć odwołanie. Jeśli uważasz, że ustalenia nie były zgodne z dowodami lub Kodeksem Podatkowym USA, możesz złożyć odwołanie, które zostanie rozpatrzone przez agenta odwoławczego IRS, który podejmie decyzję w oparciu o fakty w twojej sprawie.