Co to jest Plan Działań Afirmatywnych i czy jest mi potrzebny? – MidAtlantyckie Stowarzyszenie Pracodawców

Czy Twoja firma potrzebuje Planu Działań Afirmatywnych?

Firmy, które spełniają następujące kryteria, są objęte federalnymi zobowiązaniami dotyczącymi akcji afirmatywnej i muszą corocznie przygotowywać Plan Akcji Afirmatywnej, aby spełnić wymagania federalne:

• Firma wykonuje pracę na kontraktach rządu federalnego, jako wykonawca lub podwykonawca, a kontrakt jest wyceniany na 50 000 USD lub więcej; oraz
• Firma zatrudnia 50 lub więcej pracowników (pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin i pracownicy sezonowi są wliczani do tej liczby).

W dodatku, instytucje finansowe, które są federalnie ubezpieczone i posiadają pożyczki federalne muszą wdrożyć pisemne plany AffirmativeAction Plans.

Co to jest Plan Akcji Afirmatywnej?

Plan Akcji Afirmatywnej („AAP”) jest pisemnym dokumentem lub „programem” przedstawiającym kroki, jakie firma podjęła i podejmie w celu zapewnienia równych szans zatrudnienia. Plan AAP jest przygotowywany w oparciu o dane dotyczące zatrudnienia w poprzednim roku i przewiduje kroki, jakie pracodawca podejmie w następnym roku. Przykładowo, firma, która w poprzednim roku miała mniejszą liczbę kandydatek niż ogólnie dostępna w populacji uprawnionych, może podjąć próbę poszerzenia puli kandydatów poprzez zamieszczenie informacji o wolnych stanowiskach na nowych portalach ogłoszeniowych lub udział w innych lub dodatkowych targach pracy. Przygotowanie planu obejmuje analizę danych dotyczących zatrudnienia przy użyciu wymaganej przez prawo analizy statystycznej, podsumowanie wyników i sformułowanie planu opartego na tej analizie, a wszystkie te kroki muszą być zgodne z wymogami federalnymi.

Pracodawcy objęci federalnymi zobowiązaniami dotyczącymi akcji afirmatywnej mogą być również zobowiązani do ustanowienia pewnych zasad (takich jak przejrzystość w polityce płacowej) oraz do zaoferowania kandydatom i pracownikom szansy na dobrowolną samoidentyfikację swojej rasy, płci lub statusu weterana, między innymi.

Co jeśli firma zatrudnia mniej niż 50 pracowników lub pracuje na kontraktach rządowych o wartości mniejszej niż $50,000?

Chociaż wymóg przygotowania Planu Akcji Afirmatywnej nie dotyczy firm zatrudniających mniej niż 50 pracowników, niektóre wymagania federalne dotyczą wykonawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, którzy pracują na kontraktach rządowych o wartości $10,000 lub więcej.

Wymogi akcji afirmatywnej są egzekwowane poprzez audyty OFCCP

Urząd Federalnych Programów Zgodności Kontraktów (OFCCP) nadzoruje zgodność z wymogami akcji afirmatywnej. Nadzór ten jest najczęściej sprawowany za pomocą audytów zgodności, które mogą prowadzić do kontroli na miejscu.

Przeglądy zgodności często rozpoczynają się od standardowego pisemnego wniosku o przedłożenie planów akcji afirmatywnej firmy i danych pomocniczych. Po przeprowadzeniu „kontroli zza biurka” planów, urzędnik dokonujący przeglądu może przybyć na miejsce w celu przejrzenia dodatkowych dokumentów firmy oraz przeprowadzenia rozmów z urzędnikami i pracownikami firmy.

Kontrole mogą skutkować karami pieniężnymi i ugodami, jeśli zostanie stwierdzona dyskryminacja

Jeśli kontrola na miejscu ujawni dyskryminację, OFCCP może nałożyć kary pieniężne, wśród innych konsekwencji. Kary pieniężne są nakładane, gdy OFCCP znajdzie kwestie dyskryminacyjnych polityk i działań podczas procesu kontroli. Takie kwestie zazwyczaj dotyczą negatywnego wpływu na zatrudnianie, awansowanie i rozwiązywanie umów o pracę wykwalifikowanych mniejszości i kobiet. Kary za nieprzestrzeganie wymogów federalnych wykonawców mogą być surowe. Poza karami pieniężnymi, firmy nie spełniające wymogów mogą mieć rozwiązane kontrakty federalne i mogą zostać pozbawione możliwości otrzymania przyszłej pracy w ramach kontraktu rządowego.

Kontakt z MEA po pomoc

Firmy mogą pomóc chronić się przed tymi karami poprzez coroczne przygotowanie i przestrzeganie Planu Akcji Afirmatywnej.

MEA oferuje usługi przygotowania Planu Działań Afirmatywnych poprzez partnera AAP. AAP zakupione za pośrednictwem MEA obejmuje produkcję planu, interpretację planu, szkolenie dla pracowników działu kadr w zakresie zarządzania AAP, analizę kompensacyjną, przegląd polityki i wsparcie audytu.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania na temat tego, czy Twoja firma potrzebuje Planu Akcji Afirmatywnej lub ogólnie na temat zgodności z przepisami wykonawców rządowych, prosimy o kontakt z Gorącą Linią MEA.